Procedimiento: Apertura, operatoria y cancelación de cuentas bancarias

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1 Página: 1 REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE PUESTO/CARGO FIRMA FECHA ELABORADO Guisela Álvarez De la Roca Asesora Adolfo Jesús Morales Olivares Director REVISADO Erzi Espinoza Flores Directora Procesos APROBADO Licda. Marta Alicia Meighan Juárez Financiero

2 Página: 2 TABLA DE CONTENIDO A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Documentos Relacionados A. DOCUMENTOS RELACIONADOS Anexo 1: Libros registros Bancos, autorizados por Contraloría General Cuentas Anexo 2: Formulario IVE-BA-02 (formulario para inicio relaciones) B. OBJETIVO Contar con un documento que contribuya al control estricto sobre la utilización todos los fondos manejados por la Conferación Deportiva Autónoma Guatemala, tanto los recibidos l gobierno central como los fondos propios y positados en cuentas bancarias aperturadas en bancos l sistema C. DEFINICIONES Cheque-Póliza: Gasto Cuenta bancaria Matriz Es el documento mediante el cual se le paga a un tercero el bien, servicio u obra recibida. Representa dinero en efectivo. Erogación efectuada como resultado la gestión CDAG, en concepto pago por adquisición bienes y servicios stinados al consumo, remuneraciones a personal, transferencias y contribuciones otorgadas y otros que impliquen egresos. Cuenta bancaria aperturada en Banco Guatemala, en don se posita el aporte constitucional aprobado en el Presupuesto Ingresos y Egresos la Nación y es usada para efectuar el pago los gastos por adquisición bienes y servicios al servicio CDAG. Cuentas bancarias principales Cuentas bancarias autorizadas por Banco Guatemala y Nacional l Ministerio Finanzas Públicas, en don se posita parte l aporte constitucional aprobado en el Presupuesto Ingresos y Egresos la Nación y es usada para efectuar el pago gastos por adquisición bienes y servicios CDAG, así como pago planillas salarios y honorarios Cuentas bancarias secundarias Cuenta bancaria secundaria pago a Feraciones y Asociaciones Deportivas Conciliación: Cuentas bancarias usadas para el manejo fondos especiales o en don se positan los ingresos varios CDAG Esta cuenta Depósitos Monetarios se utiliza únicamente para efectuar los traslados fondos a Feraciones y Asociaciones Deportivas Nacionales por la asignación anual así como pagos a técnicos cubanos Es la acción comparar y verificar que los movimientos financieros correspondan unos con otros, quedando intificados aquellos que no lo fueron, como partidas en conciliación para el siguiente periodo.

3 Página: 3 Documentación Soporte: Aquella documentación presentada y que respalda la procencia un pago. Reintegro: Devolución una cantidad en efectivo o cheque por cualquier motivo. Resguardo: Acción proteger y garantizar la integridad valores, documentos y fondos. Saldo: Trasferencia bancaria Es la cifra final que presentan las cuentas tanto a nivel disponibilidad como contable Acción transferir fondos una a otra ya sea en la misma entidad o a distinta Institución. Transferencia electrónica: Depósito o pago que se genera a través conexión directa con la institución bancaria. Transferencia internacional Traslado fondos a una entidad internacional, para adquisición suministros e implementos portivos tanto para CDAG así como a cuenta las Feraciones y Asociaciones Deportivas Receptoría Ventanilla don se efectúa la recepción documentación o se realiza el pago a usuarios externos e internos

