ÍNDICE. Página. Anexos Memorándum de solicitud de gasto Solicitud de reembolso al fondo fijo

Transcripción

1

2 ÍNDICE Página 1 Base Normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 5 6 Descripción de actividades 7 7 Diagrama de flujo 13 8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 18 Anexos Anexo 1 Anexo 2 Memorándum de solicitud de gasto Solicitud de reembolso al fondo fijo Página 2 de 7 Clave: Página 2 de 18 Clave:

3 Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración 1. Base Normativa Artículo 164 del Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006 y sus reformas. Acuerdo ACDO.SA2.HCT /286.P.DPM del H. Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social, del 10 de diciembre de Objetivo Establecer las políticas y las actividades que regulan la aplicación y ejercicio de los recursos financieros destinados a los gastos de administración del FOFOE y los Subprogramas de Trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa de cada una de las divisiones normativas de la CES. 3. Ámbito de aplicación El presente documento es de observancia obligatoria para el personal del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación, de la División de Innovación Educativa (DIE), de la División de Programas Educativos (DPE) y de la División de Educación Continua (DEC) adscritas a la Coordinación de Educación en Salud (CES). 4. Políticas 4.1 La Coordinación de Educación en Salud será responsable de vigilar el manejo de los recursos del FOFOE, así como de determinar y aplicar las cuotas de recuperación, previa autorización de la Dirección de Prestaciones Médicas. 4.2 Los recursos financieros del FOFOE deberán depositarse exclusivamente en cuentas bancarias y de inversión autorizadas por la Coordinación de Tesorería adscrita a la Dirección de Finanzas. 4.3 La contratación y operación de las cuentas bancarias del FOFOE, se realizará con apego a la normatividad vigente de la Coordinación de Tesorería. Página 3 de 7 Clave: Página 3 de 18 Clave:

4 4.4 El 95% de los recursos financieros del FOFOE deberán utilizarse para apoyar las actividades y los proyectos de educación en salud e investigación educativa del personal institucional. 4.5 Únicamente el 5 % de los recursos financieros del FOFOE podrán utilizarse para cubrir los gastos de administración, quedando bajo la responsabilidad de la Administración del FOFOE y podrán ser empleados en recursos como: Papelería. Útiles de oficina. Impresos y libros. Consumibles de equipo de computo Servicios postales. Material fotográfico Servicios de café para eventos diversos Servicios de audio para eventos diversos Conservación de equipo. Conservación y/o remodelación y de inmuebles. Mobiliario y equipo administrativo. Pasajes y viáticos. Cursos de capacitación al personal de la CES Gastos menores 4.6 Los recursos financieros del FOFOE podrán utilizarse para efectuar compras directas siempre y cuando sean autorizadas por el Presidente del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación y en estricto apego a las políticas de pago de la División de Trámite de Erogaciones adscrita a la Dirección de Finanzas y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 4.7 El Fondo Fijo Revolvente deberá utilizarse para cubrir los requerimientos de los programas de educación en salud, gastos de administración, de servicios y en su caso, gastos derivados de autorizaciones del Presidente del EAFOFOE. 4.8 El Presidente del EAFOFOE, el Secretario del EAFOFOE o el Administrador del FOFOE serán los únicos funcionarios autorizados para firmar de forma mancomunada el cheque para llevar a cabo el reembolso de Fondo Fijo Revolvente. 4.9 El Administrador del FOFOE será responsable de autorizar la reposición del Fondo Fijo Revolvente que elabora el Contador del FOFOE semanalmente o cuando se haya utilizado hasta el 50% del monto asignado, y deberá autorizar el formato denominado Solicitud de reembolso al Fondo Fijo, el cual debe llevar la firma del Presidente del EAFOFOE y del Contador del FOFOE, quien funge como encargado del fondo fijo El Administrador del FOFOE autorizará mensualmente las conciliaciones bancarias que elabora el Contador del FOFOE, así como toda la información financiera y contable que sea sujeta a revisiones por los integrantes del EAFOFOE. Página 4 de 7 Clave: Página 4 de 18 Clave:

5 4.11 Toda la documentación original que se presente para efectos de comprobar las erogaciones efectuadas a través del FOFOE por servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, deberán cubrir los requisitos fiscales y los que señale el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Así mismo, se deberá observar, en su caso, las obligaciones de retención de impuestos, que concretamente lo disponen las leyes del Impuesto sobre la Renta y del Valor Agregado El registro contable de los derechos y obligaciones del FOFOE deberá hacerse con base en las Normas de Información Financiera, según su naturaleza, origen y con apego a la normatividad institucional vigente El EAFOFOE será responsable de actuar de conformidad al numeral 4.2 del Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación, clave , para el control del presente procedimiento El presente procedimiento actualiza y deja sin efecto al Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración, clave , con fecha de registro 06 de julio de Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 actividad educativa: Conjunto de acciones que realizan de manera intencional, planeada y sistematizada con la finalidad de promover el aprendizaje en diferentes situaciones y circunstancias. 5.2 Administración del Fondo de Fomento a la Educación: Personal responsable de administrar los recursos del FOFOE para cumplir con el Programa de Trabajo del FOFOE. 5.3 CES: Coordinación de Educación en Salud. 5.4 cuota de recuperación: Aportación que recibe la Administración del Fondo de Fomento a la Educación por el concepto de inscripción o de reinscripción a estudios de especialización de médicos extranjeros, escuelas de enfermería del IMSS, por actividades de educación continua para personal de salud extra institucional, nacionales o extranjeros y por el uso de campos clínicos en instalaciones del IMSS. 5.5 DEC: División de Educación Continua. 5.6 DEIM: División de Educación e Investigación Médica, del tercer nivel de atención. 5.7 DEIS: Director de Educación e Investigación en Salud, de las UMAEs. Página 5 de 7 Clave: Página 5 de 18 Clave:

6 5.8 DIE: División de Innovación Educativa. 5.9 DPE: División de Programas Educativos EAFOFOE: Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, (también conocido como Comisión para el Manejo del Fondo de Fomento a la Educación) 5.11 Fondo de Fomento a la Educación (FOFOE): Proceso que gestiona y controla la Coordinación de Educación en Salud a través de la Administración del Fondo de Fomento a la Educación, que consiste en administrar los recursos que por cuotas de recuperación depositan los particulares, nacionales y extranjeros por el desarrollo de actividades académicas en programas educativos dentro de las instalaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, recursos con los cuales financia en forma complementaria al Instituto la dotación de recursos didácticos y educativos destinados a las unidades de atención médica sedes de los cursos de formación y educación continua fondo fijo revolvente: Recurso económico del cual se puede disponer para cubrir necesidades urgentes e inaplazables investigación educativa: Labor inquisitiva acerca de los procesos educativos que aportan nuevo conocimiento proyectos educativos: Propuestas cuya finalidad es fortalecer las actividades educativas servicios: Organización de eventos, compra de artículos (carpetas, distintivos, materiales, papelería, etc.), pago de facturas de hoteles y restaurantes relacionados con la asistencia a eventos educativos y científicos. Página 6 de 7 Clave: Página 6 de 18 Clave:

7 6. Descripción de actividades del Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración Responsable Administración del FOFOE y/o DPE DEC DIE Presidente del EAFOFOE Actividad Etapa I Solicitud de Gasto 1. Elabora y envía Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) al Presidente del EAFOFOE para su autorización. NOTA: El Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) deberá especificar la descripción, el monto y la justificación de los recursos financieros solicitados, en apego a las políticas 4.4 y Recibe Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) y determina si la solicitud está destinada a cubrir los gastos de administración del FOFOE y/o de los los Subprogramas de Trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa, de acuerdo a las políticas 4.4 y 4.5 Solicitud de Gasto no destinada a gastos de la administración del FOFOE y/o Subprogramas de Trabajo 3. Notifica por Memorándum las razones del rechazo de la Solicitud de Gasto a la Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE. Da por terminado el proceso para esta opción. Documentos involucrados (anexo 1) (anexo 1) Memorándum Solicitud de Gasto Página 7 de 7 Clave: Página 7 de 18 Clave:

8 Responsable Presidente del EAFOFOE Secretario del EAFOFOE Presidente del EAFOFOE Administración del FOFOE Actividad Solicitud de Gasto destinada a gastos de la administración del FOFOE y/o Subprogramas de Trabajo Etapa II Autorización de Solicitud de Gasto 4. Autoriza mediante firma el Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) y lo envía al Secretario del EAFOFOE, cuando la solicitud proviene de la Administración del FOFOE. Solicitud de Gasto emitida por la Administración del FOFOE 5. Recibe Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) con Solicitudes de gasto, para su conocimiento y lo deriva al Presidente del EAFOFOE. Solicitud de Gasto emitida por la DPE, la DEC y/o la DIE 6. Recibe Memorándum de solicitud de gasto, clave (anexo 1) con Solicitudes de gasto, firma de Vo.Bo. y remite a la Administración del FOFOE para asignar los recursos financieros solicitados. Etapa III Asignación de recursos financieros 7. Recibe Solicitudes de gasto y entrega el recurso financiero por medio de un Vale Sujeto a Comprobación al área solicitante: Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE. Documentos involucrados (anexo 1) (anexo 1) Solicitudes de gasto (anexo 1) Solicitudes de gasto Solicitudes de gasto Vale Sujeto a Comprobación Administración del FOFOE y/o DPE DEC 8. Recibe recurso financiero mediante Vale Sujeto a Comprobación, realiza la compra y envía facturas del gasto a la Administración del FOFOE. Vale Sujeto a Comprobación Facturas Página 8 de 7 Clave: Página 8 de 18 Clave:

9 Responsable Actividad Documentos involucrados DIE Administración del FOFOE Administración del FOFOE y/o DPE DEC DIE Administración del FOFOE Presidente del EAFOFOE Etapa IV Asignación y seguimiento a la utilización de recursos financieros 9. Recibe facturas de gasto y verifica si coinciden los requisitos fiscales e importe. No coinciden requisitos fiscales y/o importe 10. Rechaza facturas y notifica el motivo, mediante correo electrónico, a la Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE para su corrección. 11. Recibe correo electrónico, realiza correcciones y envía facturas del gasto a la Administración del FOFOE. Continúa en la actividad 9. Sí coinciden requisitos fiscales y/o importe Fase I Solicitud de Reembolso al Fondo Fijo 12. Consolida facturas y elabora Solicitud de reembolso al Fondo Fijo, clave (anexo 2) y lo turna a firma del Presidente del EAFOFOE. NOTA: La consolidación se realiza semanalmente o cuando se haya erogado hasta el 50% del Fondo Fijo Revolvente. 13. Recibe la Solicitud de reembolso al Fondo Fijo, clave (anexo 2), autoriza mediante firma y devuelve a la Administración del FOFOE, el mismo día. Facturas Facturas Correo electrónico Facturas Facturas (anexo 2) (anexo 2) Página 9 de 7 Clave: Página 9 de 18 Clave:

10 Responsable Administración del FOFOE Administración del FOFOE Administración del FOFOE Actividad 14. Recibe la Solicitud de reembolso al Fondo Fijo, clave (anexo 2) y envía junto con las facturas a la División de Trámite de Erogaciones, en original y copia y resguarda la copia. 15. Recibe de la División de Trámite de Erogaciones el contra-recibo de pago de la Solicitud de reembolso al fondo fijo, clave (anexo 2) y de acuerdo a la fecha de pago, verifica que la cantidad sea la correspondiente al reembolso del fondo fijo en la cuenta bancaria , por medio del Scotia en Línea y archiva permanentemente las Solicitudes con sus anexos en forma cronológica. NOTA: La División de Trámite de Erogaciones realiza el depósito durante los tres días hábiles de haber enviado la Solicitud de reembolso al fondo fijo, clave (anexo 2). La cantidad depositada no corresponde al reembolso del fondo fijo 16. Notifica, vía correo electrónico, las desviaciones encontradas a la División de Trámite de Erogaciones. 17. Recibe de la División de Trámite de Erogaciones Memorándum de devolución, clave y notifica, misma vía, al área solicitante: Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE, la devolución de la factura para realizar el reintegro del recurso financiero otorgado por fondo fijo. Fase II Autorización del reembolso del fondo fijo Documentos involucrados (anexo 2) Facturas Contra-recibo (anexo 2) Scotia en Línea Correo electrónico Memorándum de devolución Factura Página 10 de 7 Clave: Página 10 de 18 Clave:

