CONTABILIDAD GENERAL

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1 CONTABILIDAD GENERAL

2 CONTABILIDAD GENERAL 1 Sesión No. 9 Nombre: fondo fijo de caja Contextualización Qué son los fondos fijos de caja? El fondo fijo de caja es el importe de dinero que una empresa dispone para algún uso específico. Por así decirlo el fondo se inicia cuando a una persona se le entrega dinero para que al tiempo uno genere u obtenga beneficios de ella. Aprenderemos también sobre el control de una caja, los rembolsos y el arqueo de caja.

3 CONTABILIDAD GENERAL 2 Introducción al Tema El manejo del efectivo debe hacerse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Es lógico pensar que entre más grandes sean éstas, más necesidades de efectivo tendrán para llevar a cabo sus operaciones. El fondo fijo es una herramienta valiosa que tienen las entidades para manejar todas las operaciones que necesiten efectivo, sin necesidad de realizarlas vía cheque o transferencia electrónica. Estudiemos su funcionalidad y manejo adecuado dentro de las organizaciones.

4 CONTABILIDAD GENERAL 3 Explicación Fondo fijo de caja Concepto El renglón de efectivo incluye los activos representados por moneda de curso legal o sus equivalentes, de los que se puede disponer en cualquier momento, sean estas cajas, billetes, monedas, depósitos bancarios, giros postales, telegráficos, etcétera. El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe máximo establecido por la empresa. Las empresas desembolsan cantidades menores para gastos que sería difícil pagar con cheque, como el traslado en taxi o microbús, o la compra de lápices, café o vasos desechables para la oficina. Para todo ello se establece un fondo fijo de caja que puede variar dependiendo de las políticas de cada empresa. Tras la reforma fiscal, en la actualidad se recomienda que los gastos menores a $ se paguen en efectivo, ya que por cuestiones fiscales los gastos mayores a esa cantidad deben pagarse obligatoriamente con cheque. El fondo fijo de caja debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos los comprobantes de gastos queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio. Mecanismo de reembolso Se recomienda que las entradas de efectivo a caja se depositen en bancos, mientras que las salidas y desembolsos se hagan por medio de cheques nominativos.

5 CONTABILIDAD GENERAL 4 Ahora bien, cuando el fondo fijo de caja chica está por agotarse, se suman los comprobantes pagados y se expide un cheque nominativo por esa cantidad a nombre del encargado de manejar el fondo. Con esto se efectúa lo que se conoce como reembolso de caja chica. El encargado del fondo fijo de caja debe llevar un control de las salidas de efectivo a fin de solicitar el reembolso del fondo antes de que se termine el efectivo, para lo cual deberá conservar toda la documentación comprobatoria de dichas salidas. Es necesario realizar arqueos de fondo fijo de manera sorpresiva para evitar que los cajeros manejen indebidamente los documentos y el efectivo. También se sugiere que en cada discrepancia se lleve a cabo una investigación. En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y, en conjunto, proceder a su aclaración. En todo caso, debe informarse a la dirección. Registro de reembolso Como ya se mencionó, el funcionario encargado del fondo fijo debe sumar los comprobantes de salida de efectivo y solicitar el cheque para que se le reembolse lo gastado. Veamos un ejemplo de cómo se haría un registro contable de fondo fijo de caja: Supongamos que el monto de los comprobantes de los gastos sumó $ Como primer asiento, es necesario registrar los gastos y después el reembolso del efectivo. Gastos de operación $ Pasajes $ Papelería $328.70

6 CONTABILIDAD GENERAL 5 Artículos de limpieza $ Gasolina $ Bolsas de plástico $70.00 iva acreditable $ Fondo fijo de caja $ Bancos $

7 CONTABILIDAD GENERAL 6 Conclusión Hoy aprendimos que es recomendable realizar arqueos de fondo fijo de forma sorpresiva esto con la finalidad de evitar que los cajeros manejen indebidamente el dinero. En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y, en conjunto, para proceder a su aclaración. En todo caso, debe informarse a la dirección. Y por último aprendimos también acerca del fondo fijo de caja que se crea para pagos menores que no excedan del importe máximo establecido por la empresa

8 CONTABILIDAD GENERAL 7 Para aprender más Contabilidad Básica CACUpla (2011). Contabilidad básica. Video de You tube:

9 CONTABILIDAD GENERAL 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: La actividad a realizar reforzará el tema de fondo fijo de caja donde veremos las operaciones diferentes a realizar al hacer un arqueo de caja. Se realizará un mapa conceptual por computadora, se entregará con una extensión PDF, y se subirá a la plataforma, donde se revisarán los archivos. Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: caratula introducción mapa conceptual conclusión redacción ortografía

10 CONTABILIDAD GENERAL 9 Bibliografía CACUPLA (2011). Contabilidad básica. Documento consultado el día 27 de junio del 2013 de Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2006). Normas de Información Financiera. México: IMCP. Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill.