ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS

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1 COBRANZA DE PRÉSTAMOS Responsable: Jefe de Préstamos y Turismo PÁGINA: 1 de 9 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 25/11/ REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Mora Cerimedo Mariela Luquez FECHA DE IMPRESIÓN: 05/12/2016 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)

2 PÁGINA: 2 de 9 PROCEDIMIENTO PARA COBRANZAS DE PRÉSTAMOS 1. OBJETIVO Definir el procedimiento a seguir a los efectos de verificar el cobro de las cuotas por un préstamo que haya sido oportunamente otorgado por la Caja de Seguridad Social a un beneficiario (jubilado, pensionado o empleado), como así también, realizar el seguimiento de sus respectivos estados de cuenta. 2. ALCANCE Se encuentran dentro de los alcances de las cobranzas de Préstamos las siguientes actividades: registración de los pagos de las cuotas realizando la imputación a nivel de concepto, del monto de la cuota; imputaciones contables ante el otorgamiento, cobranza y cancelación de un préstamo; cancelaciones de préstamos; refinanciaciones de préstamos por cambios en las tasas, u otro tipo de refinanciación de deuda; emisión de reportes e informes de control. 3. GENERALIDADES Ver Generalidades en Procedimiento para el otorgamiento de préstamos. 4. DESARROLLO 4.1 Alta de préstamo Recepción de documentación de respaldo Analista Préstamos: recibe listado del Sector Tesorería con el detalle de los préstamos que hayan sido cobrados esa semana y modifica en el Sistema-Módulo Préstamos el estado del mismo, según lo resuelto por Comité Ejecutivo, pasando de préstamo en estado aprobado a préstamo en estado vigente y generando el alta del préstamo en el sistema Generación de comprobantes de pago Analista Préstamos: detalla en el sistema en función del modo de cobro el tipo de comprobante que desea generar y las fechas de referencia. En función de estas y otros parámetros configurados (por ejemplo, tipos de préstamos), el sistema mostrará un detalle de los montos a pagar, disponibles para generar los comprobantes de pago Emisión de chequeras de pago La emisión de comprobantes, se realiza para el pago de 6 (seis) vencimientos consecutivos, como máximo, dado que, el Consejo Directivo analiza, semestralmente, la posibilidad de que exista una modificación en la misma tasa. Analista Préstamos: una vez generados los comprobantes de pago en el sistema se pone a disposición del beneficiario para el pago de acuerdo al siguiente detalle:

3 PÁGINA: 3 de 9 Disponibles para la descarga a través del sitio web: Para Notarios en actividad, realiza la carga de las chequeras en el sitio Web del Colegio. Desde allí podrán ser descargadas para el pago de las cuotas vigentes. Emisión por descuento de haberes Cuando corresponda efectuar el cobro de un préstamo, a través de un descuento de haberes (empleados, jubilación o pensión), remite mensualmente por al Sector Liquidación de Haberes un archivo, en formato txt con los comprobantes correspondientes por los que se efectuará el descuento de la liquidación mensual del haber a percibir. Sector Liquidación de Haberes: genera un listado por cada tipo de beneficiario con el descuento a practicar y controla este contra los descuentos informados por el Sistema de Préstamos. Remite el listado con los descuentos al Jefe de Préstamos y Turismo. Jefe de Préstamos y Turismo: de no existir diferencias, firma la planilla y envía una copia firmada al Sector Liquidación de Haberes, autorizando los descuentos a realizar. 4.2 Registro de cobros Recepción de información de cobros División Control Aportes: obtiene la información por los cobros que la CSS haya efectuado a través del Banco Provincia, Banelco, Link, Pago electrónico y pago con débito/crédito. Ver Procedimiento de Cobro de Aportes. Discrimina por código aquellos comprobantes que correspondan a cobranzas de cuota de préstamos. Dicha información queda disponible en el Sistema de Cobranzas Registro de comprobantes de pagos de cuotas Analista de Préstamos: ingresa al sistema de Cobranzas. Registra automáticamente los comprobantes de pagos de cuotas realizados por los beneficiarios Registro automático de comprobantes de cobro por banco Analista Préstamos: diariamente exporta desde el Sistema de Cobranzas un archivo que más tarde será utilizado para generar la importación de los comprobantes al Sistema de Préstamos-Módulo Cobranzas. Para ello, ingresa al Sistema de Cobranzas y luego a la opción Exportación de comprobantes, completa la fecha de acuerdo al mes en el cual se imputan las cobranzas y el ítem. Selecciona la opción 400-préstamos, ello mostrará todos los resúmenes de recaudación que incluyan comprobantes de préstamos. Para realizar la importación de los comprobantes al Sistema de Préstamos, ingresa al Sistema de Préstamos-Lotes de cobranzas, selecciona tipo de cobranzas (dbf), escoge el archivo que se exporta del Sistema Cobranzas y, automáticamente, obtiene el archivo con el lote que contiene todos los comprobantes generados por medio de pago.

