ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS

Transcripción

1 REGISTRACIÓN Y CONTROL DE COBRANZA Responsable: Jefe de Control de Aportes FECHA: 25/11/2016 PÁGINA: 1 de 6 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 25/11/ REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Rafael Miranda Ariela Rodriguez FECHA DE IMPRESIÓN: 05/12/2016 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)

2 PÁGINA: 2 de 6 PROCEDIMIENTO DE REGISTRACIÓN Y CONTROL DE COBRANZA 1. OBJETIVO Detallar el procedimiento a seguir para efectuar la registración en los distintos sistemas de la Caja, de los pagos efectuados por los notarios en el banco Provincia, BaproPagos, Pagomiscuentas (Banelco), Link Pagos (Link), Débito Directo, Cajas del Colegio, y los descuentos de haberes por aportes de salud y deudas. 2. ALCANCE Comprende desde la recepción a través de distintos medios de los archivos con las cobranzas realizadas por las distintas bocas de cobro, hasta su registración en los respectivos sistemas de la Caja y su imputación contable. 3. GENERALIDADES El cobro de aportes se genera a través del banco Provincia, BaproPagos, Pagomiscuentas (Banelco), Link Pagos (Link), Pago Directo, Cajas del Colegio y por descuentos de haberes, en jubilaciones, pensiones y sueldos. Del banco resultarán cinco resúmenes: pagos en efectivo de declaraciones juradas, pagos por cheques de DDJJ, pagos por Bapro de DDJJ, pagos de comprobantes emitidos por la Caja por ventanilla (Fondo distributivo, inspecciones, préstamos, salud, aportes jubilatorios, consolidados) y pagos de comprobantes emitidos por la Caja por Bapro. También se procesan los archivos resultantes de cobros realizados mediante Link Pagos, Pagomiscuentas o Pago Directo relacionados a comprobantes emitidos por la Caja. El cobro mediante las Cajas del Colegio, es una vía excepcional, por lo tanto su registración se realiza en la medida que los distintos sectores autorizan comprobantes a abonar en ellas. En el caso de los descuentos realizados por Sueldos, a fin de mes este sector informa los montos correspondientes a ser procesados. 4. DESARROLLO 4.1 Registración diaria de cobros Analista de procesamiento y control de cobranzas: diariamente obtiene los archivos con las cobranzas bancarias. Vía , desde el Sector Tesorería, recibe los resúmenes de pagos en efectivo de DDJJ, pagos por cheques de DDJJ, pagos de comprobantes emitidos por la Caja por ventanilla (Fondo Distributivo, inspecciones, préstamos, salud, aportes jubilatorios, consolidados), provenientes del banco Provincia. Consultando la página Web de BaproPagos, obtiene el archivo de pagos por Bapro de DDJJ y pagos de comprobantes emitidos por la Caja por Bapro, y desde las cajas del Colegio recibe la información de cobranzas. Guarda los archivos adjuntos del banco y descarga de la página de Bapro el archivo del día correspondiente en un dispositivo de almacenamiento. Descomprime los tres archivos adjuntos (en formato.zip) y guarda en C/PAGOS/AÑO/ mes, eliminando los comprimidos. Esta operación dará origen a cinco archivos que serán procesados por el sistema de Cobranzas.

3 PÁGINA: 3 de 6 Ingresa al sistema e importan los archivos generando los respectivos resúmenes. Controla los resultados haciendo hincapié en las siguientes situaciones que puedan presentarse: - comprobante duplicado dentro del resumen: ingresa al archivo txt, selecciona uno de los comprobantes duplicados, elimina la fila, guarda el archivo agregando modificado y procesa el modificado. Esta situación es informada al sector Tesorería. - comprobante inexistente: el encargado realiza una búsqueda en el sistema, consultando por el CUIT del comprobante. Verifica a través del sistema las DDJJ asociadas e impagas y se controlan los datos del comprobante. Luego se informa al Sector Desarrollo para su modificación a fin de reprocesar los datos. En el caso de los cobros mediante cheque, una vez importado el archivo, el sistema avisará que aún quedan filas pendientes de ser importadas. Verifica que las mismas correspondan a comprobantes que se muestren con la leyenda cheques rechazados y cheque presentado (Clearing) ya que el pago se imputa una vez que el banco los informa como cheque conformado. Luego de realizar las correcciones, se procesa cada resumen de recaudación y el sistema los imputa a los comprobantes existentes en los distintos sistemas de la Caja (excepto el Sector Préstamos y Turismo que posee un sistema no interrelacionado, por lo cual ese sector debe realizar su propio proceso de registración e imputación). Verifica la existencia de: - comprobantes registrados con anterioridad: el comprobante que se está procesando ya tiene un pago asociado procesado anteriormente. Consulta el comprobante y verifica que tenga asociados dos pagos en resúmenes de recaudación distintos, generando un saldo a favor del notario por pago doble. Cuando observa esta situación, envía vía con el detalle al sector por el cual se ha generado el pago duplicado con la finalidad de su imputación o devolución, según lo requiera el caso. - DDJJ a cuenta no distribuida: cuando el notario descuenta como pago a cuenta un comprobante impago hasta la fecha o consigna erróneamente los datos del mismo, solicita al Sector Desarrollo que corrija los datos erróneos y notifica al Sector Tesorería. - otros errores: analiza y verifica, con los distintos sectores involucrados, la solución más conveniente. 4.2 Ingreso de un resumen manual Analista de procesamiento y control de cobranzas: recibe notificación de emisión de comprobantes para ser abonado por Cajas del Colegio y recibos del Sector Tesorería correspondientes a cobros por interdepósito. Concurre hasta las Cajas para retirar el recibo del cobro efectuado. Realiza la registración e imputación del dinero a través de un resumen manual contenido en el sistema de cobranzas, determinando la cuenta a la que se imputará. Una vez ingresados la totalidad de comprobantes, oprime el botón Grabar para generar el resumen y lo procesa. La imputación a cada rubro es realizada automáticamente por el sistema.

