Procedimiento de Receptoría y Pagaduría

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1 Página: 1 de 7 Procedimiento de REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE PUESTO/CARGO FIRMA FECHA Guisela Álvarez de De la Roca Asesora ELABORADO Adolfo de Jesús Morales Olivares Director de Tesorería REVISADO Licda. Ericka Ruiz Martínez Dirección de Procesos APROBADO Licda. Marta Alicia Meighan Juárez Subgerente Financiero

2 Página: 2 de 7 Procedimiento de TABLA DE CONTENIDO A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Documentos Relacionados A. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN-FOR-14 Reporte Diario de Ingresos de CDAG FIN-FOR-15 Reporte de cheques no pagados ANEXOS: Formas de Ingreso 45-C autorizadas por Contraloría General de Cuentas Formas de Ingreso C autorizadas por Contraloría General de Cuentas Formas de Ingreso C autorizadas por Contraloría General de Cuentas Formas de Ingreso C autorizadas por Contraloría General de Cuentas B. OBJETIVO Mantener el control de los ingresos por las diferentes operaciones que realizan las unidades administrativas de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, así como la entrega de cheques de pago a proveedores, entrega de asignaciones de Federaciones y Asociaciones Deportivas, pago de sueldos y honorarios, descuentos judiciales y reintegros varios. C. DEFINICIONES Aporte Constitucional Conciliación: Documentación Soporte: Informe de Ingresos: Dentro del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, se destinan asignaciones privativas, para determinadas instituciones y con destinos específicos, como asignación para el deporte, para las municipalidades, etc. Es la acción de comparar y verificar que los movimientos financieros correspondan unos con otros, quedando identificados aquellos que no lo fueron, como partidas en conciliación para el siguiente periodo. Aquella documentación presentada y que respalda la procedencia de un pago. Reporte que se genera para sustentar las entradas de efectivo.

3 Página: 3 de 7 Procedimiento de Irregularidad: Ingresos: Reintegro: Resguardo: Saldo: Sanción: Cuando un documento oficial que se presenta carece u omite un dato o requisito establecido. Cantidad de dinero que se percibe regularmente por cualquier concepto. Devolución de una cantidad en efectivo o cheque por cualquier motivo. Acción de proteger y garantizar la integridad de valores, documentos y fondos. Es la cifra final que presentan las cuentas tanto a nivel de disponibilidad como contable Aplicar una multa en efectivo, cheque o descuento en el pago a quien infrinja un convenio establecido entre ambas partes. Trasferencia bancaria Acción de transferir fondos de una cuenta bancaria a otra cuenta bancaria ya sea en la misma entidad o a distinta Institución. Transferencia electrónica: Vencimiento: Depósito o pago que se genera a través de conexión directa con la institución bancaria. Es el momento en que se cumple la fecha de una inversión o compromiso, recibiéndose el monto que se invirtió más el porcentaje de interés que se generó de este movimiento o bien la fecha en que se liquidó el compromiso. Receptoría Ventanilla donde se efectúa la recepción de documentación o ingresos de fondos y también se realiza el pago a usuarios externos e internos

4 Página: 4 de 7 Procedimiento de D. NARRATIVA No. Actividad Responsable Descripción de las actividades 1 Entrega de Ingresos en Ventanilla Usuario RECEPCION DE INGRESOS Se presenta a ventanilla de receptoría e informa verbalmente el ingreso de efectivo para realizar el pago correspondiente por los conceptos siguientes: 1. Ingreso por aporte constitucional; con base al acreditamiento efectuado por el Ministerio de Finanzas Publicas, a la cuenta bancaria en Banco de Guatemala a nombre de CDAG 2. Ingresos Propios por concepto de: Cobro por derecho de uso de fracción de terreno, uso o alquiler de casetas y locales comerciales, con base a contrato suscrito con CDAG. 3. Ingreso por servicio de laboratorio clínico, el cobro se efectúa de conformidad con la orden de laboratorio emitida por este y en donde se especifican las tarifas a cobrar Cobro por derecho de uso de instalaciones deportivas a nivel nacional, con base a contrato suscrito entre el interesado para el uso de las instalaciones y representante de CDAG Cobro por consumo de energía eléctrica en instalaciones deportivas, en base a Oficio de reporte de consumo de energía eléctrica, y de conformidad con lo estipulado en el contrato suscrito Ingresos por impresión de boleto para eventos Deportivos, en base a reporte del la sección de Boletería Ingresos por pago de porcentajes por realización de eventos deportivos, de conformidad con literal i del artículo 123, de la Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del deporte, con base documento de liquidación de boletos. Ingresos por parqueo en instalaciones deportivas dependientes de CDAG, en base a formularios realizados por cobro de parqueo Ingresos por intereses devengados por cuentas bancarias, de conformidad con Notas de Crédito o Estados de Cuenta Bancarios Otros Ingresos (cobros por daños en instalaciones deportivas, extravió de gafetes y otros ingresos no contemplados) de conformidad con el reporte correspondiente.

5 Página: 5 de 7 Procedimiento de Entrega el Efectivo o Cheque de Caja, por el concepto correspondiente a Receptoría. 2 Revisión de documentación de soporte 3 Recepción de ingreso y Elaboración de Formulario de Ingreso 4 Resguardo y Operatoria contable 5 Arqueo de Valores y elaboración de informe De conformidad con el ingreso a percibir, revisa que la documentación que presenta el interesado sea la correcta y sirva de soporte al ingreso. Verifica Formas de Ingreso C, C y C, cuando aplique, así como fechas de pago y vencimiento y efectúa cálculos por sanciones por pagos extemporáneos. Si la documentación de soporte es correcta continúa en el paso 3, de lo contrario no recibe y finaliza el proceso. (En el segundo caso el usuario debe corregir lo necesario e iniciar el proceso) Recibe el efectivo, cheque o cheque de Caja y elabora un recibo de ingresos, FORMA 45-C, en original y dos copias; entregando el original al interesado o enterante y requiriendo firma de conformidad en duplicado, el cual posteriormente es entregado a la Dirección de Contabilidad. El Triplicado queda en archivo de Tesorería. El área de Recepción de Ingresos de la Tesorería, para todo cobro que realice Invariablemente, deberá generar el Recibo de ingresos y entregar el original como comprobante al interesado. Procede a resguardar efectivo o cheques en caja fuerte y a operar el valor del ingreso recibido en Modulo de Tesorería, Sistema SICOIN, en cuenta de Gobierno si son ingresos por aporte constitucional o en cuentas de Ingresos Propios de acuerdo a la nomenclatura contable. Al final del día efectúa recuento de fondos y realiza corte de formas, elaborando el Reporte Diario de Ingresos de CDAG, FIN-FOR-14 en donde informa de los ingresos recibidos en el día por número de forma realizada y efectúa corte y arqueo. 6 Revisión FIN- FOR-14 Director Tesorería de Presenta Reporte Diario de Ingresos a Director de Tesorería. Revisa, firma de conformidad y devuelve a para archivo. 7 Elaboración de depósito bancario Si existen correcciones u observaciones regresa a paso anterior, de estar correcto continúa al paso siguiente. Llena formularios de depósitos monetarios de las cuentas bancarias a nombre de CDAG de conformidad con el tipo de ingreso recibido. Al día hábil siguiente entrega al mensajero para realizar el depósito en el banco que corresponda.

6 Página: 6 de 7 Procedimiento de 8 Realización de depósitos bancarios 9 Reproducción de copias de depósito Mensajero Realizar depósitos en las cuentas bancarias correspondientes y devuelve boletas de depósito bancario al. bancario 10 Archivo Reproduce dos copias de boleta de depósito bancario, traslada a Dirección de Contabilidad copia adjunto al duplicado del 45-C y documentación de soporte. Archiva copia de Forma 45-C, adjuntando la fotocopia del depósito bancario 11 Conciliación de Ingresos Mensualmente concilia los Reportes diarios de Ingreso con el Reporte de Ejecución de Ingresos Estadístico de Desagregación de Ingresos que genera el Sistema SICOIN- WEB. Si en el lapso del mes llegasen a haber cheques rechazados, continúa en paso 12. De lo contrario continua en paso Recepción de cheque rechazado y solicitud de reintegro 13 Recepción de pago COBRO POR CHEQUE RECHAZADO Recibe cheque rechazado por parte del banco, se comunica con la persona que efectuó el pago para el reintegro del monto en efectivo o cheque de caja del valor del cheque rechazado y adicionalmente deberá pagar Q en concepto de gastos administrativos por dicho rechazo. Recibe nuevamente los pagos correspondientes por el valor del cheque y la penalización por cheque rechazado, procediendo con las actividades desde el paso 3. ENTREGA DE CHEQUES 14 Entrega de cheques emitidos Director Tesorería de Entrega a la Asistente de Subgerencia Financiera cheques emitidos de la cuenta bancaria destinada para pagos. Los cheques a entregar pueden ser, pagos a Proveedores, entrega de asignaciones de Federaciones y Asociaciones Deportivas, pago de sueldos y honorarios, descuentos judiciales, reintegros varios. 15 Elaboración de conocimiento para entrega de cheques a Asistente de Subgerencia Financiera Elabora conocimiento y traslada los cheques a, para que sean entregados a los beneficiarios de estos.

7 Página: 7 de 7 Procedimiento de 16 Archivo de cheques para pago 17 Informe para el Departamento de Compras 18 Entrega de cheques a beneficiario 19 Operación en Sistema SICOIN y control auxiliar 20 Elaboración de reporte de cheques no pagados 21 Archivo de documentos Recibe cheques emitidos y archiva de conformidad con el concepto del pago Si se trata de cheques a proveedores continúa en paso 17, si es a otro beneficiario continúa en el paso 18. Entrega informes de cheques emitidos al Encargado en Departamento de Compras, quien procede a llamar por teléfono a proveedores informándoles de los cheques pendientes de entregar. Entrega cheques a los beneficiarios, solicitando que se emita Recibo de Caja cuando corresponde. El beneficiario debe presentar documento de identificación personal, y anotar el nombre completo, número de documento de identificación, fecha de recibido y firma de la persona que recibe el cheque, en el respectivo voucher de pago. También debe consignar en la factura la anotación de PAGADO O CANCELADO. Opera en Sistema SICOIN el pago del cheque y anota en hoja de control Excel el cheque entregado. Al finalizar el día elabora reporte de cheques no pagados, FIN-FOR-15 entregando original al departamento de Compras y duplicado al Director de Tesorería, con el objeto de que el Departamento de Compras agilice la información a proveedores. Archiva documentación pagada en el respectivo archivo de CUR pagados. E. NORMATIVA RELACIONADA No aplica