Artículo 4: Los Fondos en Anticipo tendrán las siguientes modalidades:

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº. 1698, Ordinaria, celebrada el día veinticuatro de mayo de dos mil seis, en uso de las atribuciones que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: la Modificación al Reglamento para la Creación, Aprobación y Manejo de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. Capítulo I Disposiciones Generales Sección Primera: Fines y Objetivos Artículo 1: El presente Reglamento tiene por finalidad constituirse en el marco normativo y de aplicación, regulador de las fases de solicitud, recepción, manejo y control de Fondos destinados a cubrir gastos menores en la Institución bajo la denominación de Fondos en Anticipo. Artículo 2: Tiene como objetivo principal establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. Artículo 3: Su aplicación tiene el carácter de obligatorio en todas las unidades académicoadministrativas de la Universidad, sean estas centralizadas o desconcentradas. Artículo 4: Los Fondos en Anticipo tendrán las siguientes modalidades: 1. Fondos Rotatorios 2. Cajas Chicas 3. Fondos Especiales 1/38

2 Artículo 5: Se entiende por "FONDO EN ANTICIPO" el valor asignado al administrador y custodio para el pago de ciertos tipos de gastos contemplados en el presente reglamento con cargo a reposición de cuentas o nó, para el normal desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso operativo Institucional. Artículo 6: A los fines de esta normativa se entenderá por: a) Unidad Solicitante, aquella a quien se le asignen recursos para gastos. b) Fondo Rotatorio, la asignación de una determinada cantidad de dinero para efectuar gastos de funcionamiento, de carácter repetitivo y de reposiciones periódicas. c) Fondo Especial, la asignación por una sola vez de una determinada cantidad de dinero para ser destinada a la ejecución de gastos con un fin específico. d) Caja Chica, la asignación de dinero en efectivo para efectuar gastos menores. e) I.P.S.P.U.C.O: Instituto de Previsión Social de los Profesores de la f) Departamento de Servicios Médicos Odontológicos (S.M.O.): Unidad Orgánica Operativa de naturaleza médica administrativa, que ejecuta un proceso integrador y armonizador con la debida sincronización de actividades, para facilitar una adecuada prestación de servicios médicos y paramédicos a los afiliados. g) F.U.N.S.O.U.C.L.A.: Fundación Social del Personal Obrero de la 2/38

3 Sección Segunda: Organización del Sistema Artículo 7: La Estructura Administrativa para los Fondos en Anticipo se establecerá de la siguiente manera: Unidades (Diferentes a Decanatos) a) Administrador b) Custodio Decanatos Cursos Intensivos HCM a) Administrador b) Custodio c) Asistente a) Administrador b) Custodio a) Administrador b) Custodio c) Asistente El Administrador, Custodio y Asistente de Fondos en Anticipo deberán ser personal ordinario de la Universidad. El Administrador de Cursos Intensivos por Decanato, será el mismo Coordinador General de los Intensivos por Decanato, y el Custodio será designado por el Vicerrector Administrativo. Se denominará Administrador del Fondo al funcionario con facultades para disponer de gastos y pagos con cargo al mismo, el cual actuará como Cuentadante Delegado de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", quien será el responsable de: a) Planificar los gastos operativos necesarios para el buen funcionamiento de la unidad. b) Supervisar el buen funcionamiento del Fondo. c) Verificar la justedad y racionabilidad de los precios y demás requisitos de legalidad y sinceridad de los pagos efectuados. d) Notificar al SENIAT, previa autorización del Rector, el nombre, número de RIF y Cédula de Identidad del Agente de Retención. 3/38

4 e) Supervisar que las retenciones de impuesto se realicen y enteren al SENIAT en los plazos establecidos. f) Verificar que el reembolso/liquidación del fondo cumpla con lo establecido en la presente normativa. g) Cumplir y hacer cumplir con los reglamentos y normativas vigentes. h) Revisar y avalar los movimientos del Fondo. i) Cualquier otra tarea afín que le sea asignada. Se denominará Custodio del Fondo al funcionario encargado de la organización, registro y control de las operaciones autorizadas por el Administrador Son actividades propias del custodio: a. Supervisar que los registros internos se ajusten con los sistemas contables y presupuestarios aplicables. b. Revisar las retenciones de impuesto y vigilar su enteramiento al SENIAT en los plazos establecidos. c. Cumplir y hacer cumplir con las normativas tributarias vigentes a que haya lugar. d. Revisar anualmente el comprobante de retenciones varias por proveedor y vigilar que sean presentadas ante el SENIAT en los plazos establecidos para tal fin. e. Vigilar que los gastos por partida se realicen de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria. f. Cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 4/38

5 Para el manejo operativo del Fondo, se establece las siguientes actividades: a. Llevar el control de la documentación generada a través del manejo operativo del fondo, así como de su archivo. b. Salvaguardar el efectivo asignado. c. Llevar los registros internos de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables. d. Realizar las retenciones y enteramientos al SENIAT en los plazos establecidos. e. Cumplir con las normativas tributarias vigentes a que haya lugar. f. Verificación de la justedad y racionabilidad de los precios, la suficiencia de las garantías y demás requisitos de legalidad y sinceridad de los pagos efectuados. g. Elaborar anualmente el comprobante de retenciones varias por proveedor y presentarlas ante el SENIAT en los plazos establecidos para tal fin. h. Llevar el control de los gastos por partida de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria prevista para tal fin. i. Cumplir con los reglamentos y normativas vigentes. Parágrafo Ünico: En el caso de los Decanatos, el Administrador delegará en el Asistente las actividades relacionadas al manejo operativo del Fondo. En el caso de las Unidades diferentes a Decanatos, el custodio realizará las actividades propias de este cargo y se le sumará el manejo operativo del fondo. 5/38

