Nombre del Procedimiento: Solicitud de recursos mediante Orden de Pago. Programación y Presupuesto

Transcripción

1 Autorizó: Visto Bueno: Luis H. Álvarez Álvarez Director General Lic. José Guadalupe Cadena Velázquez Coordinación General de Administración y Finanzas Elaboró: Supervisó: C.P. José Luis Tapia Herrera Director de Lic. César H. Contreras Martínez Director General Adjunto de Innovación y Mejora R e g i s t r o Oficio Número: Sello: Fecha de autorización: 1 de 14

2 1. OBJETIVO Tramitar las Órdenes de a favor del personal de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas y de terceros, para cubrir 1) pasajes, 2) apoyos para alimentos, ) gastos a comprobar, 4) gastos erogados, 5) apoyos relacionados con las partidas 7501 y 7502, así como 6) recuperaciones de descuentos por comprobaciones de gastos extemporáneos. 2. ALCANCE Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Este procedimiento estará a cargo de la Dirección de, y en el ámbito foráneo, a cargo de los Jefes de Departamento Administrativo en Delegaciones y administradores en CCDI s.. MARCO JURÍDICO Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley Federal de las Entidades Paraestatales, y su Reglamento. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y su Reglamento. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año que corresponda. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal. Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Lineamientos para las Comisiones Nacionales (a localidades rurales y no rurales) e Internacionales. Lineamientos para la asignación de pasajes locales. Lineamientos para la asignación de apoyos para alimentos. Lineamientos para gastos relacionados a las partidas 7501 y GLOSARIO CDI: Comprobantes fiscales: Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Comprobantes que amparan los gastos realizados en una comisión oficial. Para que sean válidos, deben contener los siguientes requisitos fiscales (Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación): Impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y la clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expide. Si el que expide el comprobante tiene más de un establecimiento, debe señalar en el mismo, el domicilio del local o establecimiento en el que se expide. 2 de 14

3 Contener impreso el número de Folio. Lugar y fecha de expedición. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la CDI y domicilio de la Unidad Administrativa de adscripción del servidor público comisionado. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio. Valor unitario e importe total, en número o letra; así como el monto desglosado de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales correspondientes. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado, precisando vigencia del comprobante (Artículo 29-A, fracción IX del Código Fiscal de la Federación). Los comprobantes expedidos en otros países deberán cumplir con los requisitos propios de la legislación fiscal del país en donde se originaron, por lo que no necesariamente se ajustan a los requisitos señalados. Nota: Si el que expide el comprobante, omite llenar algún dato, el comisionado no deberá llenarlo y anexará una nota aclaratoria en la comprobación de gastos. Si el comprobante expedido no cubre con los requisitos, también se anexará la nota respectiva. Comisionado: Coordinador del Departamento de s: Enlace Administrativo: Gasto Erogado: Jefe del Departamento de s: Servidor público que realiza actividades fuera de su lugar de adscripción a favor de la CDI, prestadores de servicios profesionales o personas que reciben gastos de ayuda extraordinaria de acuerdo a las partidas del clasificador por objeto del gasto. Servidor público adscrito al Departamento de s que entre sus funciones, está la de supervisar el trabajo del Responsable de tramitar las Órdenes de. Servidor Público adscrito a la CDI, encargado de tramitar Órdenes de por concepto de apoyos de pasajes, ayudas alimenticias y gastos erogados en general a los empleados del área correspondiente. Gastos derivados de actividades y/o comisiones asignadas por la CDI que fueron cubiertas por cuenta del beneficiario, el cual requiere trámite para su recuperación. Dichas actividades son: comisiones oficiales, como traslados, consumos, servicios, peaje, combustible, cargos por cambio de boletos de avión, material de oficina, impresión, refacciones, utensilios y accesorios de cómputo. Así como los apoyos señalados en las partidas 7501 y Titular del Departamento de s, que entre sus funciones están las de organizar, supervisar y controlar los trámites de las Órdenes de. de 14

4 Responsable de tramitar Órdenes de : SHCP: Servidor público adscrito al Departamento de s que se encarga de recibir, revisar y en su caso tramitar, las Órdenes de elaboradas por las áreas solicitantes de la CDI. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Unidades Administrativas: Unidades, Coordinaciones Generales y Direcciones Generales de nivel Central, así como Delegaciones Estatales y CCDI s. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 La Dirección de, a través de la Subdirección de Tesorería y el Departamento de s, será la responsable de revisar y dar trámite respectivamente, a las Órdenes de que se elaboran a favor del personal de la CDI o de terceros. 5.2 Los Jefes del Departamento Administrativo en las Delegaciones Estatales y los Administradores en los CCDI s deberán llevar a cabo, en lo aplicable, las actividades que en este procedimiento se indican; asimismo, podrán ampliar las medidas de control interno que consideren necesarias para asegurar la transparencia y eficiencia administrativa en el ejercicio de los recursos asignados a la Unidad Administrativa. Cabe destacar que los formatos anexos a este procedimiento estarán sujetos a las circunstancias particulares y material disponible en Delegaciones Estatales y CCDI s. 5. Será responsabilidad del área solicitante verificar que todos los pagos que se realicen a través de la Orden de, estén debidamente requisitados y su expedición se apegue a los Lineamientos o Criterios que en cada caso correspondan, y que se cuente con la disponibilidad presupuestal requerida. 5.4 Las partidas presupuestales que se afecten para cubrir los pagos, tendrán que ser las que efectivamente correspondan, según el tipo de gasto y descripción, conforme al Clasificador por Objeto del Gasto vigente, emitido por la SHCP. 5.5 En ningún caso, las Órdenes de se recibirán con tachaduras, enmendaduras o alteraciones. 5.6 Será responsabilidad del Subdirector de Tesorería, a través del Jefe del Departamento de s, vigilar que las Órdenes de sean cubiertas preferentemente en efectivo si el monto no excede los 70 (setenta) días de salario mínimo vigente para el Distrito Federal y con cheque nominativo cuando exceda este importe. La transferencia bancaria podrá utilizarse para ambos casos. 5.7 En los casos que se requiera el pago vía electrónica, se deberá solicitar por escrito mencionando la cuenta clabe (18 dígitos), banco y plaza; así mismo, la Orden de original deberá estar firmada por el interesado, desde el inicio del trámite. 4 de 14

5 5.8 Para el trámite de pago se deberá presentar la documentación con 72 horas de anticipación, mismas que serán recibidas de Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 hrs. en el Departamento de s. Los recursos se entregarán de Lunes a Viernes de 9:00 a 15:00 hrs. en la Caja General. El Director de aprobará, en caso de ser procedentes, los trámites urgentes debidamente justificados. En su ausencia, esta función la realizará la Subdirección de Tesorería. 5.9 Las Órdenes de tramitadas que no se recojan en el lapso de 1 mes a partir de su recepción, se cancelarán y, en su caso, el área que lo requirió, deberá solicitar por escrito al Departamento de s la devolución de la documentación soporte, con el objeto de realizar nuevamente el trámite, siempre y cuando correspondan al mismo ejercicio fiscal Para los apoyos de pasajes locales y/o ayudas alimenticias, se deberá presentar la Orden de autorizada por el titular del área que otorga el apoyo, citando los días y el mes que correspondan al apoyo, los cuales no podrán rebasar los 2 meses anteriores a la fecha de trámite. Los apoyos otorgados en días inhábiles deberán ser justificados Para los gastos erogados o por comprobar, por concepto de capacitación, se deberá presentar la Orden de autorizada por el titular del área que otorga el apoyo, misma que deberá presentar el Visto Bueno de la Titular de la Dirección de Recursos Humanos y Organización Los expedientes bajo resguardo del Responsable de tramitar Órdenes de, contendrán: Orden de (copia), consecutivo. Trámite de Rechazo (copia). 5 de 14

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO Solicitud de recursos mediante orden de pago Responsable de tramitar Ordenes de Coordinador del Departamento de s Jefe del Departamento de s Inicio 1 Recibe del Enlace Administrativo formato Orden de, sella y entrega copia al enlace Orden de 2 Revisa que este bien requisitado el formato de conformidad a la normatividad aplicable y que tenga suficiencia presupuestal Orden de 5 Está bien requisitado y cuenta con suficiencia presupuestal? No Requisita formato Trámite de Rechazo y devuelve el original al Enlace Administrativo junto con formato Orden de Orden de Trámite de Rechazo Si 1 4 Firma de revisado el formato original y turna original y 2 copias el Coordinador del Depto. De s para su validación Orden de 5 6 de 14

7 Solicitud de recursos mediante orden de pago Responsable de tramitar Ordenes de Coordinador del Departamento de s Jefe del Departamento de s 4 5 Orden de Recibe original y 2 copias de la Orden de para su validación Procede No Si 6 Rubrica Orden de original y turna original y 2 copias al Jefe del Depto. De s Orden de 7 Firma de revisado el formato Orden de original y recaba firma de disponibilidad presupuestal del Subdirector de Tesorería 8 Turna Orden de original al Enlace Administrativo para su cobro, quien firma de recibido en la copia Orden de Orden de 9 Archiva los documentos en el expediente de conformidad a la política 5.12 Orden de Trámite de Recchazo Fin 7 de 14

8 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 1 Responsable de tramitar Órdenes de Recibe del Enlace Administrativo formato Orden de (Anexo núm. 10.1) de conformidad a la política 5.8, sella original y copias, devuelve una copia al Enlace. 2 Revisa que esté bien llenado el formato Orden de original y 2 copias (Anexo núm. 10.1), de conformidad con la normativa aplicable a cada caso y políticas 5.10 y 5.11 del presente procedimiento, y que el proyecto tenga suficiencia presupuestal. Está bien requisitado y cuenta con suficiencia presupuestal? No: Ir al paso núm. Si: Ir al paso núm. 4 Requisita Trámite de rechazo (Anexo núm. 10.2) original y copia, explicando la causa para su corrección y devuelve original al Enlace Administrativo junto con el formato Orden de original y 2 copias (Anexo núm.10.1). Reinicia en el paso núm.1 Nota: Se archiva copia de Trámite de rechazo de conformidad a la política Firma de revisado el formato Orden de original (Anexo núm.10.1). Turna original y 2 copias al Coordinador del Departamento de s para su validación de acuerdo a la normatividad. 5 Coordinador del Departamento de s Recibe Orden de original y 2 copias (Anexo núm. 10.1), para su validación de conformidad a las políticas establecidas en este procedimiento. Procede el trámite? No: Turna al Responsable de tramitar Ordenes de. Reinicia en el paso núm. Si: Ir al paso núm.6 6 Rubrica Ordenes de original (Anexo núm. 10.1) y turna al Jefe del Departamento de s original y 2 copias. 7 Jefe del Departamento de s Firma de revisado formato de Orden de original (Anexo núm.10.1) y recaba firma de disponibilidad presupuestal con el Subdirector de Tesorería. Turna al Responsable de tramitar Órdenes de. 8 de 14

9 Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 8 Responsable de tramitar Órdenes de Turna formato Orden de (Anexo núm. 10.1) al Enlace Administrativo original y copia para su cobro de conformidad a la política 5.6, y firma de recibido en la copia del Departamento de s. Nota: En caso de que la Orden de (Anexo núm. 10.1) rebase los 70 salarios mínimos, entrega el documento al Encargado de elaborar el cheque. En caso de que el Enlace Administrativo solicite depósito, procederá a realizar la transferencia bancaria. 9 Archiva los documentos en los expedientes de conformidad a la política 5.12: Orden de (copia), consecutivo. Trámite de Rechazo (copia). 9 de 14

10 8. REGISTROS Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Orden de (copia) 1 año Responsable de tramitar Ordenes de Trámite de Rechazo (copia) 1 año Responsable de tramitar Ordenes de 9. CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 1 Febrero de 2006 Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI, versión Febrero de 2007 Actualización de políticas y procedimiento conforme a las actividades desarrolladas por el área dueña del proceso. Seguimiento acuerdo 2ª. sesión extraordinaria 2007 del COMERI. Diseñada conforme a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI, versión ANEXOS 10.1 Orden de 10.2 Trámite de rechazo 10 de 14