4 PÁGINA: 4 de 9 Consulta las cuotas cobradas por fecha de registro y verifica que el monto total general (incluye todos los medios de pago) que arroje el sistema para ese día, coincida con el monto cobrado que figure en el resumen de recaudación obtenido del sistema de Cobranzas. Esto muestra que coincide la información remitida por los medios de cobro que fue cargada oportunamente, en el Sistema Cobranzas, con la información resultante del proceso de exportación. Imprime y envía a la División Contable un detalle de las cuotas cobradas que obtiene del sistema de Préstamos, y copia del resumen de recaudación Registro automático de comprobantes de cobro por descuentos de haberes Sector Liquidación de Haberes: retienen los importes que correspondan por cobros de los préstamos otorgados. Genera dos archivos txt, uno por descuentos a empleados y otro por Jubilaciones y Pensiones. Remite vía al Analista Préstamos. Informa, mensualmente, mediante dichos archivos las retenciones efectuadas en la liquidación al Analista Préstamos. Para importar la información al sistema de Préstamos, ingresa en lotes de cobranzas, selecciona en la descripción de la transferencia el concepto retorno de sueldos y obtiene las cobranzas por descuentos de haberes. Transfiere y genera dos lotes, uno por los descuentos aplicados sobre haberes de los empleados y otro por los descuentos sobre Jubilaciones y Pensiones. Consulta los comprobantes que integran cada lote, por fecha de registración. Genera listado de cobros, imprime y elabora una planilla Excel donde discrimina los montos descontados en cada caso (empleados, jubilados y pensionados). Remite listado con las cobranzas y un archivo en formato txt con el detalle de las cobranzas vía a la División Contable. De existir alguna diferencia, informará dicha situación en el mismo. Notifica a la Dirección de Finanzas los montos que hayan sido descontados a los empleados del Colegio para el traspaso de fondos de Colegio a CSS Registro manual depósitos de cuotas realizados en una cuenta de la CSS Analista Préstamos: eleva al Sector Tesorería copia del comprobante de depósito junto con un memo donde detalla los datos del préstamo abonado (Nº de préstamos, monto, cantidad de cuotas). Sector Tesorería: emite comprobante de recibo por dicho depósito y remite copia al Analista Préstamos. Analista Préstamos: recibe copia del recibo y realiza la imputación manual. Desde lote de cobranzas genera el lote y agrega en la solapa Recepción, los comprobantes asociados a ese pago, que ya habían sido emitidos oportunamente Registro manual de cobros de cuotas realizados en la Caja del Colegio

5 PÁGINA: 5 de 9 Analista Préstamos: cuando la cobranza se haya realizado a través de la caja del Colegio, a diferencia de lo descripto anteriormente, confecciona el recibo y hace entrega de este al escribano para que efectúe dicho pago. Recibe de la Caja un resumen de la recaudación donde figura que efectivamente se pagó dicho comprobante. Realiza la imputación y genera el lote de forma manual, aclarando que el cobro tuvo lugar a través de la Caja de Colegio Imputación contable División Contable: recibe la documentación, verifica que coincidan los importes e imputa en su sistema contablemente. Las cuentas contables se asocian a cada línea de préstamo y, dentro de ellas, a cada uno de los conceptos que intervienen en la liquidación de cada una de las cuotas. En el caso del concepto de Subsidio Cancelatorio y el de Intereses Punitorios, imputa a una única cuenta contable, independientemente de la línea de préstamo. 4.3 Otras gestiones Refinanciación de un préstamo Analista Préstamos y Turismo: da de alta en el sistema de préstamos un nuevo préstamo, en caso de que una refinanciación tenga lugar. La misma conforma un endoso del préstamo original. Realiza la refinanciación en función de las siguientes posibilidades. Refinanciación extraordinaria: este tipo de refinanciación surge de préstamos que se encuentran en poder de la Asesoría Previsional, que pauta los posibles acuerdos con el deudor y luego pone a consideración del Comité Ejecutivo lo convenido. En caso de aprobación, se firma un acuerdo con el deudor. Para el re-cálculo del préstamo la tasa de interés y el plazo resultan parámetros variables y determinados por el tipo de acuerdo firmado. Refinanciación de saldo de amortización de capital: surge frente a una cancelación parcial de capital adeudado (mínimo 5 cuotas), siempre y cuando el titular del préstamo se encuentre al día con el pago de las cuotas. Se realiza el endoso de préstamo en función al pago, se determina el nuevo capital adeudado, manteniendo la misma cuota e interés, se calcula el nuevo plazo tomando como monto el saldo de amortización de capital Carencia de pago por emergencia económica Analista Préstamos y Turismo: otorga un período de carencia, modificando la fecha de vencimiento de un préstamo, previa aprobación por parte del Comité Ejecutivo. Genera la prórroga de las cuotas a vencer por un determinado período de tiempo, sin la aplicación de intereses Cancelación de un préstamo Analista Préstamos y Turismo: registra el pago de la última cuota, quedando cancelado el préstamo y pasando de estado Vigente a estado Cancelado.