4 Página: 4 D.NARRATIVA No. Actividad Responsable Descripción las actividas 1 Solicitud autorización apertura Gerente APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS CUENTAS PRINCIPAL Y SECUNDARIA Solicita por medio nota a Comité Ejecutivo, la autorización para apertura, clasificadas como: Cuentas Bancarias principales, estas cuentas son utilizadas para el traslado l aporte constitucional, para el pago adquisición bienes y servicios o pago nóminas por salarios y honorarios profesionales. Los fondos para estas cuentas provienen la Cuenta Matriz, aperturada en el Banco Guatemala s el 20 enero Cuentas bancarias secundarias, que serán utilizadas para la recepción ingresos varios CDAG y pago a Feraciones y Asociaciones Deportivas 2 Autorización para apertura cuenta bancaria 3 Instrucción gestiones para apertura cuenta Comité Ejecutivo CDAG Con base en la solicitud presentada por Gerencia, autoriza la constitución y apertura cuentas bancarias, Autorizada la solicitud el Gerente traslada a para que se inicien las gestiones constitución cuenta Monetaria Gira instrucciones a Asistente, para qué realice gestiones para solicitar ante el Banco Guatemala y Nacional, l Ministerio Finanzas Públicas, autorización para la constitución cuenta Depósitos Monetarios en el banco seleccionado, en el caso Cuentas bancarias principales. Sigue paso 4. En el caso apertura cuentas secundarias, gira instrucciones a fin realizar gestiones para solicitar ante el Banco seleccionado la constitución cuenta Depósitos Monetarios. Sigue paso 8 4 Gestiones ante Nacional l Ministerio Finanzas Publicas Asistente Completa la solicitud CONSTANCIA DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN EL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y EGRESOS DEL ESTADO, solicita la firma l Gerente CDAG como representante Legal y presenta ante Nacional la solicitud. Nacional vuelve la constancia en don en casilla especial autoriza la apertura la 5 Gestiones ante Banco Guatemala Asistente Completa el formulario SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA CONSTITUIR UNA CUENTA DE DEPOSITOS MONETARIOS EN EL SISTEMA BANCARIO NACIONAL O AMPLIAR EL MONTO AUTORIZADO, conformidad con Resolución JM Junta Monetaria, solicita la firma l Gerente CDAG como representante Legal y presenta ante Banco Guatemala la solicitud, adjuntando la Constancia autorizada por Nacional, copia l Acuerdo creación CDAG, oficio solicitud firmado por el Gerente CDAG dirigido al Gerente General l Banco Guatemala, y documentos intificación l Gerente CDAG. 6 Recepción Asistente Banco Guatemala, entrega oficio autorización constitución

5 Página: 5 autorización Banco Guatemala 7 Solicitud apertura cuenta Depósitos Monetarios 8 Llenado formularios para registro firmas 9 Recepción chequera para manejo cuenta. Gerente y CDAG Asistente Asistente cuenta Depósitos Monetarios, por el monto y en la institución bancaria anotada en la solicitud. Presentan solicitud ante el Banco elegido, para la apertura Cuenta Monetaria, informando la clase recursos que recibirá para su manejo. Se adjunta constancia Nacional y Autorización para la constitución cuenta pósitos monetarios l Banco Guatemala Llena formulario IVE-BA-02 (formulario para inicio relaciones) con datos CDAG y cada uno las personas que tendrán firma registrada en la cuenta, y tarjetas registro firmas las personas autorizadas, solicita firmas, y envía al Banco. Se registran las firmas l Gerente,, Administrativo y Director Contabilidad. Espera que el Banco seleccionado aperture la con las firmas autorizadas. Recibe l Banco seleccionado la primera chequera para el manejo la cuenta. De ser necesario cambio firmas autorizadas continúa en paso 10. Para procer con la operatoria continúa en paso Solicitud cambio registro firmas autorizadas en bancos CAMBIO Y/O ACTUALIZACION DE DATOS Y REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS Comité Comité Ejecutivo o Gerente solicita al Financiero, que Ejecutivo o presente solicitud cambio y/o actualización datos y registro Gerente firmas autorizadas, a la institución bancaria don se necesita cambio o actualización firmas. Este cambio y/o actualización pue darse porque exista sustitución funcionarios responsables en el manejo la cuenta, o conformidad con lo establecido en leyes bancarias sobre las actualizaciones anuales. instruye a Asistente para que realice las gestiones. 11 Elaboración solicitud 12 Presentación solicitud a Banco 13 Confirmación cambio y/o actualización firmas 14 Tipo cuenta a operar Elabora solicitud cambio y/o actualización datos y registro firmas autorizadas, procediendo a llenar formulario IVE-BA-02 Superintenncia Bancos, con datos CDAG y cada uno las personas que tendrán firma registrada en la cuenta, y tarjetas registro firmas las personas autorizadas, solicita firmas, y traslada a Financiero para firma, y a Gerencia para firma Visto Bueno. Reunidos los requisitos lo presenta al Banco respectivo. Presenta ante banco documentación para el trámite. En un máximo 15 días spués presentada la solicitud cambio y/o actualización firmas, Asistente be enviar a la o las instituciones bancarias, solicitud confirmación actualización. Dentro un plazo 20 días hábiles las instituciones bancarias envían confirmación la actualización. Determina el tipo cuenta a operar y proce la siguiente forma: a) En paso 14 para cuenta matriz b) En paso 22 cuentas bancarias principales

