Gerencia de Administración y Finanzas

Transcripción

1 1. OBJETO Establecer el procedimiento para la solicitud, asignación, adecuada utilización, administración y descargo de los recursos que se asigna al personal, por conceptos de viaje en comisión al interior o exterior del país. 2. ALCANCE El presente documento, es de cumplimiento obligatorio del personal dependiente de ENDE Transmisión S.A. cuando sea designado en comisión de viaje ya sea departamental, interprovincial o al exterior del país. 3. REFERENCIAS 5-P-304 Norma de Asistencia, Licencias y Sobretiempo. 0-P-200 Firmas Autorizadas. 4. DEFINICIONES Comisión de viaje: Instrucción dispuesta por la Gerencia General, Gerentes de Área, Jefes de Departamento y/o Responsables de Regional para que su personal ejecute una misión o servicio específico en una localidad fuera de la ciudad o de su centro de trabajo incluyendo la atención de emergencias y atención de servicios del negocio complementario, o capacitación cuando correspondiera. Gastos de viaje: Monto de dinero reconocido al personal declarado en comisión de viaje, por gastos asociados como ser: viáticos, hospedaje, impuestos, trámites de pasaporte, visas y vacunas; con respaldo documentado, según escala y condiciones determinadas en este procedimiento. o Viático: Monto de dinero asignado al personal declarado en comisión de viaje y/o desplazado de su base de trabajo, según escala y condiciones determinadas en este procedimiento, para cubrir los gastos de alimentación, transporte y comunicación personal. o Gastos pagados: Reembolso por gastos incurridos en el traslado, alimentación y representación con respaldos documentados, debidamente autorizados, de acuerdo a este procedimiento. ENDE TRANSMISIÓN Página 1 de 10

2 Informe de viaje: Documento en el que se consignan las fechas de inicio y conclusión del viaje, medio de transporte y otros datos como un resumen del objetivo de la comisión de viaje y las actividades desarrolladas (5-R-323 Informe de Viaje). Autorización: Personal responsable que tenga firma autorizada, quien valida y aprueba las rendiciones de cuentas y los informes de viaje. 5. DESCRIPCION 5.1 Designación de comisión de viaje Las comisiones de viaje son autorizadas por el Gerente General, Gerentes de Área, Responsables de Regional o Jefes de Departamento, considerando el límite del monto permitido a su firma autorizada (0-P-200 Firmas Autorizadas). La comisión de viaje se computa desde el día de salida hasta el día de retorno según la clasificación de jornadas descrita en el punto 5.4. El itinerario será establecido por quien autoriza el viaje Toda ampliación del período de comisión de viaje debe ser aprobada por quien autorizó el viaje mediante correo electrónico y con conocimiento del Gerente de Área correspondiente Los viajes de emergencia se regularizarán al retorno junto con la emisión de la rendición de cuentas e informe de viaje (5-R-323 Informe de Viaje). 5.2 Solicitud de fondos y reconocimiento de gastos Toda solicitud de anticipo de fondos para cubrir los gastos y viáticos de una comisión de viaje debe ser realizada por personal con firma autorizada al Departamento de Finanzas, o al Administrativo Regional cuando corresponda (0-P-200 Firmas Autorizadas); esta solicitud debe incluir una breve explicación que justifique el viaje, itinerario, una estimación de la duración de la comisión de viaje, la actividad de costeo (centro de costo, orden o elemento PEP) y un presupuesto resumido de los gastos a incurrir. Esta información debe ser enviada por correo electrónico Outlook o el medio habilitado por la normativa de Tesorería (5-R-325 Solicitud de Fondos Comisión de Viaje). Los fondos solicitados deben corresponder a una sola orden de trabajo. ENDE TRANSMISIÓN Página 2 de 10

3 5.2.2 Toda solicitud de pasajes aéreos deberá ser realizada por la persona que autoriza la comisión de viaje, ya sea mediante correo Outlook o el medio habilitado, y deberá ser remitida acompañando la solicitud de fondos respectiva (5-R-325 Solicitud de Fondos ) Para la cobertura de gastos de alojamiento, la persona designada en comisión de viaje, independientemente del cargo, es responsable de gestionar a través de la Secretaria de Gerencia o Administrativo Regional, las reservas correspondientes del hotel para su hospedaje, de acuerdo al importe autorizado para tal efecto. Según anexo A Los componentes del gasto de una comisión de viaje son: facturas y recibos. a) Serán reconocidos gastos relacionados al cumplimiento de la comisión de viaje, como los siguientes: Pasajes aéreos, considerando que solo el personal Ejecutivo (Gerente General y Gerentes de Área) podrá optar por realizar los viajes aéreos en clase ejecutiva. Esta opción no es transferible a otro personal, salvo que exista una autorización expresa por motivos de fuerza mayor, como por ejemplo indisponibilidad de pasajes en clase económica en un caso de emergencia, o cuando esta opción represente un ahorro de recursos para la empresa. Exceso de equipaje por material y/o equipo de trabajo. Servicio de transporte contratado para actividades relacionadas al trabajo, diferentes a las de traslado del o al aeropuerto. Multas o pagos adicionales por cambio de vuelo, siempre que la causa sea atribuible a eventos relacionados con las actividades de ENDE Transmisión SA. Comunicaciones relacionadas al trabajo. Pasajes terrestres, seguro al viajero, peajes, gasolina, mantenimiento y guarda de vehículos. Alquiler de vehículos, previa evaluación de la necesidad ENDE Transmisión S.A. cubrirá la tarifa de alojamiento por noche y por empleado de acuerdo a los valores aprobados vigentes, expresados en el Anexo A del presente procedimiento, tanto a nivel nacional como internacional. Si, en cualquiera de los casos, la tarifa del hotel elegido supera el límite establecido en el Anexo A, la persona asumirá la diferencia, misma que será descontada de sus viáticos. En cualquier caso, la factura ENDE TRANSMISIÓN Página 3 de 10

4 del hotel deberá contener el detalle del número de días y el nombre de la(s) persona(s) alojada(s); en caso de no contar con alguno de los puntos antes mencionados, la factura de hotel podrá ser observada y rechazada. Se debe considerar que las facturas de hotel sólo contendrán el costo de hospedaje del empleado, otros costos corren por cuenta del personal en comisión de viaje. El monto reconocido por ENDE Transmisión S.A.para la tarifa de hoteles será revisado de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento Los gastos de una rendición de cuentas deberán expresarse en la moneda en la que se efectuó el desembolso de la solicitud de anticipo. La conversión a una moneda extranjera será realizada tomando como referencia la tasa de cambio publicada por el Banco Central de Bolivia (del día de emisión factura hotel) y/o documentación que demuestre la tasa de cambio aplicada Todo monto de viáticos está sujeto a impuestos de ley (RC-IVA), excepto en la modalidad de gastos pagados, donde las facturas son emitidas a nombre de ENDE Transmisión SA. 5.3 Escala de viáticos La escala de viáticos tendrá variación dependiendo si la comisión de viaje es al interior del país, al exterior o es un viaje interprovincial (Anexo A) El viático a aplicar corresponderá al lugar donde se desarrollará el trabajo, de acuerdo al itinerario autorizado en la comisión de viaje. En caso de tener escalas para llegar al destino, el viático se aplicará según la combinación de escalas hasta llegar al destino final Si el destino es una ciudad del exterior, pero existe una escala intermedia en una ciudad del país, corresponderá otorgar a la persona el viático nacional por el tiempo que corresponda y posteriormente el respectivo viatico del exterior La escala de viáticos (Anexo A), será revisada por la Gerencia de Administración y Finanzas y en consecuencia podrá ser modificada en base a un procedimiento de ajuste tomando la variación oficial de determinadas variables macroeconómicas, con la aprobación de la Gerencia General, sin requerir la modificación de este procedimiento. ENDE TRANSMISIÓN Página 4 de 10

5 5.4 Clasificación de jornadas en comisiones de viaje y aplicación de viáticos Jornadas en comisiones de viaje Cuando el personal de ENDE Transmisión S.A. realice viajes departamentales e interprovinciales de ida y vuelta el mismo día, por vía terrestre o aérea, se le pagará el viático de un día, con cobertura del 100%. Para un viaje de dos o más días se tomará en cuenta la hora de salida y la hora de retorno, para fines de reconocimiento de viáticos. El reconocimiento del viatico será del 70% cuando el pago del hospedaje corra por cuenta de ENDE Transmisión. La jornada de la comisión de viaje, tanto de viajes al interior como viajes al exterior, será clasificada de acuerdo a la siguiente tabla: Salida: Horario Cobertura Viáticos (%) Hasta horas 10: De horas 10:01 a horas 18:00 66 De horas 18:01 a horas 23:59 45 Llegada: Horario Cobertura Viáticos (%) Hasta horas 09:00 45 De horas 09:01 a horas 15:00 66 De horas 15:01 a horas 23: La validación de la hora de salida y llegada para viajes por vía aérea Nacionales se realizará con el pase a bordo tomando la hora señalada en el mismo, excepcionalmente en caso de retraso en los vuelos la validación se realizará a través de fotografía del panel de informaciones de vuelos (impresa), autorizada por el Gerente de Área. Para los viajes Internacionales, la validación de la hora de salida se realizará con el pase a bordo y la llegada con el pase abordo más la fotocopia del boleto aéreo. ENDE TRANSMISIÓN Página 5 de 10

6 La validación de la hora de salida y llegada para viajes por vía terrestre se realizará de acuerdo al formulario 5-R-2012 Autorización para uso de vehículos. El registro de la rendición de cuentas se efectuará únicamente si está debidamente firmada por el interesado, con el nombre y firma de la persona que autoriza; con toda la documentación pertinente (informe de viaje autorizado, facturas y recibos originales, pases a bordo y cualquier otro documento que el Departamento de Contabilidad requiera) Aplicación de los viáticos Los viáticos se aplicarán, cuando corresponda, de la siguiente manera: a) De acuerdo al punto b) Para los viajes del personal de ENDE Transmisión S.A. al interior o al exterior del país, por temas establecidos con el proveedor, deberán estar claramente determinados en los términos de referencia del documento de invitación y/o contrato, los gastos que cubrirá el proveedor y los que estarán a cargo de ENDE Transmisión SA, documento que deberá ser adjuntado a la rendición de cuentas. En caso de que el proveedor cubra la alimentación y transporte, ENDE Transmisión S.A.asignara el 25% del viático por día a su personal, para cubrir otros gastos que no sean atendidos por el proveedor. En caso de que el proveedor otorgue Viáticos no corresponderá ningún pago. c) Cuando el personal de ENDE Transmisión S.A. sea declarado en comisión de viaje por más de 15 días calendario, ya sea en una misma localidad o en varias según el itinerario establecido, se deberá justificar la estadía y solicitar la autorización a la Gerencia correspondiente la cual deberá ser anexada al informe de viaje (5-R-323 Informe de Viaje). A partir del día 16 se aplicará la modalidad de gastos pagados hasta el 50% del monto del viatico, el cual debe estar respaldado con la Planilla de asignación de refrigerios por gastos pagados (5-R-326 Asignación de Refrigerios Gastos Pagados). En el caso de proyectos de expansión o emergencias, durante los primeros 15 días de una comisión de viaje, percibirán el 100%. A partir del día 16, excepcionalmente podrán mantener la modalidad de viático si se tiene la aprobación del Gerente de área. ENDE TRANSMISIÓN Página 6 de 10

7 d) En caso de comisiones de viaje consecutivas, al mismo destino o destinos diferentes, se considerará como una sola comisión de viaje y se contabilizarán los días de duración de forma acumulativa, aplicando lo dispuesto en el punto c), salvo que entre cada viaje exista un intervalo de al menos 3 días hábiles de permanencia en la ciudad base del trabajador. 5.5 Viajes al Interior del País Personal Ejecutivo (Gerente General y Gerentes de Área) ENDE Transmisión S.A. optará por la modalidad de gastos pagados cuando se trate de personal ejecutivo, reembolsando los gastos incurridos en traslado, tasas aeroportuarias, alimentación, alojamiento, representación y otros relacionados con el viaje, con respaldo documentado. (No se incluyen gastos que no estén relacionados con el motivo del viaje). Solo el personal ejecutivo puede optar por hoteles cuyo costo supere el monto establecido en este procedimiento, bajo la modalidad de gastos pagos. El personal ejecutivo podrá optar por la modalidad de viáticos conforme a lo establecido en el punto 5.4 de este procedimiento Personal Profesional y Técnico ENDE Transmisión S.A. otorgará los viáticos al personal profesional y técnico de acuerdo a lo descrito en el punto 5.4 y en el Anexo A. 5.6 Viajes al exterior Todo viaje al exterior deberá contar con la correspondiente autorización y justificación, antes de proceder al trámite y entrega de fondos solicitados Gastos como: Trámites de pasaportes, impuesto al viajero, seguro, y otros que sean requeridos, serán solicitados mediante el formulario 5-R-325 Solicitud de Fondos debidamente autorizados para ser reconocidos por ENDE Transmisión S.A. mediante la rendición de cuentas Personal de Dirección Ejecutiva (Gerente General y Gerentes de Área) Se aplica de acuerdo al punto de este procedimiento Personal profesional y técnico Se aplica de acuerdo al punto de este procedimiento. ENDE TRANSMISIÓN Página 7 de 10

8 5.7 Viajes a provincias La aplicación de la escala de viáticos depende si existe pernocte o la permanencia mínima de trabajo es 5 horas, de acuerdo al Anexo A, excepto si ENDE Transmisión S.A. concede alimentación completa y alojamiento, en cuyo caso no corresponde el pago de viáticos. De igual manera, no corresponde el pago de viáticos en los casos en los que el personal permanezca en campamentos estables. 5.8 Informes y Control El empleado designado en comisión de viaje, debe presentar a su Secretaria o Administrativo Regional sus descargos, hasta el tercer día hábil posterior a su retorno. Los documentos requeridos son: Informe de viaje en rendiciones parciales y finales (5-R-323 Informe de Viaje). Pases a bordo. Documentos de respaldo de gastos (facturas y recibos). En viajes terrestres adjuntar una copia del Formulario 5-R-2012 Autorización para uso de vehículos, con las firmas autorizadas (0-P-200 Firmas Autorizadas). Indicar si es rendición parcial o final Es responsabilidad de quien autorizó la comisión de viaje, vigilar su correcta ejecución, así como evaluar sus resultados Quien autorizó el viaje aprobará el 5-R-323 Informe de Viaje y la rendición de cuentas, remitiendo la documentación al Departamento de Contabilidad Si la comisión de viaje requiriere imputar los gastos a centros de costos, órdenes y proyectos que no correspondan a su Área, el empleado que realizó el viaje solicitará la aprobación del responsable del centro afectado Para el caso del Gerente General la aprobación de la rendición de cuentas será realizada por el Gerente de Administración y Finanzas Para los Gerentes de Área, la rendición de cuentas será aprobada por el Gerente General Para los Jefes de las Regionales, la rendición de cuentas será aprobada por el Gerente de Operaciones y Mantenimiento. ENDE TRANSMISIÓN Página 8 de 10

9 5.8.8 Una vez vencido el plazo señalado para la presentación de la rendición de cuentas (tres días hábiles), el funcionario pasará a ser deudor de ENDE Transmisión S.A. por el monto recibido, y por lo tanto no podrá solicitar fondos para otras comisiones de viaje mientras no efectúe la respectiva devolución y/o cobro del saldo, salvo tenga una autorización del Gerente de Área En caso de tener dos solicitudes de fondos pendientes de rendición de cuentas, automáticamente la primera solicitud pasara a la cuenta anticipo de sueldos A efectos de cómputo de las horas trabajadas durante una comisión de viaje, en la Hoja de Tiempo del trabajador deberá figurar el código CDV por cada jornada completa o media jornada, según corresponda, mientras duró la comisión. Si las fechas de la comisión incluyeran días feriados o domingos, la persona, según su categoría profesional, podrá gozar de compensación de jornada completa o media jornada. Si la comisión incluye sábado, la persona podrá gozar de compensación de media jornada. Solo en casos debidamente justificados, la compensación podrá realizarse a través del pago de horas extras. El tratamiento de horas extra se realiza de acuerdo a la 5-P-304 Asistencia, Licencias y Sobretiempo. Las compensaciones y/u horas extras no se aplican en caso de comisiones de viaje por asistencia a actividades de capacitación. 6. REGISTROS - 5-R-323 Informe de Viaje - 5-R-325 Solicitud de Fondos - 5-R-326 Asignación de Refrigerios Gastos Pagados - 5-R-2012 Autorización para Uso de vehículos 7. ANEXOS - Anexo A Escala de Viáticos ENDE TRANSMISIÓN Página 9 de 10

10 ANEXO A MONTO DE VIÁTICOS (No incluye Impuestos de Ley - RC-IVA) Viáticos en el País (en Bolivianos) DEPARTAMENTOS PROVINCIAS CON PERNOCTE PROVINCIAS SIN PERNOCTE Personal en General 371,00 222,00 90,00 Monto de Hotel 450,00 250,00 Viáticos en el Exterior (en Dólares estadounidenses) TODOS LOS PAISES Personal en General Norte América, Europa, Asia, África, Oceanía Personal en General Centro, Sudamérica y el Caribe 276,00 207,00 Monto de Hotel 150,00 Nota: Cualquier modificación al presente anexo será aprobada por la Gerencia General. ENDE TRANSMISIÓN Página 10 de 10