4 PÁGINA: 4 de 6 Registra en cada recibo el número de resumen asignado por el sistema y archiva en la carpeta Cobranzas del año vigente. 4.3 Registración de descuentos de Salud a través de sueldos, jubilaciones y pensiones Analista de procesamiento y control de cobranzas: recibe, desde el Sector Liquidación de Haberes, dos dispositivos de almacenamiento que contienen los descuentos de salud de jubilaciones, pensiones y sueldos, acompañados por un detalle en papel con los montos totales correspondientes al resumen respectivo de cada dispositivo. Importa, genera y procesa cada Resumen de Recaudación de Sueldos y deja constancia en el detalle en papel, del número de resumen asignado por el sistema. Este proceso imputa los comprobantes a los distintos sistemas de la Caja. Archiva el resumen papel, en la carpeta Cobranzas del año vigente. 4.4 Registración de descuentos por jubilación y pensión Analista de procesamiento y control de cobranzas: recibe desde el Sector Liquidación de Haberes un detalle de los descuentos mensuales realizados en las jubilaciones y pensiones. Consulta a cada sector los comprobantes que pertenecen a cada importe. Genera el resumen manual, procesa y archiva en la carpeta Cobranzas del año vigente. 4.5 Pago electrónico Analista de procesamiento y control de cobranzas: genera a través del Sistema de Cobranza periódicamente un archivo que contiene todos los comprobantes que cada sector pone disponible para el cobro a los notarios para un rango de fechas de vencimiento determinado, los que son enviados vía WEB a Link y Banelco. El proceso verifica por escribano y por origen de deuda si existen deudas vencidas e impagas para dicho escribano y origen de deuda y no realizará el envío de nuevas cuotas o deudas, hasta tanto se regularice. Para el caso de préstamos, discrimina por tipo de préstamo (toma a cada tipo de préstamo como un origen de deuda distinto); si existe deuda en alguno de ellos, realiza el envío de comprobantes siempre que correspondan a un tipo de préstamo distinto del que contiene deuda. Los comprobantes de pago dejarán de estar disponibles para pago electrónico, al día siguiente de su vencimiento o si los mismos son abonados. A fin de actualizar los pagos o anulaciones de alguno de los comprobantes que formaron parte de algún envío anterior, el Analista de Cobranzas realiza una nueva emisión de pago electrónico aproximadamente cada 72 hs. hábiles. El archivo resultante reemplaza el archivo que fue enviado anteriormente, de modo de actualizar los comprobantes pendientes de pago. En caso de que Link o Banelco verifiquen que alguno de ellos fue abonado a través de este medio con anterioridad, no los mostrarán como pendientes de pago para el escribano. El primer día hábil del mes debe enviarse un archivo de comprobantes que contenga la facturación que genera salud al iniciar cada mes por lo que antes de generarlo se

5 PÁGINA: 5 de 6 deberá tomar contacto con el sector y verificar que el proceso de facturación fue realizado con éxito Tanto Link como Banelco elaboran archivos de cobranzas diarios. El Analista de Cobranzas descarga diariamente los mismos e ingresa la información en el sistema de Cobranzas. 4.6 Débito Directo Analista de procesamiento y control de cobranzas: genera a través del Sistema de Cobranza un archivo que contiene todos los comprobantes que cada sector pone disponible para el cobro a los notarios que previamente solicitaron su inclusión en el sistema de Débito Directo, para la siguiente fecha de vencimiento con una antelación no menor a los 96 hs. hábiles. El proceso verifica por escribano y por origen de deuda si existen deudas vencidas e impagas para dicho escribano y origen de deuda y no realizará el envío de nuevas cuotas o deudas, hasta tanto se regularice. Ver PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO para más detalle. Para el caso de préstamos, discrimina por tipo de préstamo (toma a cada tipo de préstamo como un origen de deuda distinto); si existe deuda en alguno de ellos, realiza el envío de comprobantes siempre que correspondan a un tipo de préstamo distinto del que contiene deuda. El envío del archivo se realiza a través de la página web del Banco Provincia con una clave generada al efecto y luego debe ser autorizado por dos instancias posteriores (Director de la Caja y Director de Finanzas, o quien esté autorizado a reemplazarlo en el momento que corresponda). Luego de transcurridas 48 hs. Hábiles posteriores al vencimiento el Banco pone disponible el archivo resultante de la cobranza el cual se descarga y procesa como el resto de los casos anteriores. Los débitos que no pudieran realizarse son informados al sector correspondiente para que se pongan en contacto con el Notario para determinar de qué manera va a realizar el pago del comprobante correspondiente. 5. RESPONSABILIDADES Analista de liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): - Registración diaria de cobros; - Ingreso de resúmenes manuales; - Registración de descuentos de sueldos, jubilaciones y pensiones; - Registración de descuentos por jubilación; - Pago electrónico. 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Resoluciones del Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y demás normativa vigente. 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO Sistema Cobranzas Carpetas Cobranzas Electrónico Papel Usuarios autorizados Usuarios autorizados LUGAR ARCHIVO Servidor Convenio ARBA TIEMPO RET. Permanente Permanente

6 PÁGINA: 6 de 6 8. ANEXOS N/A