6 Página: 6 c) En paso 28 para secundaria OPERATORIA DE CUENTAS BANCARIAS CUENTA BANCARIA MATRIZ 15 Solicitud acreditamiento 16 Acreditamiento aporte constitucional 17 Recibo claves seguridad l Banco Guatemala 18 Tipo transferencias 19 Autorización transferencia Gerente y Gerencia INGRESOS En forma mensual la con Visto Bueno Gerencia, solicita al Ministerio Finanzas Públicas se autorice el aporte constitucional aprobado en el Presupuesto Ingresos y Egresos la Nación para CDAG, correspondiente al mes solicitado y se posite en la matriz en Banco Guatemala. Revisa en forma mensual el acreditamiento en cuenta Banco Guatemala, l aporte constitucional aprobado en el Presupuesto Ingresos y Egresos la Nación EGRESOS Recibe l Banco Guatemala claves seguridad, para solicitar se efectué transferencia electrónica a los bancos beneficiarios tanto en el país como en el extranjero. Ejecuta las operaciones que indican las claves seguridad, y traslada a el resultante esas operaciones Determina el tipo transferencia necesaria, si es a cuenta principal gira instrucciones a y continúa en paso 20, si es transferencia internacional solicita trámite en Gerencia y continua en paso 19. Gerente presenta ante Comité Ejecutivo CDAG, solicitus para efectuar pagos por adquisición bienes o servicios en el extranjero ya sea CDAG o Feraciones o Asociaciones Deportivas. Al ser autorizada por Comité Ejecutivo, Gerencia traslada a autorización para realizar transferencia internacional, a través la cuenta en Banco Guatemala. Esta solicitud be ir acompañada formulario egresos divisas así como toda la documentación que respal el egreso. 20 Solicitud traslado fondos a cuentas principales 21 Firma transferencia fondos a cuentas principales Elabora en hoja seguridad autorizada por el Banco Guatemala, solicitud a este banco, para cuando aplique: d) Trasla a la cuenta encaje los bancos en don CDAG tenga aperturada las cuentas pósitos monetarios principales, el monto solicitado, indicando a su vez que gire instrucciones a dichos bancos para que sea acreditada a las cuentas a nombre CDAG, colocándole la clave seguridad proporcionada por la e) Realice la transferencia internacional solicitada. Firma solicitud transferencia junto con otra las personas que tienen registrada su firma, y envía esta solicitud al Banco. Verifica que el Banco Guatemala realice la transferencia solicitada CUENTAS BANCARIAS PRINCIPALES - PAGO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y PAGO DE NÓMINAS

7 Página: 7 INGRESOS 22 Acreditamiento aporte constitucional 23 Elaboración boletas Depósitos Monetarios en principal Pago adquisición bienes y servicios 24 Depósitos Monetarios en principal Pago adquisición bienes y servicios Gerente y Encargado Receptoría y Pagaduría Encargado Receptoría y Pagaduría con Visto Bueno Gerente, solicita al Banco Guatemala, trasla parte los fondos l aporte constitucional a las cuentas bancarias principales - Pago adquisición bienes y servicio y pago nóminas verifica acreditamiento l Banco Guatemala l porcentaje l aporte constitucional en la solicitada y al recibirlo continúa con los pasos pago. Elabora boletas pósitos por el monto ingresos propios recibidos en Receptoría l día, por concepto ingresos propios y los posita en la cuenta pósitos monetarios principal Pago adquisición bienes y servicios, l banco correspondiente. Realiza pósitos a la principal Pago adquisición bienes y servicios EGRESOS 25 Tipo Pago Dirección Realiza los pagos respectivos, siguiendo el procedimiento pago que para cada uno corresponda. Si es pago la principal Pago nóminas- continúa al paso siguiente 26. Si es por medio la principal -Pago adquisición bienes y servicios- continúa al paso Pago la pago nóminas Director En el caso los pagos por medio por pago nóminas, la Dirección proce a entregar los fondos conformidad con lo establecido en el procedimiento nóminas y planillas correspondiente. Por medio la principal Pago nóminas- se realizan los siguientes pagos: Pago nómina sueldos Pago honorarios renglón 029 Pago Honorarios Subgrupo Pago la pago bienes y servicios. Director En el caso los pagos por medio por adquisiciones bienes y servicios, la Dirección proce a entregar los fondos por cualquiera las dos modalidas siguientes: Elaborando cheque o realizando acreditamiento a las cuentas Depósitos Monetarios por los pagos autorizados, siguiendo el procedimiento FIN-