6 El Agente de Retención del Impuesto Sobre la Renta de los gastos efectuados en la unidad a través del Fondo, será ejercido por: En los Decanatos: por el Asistente. En las unidades diferentes a Decanatos: por el Custodio. Capítulo II Creación de Fondos en Anticipo Artículo 8: Para la apertura o reapertura de los Fondos en Anticipo y las modificaciones de los mismos se requiere la autorización del Rector, previa revisión de la Dirección de Finanzas. Será requisito indispensable para las Coordinaciones de: Postgrado, Investigación y Extensión obtener en primera instancia la aprobación de las Direcciones de: Postgrado, Investigación y Extensión, respectivamente. En el caso del Fondo Especial de HCM para Docente, Administrativo y Obrero, para realizar el trámite ante la Dirección de Finanzas se requiere presentar la solicitud de pago directo y el apartado presupuestario que corresponda, con el aval de la Dirección de Recursos Humanos. Artículo 9: Para la aprobación de un Fondo en Anticipo se deberá contar con: a) Disponibilidad presupuestaria en la unidad solicitante y disponibilidad financiera de la Universidad. b) Suministro de la Programación Anual de Compras Mayores ante la Dirección de Servicios Generales. En el caso del Fondo Especial de HCM, FUNSOUCLA e IPSPUCO, deberá contar con disponibilidad presupuestaria de la Dirección de Recursos Humanos y disponibilidad financiera de la Universidad. 6/38

7 Artículo 10: Para la asignación de Fondos en Anticipo: a) Si es para Fondos Rotatorios y de Caja Chica el solicitante deberá estar solvente en la liquidación del fondo asignado de este tipo. b) Si es para un Fondo Especial, el solicitante deberá estar solvente en la liquidación de otros fondos otorgados para el mismo fin. Artículo 11: Los Fondos en Anticipos deberán ser solicitados ante el Rector por el titular de la unidad ejecutora a la cual se le asignará el Fondo. Cuando la solicitud se trate de Fondos Especiales, la misma contendrá una justificación de la necesidad del Fondo, el tipo de gastos por partida que se estime realizar con cargo al mismo, el monto previsto y el tiempo requerido para cumplir con los objetivos para los cuales se solicita el Fondo Especial. Artículo 12: Los Fondos en Anticipo se constituirán con base en los créditos presupuestarios asignados o modificados a las partidas: Partida Código Descripción 401 Gastos de Personal Capacitación y Adiestramiento Personal Docente (matrícula, viáticos y pasajes fuera y dentro del país) (Sólo para las Dirección de Formación de Personal Académico y Dirección de Investigación *) Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes (Ver cuadro 2 de Servicios Prestados por Personas Naturales) Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia. (Ver cuadro 2 de Servicios Prestados por Personas Naturales) 402 Materiales y Suministros 403 Servicios no Personales (además de las específicas contempladas en el plan único de cuentas, para algunos gastos remitirse al cuadro 1 de servicios prestados por personas naturales o por firma unipersonal). 404 Activos Reales 7/38

8 Nota: Para ejecutar gastos de las partidas 402, 403, 404, debe tomarse en cuenta el artículo Nº 26. Artículo 13: Los Fondos en Anticipo sólo podrán utilizarse para aquellas partidas previstas en su constitución. La imputación de gastos por servicios prestados por personas naturales o por firma unipersonal se debe efectuar de acuerdo a lo establecido en el cuadro 1 de Gastos por servicios prestados por personas naturales o por firma unipersonal. *Los gastos que correspondan al código podrán ser realizados por la Dirección de Formación de Personal Académico y Dirección de Investigación y aprobados por la Comisión Central de Formación del Personal Académico ó la Comisión Central del CDCHT respectivamente, quienes presentarán en punto de cuenta al Rector. Los gastos por las específicas: y , se podrán ejecutar para una actividad o tarea específica que no supere los tres (3) días hábiles en el mes, los cuales serán aprobados por el Administrador y custodio del Fondo. Si la ejecución de la actividad o tarea específica supera los tres (3) días, la Dirección de Recursos Humanos será la encargada de contratar el personal que se requiere, de acuerdo al procedimiento administrativo establecido para ello, asimismo los gastos que se generen por este concepto serán cargados a cada unidad. Artículo 14: El monto máximo de constitución del Fondo Rotatorio y de Caja Chica se calculará de la manera siguiente: 1.- Si se trata de las Coordinaciones de Postgrado, se tomará como base el monto asignado por la Dirección a cada una de ellas, si es el caso de las Coordinaciones de Investigación y de Extensión el monto se determinará de acuerdo a las asignaciones de los Recursos de los Proyectos Activos de Investigación o Extensión excepto los servicios que afecten a la 401 8/38

9 superior a tres (3) días, correspondientes a cada una de ellas. Para el resto de las Unidades se determinará por el monto global de los créditos presupuestarios asignados a las partidas , , 402, 403 y 404, excepto los servicios que afecten a la 401 superior a tres (3) días y para el caso de las Direcciones de Formación de Personal Académico e Investigación, se adicionará lo correspondiente a la específica A este total le será disminuido el monto calculado para las compras mayores que superen las TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.) ó SEISCIENTAS UNIDADES (600 U.T.), según sea el caso de acuerdo al Artículo 31 de éste Reglamento. 3.- Este nuevo total se dividirá entre tres (3) y el resultado será la cantidad máxima con la cual se constituirá el Fondo Rotatorio ó Caja Chica. Para el caso de las Coordinaciones de Postgrado, Investigación y Extensión, las compras mayores o por importación deben ser canalizadas por las Direcciones de: Postgrado, Investigación y Extensión, respectivamente. Cuando se trate de las Coordinaciones de: Postgrado, Investigación y de Extensión los responsables de tramitar la disponibilidad presupuestaria para los Fondos serán las Direcciones de Postgrado, Investigación y Extensión, respectivamente. Cuando se trate de los Núcleos Foráneos (Universitarios) que no tengan presupuesto asignado, podrá crearse un Fondo Rotatorio previa aprobación de la Unidad a la cual se hará la imputación presupuestaria. Solo se otorgará Fondo Especial para Contratos de Obra a la Dirección de Planta Física por ser ésta la Unidad responsable de lo concerniente a Contratación de Obras. Esto se hará previo informe de aprobación del Consejo Técnico de esa Dirección. 9/38