6 PÁGINA: 6 de 9 Los mecanismos de cancelación que pueden tener lugar son los siguientes: Cancelación anticipada parcial de amortización del capital: ver punto Refinanciación de un préstamo-refinanciación de saldo de amortización de capital. Cancelación anticipada total: se informa al titular el total de las cuotas de capital impagas no vencidas más intereses punitorios de cuotas impagas vencidas, más intereses punitorios de cuotas pagadas fuera de término. El titular podrá cancelar el préstamo por interdepósito, transferencia bancaria o a través de la caja del Colegio Renovación de un préstamo Analista Préstamos y Turismo: la renovación de un préstamo tiene lugar cuando un escribano solicite un nuevo préstamo y tenga vigente uno solicitado con anterioridad correspondiente a la misma línea, por el cual se haya abonado, al momento de la renovación, la mitad de las cuotas. Recibe contrato del nuevo préstamo o el informe con la fecha de hipoteca, con ello realiza una liquidación que luego envía al Sector Tesorería. En el caso de los préstamos personales junto a una copia del contrato. Modifica el estado del préstamo en el sistema pasando de estado Vigente a estado Renovado, mientras que el estado del nuevo préstamo cambiará de aprobado a vigente. Este no constituye un endoso, sino que es un préstamo distinto. Sector Tesorería: recibe la liquidación en la cual se detallan los montos a cancelar del préstamo renovado, capital, intereses de financiación, subsidio cancelatorio, intereses punitorios, etc. Genera una Orden de Pago por la diferencia entre el préstamo original y el nuevo préstamo, cancelando las cuotas del préstamo anterior por la proporción adeudada. Genera la autorización de pago y envía una copia firmada al Analista de Préstamos y Turismo Devolución de pagos en demasía o pagos dobles Analista de Préstamos y Turismo: recibe desde el Sector Contabilidad la información de que se ha detectado, luego de realizar la conciliación, que un titular de un préstamo ha efectuado un pago en demasía. Por lo cual, confecciona un memo al Sector Tesorería en el que solicita el reintegro al titular, adjuntando la documentación requerida para cada caso, y notifica telefónicamente al beneficiario. Cuando se trate de pagos dobles de una cuota por parte de un titular, recibe la información desde el Sector Control de Aportes. En este caso re-imputa el pago a la cuota inmediata anterior, si estuviese impaga, o a la siguiente Reclamo de intereses punitorios Analista Préstamos y Turismo: semestralmente obtiene del sistema un listado con todas las cuotas vencidas y pagadas con posterioridad a la fecha del segundo vencimiento. Emite comprobantes de reclamo de intereses punitorios por préstamo, incluyendo para el cálculo del monto todas las cuotas vencidas y pagadas con posterioridad a la fecha del segundo vencimiento. Determina para cada una de estas cuotas, el monto adeudado de intereses punitorios. Cuando supere el monto establecido como mínimo a reclamar, realiza un listado indicando los titulares y montos adeudados en concepto de intereses punitorios y eleva a la firma de la Secretaría de Asuntos Previsionales.