8 Página: 8 MAN-017 Por medio la principal -Pago adquisición bienes y servicios- se realizan los siguientes pagos: Pago servicios básicos Pagos a Proveedores Traslado fondos por pago Asignaciones a Feraciones y Asociaciones Deportivas Pago reintegro a gastos Fondo Rotativo Institucional Pago ayudas económicas a personal CDAG Pago retenciones nóminas y proveedores CUENTA BANCARIA SECUNDARIA PAGOS FEDERACIONES Y ASOCIACIONES DEPORTIVAS 28 Acreditamiento fondos INGRESOS Solicita en forma mensual al banco don esta aperturada la cuenta principal -pago adquisición bienes y servicios, el monto los traslados fondos que ben hacerse a las Feraciones y Asociaciones Deportivas Departamentales y lo posita en la cuenta bancaria aperturada. 29 Traslados fondos a Feraciones y Asociaciones Deportivas Dirección EGRESOS Con base en los pagos que la Dirección be efectuar, proce a entregar los fondos por cualquiera las dos modalidas siguientes: Elaborando cheque por el pago autorizado o realizando acreditamiento a las cuentas Depósitos Monetarios siguiendo el procedimiento FIN-MAN-17 CUENTAS BANCARIAS SECUNDARIAS 30 Acreditamiento intereses bancarios INGRESOS De conformidad con lo pactado en el certificado inversión, la, constata que el Banco en don están invertidos lo fondos, acredite en forma mensual el monto los intereses generados. EGRESOS 31 Traslados fondos Dirección De conformidad con el monto los intereses recibidos, traslada fondos a la especifica por cualquiera las dos modalidas siguientes: Elaborando cheque por el pago autorizado o realizando acreditamiento a las cuentas Depósitos Monetarios siguiendo el procedimiento FIN-MAN-17. OPERATORIA LIBRO DE BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA 32 Operación libro Bancos autorizados por Contraloría Encargada Caja Fiscal Opera en forma diaria los registros en los libros Bancos autorizados por Contraloría Cuentas.

9 Página: 9 General Cuentas 33 Elaboración Conciliación bancaria Encargada Caja Fiscal Elabora en forma mensual o cuando le sea requerido, conciliación bancaria y la opera en el libro Bancos autorizado por Contraloría Cuentas. Cuando las cuentas van a ser canceladas continúa en el paso 34. De no ser canceladas sigue el paso Cancelación cuentas o archivo documentos Después analizar la necesidad o conveniencia la no utilización cuenta pósitos monetarios en terminado Banco, solicita a Gerencia la autorización para su cancelación, siguiendo al paso 35. Las cuentas que no son canceladas, la documentación las mismas es archivada, continuando en el paso 38. CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS 35 Autorización para cancelación cuentas bancarias 36 Tramite cancelación 37 Confirmación cancelación Gerente Autoriza a la, la cancelación la cuenta bancaria. Presenta solicitud cancelación ante el banco terminado, solicitando al mismo tiempo el traslado l saldo disponible a la signada. En esta solicitud también se especifica que las firmas registradas sean anuladas y se cancele el código virtual Elabora oficio con Visto bueno, dirigido al Banco, don se solicita confirmación que la cuenta pósitos monetarios fue cancelada. Espera confirmación y al tenerla archiva la misma. 38 Archivo Archiva la documentación correspondiente a las cuentas. C. NORMATIVA RELACIONADA Resolución JM Junta Monetaria Presupuesto General Ingresos y Egresos l Estado l año vigente