11 Responsable Actividad 18. Elabora el cheque para reembolso y lo turna al Presidente del EAFOFOE para su autorización. NOTA: Al tener en efectivo sólo el 10% del Fondo Fijo Revolvente se procede a su reposición. Documentos involucrados Cheque Presidente del EAFOFOE Administración del FOFOE 19. Recibe cheque, autoriza mediante firma y devuelve a la Administración del FOFOE, en el mismo día en apego a la política Recibe y cambia el cheque en la institución bancaria, y reintegra el recurso financiero al fondo fijo, para su disposición. Cheque Cheque La cantidad depositada sí corresponde al reembolso del fondo fijo Etapa V Registro de gastos del Fondo de Fomento a la Educación 21. Elabora el Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación y resguarda junto con la copia de Solicitud de reembolso al fondo fijo, clave (anexo 2). NOTA: El Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación se debe resguardar cronológicamente ya que es un documento sujeto a revisión por dependencias interna como el Órgano Interno de Control del IMSS, y/o externas como Despacho Auditor Externo que envía la Secretaría de Función Pública. Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación (anexo 2) Fin del Procedimiento Página 11 de 7 Clave: Página 11 de 18 Clave:

12 7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración Página 12 de 7 Clave: Página 12 de 18 Clave:

13 Página 13 de 7 Clave: Página 13 de 18 Clave:

18 8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración Clave Título del documento Observaciones Memorándum de solicitud de gasto Anexo Solicitud de reembolso al fondo fijo Anexo Memorándum de devolución Es el Anexo 2 del Procedimiento para la recepción y trámite de comprobantes de depósito bancario en el Fondo de Fomento a la Educación Página 18 de 7 Clave: Página 18 de 18 Clave:

19 ANEXO 1 Memorándum de solicitud de gasto Página 1 de 3 Clave:

20 INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL MEMORANDUM INTERNO AL: 1 Presidente del EAFOFOE Ref: 2 DEL: Administrador del FOFOE Fecha: 3 Asunto: Solicitud de gasto. 4 A t e n t a m e n t e Página 2 de 3 Clave:

21 ANEXO 1 Memorándum de solicitud de gasto INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 AL: El nombre completo del Presidente del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. 2 Referencia: Clave de registro de la División. 3 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el memorándum. 4 Espacio en blanco. Texto libre que debe contener la descripción de gasto de administración y su justificación. 5 Atentamente Nombre completo y firma del Administrador del FOFOE. Clave: Página 3 de 3 Clave:

22 ANEXO 2 Solicitud de reembolso al fondo fijo Página 1 de 3 Clave:

23 INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD SOLICITUD DE REEMBOLSO AL FONDO FIJO FECHA D M A 1 Periodo de gastos Comprobantes Acum. Rembolso anterior Solicitud Núm. Del al Mov. Afectación contable Importe Sumas Autoriza Elabora Encargado Clave: Página 2 de 3 Clave:

24 ANEXO 2 Solicitud de reembolso al fondo fijo INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento. 3 Periodo de gastos Periodo semanal, debe anotarse el primero y último día de cada semana. 3 Comprobantes El número de documentos que contiene esta solicitud. 4 Acum. Reembolso anterior El importe total de la acumulación de los reembolsos anteriores a la fecha. 5 Solicitud Número El número progresivo de solicitudes de reembolso. 6 Movimiento El tipo de movimiento contable; 1 para cargos y 2 para abonos. 7 Afectación contable El número de cuenta contable. 8 Importes Importes de la cantidad tanto de cargo como de abono. 9 Total Cargos El importe total de los cargos. 10 Total Créditos El importe total de los créditos. 11 Suma de Movimientos Importe total de cargos y créditos. 12 Autoriza El nombre completo y firma del Titular de la Coordinación de Educación en Salud. 13 Elabora El nombre completo y firma del Contador del FOFOE 14 Encargado del Fondo El nombre completo y firma del Administrador del FOFOE. Clave: Página 3 de 3 Clave: