MANUAL DE MANEJO DE VIATICOS

Transcripción

1 MANUAL DE MANEJO DE VIATICOS GRUPO HERRES MA-GAD /1 1

2 OBJETIVO: Lograr un mayor control en los gastos, en el rubro de viáticos, obteniendo así la optimización de los recursos materiales, económicos y humanos, satisfaciendo las necesidades propias de la empresa. GENERALIDADES: La empresa establece una ayuda para viáticos, en aquellos gastos de alimentación, transporte, hospedaje o bien otros necesarios que realicen los empleados en ejercicio de sus actividades, siempre y cuando sean autorizados conformes se estipula en el presente manual. El departamento de Recursos Humanos será encargado de presentar anualmente la propuesta de actualización de la tabla de viáticos, sujeto a la autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas, siendo responsable de notificar a todos los Gerentes y Jefes de departamento, así como al departamento de Egresos e involucrados en el proceso para su aplicación correspondiente. Lineamientos Generales Se denomina viáticos administrativos a los recursos que se le otorgan al personal administrativo para realizar labores dentro de las diferentes sucursales de la empresa (ejemplo: auditorias, contratación de personal, capacitación, etc.). Se denomina viáticos operativos a los recursos que se le otorgan al personal de ventas, compras y repartos en rutas foráneas, los cuales están previamente programados (ejemplo: rutas de reparto, rutas de ventas, operaciones compras para clientes de cuentas claves, etc.). Para el personal en capacitación, suplencias y apoyos a sucursales el encargado de autorizar los viáticos será el Jefe de Recursos Humanos. Para los Ejecutivos de Ventas, el encargado de autorizar los viáticos será el Gerente de Ventas, con el visto bueno del Gerente Comercial donde así aplique. Para los Choferes y personal Almacenistas, el encargado de autorizar los viáticos será el Gerente de Almacén y Tráfico en matriz y los Responsables Administrativos en sucursales. Para el personal de Administración y Finanzas el encargado de autorizar los viáticos será cada Jefe de departamento, con el visto bueno del Gerente de Administración y Finanzas. Para el personal de Contraloría y Gerencia de áreas el encargado de autorizar será la Dirección General. Requisitos: Deberán facturarse todos los alimentos de acuerdo a su destino y como tope máximo el monto autorizado (solo en viáticos operativos y previa autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas podrá recibirse otro documento comprobatorio del gasto). GRUPO HERRES MA-GAD /1 2

3 No aplica comprobación de gastos con facturas de otros rubros, que no estén autorizados en la solicitud del gasto. Cada viajante deberá solicitar en forma individual sus viáticos y no se podrán mezclar comprobaciones de gastos entre el personal. Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación, éstos sólo serán autorizados y reembolsados hasta por un monto que no exceda de $ diarios por trabajador. Cuando a la documentación del gasto de alimentación del trabajador únicamente acompañe la de transporte (sin el hospedaje), sólo procederá el reembolso cuando el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito o débito de la persona que realiza el viaje. El importe para pagar por comprobante (factura del proveedor) no puede ser mayor a $1, (Mil novecientos noventa y nueve pesos 99/100 m. n.) con IVA INCLUIDO si es pagado en efectivo; en caso de requerir un pago superior a este monto se deberá solicitar a través de cheque al departamento de Egresos. Todos los gastos deberán realizarse en la ciudad destino o puntos intermedios a partir de los 50 kilómetros respecto su cuidad de origen. No aplicará devolución en caso de ser un gasto mayor al estipulado en los viáticos, salvo que compruebe que la actividad encomendada requirió una extensión de tiempo para llevarse a cabo. No puede utilizarse el dinero destinado para cada rubro, para otro fin distinto, la comprobación deberá hacerse de acuerdo a los máximos establecidos, para cada rubro. El solicitante será el responsable de garantizar que la factura tenga los datos fiscales correctos y completos revisando el desglose del impuesto al valor agregado (IVA), según localidad y que los archivos xml y pdf sean recibidos por el Cajero General o en su caso el Administrador de Fondo Fijo para sucursales, en caso de no estarlos, solicitar la corrección y/o re-facturación para su inmediata integración al soporte documental. Para solicitar y comprobar los gastos de viáticos administrativos es necesario entregar el formato de Solicitud y Comprobación de Viáticos código: FO-GAD y en caso de ser viáticos operativos podrán solicitarse directamente con el Vale Provisional de Caja código: FO-GAD , debidamente elaborado y autorizado, anexando toda la documentación para efectos de la comprobación, dentro de los 3 días hábiles siguientes de la fecha de retorno; en caso de que en la validación de los comprobantes fiscales se encuentren errores que requieran su corrección, se contará con 3 días adicionales para este efecto, de no presentarlos pasará directamente a nómina para su cobro. El monto no utilizado deberá devolverse en el momento de la comprobación. Alimentos: Cuando el personal viaje, según el horario de salida de origen y llegada a su destino por periodos mayores a 6 horas en un solo día, se proporcionará un alimento. La tarifa puede modificarse a 2 o 3 alimentos, aplican 2 alimentos si viaja como mínimo 10 horas y a partir de las 10 hasta 24 horas continuas, aplican los 3 alimentos. Lo anterior cuando sean comprobables con registro de hora en boletos, comprobante de casetas, o monitoreo GPS. (Agregar impresión de consulta GPS al formato de Comprobación). Cuando no sea comprobable la salida y la llegada solo aplicará un alimento. GRUPO HERRES MA-GAD /1 3

4 Serán responsables de imprimir la consulta GPS para comprobación de autorización de tarifas: El Gerente de Almacén y Tráfico para todo su personal. El Gerente de Ventas para todo su personal. El Gerente o Jefe Administrativo de su sucursal, para los vehículos a su cargo. Se aplicará tarifa de tres alimentos cuando por razones de su trabajo tengan que quedarse de manera continua, excluyendo los días de salida y retorno, en los que se aplicará de acuerdo a la cantidad de horas mencionadas en el punto anterior. PUESTOS Gerencias / Jefaturas / Contraloría Ejecutivos * / Choferes */ Almacenistas * ALIMENTOS MONTO AUTORIZADO 1er. Alimento $ do Alimento $ er Alimento $75.00 Tope diario de 3 alimentos por día = $ C/ Alimento $60.00 Tope diario de 3 alimentos por día = $ *El estimado de gastos en alimentos podrá variar de acuerdo a la zona y la autorización del gasto será previamente acordada entre el Responsable Administrativo en la sucursal y la Gerencia de Administración y Finanzas. Hospedaje: Considerando las actividades a despeñar, el tiempo y la distancia; en caso de ser estrictamente necesario, se contará con el apoyo para hospedaje. El gasto deberá ser de acuerdo a la tabla autorizada de hoteles. Cualquiera que requiera hospedaje deberá tener la autorización de su jefe inmediato; las facturas de hospedaje deberán cumplir con los requisitos fiscales establecidos por la empresa, especificarán el nombre de la persona y las fechas que hizo uso del hotel. El personal a utilizar hoteles deberá ajustarse a los límites de costos establecidos en la tabla de tarifas de hospedajes y será el responsable de realizar las reservaciones y gestionar el pago de acuerdo a los requisitos establecidos por el proveedor del hotel. GRUPO HERRES MA-GAD /1 4

5 Las personas que viajen del mismo rango deberán hospedarse en habitaciones dobles (mismo sexo), respetando la tarifa autorizada; para ello no deberá sumarse los rubros de las habitaciones sencillas, se deberán ajustar al tabulador de ocupación doble. Transportación: Dentro del tipo de gastos denominados transporte, se consideran los gastos efectuados para el traslado del personal para la función de sus actividades y que no cuenta con vehículo asignado por la empresa. Las reservaciones y pagos de transportación deberán realizarlas el solicitante del viatico. En este rubro se incluyen boletos de autobús, avión, taxis, peajes, etc. Estos gastos deberán de reflejarse para los viáticos administrativos en el formato de Solicitud y Comprobación de Viáticos, con la documentación comprobatoria correspondiente. GRUPO HERRES MA-GAD /1 5

6 Se establecen como autorizados los traslados en autobuses de ADO Primera Clase y ADO GL; La transportación en avión es a criterio de tarifas y distancia, bajo la autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas por la naturaleza del trabajo. En caso de ser un viatico operativo se podrá suscribir este gasto dentro del Vale Provisional de Caja autorizado. Taxis: El uso de taxis es exclusivo para traslado a sucursales, hoteles y cuestiones laborales, quedará sujeto de acuerdo la tabla autorizada. Ciudad Tarifa Villahermosa $ Carmen $ Tuxtla $ Tapachula $ Merida $ Cancún $ Los traslados que excedan los montos de la tabla autorizada de la central de autobuses o aeropuerto, al hotel designado o centro de trabajo deberán solicitarse a la sucursal destino. Gasolina: Este apoyo es exclusivo para el personal que realiza viajes con carácter laboral en vehículo utilitario, la Gerencia de Administración y Finanzas es la responsable de proporcionar la tarjeta de gasolina corporativa con el monto autorizado. El uso del vehículo particular estará sujeto a la naturaleza del trabajo a realizar. GRUPO HERRES MA-GAD /1 6