11 Anexo núm Orden de ORDEN DE PAGO FECHA: IMPORTE ( 1 ) ( 2 ) CON LETRA ( ) POR CONCEPTO DE: A FAVOR DE: ADSCRITO A LA DIRECCIÓN DE: ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) CLAVE DEL PROYECTO: ( 7 ) NOMBRE: ( 8 ) PARTIDA PRESUPUESTAL: ( 9 ) NOTA: EN CASO DE GASTOS A COMPROBAR, AUTORIZO A LA CDI PARA QUE ME DESCUENTE EL IMPORTE NO COMPROBADO, DESPUÉS DE 5 DIAS (NACIONAL) O 10 DÍAS (INTERNACIONAL), DE CUMPLIDA LA COMISIÓN. INVARIABLEMENTE, DEBERA ESPECIFICAR EL PROYECTO Y LA PARTIDA PRESUPUESTAL DE LO CONTRARIO NO SE DARÁ TRÁMITE A ESTA ORDEN. AUTORIZÓ REVISÓ DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTO RECIBÍ ( 10) ( 11 ) ( 12 ) ( 1 ) NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA INTERESADO Nota: Este formato se debe elaborar y presentar en papel tamaño media carta. 11 de 14

12 Anexo núm Orden de.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha El día, mes y año de elaboración de la Orden de. 2 Importe Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del pago que se efectúa. Con letra Con letra el importe del pago que se efectúa. 4 Por concepto de Una descripción clara y especifica del concepto a pagar. 5 A favor de El nombre completo del beneficiario de la Orden de. 6 Adscrito a la Dirección de: El nombre del área de adscripción donde labora el beneficiario; en caso de terceros, dejar el espacio en blanco. 7 Clave del proyecto El número de la clave del proyecto por afectar. 8 Nombre El nombre del proyecto por afectar. 9 Partida presupuestal Número de la partida presupuestal que se afecta con el tipo de gasto amparado con el comprobante de referencia, de conformidad al clasificador por objeto del gasto vigente. 10 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa del servidor público que autoriza, con nivel de Director o Subdirector de área. 11 Revisó El nombre completo y firma autógrafa del servidor público que revisa, en este caso, el Jefe del Departamento de s. 12 Disponibilidad de Presupuesto El nombre completo y firma autógrafa del servidor público quien verifica la disponibilidad presupuestal, en este caso, el Subdirector de Tesorería. 1 Recibí El nombre completo y firma autógrafa del interesado o beneficiario. Nota: La Orden de se elabora en cuatro tantos, por lo que se recomienda agregar un pie de página para distinguir el 1) original Departamento de s, 2) copia Departamento de s, ) copia Enlace Administrativo y 4) copia servidor público, prestador de servicios profesionales o tercero beneficiario. El original debe contener las firmas autógrafas. En Unidades foráneas, esta recomendación debe adaptarse según los requerimientos de control interno del Administrador. 12 de 14

13 Anexo núm Trámite de rechazo FORMATO DE TRAMITE RECHAZADO Área DEPARTAMENTO DE PAGOS Fecha (1) No. (2) (4) Clave proyecto () Documento a nombre de: (5) Comisión a: (6) Orden de pago Oficio de Comisión Comprobación de Gastos Comprobación de Viáticos (7) Falta: Clave del Proyecto Falta de Presupuesto Firma Nombre del Proyecto Partida Presupuestal Documentación Formatos (8) No cumple con las normas No cumple requisitos fiscales Importe Total de (9) Observaciones (10) Recibió (11) Fecha: (12) 1 de 14

14 Anexo núm Trámite de rechazo.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se recibe la documentación. 2 No. Número progresivo que le corresponde, asignado por el Departamento de s. Clave proyecto Clave del proyecto asignado al área de adscripción a la que pertenece el servidor público interesado o beneficiario. 4 Área Nombre de la Unidad Administrativa de adscripción del servidor público interesado o beneficiario. 5 Documentos a nombre de: Nombre completo del servidor público interesado o beneficiario que presenta la documentación. 6 Comisión a: Nombre y ubicación de la unidad operativa de la CDI o dependencia, a donde se realiza la comisión, en su caso. 7 Documentación recibida para su trámite Marcar con una X en el recuadro correspondiente, al tipo de documentación que se recibe para su trámite, para éste caso específico el correspondiente a la Orden de. 8 Falta / Marcar con una X en el recuadro correspondiente, el motivo por el cual se devuelve la documentación entregada. 9 Importe Total Con números arábigos en pesos y centavos, el importe total que ampara la documentación entregada para su trámite. 10 Observaciones Anotación relevante motivo del rechazo de la solicitud presentada, así como el nombre y firma autógrafa del Jefe del Departamento de s. 11 Recibió Nombre completo y firma autógrafa del enlace administrativo quien recibe el documento rechazado. 12 Fecha Día, mes y año en que devuelve la documentación. 14 de 14