10 Artículo 15: Podrá crearse con el Fondo Rotatorio o Especial, un Fondo Fijo de Caja Chica para gastos menores de funcionamiento. La reposición del efectivo de la Caja Chica deberá hacerse por la sumatoria de los comprobantes cancelados, de forma mensual como mínimo siempre y cuando la disponibilidad bancaria lo permita. La apertura de Caja Chica podrá hacerse hasta por un monto máximo de: OCHENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (80 U.T.), y podrá cubrir sólo gastos no mayores de VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T.). La Dirección de Planta Física podrá crear de su Fondo Rotatorio una Caja Chica para cada Oficina de Mantenimiento en los Núcleos para atender gastos inherentes a la Conservación y Mantenimiento de la Planta Física. El responsable de cada Oficina de Mantenimiento deberá rendir cuenta ante el Administrador del Fondo Rotatorio de la Dirección de Planta Física de forma mensual como mínimo y podrá ser repuesto el efectivo de la Caja Chica siempre y cuando su utilización se haya realizado de acuerdos a las normas y procedimientos descritos en éste reglamento y cuando la disponibilidad bancaria lo permita. La apertura de esta Caja Chica podrá hacerse hasta por un monto de Cuarenta (40 U.T.), y podrá cubrir sólo gastos no mayores de DIEZ UNIDADES TRIBUTARIAS (10 U.T.). Los comprobantes de gastos realizados a través de la Caja Chica de las oficinas de mantenimiento de los núcleos, deberán ser autorizados por la Dirección Administrativa de los Decanatos o Directores de Unidades, si fuere el caso. El Decanato de Agronomía podrá crear de su Fondo Rotatorio una Caja Chica para las Direcciones de Programa que físicamente estén distantes a la Dirección Administrativa del Decanato para atender gastos inherentes al mismo. El Director de Programa deberá rendir cuenta ante el Custodio del Fondo Rotatorio del Decanato de forma mensual como mínimo y podrá ser repuesto el efectivo de la Caja Chica siempre y cuando su utilización se haya realizado de acuerdos a las normas y procedimientos descritos en éste reglamento y cuando la disponibilidad bancaria lo permita. La apertura de este 10/38

11 caja chica podrá hacerse hasta por un monto de Cuarenta (40 U.T.), y podrá cubrir sólo gastos no mayores de DIEZ UNIDADES TRIBUTARIAS (10 U.T.). Artículo 16: El Administrador, Custodio y Asistente de los Fondos en Anticipo, deben estar cubiertos por una póliza de fidelidad que será otorgada por la Universidad y tendrá una cobertura por el monto convenido a través de la Dirección de Servicios Generales. Nota: La póliza de fidelidad del Fondo Especial de HCM de ISPUCO y FUNSOUCLA deberá ser contratada y pagada por cada una de éstas, por el monto mensual asignado. Artículo 17: Los Fondos Rotatorios y Fondos Especiales serán depositados y movilizados a través de Cuentas Corrientes Bancarias debidamente autorizadas por el Rector y siempre a nombre de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado," con indicación de la Unidad que lo utilizará, y en el caso de los Fondos Especiales, el destino del mismo. Bajo ningún concepto un funcionario puede abrir cuentas bancarias con fondos de la Universidad sin autorización por escrito del Rector. EJEMPLO: Para Fondo Rotatorio: UCLA - FONDO ROTATORIO ORGANIZACIÓN Y METODOS. Artículo 18: Los intereses generados por las cuentas corrientes con los recursos de los Fondos Rotatorios o Fondos Especiales, (si es el caso) deben ser depositados en Tesorería o en la cuenta que indique la Dirección de Finanzas de la U.C.L.A., en los primeros diez (10) días siguientes al mes en el cual se originaron. El Administrador del Fondo deberá participar sobre dichos depósitos a la Dirección de Finanzas de la Institución, a través de: 11/38

12 1. Comunicación dirigida a la Dirección de Finanzas con identificación de los intereses devengados por el Fondo Rotatorio o Especial administrado por la Unidad, 2. Copia del Estado de Cuenta, 3. El recibo por este concepto emitido por la Sección de Caja o la planilla de depósito bancario. Artículo 19: Para manejar las cuentas bancarias se requieren firmas conjuntas del Administrador y del Custodio del Fondo Rotatorio o Fondo Especial, según el caso. Los documentos a consignar en la Entidad Bancaria para aperturar las cuentas son: 1. Carta del Rector dirigida a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura de cuenta, Nombre de la Unidad, Nombre, Apellido y número de Cédula de Identidad del Administrador y del Custodio. 2. Registro de firmas más copia de Cédula de Identidad del Administrador y del Custodio. Artículo 20: El Administrador del Fondo Rotatorio o Especial deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y el número de cuenta bancaria donde fue depositado el monto del Fondo Rotatorio o Especial asignado, así como también, los nombres de la(s) persona (s) autorizada (s) para movilizar la referida cuenta bancaria y los facsímiles de sus firmas. Artículo 21: Cuando por razones de sustitución del Administrador o Custodio, el(los) funcionario(s) saliente(s), elaborará(n) un Acta de Entrega que será firmada por el(ellos) y el(los) funcionario(s) sustituto(s) dejando constancia: 12/38

13 a) Monto del fondo asignado a la dependencia. b) Estado de Cuenta Bancaria, actualizados y conciliados. c) Listado de cheques sin entregar. d) Efectivo de Caja Chica. e) Planillas de depósitos en la Tesorería de la UCLA, de los intereses generados por cuentas corrientes con intereses, si fuere el caso. f) Listado de relación de gastos para su reposición con las facturas o recibos correspondientes. g) Formas BN tramitadas y soportes de las pendientes por tramitar. h) Montos retenidos y no enterados de ISLR. i) Planillas de enteramiento al SENIAT de los impuestos retenidos, correspondientes a las facturas que se están liquidando, con sus planillas de retención. j) Recibos de caja por constancia de depósito a la Tesorería de la UCLA, si los hubiere. k) Fotocopia del Estado de Cuenta que indique intereses devengados por depósitos, si los hubiere. l) Solicitud de viáticos y facturas de gasolina, peaje y estacionamiento, así como los boletos utilizados en caso de pasaje aéreo y terrestre, si los hubiere. m) Recibos de devolución de reintegros por viáticos no efectuados, si los hubiere. n) Autorización de la Comisión de Informática ó de la Dirección de Planta Física, si las hubiere. 13/38

14 o) Constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere, en el caso de liquidación del Fondo en Anticipo. p) Facturas, valuaciones u otros documentos comprobantes, si se trata de Obras, Dirección de Planta Física. q) Copia del listado con sello entregado en la Dirección de Recursos Humanos sobre los pagos realizados e imputados a los códigos presupuestarios: Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia. EL total del monto en el Fondo debe ser igual a la suma de: Saldo Conciliado en Banco (Saldo en Banco Cheques en Tránsito) + Efectivo de Caja Chica + Relación de Facturas Pagadas. Los documentos a consignar en la Entidad Bancaria, para el cambio de firmas en las cuentas por la entrada de un Custodio y/o Administrador son: 1. Carta del Rector dirigida a la entidad bancaria, indicando Objetivo de la Apertura de la Cuenta, Nombre de la Unidad, Nombre, Apellido y número de Cédula de Identidad del Administrador y Custodio. 2. Registro de firmas más copia de cédula del Administrador y del Custodio. Capítulo III Del Registro Presupuestario del Fondo Rotatorio o Especial. Artículo 22: El Registro del compromiso del Fondo Rotatorio se hará por el monto concedido financieramente a principio de año. En caso de realizar algún complemento, debe realizarse un ajuste al compromiso por este monto. 14/38

15 Cualquier ajuste al fondo producto de una modificación presupuestaria, debe afectar automáticamente la columna de compromiso de las partidas involucradas. Artículo 23: Toda reposición de gastos debidamente aprobada por la Dirección de Finanzas se considerará como compromiso, causado y pagado simultáneamente afectando la partida presupuestaria que corresponda. Cada unidad debe mantener actualizados los registros necesarios para su contabilización y control. Las entregas de Fondos Rotatorios y de Caja Chica, producto de rendiciones de cuentas aún no aprobadas, deberán registrarse sólo en la Contabilidad Financiera como nuevo fondo de anticipo, sin afectación presupuestaria, ya que el causado y el pagado se registrarán en atención al contenido de este Artículo. En el caso de que la reposición presente sub o sobre estimación en el monto otorgado con relación al gasto real una vez efectuada la revisión por la Dirección de Finanzas, la unidad deberá en la próxima reposición disminuir o aumentar la diferencia detectada según sea el caso, excepto que se trate de una liquidación. Artículo 24: El importe comprometido será ajustado al cierre del ejercicio en función de los gastos causados. Capítulo IV De la Administración de los Fondos en Anticipo Artículo 25: Los Fondos en Anticipo serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias. 401 Gastos de Personal (De acuerdo a lo estipulado en el artículo 12). 402 Materiales y Suministros. 403 Servicios no Personales (que no estén centralizados). 404 Activos Reales (que no estén centralizados) Nota: Para ejecutar gastos de las partidas 402, 403, 404, debe tomarse en cuenta el siguiente artículo. 15/38

16 Artículo 26: No podrá utilizarse el Fondo Rotatorio o Especial para los siguientes fines: 1. Efectuar gastos de personal (Partida 401), con excepción de lo indicado en el artículo No. 12 de éste reglamento. 2. Efectuar gastos que estén centralizados según lista elaborada por la Dirección de Programación y Presupuesto, la cual al inicio de cada año fiscal se hará llegar a las Unidades, a través del Vicerrectorado Administrativo. 3. Efectuar gastos por conceptos de: arreglos florales, adornos navideños, manualidades, plantas ornamentales, artículos decorativos, placas de reconocimiento, bebidas alcohólicas, cigarrillos y utensilios de cocina de alto costo. Se exceptúa de esta prohibición al Decanato de Agronomía, dada la naturaleza de las asignaturas que así lo requieran (solo para el caso de plantas ornamentales). 4. Efectuar gastos por concepto de almuerzos, alegando trabajo en horario corrido, excepto aquellos que se originen por: Reuniones de Consejos y Comisiones, Núcleos de Autoridades, Eventos Locales, Regionales o Nacionales y trabajos especiales debidamente justificados y aprobados por una autoridad rectoral. 5. Hacer adelantos contra facturas a proveedores sin haber recibido el bien o servicio. 6. Realizar compras de periódicos. Se exceptúan de esta prohibición a las Bibliotecas y la Dirección de Información y Relaciones. 7. Realizar compras de obsequios para ser otorgados al personal de la Institución o personalidades invitadas. 8. Realizar agasajos al personal de la Institución por días alusivos a los mismos. 16/38

17 9. Adquirir medicamentos para el tratamiento, cura y prevención de enfermedades para uso del personal. 10. Realizar reintegros al personal de la UCLA por gastos efectuados salvo que se trate de erogaciones generadas en un viaje previa presentación de evidencias. 11. Sustituir el efectivo de la Caja Chica por Ticket de Alimentación. Artículo 27: Los Administradores y Custodios de Fondos no podrán realizar adquisiciones o contratar servicios con proveedores y personas naturales y jurídicas con los cuales tengan algún vínculo de consanguinidad o afinidad. Artículo 28: El Pago de los gastos que afectan el Fondo, deberá cancelarse con efectivo de la Caja Chica ó Cheque de la cuenta asociada al fondo NO ENDOSABLE, emitido a nombre de los legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques AL PORTADOR. Los cheques para aperturar o reponer Caja Chica deberán ser emitidos a nombre del Administrador, Custodio o las personas que se estipulan en el Artículo 7 de este Reglamento, según el caso. Artículo 29: Los Custodios de los Fondos, deberán relacionar las Facturas o Recibos en orden secuencial, de tal manera que permita su ágil tramitación. Los Administradores y Custodios deberán firmar dentro del cuerpo del recibo o factura, así mismo, verificarán que los documentos contengan la condición de CANCELADO. Los Custodios de los Fondos no podrán incluir facturas o recibos cuyas fechas de cancelación correspondan a reposiciones anteriores. Cuando se trate de adquisiciones o contrataciones de servicios cuyos proveedores existan en la localidad, no se podrán realizar fuera de la misma, en 17/38

18 caso de realizar las adquisiciones o contrataciones de servicio fuera de la localidad deberán anexar la debida correspondencia de exclusividad. Artículo 30: Cuando se trate de adquisiciones de Bienes Nacionales correspondientes a la partida 404, el Custodio del Fondo en Anticipo será el responsable de solicitar la verificación de la existencia de lo adquirido ante el Departamento de Bienes Nacionales, enviando la original de la factura para que éste departamento realice el control perceptivo del bien y elabore la correspondiente planilla de incorporación de Bienes. En ninguno de los casos podrá cancelar el mismo hasta tanto no se haya realizado dicho control. Artículo 31: A fin de cumplir con los objetivos de celeridad de los Fondos en Anticipo en relación a las cotizaciones para las compras de bienes y las contrataciones de servicios, se establecerán rangos para las siguientes unidades: a) Para las Direcciones de Investigación, Postgrado, Planta Física, Coordinación Superior, Fondos Especiales de FODEPRE y Fondos de los Decanatos. 1. Hasta por un monto de CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.), quedan exentas del requisito de cotización. 2. Para montos superiores a CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.) y hasta TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.), se exigirá al menos dos (2) cotizaciones. 3. Para montos superiores a TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.) y hasta SEISCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (600 U.T.), se exigirá al menos tres (3) cotizaciones. 18/38

19 b) Todas las unidades excepto la Dirección de Investigación, Postgrado, Planta Física, Coordinación Superior, Fondos Especiales de FODEPRE y Fondos de los Decanatos. 1. Hasta por un monto de SETENTA Y CINCO UNIDADES TRIBUTARIAS (75 U.T.), quedan exentas del requisito de cotización. 2. Para montos superiores a SETENTA Y CINCO UNIDADES TRIBUTARIAS (75U.T.) y hasta CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.), se exigirá al menos dos (2) cotizaciones. 3. Para montos superiores a CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.) y hasta TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.), se exigirá al menos tres (3) cotizaciones. Se denominan compras mayores, aquellas que superen las TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.) ó SEISCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (600 U.T.), según sea el caso. En todos los casos tanto el Administrador y Custodio debe garantizar que el precio del material, servicio o bien sea el mejor del mercado y se ajuste a lo requerido por la institución. Artículo 32: Quedan exentas del requisito de cotizaciones las compras descritas en los literales a) y b), numerales 2 y 3 del artículo Nº 31, cuando se realicen a proveedores exclusivos, debiendo anexar la carta de exclusividad del proveedor, avalado por el Departamento de Compras. Artículo 33: Cuando las compras sean de artículos de limpieza y papelería se requerirá presentar una cotización adicional a lo descrito en los literales a) y b), numerales 2 y 3 del artículo Nº /38

20 Artículo 34: En aquellos casos en que el monto de cada compra de bienes o contratación de servicio sea superior a 300 U.T. para el caso de las unidades especificadas en el literal a) del artículo Nº 31 ó superiores a 150 U.T. para el caso de las unidades especificadas en el literal b) del mismo artículo, será necesario que el suplidor de los bienes o servicio esté inscrito y actualizado en el Registro de Proveedores de la U.C.L.A. Artículo 35: Las cotizaciones anexas a las facturas deberán: a) Indicar el período de garantía ofrecido por el proveedor. b) Coincidir en las cantidades con lo especificado en las facturas, con el objeto de realizar un análisis de precio real. c) Ser cercanas a la fecha de la factura. Artículo 36: Se autoriza sin el requisito de cotizaciones, los pagos por reparaciones mayores y menores de vehículos, en donde la condición para diagnosticar la causa y el costo de la reparación involucra el desarme de la pieza, dispositivo o componente mecánico. La factura de la reparación deberá especificar separadamente los componentes, repuestos o materiales empleados, el precio de ellos por unidad y el de la mano de obra. Artículo 37: Las reparaciones menores de vehículos de la institución serán canceladas por cuenta de cada Unidad, quienes deberán enviar trimestralmente a la Dirección de Transporte una relación de las reparaciones efectuadas para el debido control y registro en el sistema. Las unidades administrativas o académicas que cuenten con vehículos adscritos y requieran realizar reparaciones mayores deberán solicitar con anticipación a la Dirección de Transporte la autorización de la misma. El costo de la 20/38

21 reparación deberá imputarse a la unidad que disponga de los créditos presupuestarios para el momento en que se autorice. Artículo 38: Para la adquisición e instalación de Programas y Equipos de Computación, Materiales y Equipos de Telecomunicaciones y Redes de Datos se deberá solicitar por escrito aprobación de la Comisión de Informática de la UCLA., la cual deberá suministrar la información de los ítems que requieren de aprobación o no de esta Comisión en un lapso de cinco (5) días hábiles. En los casos de que la adquisición e instalación de Programas y Equipos de Computación, Materiales y Equipos de Telecomunicaciones y Redes de Datos no requiera aprobación, deberá enviarse a la Comisión de Informática, NOTIFICACIÓN sobre la compra. En el caso de adquisición e instalación de Equipos de Aire Acondicionado y Electricidad se deberán solicitar por escrito y con anticipación, la aprobación de la Dirección de Planta Física. Si el gasto se refiere a contratación de Obras o Servicios de la Planta Física, el mismo será tramitado a través de la Dirección de Planta Física previo a la elaboración de un informe técnico y pagado con los créditos presupuestarios que disponga la unidad para el momento de su autorización. Capítulo V De la Cancelación de Viáticos Artículo 39: El pago de viáticos se hará de acuerdo con el reglamento vigente para cálculo de viáticos. Estos deberán ser autorizados por el jefe inmediato, con cargo al Fondo Rotatorio, Caja Chica ó Fondo Especial. Dicha autorización se hará a través del Formulario que rige para ello, en el cual deberá especificarse cada concepto del viático requerido en la casilla de los cálculos, y deberán observarse las normas dictadas a tal efecto. Artículo 40: Cuando se requiera cancelar gastos de viaje (Gasolina, peaje y estacionamiento) por el uso de vehículos de la Institución, el Custodio del Fondo emitirá el recibo diseñado para el procedimiento. 21/38

22 Los gastos de viaje antes mencionados deberán ser justificados por el beneficiario, ante el Custodio del Fondo, con la presentación de los comprobantes correspondientes, a fin de realizar los ajustes a que diere lugar. Por consiguiente: a) Si el ajuste es a favor del Fondo, el beneficiario deberá reintegrar ante el Custodio. b) Si el ajuste es a favor del beneficiario, el Custodio cancelará la diferencia y elaborará el recibo de complemento, haciendo firmar el mismo por el beneficiario. Las facturas de gasolina, peaje y estacionamiento presentadas ante el Custodio, se deben anexar al reembolso o liquidación del fondo. Artículo 41: El funcionario de la UCLA que obtenga viáticos a través de un Fondo en Anticipo, firmará la Planilla de Viáticos, a los fines de rendición de cuenta. El funcionario que obtenga viáticos por esta vía no podrá solicitar por otra instancia el equivalente o complemento del mismo concepto. Artículo 42: El funcionario que se le haya cancelado compensación por kilometraje, debe presentar ante el Custodio del Fondo documentación que avale que viajó con su vehículo (recibo o factura de peaje o gasolina según el caso), de no presentar evidencias deberá reintegrar el 40% del monto cancelado por este concepto. Capítulo VI De la Reposición o Liquidación de los Fondos en Anticipo. Artículo 43: En los primeros cinco (5) días de cada mes, las unidades deberán presentar ante la Dirección de Finanzas, el reembolso o liquidación del Fondo Rotatorio y Caja Chica, de las facturas acumuladas hasta el último día del mes anterior del monto asignado en el cuatrimestre. A los fines de darle fluidez al proceso 22/38

23 administrativo en el momento de efectuar la reposición y previa solicitud de pago, le será adelantado el cheque correspondiente al monto solicitado. No le será entregado el monto correspondiente a la segunda reposición hasta tanto no haya sido aprobada la primera reposición de cuenta del Fondo Rotatorio ó Caja Chica. La liquidación de los Fondos en Anticipo deberán hacerse de manera parcial a partir del mes de Octubre del año en curso y la liquidación total deberá presentarse en la fecha que indique la Dirección de Finanzas. Asimismo la liquidación del Fondo Especial será presentada por el Administrador del Fondo ante la Dirección de Finanzas, en un plazo no mayor de los quince (15) días siguientes a la fecha de finalización estipulada en la solicitud, cuando se haya ejecutado el monto del Fondo Especial asignado. Artículo 44: La Liquidación de Cuenta cuando el lapso se ha vencido o al cierre del ejercicio fiscal deberá presentarse ante la Dirección de Finanzas en la fecha prevista para ello. De no efectuarse la liquidación en el lapso previsto, la Dirección de Finanzas deberá informar al Rector a través del Vicerrector Administrativo, con el objeto de establecer las responsabilidades administrativas pertinentes conforme a la Ley. Artículo 45: La Reposición o Liquidación de los Fondos en Anticipo, deben acompañarse de los siguientes documentos: 1. Relación de comprobantes de gastos ordenados cronológicamente. 2. Facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT y el instructivo dictado para tal fin, así como también con las normativas internas de la institución. De igual manera, de todos los comprobantes de gastos que soporten la adquisición de Activos Reales, debe indicarse el número del serial y garantía de dicho activo. 23/38

24 3. Comprobantes de pagos en original, firmados por el Responsable del Fondo, el Custodio y por el Beneficiario. En este caso deberá anexar copia de la Cédula de Identidad del Beneficiario así como el Contrato original en el caso de pagos realizados imputados a los códigos presupuestarios: Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia. Por vía excepcional y debidamente justificado, dependiendo del sitio donde se realice la actividad a contratar, no se requerirá la copia de la Cédula de Identidad. 4. Copia del listado con sello de recibido de la Dirección de Recursos Humanos sobre los pagos realizados e imputados a los códigos presupuestarios: Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia. 5. Presupuestos o cotizaciones firmados y sellados en original por el proveedor o representante autorizado por la empresa. 6. Notificación o Aprobación de la Comisión de Informática y Autorización de la Dirección de Planta Física, según sea el caso. 7. La Conciliación Bancaria con su respectivo Estado de Cuenta y copia del voucher de la última reposición, para el caso de Fondo Rotatorio ó Caja Chica. Para el Fondo Especial, copia del voucher de la asignación de este fondo. 8. Planillas de retención y enteramiento al SENIAT de los impuestos retenidos, de las facturas contenidas en la reposición o liquidación. 9. Recibos de caja o planilla de depósito bancario, como constancia del depósito de los intereses devengados en cuentas corrientes con intereses, si fuere el caso. 24/38

25 10. Planillas de viáticos, así como los boletos utilizados en caso ser con pasaje aéreo o terrestre o factura o recibos de la agencia por este concepto, si los hubiere. 11. Planillas de viático fuera del país con su respectiva aprobación por parte del Rector, si los hubiere. 12. Recibos de reintegro o complemento de viáticos, si los hubiere. 13. Facturas de gasolina, peaje y estacionamiento. 14. Recibo o factura del hospedaje cancelado. 15. Recibo o factura por la tarifa adicional en el caso de una compra de un Boleto de avión cuando el viaje no se da por cualquier razón. 16. Facturas y Planillas BN selladas y procesadas por el Departamento de Bienes Nacionales, si las hubiere. 17. Constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere, en el caso de liquidación del Fondo en Anticipo. 18. Facturas, valuaciones, contrato u otros documentos comprobantes, si se trata de obras o servicios de la planta física, ejecutado por esta unidad (cumplir con todas las exigencias de la contratación de obras). 19. Autorización de la Dirección de Transporte para las reparaciones mayores, si las hubiere. 20. Recibos por concepto de matrícula (sólo para las Direcciones de Formación de Personal Académico e Investigación) y copia de la autorización de descuento. 21. Cuando se trate de gastos por comida o de alimentación debe indicar nombre y apellido de las personas que realizaron el consumo, cédula de identidad y si pertenece al personal de la UCLA o no, motivo del gasto 25/38

26 (siempre y cuando esté permitido) a través de una NOTA EXPLICATIVA o DESCRIPTIVA. Parágrafo Unico: Los gastos efectuados donde no se exprese claramente el objeto de los mismos, deberán incluir una NOTA EXPLICATIVA o DESCRIPTIVA, especificando el destino o uso de la adquisición. Artículo 46: Las Coordinaciones de Postgrado, Investigación y Extensión adicionalmente deberán presentar dos (2) veces al año, a las Direcciones de: Postgrado, Investigación y Extensión, respectivamente, un informe de relación de gestión administrativa efectuada con el Fondo Rotatorio. Artículo 47: En los casos de que algún Beneficiario de un pago requiera reintegrar dinero pagado por el Fondo en Anticipo, deberá hacerlo ante el Custodio del mismo. Artículo 48: Cuando un Fondo en Anticipo haya sido objeto de nota de devolución por parte de la Dirección de Finanzas, la decisión tomada por la unidad deberá ser firmada por el Administrador del Fondo o por el funcionario en quien se delegue dicha responsabilidad previa notificación por escrito a la Dirección de Finanzas. Artículo 49: El monto de cada reposición de Fondo Rotatorio ó Caja Chica será restituido por la Dirección de Finanzas. Artículo 50: Todo Fondo Rotatorio ó de Caja Chica caduca al cierre del ejercicio presupuestario. Al iniciarse el nuevo período la Unidad solicitará la apertura del Fondo ante la Dirección de Finanzas, con afectación al presupuesto que se inicia, una vez liquidado totalmente el Fondo del año anterior. 26/38

27 Artículo 51: Si existe algún sobrante al momento de liquidar el Fondo en Anticipo, este debe ser reintegrado a Caja Principal o depositado en la cuenta bancaria que designe la Dirección de Finanzas, para tal fin. Los Administradores de los Fondos Especiales podrán solicitar ante la Dirección de Programación y Presupuesto traspasos de partidas, para cubrir insuficiencias del monto inicial aprobado por partida, así mismo las partidas presupuestarias que cedan recursos a otras, no podrán recibir nuevos incrementos, esto de acuerdo a la norma que rige las modificaciones al presupuesto. Capítulo VII De los Cursos Intensivos Artículo 52: Cuando el Fondo Especial sea para cubrir gastos de los Cursos Intensivos, deberá solicitarlo el Coordinador General de los Cursos Intensivos por Decanato, designado según el artículo 6 del Reglamento General de los Cursos Intensivos. Dicha solicitud contendrá una justificación de la necesidad del Fondo Especial, el tipo de gastos que se estime realizar con cargo al mismo, el monto previsto y el tiempo requerido para cumplir con los objetivos para los cuales se solicita el Fondo Especial. Artículo 53: La estructura administrativa del Fondo Especial para Cursos Intensivos se regirá según lo dispuesto en el artículo 7 de este Reglamento. Artículo 54: El funcionario designado como Custodio de Cursos Intensivos por la UCLA, lo hará voluntariamente y recibirá una bonificación especial, equivalente a la de un Administrador de Intensivos por Decanato. 27/38

28 Artículo 55: Se incorporan para uso del Fondo Especial de Cursos Intensivos, los gastos correspondientes a: Partida Código Descripción 401 Gastos de Personal Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia Bonificación al Personal Docente Bonificación de Personal Administrativo Bonificación de Personal Obrero Partida Código Descripción 402 Materiales y Suministros 403 Servicios no Personales Artículo 56: Para el Fondo Especial de los Cursos Intensivos, el Custodio será quién tramite la Póliza de Fidelidad ante la Dirección de Servicios Generales, la cual tendrá una cobertura por el monto acordado por la Dirección de Servicios Generales. Artículo 57: Para el Fondo Especial de los Cursos Intensivos, los cheques de Caja Chica deberán ser emitidos a nombre del Administrador de Cursos Intensivos por Decanato. Artículo 58: Con el Fondo Especial de los Cursos Intensivos, no se podrán efectuar reparaciones mayores de los vehículos de la Universidad. Artículo 59: La Liquidación de los Fondos Especial para Cursos Intensivos, deben acompañarse de los siguientes documentos: 28/38

29 1. Relación de comprobantes de gastos ordenados cronológicamente. 2. Facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT y el instructivo dictado para tal fin, así como también con las normativas internas de la institución. 3. Comprobantes de pagos en original, firmados por el Responsable del Fondo, el Custodio y por el Beneficiario. En este caso deberá anexar copia de la Cédula de Identidad del Beneficiario así como el Contrato original en el caso de pagos realizados imputados a los códigos presupuestarios: Salarios a Obreros en Puestos No Permanentes Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia. 4. Presupuestos o cotizaciones firmados y sellados en original por el proveedor o representante autorizado por la empresa. 5. La Conciliación Bancaria con su respectivo Estado de Cuenta y copia del voucher de la asignación de este fondo. 6. Planillas de retención y enteramiento al SENIAT de los impuestos retenidos, de las facturas contenidas en la liquidación. 7. Recibos de caja o planilla de depósito bancario, como constancia del depósito de los intereses devengados en cuentas corrientes con intereses, si fuere el caso. 8. Constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere, en el caso de liquidación del Fondo. Parágrafo Unico: Los gastos efectuados donde no se exprese claramente el objeto de los mismos, deberán incluir una NOTA EXPLICATIVA o DESCRIPTIVA, especificando el destino o uso de la adquisición. 29/38

30 Capítulo VIII Del Fondo Especial De HCM Artículo 60: La solicitud para crear anualmente el Fondo Especial de HCM deberá ser firmada por: - SMO Coordinador - IPSPUCO y FUNSOUCLA Presidente El SMO, IPSPUCO Y FUNSOUCLA deberán estar solventes en la liquidación de otros fondos otorgados para el mismo fin, de acuerdo a lo estipulado en la presente normativa. Artículo 61: La Estructura Administrativa de IPSPUCO Y FUNSOUCLA para el manejo de los Fondos de HCM, serán los contemplados en los procedimientos, reglamentos y normativas internas de cada uno de ellos. Artículo 62: La Estructura Administrativa para el Fondo Especial de HCM Administrativo del SMO se regirá según lo dispuesto en el artículo 7 de este Reglamento. Artículo 63: Los Fondos Especiales de HCM se constituirá con base en los créditos presupuestarios asignados o modificados a las partidas: IPSPUCO: Partida Código Descripción 401 Gastos de Personal Aporte IPSPUCO Contingencia Médica Complemento HCM. 30/38

31 Administrativo: Partida Código Descripción 401 Gastos de Personal Complemento Póliza de Seguro de Vida y HCM Contingencia Médica Aporte Patronal Seguro de Vida y HCM. FUNSOUCLA: Partida Código Descripción 401 Gastos de Personal Aporte HCM Complemento HCM Contingencia Médica. Artículo 64: El Fondo Especial de HCM sólo podrán utilizarse para aquellas partidas previstas en su constitución. Artículo 65: El monto máximo de constitución del Fondo Especial de HCM se calculará de la manera siguiente: 1.- Será determinado por los créditos presupuestarios asignados para cada uno de ellos a las partidas mencionadas en el artículo 63 de este Reglamento. 2.- A este total se dividirá entre doce (12) y el resultado será la cantidad máxima con la cual se constituirá el Fondo Especial de HCM mensualmente. El responsable de tramitar la disponibilidad presupuestaria para el Fondo Especial de HCM será la Dirección de Recursos Humanos. 31/38

32 Artículo 66: No podrá crearse Fondo Fijo de Caja Chica con el Fondo Especial de HCM. Artículo 67: Del Fondo Especial de HCM se podrá otorgar anticipos a empleados para cubrir gastos médicos cuando con el suplidor del servicio no exista convenio de pago a crédito. El anticipo se hará de acuerdo a la cotización o presupuesto entregado por el empleado y deberá rendir cuenta en cinco (5) días hábiles a partir de la fecha programada para el servicio, presentando factura ó recibo del servicio recibido. El empleado deberá autorizar por medio de la planilla de descuento por nómina al momento de recibir el cheque del anticipo. Artículo 68: El Fondo Especial de HCM, se otorgará mensualmente. Para la entrega del primer Fondo Especial de HCM Administrativo del año, es de carácter obligatorio haber liquidado totalmente el año anterior. Para la entrega del primer Fondo Especial de HCM de IPSPUCO y FUNSOUCLA del año, es de carácter obligatorio haber presentado el Informe de Gestión definitivo. Artículo 69: El Registro de los Fondos Especiales de HCM se hará de la siguiente manera: En el momento de la apertura anual: se hará un compromiso por el monto de la apertura (primer mes). Cuando se entregue el resto de los meses del año se harán incrementos (ajustes (+)) al compromiso inicial. Artículo 70: Cuando se requiera solicitar el monto del Fondo Especial de HCM Administrativo deberá realizarse de acuerdo a lo siguiente: 32/38

33 Para la entrega del mes de Enero, deberá haber cumplido con lo estipulado en el artículo 68 Para la entrega de los meses de Febrero y Marzo sin ningún requisito. Para la entrega del mes de Abril hasta Diciembre: Haber liquidado por lo menos el tercer mes inmediatamente anterior al mes solicitado. Cuando se requiera solicitar el monto de los Fondos Especiales de HCM de IPSPUCO y FUNSOUCLA será de la siguiente forma: Para la entrega del mes de Enero, deberá haber cumplido con lo estipulado en el artículo 68. Para la entrega del resto de los meses del primer semestre del año sin ningún requisito. Para la entrega de los meses del segundo semestre del año: Haber presentado el Informe de Gestión del Primer Semestre. El SMO al final del ejercicio económico deberá realizar la liquidación final en los lapsos establecidos por la Dirección de Finanzas. IPSPUCO y FUNSOUCLA al final del ejercicio económico deberá realizar y presentar el Informe de Gestión Final ante la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección de Finanzas. El monto que resulte como saldo compromiso después de la liquidación total se podrá considerar como aumento en el presupuesto del año siguiente, previa autorización por el Rector con el visto bueno del Vicerrector Administrativo y deberá canalizarse ante la Dirección de Programación y Presupuesto. Artículo 71: El Administrador y Custodio del Fondo Especial de HCM y el Presidente y Tesorero de IPSPUCO y FUNSOUCLA, no podrán realizar contratos de servicios con proveedores con los cuales tengan algún vínculo de consanguinidad o afinidad. 33/38

34 Artículo 72: En los casos de Intervenciones Electivas por el SMO, los afiliados deberán presentar por lo menos dos (2) cotizaciones ante la Coordinación de Servicios Médicos para poder realizar el procedimiento médico que necesite. Artículo 73: La falta de cumplimiento en la presentación de la Liquidación o Informe de Gestión, previstas para este fondo, dará origen a la aplicación de las sanciones legales y administrativas previstas en las Leyes y Reglamentos. Artículo 74: La revisión de la Liquidación de los Fondos Especiales de HCM Administrativo, lo hará la Dirección de Finanzas en esta Dirección ó en las instalaciones del SMO, de acuerdo al volumen de documentos previa solicitud por parte del Administrador del Fondo en el momento que le corresponda de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 43. Los documentos que requiere la Dirección de Finanzas para realizar la revisión son los siguientes: 1. Relación de comprobantes de gastos ordenados cronológicamente. 2. Facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT y el instructivo dictado para tal fin, así como también con las normativas internas de la institución o constancia de recepción en la Dirección de Recursos Humanos de la tramitación de descuento por Nómina por incumplimiento de rendición de gastos. 3. Presupuestos o cotizaciones firmados y sellados en original por el proveedor del servicio. 4. Carta Aval (si es el caso), formato de declaración e informe de HCM. 5. La Conciliación Bancaria con su respectivo Estado de Cuenta y copia del voucher de la última de la asignación de este fondo. 34/38