PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES DE SERVICIOS E INSUMOS MEDICOS

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1 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES DE SERVICIOS E INSUMOS MEDICOS AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Lic. Virginia Zavalza Laurence Ing. Cesar Oswaldo Reyes Zamora Director de Egresos L.C. Adolfo Eduardo Ortiz Flores Secretario de Finanzas Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 10 INDICE 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REQUISITOS DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS.. 9

3 Página 3 de OBJETIVO: Realizar el pago a proveedores de servicios e insumos de medicinas, laboratorios de análisis clínicos, estudios radiológicos, consulta médica y atención hospitalaria proporcionada a empleados, funcionarios y derechohabientes del servicio médico del R. Ayuntamiento. 2.- ALCANCE: Aplica a proveedores de servicios médicos, derechohabientes en general, Auxiliar Contable y Director de Egresos. 3.- DEFINICION: Oficio.- Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, acuerdos, instrucciones, invitaciones, solicitar autorizaciones, etc. Factura.- Documento de carácter mercantil que indica una compra de un bien o servicio, incluye toda la información de la operación, además debe contener los requisitos fiscales que establece la SHCP Contra-recibo.- Contra-recibo es un documento que se expide al momento que recibes una factura para el trámite de pago correspondiente. Orden de Compra.- Formato de autorización para la compra de los productos y/o servicios autorizado por la Dirección de Adquisiciones. SAACG.- Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental.- Herramienta informática desarrollada por INDETEC dirigida a Municipios y Organismos Públicos descentralizados de Estados y Municipios que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales, administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la contabilidad con un enfoque de gestión. 4.- REQUISITOS: Para realizar el pago a proveedores se requiere una autorización previa de pago a través de oficio, factura o recibo de honorarios, orden médica y/o receta médica, copia de INE de quien recibió el servicio y archivos XML y PDF.

4 Página 4 de DESARROLLO: No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.1 TESORERIA 5.2 AUXILIAR 5.3 AUXILIAR DESCRIPCION Entrega a la Dirección de Egresos oficio autorizado por el Tesorero Municipal y recibido de la Secretaría de Administración solicitando el pago a proveedor de la factura(s) y/o recibo de honorarios anexos, además de la documentación comprobatoria del otorgamiento del producto y/o servicio (orden de atención médica, receta, copia INE del beneficiario) Recibe documentación, revisa que las facturas reúnan los requisitos fiscales, y que la documentación comprobatoria este completa. Registra en el sistema SAAG. Ir al menú Compras y seleccionar Gasto Comprometido: dar clic en nuevo del menú de opciones y capturar la siguiente información, proveedor(seleccionar), fecha factura y fecha de captura, referencia que indique el movimiento, unidad administrativa, proyecto y fuente de financiamiento que le corresponde, cantidad de productos o servicios, clave del producto y costo unitario. Dar clic en guardar, imprimir Orden de Compra. Para finalizar ir a la opción de póliza e imprimir. Gasto Comprometido: ir al menú compras y seleccionar gasto comprometido, dar clic en nuevo del menú de opciones, se activan todos los campos del formulario, dar clic en el botón gastos comprometidos y se seleccionan los gastos que se requiera devengar, enseguida se selecciona el tipo de documento fuente, se captura el folio de la factura, en la casilla observación, capturar una descripción de la factura, seleccionar fecha de la factura, capturar o modificar el importe del gasto, dar clic en el botón guardar, se revisa e imprime el contra-recibo. Ir a la opción de póliza e imprimir, salir del módulo. Gasto Ejercido: ir al menú Tesorería y seleccionar gasto ejercido dar clic en buscar, despliega listado de pagos pendientes, seleccionar y dar doble clic a la compra que se ha autorizado pagar, en este módulo del sistema se anota la fecha de autorización del pago y la fecha del pago programado; enseguida se captura la descripción u observaciones del movimiento realizado; dar clic en el

5 Página 5 de 10 No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION botón guardar, por último ir a la opción póliza e imprimirla. Se resguarda la documentación hasta que haya pasado el plazo de 30 días para efectuar el pago. 5.4 AUXILIAR Se entrega contra-recibo al proveedor. 5.5 AUXILIAR 5.6 DIRECTOR 5.7 AUXILIAR 5.8 AUXILIAR Cumplido el plazo, se entrega la documentación al Director de Egresos para que realice el pago por medio de transferencia electrónica. Ingresa al Portal del Banco para efectuar el pago a través de transferencia electrónica. Ya efectuado el pago, se ingresa nuevamente al Sistema. Ir al Menú Tesorería, Gasto Pagado: oprimir nuevo, seleccionar proveedor, dar clic en pagos programados, dar clic en el pago programado a pagar, seleccionar fecha de pago, capturar la descripción del movimiento del pago, seleccionar forma de pago, seleccionar cuenta de banco, capturar folio de transacción, dar clic en el botón guardar, por último ir a la opción de póliza e imprimir. Se integra la documentación y se turna a la Dirección de Contabilidad.

6 Página 6 de RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Entrega documentación con solicitud de pago autorizada. Recibe documentación y revisa que esté debidamente requisitada. Registra en el sistema SAAG las facturas autorizadas. Entrega documentación al Director de Egresos para efectuar pago. Efectúa pago a través de Transferencia electrónica. Ingresa al sistema SAAG para registrar el pago en la opción Gasto Pagado. Se integra documentación y se turna a la Dirección de Contabilidad. CARGO Tesorería NIVEL DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO

7 Página 7 de FLUJOGRAMA: TESORERO AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE EGRESOS INICIO ENTREGA DE DOCUMENTACION CON SOLICITUD DE PAGO AUTORIZADA RECIBE DOCUMENTACION Y REVISA QUE ESTE DEBIDAMENTE REQUISITADA EFECTUA PAGO A TRAVES DE TRANSFERENCIA ELECTRONICA A REGISTRA EN EL SISTEMA SAAG LAS FACTURAS AUTORIZADAS ENTREGA DOCUMENTACION AL DIRECTOR DE EGRESOS PARA EFECTUAR PAGO INGRESA AL SISTEMA SAAG PARA REGISTRAR EL PAGO EN LA OPCION GASTO PAGADO A SE INTEGRA DOCUMENTACION Y SE TURNA A LA DIRECCION DE EGRESOS FIN

8 Página 8 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN LEY GENERAL DEL CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NORMAS Y DISPOSICIONES EMITIDAS POR EL CONAC CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION LEY FEDERAL DEL PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA DIGITAL DIGITAL DIGITAL DIGITAL ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA D.O.F REGISTROS: CODIGO TITULO SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL REGISTRO RESPONSABLE DIRECTOR DE CONTABILIDAD LUGAR DE CONSERVACION DIRECCION DE CONTABILIDAD TIEMPO DE RETENCION 2 AÑOS

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