7 PÁGINA: 7 de 9 Verifica que existan 6 (seis) meses entre el primer reclamo y el siguiente, por cada escribano. Remite al institucional de cada beneficiario, comprobante de pago, nota informando intereses punitorios y el detalle del cálculo del interés con las fechas de pago, según corresponda Aplicación de subsidio cancelatorio Analista de Préstamos y Turismo: para el caso de préstamos otorgados con subsidio cancelatorio y ante el fallecimiento del titular del mismo, el préstamo se cancela en forma automática, si no se adeuda ninguna cuota al momento de la defunción. En el caso en que se adeuden cuotas, no será aplicable el subsidio cancelatorio. Para deudores a los que se les descuente el préstamo de sus haberes (empleados, jubilados, pensionados) siempre podrá aplicarse el subsidio cancelatorio, debido a que nunca incurren en mora. Cuando el fallecido sea un notario en actividad que se encuentre en mora, la deuda se traslada al pensionado o al avalista (en caso de inexistencia de pensionado). Para préstamos sin subsidio cancelatorio, en caso de fallecimiento del titular, habiendo causahabiente con derecho a pensión, la deuda se trasladará al pensionado. Caso contrario, la obligación recaerá sobre el avalista. 4.4 Reportes de gestión Elaboración de informes Analista Préstamos y Turismo: elabora, en función de la información obtenida del sistema de Préstamos y Turismo, los siguientes informes en las distintas instancias del procedimiento: Informe sobre aplicación del subsidio cancelatorio: consulta desde el sistema de Préstamos, módulo Reportes, por línea de préstamo, el monto de subsidio cancelatorio que haya sido cobrado durante el mes. Notifica los casos en los que se ha aplicado dicho subsidio. Remite informe a la División Contable y a la Dirección de Finanzas. Dirección de Finanzas: determina la previsión de subsidio cancelatorio, en función de los saldos informados a través del sistema de Préstamos. Informes de estado de deuda a una fecha determinada. o Totales de deuda: para cada beneficiario, se incluyen los préstamos adeudados detallando: saldo de amortización de capital impago (vencido y no vencido); saldo de intereses impagos (vencido y no vencido); saldo de subsidio cancelatorio impago (vencido y no vencido); intereses punitorios impagos; total de la operación.

8 PÁGINA: 8 de 9 Detalle de deudas y pago de cuotas: se detalla por cada beneficiario y por cada préstamo, el estado de la cuenta corriente del mismo incluyendo: o conceptos que conforman cada cuota, incluyendo fechas de vencimiento de las mismas. o imputación de pagos de cada cuota detallando lo cobrado por cada concepto. Informe de préstamos vigentes a una fecha dada por línea de préstamos: incluye los siguientes datos: número de beneficiario, apellido y nombre, delegación, número de préstamo, línea de préstamo, conceptos adeudados. Informe de control para otorgamiento de préstamos: controla la partida disponible para el otorgamiento de préstamos. Relaciona los montos aprobados y los efectivamente otorgados. El mismo es utilizado para decidir ampliaciones en la partida disponible para la aprobación o no de un préstamo. Informe de cuotas cobradas en un intervalo de fechas. Informe de préstamos otorgados en un intervalo de fechas. Informe sobre subsidio cancelatorios acumulados a una fecha dada Conformación de conciliación contable Analista Préstamos y Turismo: envía mensualmente a la Dirección Contable y a la Dirección de Finanzas, un informe con el detalle por línea de préstamo y saldo de capital pendiente al último día del mes. Adjunta al informe un reporte del sistema de Préstamos en el cual discrimina por tipo de préstamo, beneficiario y saldo de capital. A fin de año, una vez conciliadas las cuentas, obtiene un reporte desde el sistema de Préstamos, en el cual se clasifica, por línea de préstamos, el saldo de capital en corriente y no corriente. Envía dicho reporte a la Dirección Contable. 5. RESPONSABILIDADES Préstamos y Turismo - Analista de Préstamos - Da de alta el préstamo en el sistema; - Realiza la gestión administrativa del préstamo; - Determina para cada una de las cuotas, el monto adeudado de intereses punitorios y emite comprobantes de reclamo de intereses punitorios por préstamo; - Elabora, en función de la información obtenida del sistema de Préstamos y Turismo, los distintos informes de gestión; - Realiza la conciliación contable. Sector Liquidación de Haberes - Genera un listado por cada tipo de beneficiario con el descuento a practicar y controla este contra los descuentos informados por el sistema de Préstamos;

9 PÁGINA: 9 de 9 - Retiene los importes que correspondan por cobros de los préstamos otorgados cuando se trate del registro de comprobantes de cobro por descuentos de haberes. Jefe de Préstamos y Turismo - Firma la planilla con el listado de beneficiario y el descuento a practicar, en caso de no existir diferencias, y autoriza los descuentos a realizar. División Control Aportes - Obtiene la información por los cobros que la Caja haya efectuado a través del banco Provincia, Banelco, Link y Pago electrónico. División Contable - Recibe la documentación e imputa en su sistema contablemente. Dirección de Finanzas - Determina la previsión de subsidio cancelatorio, en función de los saldos informados a través del sistema de Préstamos. 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Reglamento de Préstamos - Ley (Texto reformado por Ley ). 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO LUGAR ARCHIVO TIEMPO RET. Sistema de Préstamos Expediente de Préstamo Listado de préstamos cobrados semanalmente Aplicativo informático Papel Papel/Electrónic o Usuarios con clave y contraseña Sectores involucrados Sectores involucrados Servidor División Préstamos y Turismo División Préstamos y Turismo Permanente Permanente Permanente 8. ANEXOS N/A