Capitulo I Disposiciones Generales

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 1639, Ordinaria, celebrada el día veintisiete de julio de dos mil cinco, en uso de las atribuciones que le confiere los artículos 21 y 22 de La Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional; el numeral 19 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 21 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, actuando de conformidad con lo establecido en el artículo 9ª, numeral 23 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: Normativa para el Control de Anticipo para Gastos de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Capitulo I Disposiciones Generales Artículo 1. Se define como Anticipo para Gastos, la asignación de una determinada cantidad de dinero que se entrega a personal de la institución para ejecutar pagos de materiales o prestación de servicios. Artículo 2. Todo Anticipo para Gastos deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Solo podrán ser responsables de Anticipos para Gastos y hacerles entrega de cheques las siguientes personas: Jefes de Unidades. Directores Administrativos. Administrador de los Decanatos. Administradores y Custodios de Fondos. Responsables de Proyectos de Extensión e Investigación. Beneficiarios de Cursos de Adiestramientos. b) Solicitarse ante la Dirección de Finanzas con 10 días de anticipación a la fecha en que ocurra la compra del bien o prestación de servicio. c) En la solicitud de pago directo se deben anexar los presupuestos o estimaciones de gastos, que estipule la normativa dependiendo del 1/5

2 concepto de pago, las planillas de Impuesto sobre la Renta e IVA, si fuere el caso (Original y 3 copias). d) Ser procesado ante la Dirección de Finanzas cuando el monto de la compra o prestación de servicio a realizar sea mayor al monto asignado para el fondo, excepto para los casos de adiestramiento. e) No podrá procesarse para gastos por compras o prestación de servicios que se han causado. f) Estar firmada la solicitud por el responsable del Anticipo para Gastos. g) Estar autorizado por el Vice-Rector Administrativo. Las personas especificadas en el literal a) de este Artículo se llamarán en lo adelante Responsable de Anticipo para Gastos. Artículo 3. El Anticipo para Gastos para capacitación y adiestramiento del Personal Docente, Administrativo y Obrero deberán ser tramitados por la Dirección de Formación de Personal Académico, la Dirección de Investigación (CDCHT) y el Departamento de Evaluación y Adiestramiento de la Dirección de Recursos Humanos, según sea el caso. Artículo 4. De conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Trabajo, la Universidad podrá descontar del Salario o Prestaciones Sociales al Responsable de Anticipo para Gastos, el monto equivalente a la cantidad de dinero que le fuera entregado, en caso de no cumplir con la rendición de cuenta prevista capítulo II de la presente Normativa. Capítulo II De la Rendición Artículo 5. Para la Rendición de Anticipo para Gastos se debe entregar ante la Dirección de Finanzas los siguientes documentos: 2/5

3 a) Factura ó recibo original. b) Copia de las planillas de Impuesto sobre la renta e IVA (si fuere el caso). c) Planilla de Incorporación de Bienes Nacionales(si fuere el caso). d) Copia del Voucher del Cheque. e) Copia de la solicitud de Pago directo. Artículo 6. El Responsable de Anticipo para Gastos deberá realizar la rendición de cuentas ante la Dirección de Finanzas en un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de entrega del cheque. Artículo 7. Transcurrido el plazo indicado (15 días hábiles), sin la presentación de la Rendición de Cuenta, la Dirección de Finanzas hará una reclamación al responsable y al Jefe de la Unidad que tramitó el Anticipo para Gastos, concediéndole un plazo de dos (2) días hábiles para que presente la rendición de cuenta de manera inmediata. Parágrafo Uno: La Dirección de Finanzas deberá informar al Vicerrector Administrativo del cumplimiento o no de la Rendición de Cuenta por parte del Responsable del Anticipo para Gastos. Parágrafo Dos: En caso de incumplimiento de la Rendición de Cuenta, el Vicerrector Administrativo girará instrucciones al Jefe del funcionario Responsable del Anticipo para Gastos, con la finalidad de que se inicie el procedimiento disciplinario, de conformidad con lo previsto en la Ley del Estatuto de la Función Pública. Artículo 8. No se concederá un nuevo Anticipo para Gastos a un mismo responsable que tuviera alguno anticipo pendiente por rendir, a menos que se encuentre la rendición de cuenta en tránsito en la Dirección de Finanzas. 3/5

4 Artículo 9. El Responsable del Anticipo para Gastos deberá entregar el cheque al beneficiario cuando se haya entregado el bien o prestado el servicio y entregada la factura correspondiente. Artículo 10. Los importes remanentes de Anticipo para Gastos deberán ser reintegrados por el responsable ante la Dirección de Finanzas, de acuerdo a los lineamientos establecidos. Artículo 11. Los Jefes de Unidades deberán realizarle seguimiento a los Responsables de Anticipo para Gastos a fin de que la rendición se efectúe oportunamente. Artículo 12. En caso de que los responsables de gastos no puedan rendir cuenta por causas ajenas a su voluntad, deberán justificarlo ante la unidad y ésta lo hará ante la Dirección de Finanzas, la cual analizará y decidirá si lo expuesto procede o no. La Dirección de Finanzas le informará a la unidad, la decisión tomada después de analizar la justificación recibida. Capítulo III Disposiciones Finales Artículo 13. El Departamento de Bienes Nacionales deberá dar prioridad a la elaboración de las planillas de incorporación de Bienes Nacionales a las facturas que hayan sido canceladas a través de un Anticipo para Gastos. Artículo 14. Los Responsables de Anticipo para Gastos están en la obligación de rendir cuenta dentro de los lapsos establecidos, caso contrario les será aplicada la sanción a que hubiere lugar de acuerdo a la Ley del Estatuto de la Función Pública. 4/5

5 Artículo 15. Los Responsables de Anticipo para Gastos responderán penal, civil, administrativa y disciplinariamente por las faltas e irregularidades administrativas que cometieran en el ejercicio de sus funciones, conforme a lo establecido en la Ley y en sus Reglamentos. Artículo 16. La presente Normativa entrará en vigencia a partir de su aprobación y publicación en la Gaceta Universitaria. Artículo 17. Lo no dispuesto en ella será resuelto por el Consejo Universitario. Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 1639, Ordinaria, celebrada el día veintisiete de julio de dos mil cinco. Lic. Francesco Leone Durante Rector Prof. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General 5/5