COMUNICACIÓN COM-MUTU-0006 V03

Transcripción

1 Página 1 de 10 PARA: Empleados ATE y ATEM Delegados - Consejo Directivo. DE: Mutual. ASUNTO: Proceso de rendición de gastos. Gastos en viajes. A. OBJETIVO: 1. Implementar los formularios RETIRO DE DINERO A RENDIR y PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS EN VIAJE y comunicar el procedimiento de uso de los mismos. 2. Determinar los requisitos que deben tener los comprobantes de gastos. 3. Definir autorizantes de pagos, autorizantes de gastos y autorizantes de rendición. B. VIGENCIA: La presente comunicación regirá a partir del día 11/11/2013 y su difusión será por correo electrónico y vía sistema LPI. C. CONTENIDO: 1. Retiro de dinero por solicitante El interesado se acercará a la caja con el formulario RETIRO DE DINERO A RENDIR (ver Anexo1) con la firma del autorizante del gasto y del autorizante del retiro de dinero en el cuerpo superior del mismo (ver punto 4). El cajero entregará una copia al solicitante del gasto como recordatorio del monto a rendir y la fecha de solicitud. Posteriormente, el solicitante firmará el comprobante AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS DE HABERES (ver Anexo 3), el cual se ejecutará, si pasados los 30 días de retirado el dinero, este no fue rendido.

2 Página 2 de Rendición del dinero a) Rendiciones de viajes En estos casos, el solicitante presentará en caja la PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS EN VIAJE (Ver Anexo 2) firmada por quien la presenta y acompañada de todos los comprobantes (ver punto 3. Requisitos de los comprobantes) para su posterior autorización por el Autorizante de Rendiciones. Esta planilla podrá ser descargada del sistema LPI y deberá completarse según las indicaciones explicitadas en el archivo. Una vez aprobada se dará cierre a la rendición completando el segundo cuerpo del formulario RETIRO DE DINERO A RENDIR entregando la diferencia a favor de una u otra parte y destruyendo el comprobante AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS DE HABERES b) Rendición de otros gastos En estos casos, el solicitante presentará los comprobantes en caja dentro del plazo establecido (ver punto 3. Requisitos de los comprobantes). El cajero la controlará y en el caso de que la modalidad seleccionada por el Autorizante de Retiro de Dinero sea Requiere revisión posterior, la elevará al Autorizante de Rendición para su aprobación. Si está aprobada, el Autorizante de Rendición firmará el formulario RETIRO DE DINERO A RENDIR, de lo contrario hará las observaciones pertinentes para que el cajero traslade al interesado. Una vez aprobada se dará cierre a la rendición completando el segundo cuerpo del formulario RETIRO DE DINERO A RENDIR entregando la diferencia a favor de una u otra parte y destruyendo el comprobante AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS DE HABERES. 3. Requisitos de los comprobantes:

3 Página 3 de 10 a) Los comprobantes deben ser legales autorizados por AFIP, Factura (B y C) o documento equivalente (Ticket y Boleto de colectivo). b) En el caso de facturas y ticket factura, deben estar realizadas a nombre de la institución, a saber: ATE, CUIT , San Luis 2854, IVA Exento o ATE Mutual, CUIT , San Luis 2858 IVA Exento, según corresponda y que identifique claramente el gasto. c) En caso de comprobante de combustible en vehículos de la institución, se deberá dejar detallado en el comprobante el número de patente del vehículo utilizado. d) En el caso de reconocimiento de refrigerios, no se aceptarán comprobantes que incluyan gastos de golosinas (caramelos, chicles, etc.), cigarrillos ni bebidas alcohólicas. e) Sólo se reconocerán gastos cuyos comprobantes concuerden con la fecha en que se realizó la actividad por la cual se autorizó el gasto. f) En el caso de delegados del interior, si dentro del plazo límite de rendición (Ver punto C-1.) no concurren a la sede del CDP, deberán enviar los comprobantes por correo u algún otro medio. g) En los casos de pasajes de colectivos urbanos, sólo se considerará comprobante válido el boleto de colectivo, no el comprobante de carga de la tarjeta. h) En el caso de delegados/relevos del interior, sólo se reconocerá el gasto cuando el viaje se justifique por el previo pedido de Comisión Directiva de hacerse presente en la sede sindical en Santa Fe. i) No se aceptarán viajes de larga distancia en remis o taxi cuando existan otros medios de transporte público que realicen ese viaje.

4 Página 4 de 10 j) Salvo en los casos en que el vehículo permanezca fuera de la institución, la PLANILLA DE RENDICIÓN DEL VIAJE se realizará por cada día, indicando los kilómetros al inicio y al final de jornada de trabajo. k) La PLANILLA DE RENDICIÓN DEL VIAJE será firmada por todos aquellos que hayan participado en el viaje. l) Los gastos de refrigerio diarios no podrán superar los $75 por persona en caso de viajes en el día, y los $150 en caso que se pase la noche fuera y se realice una jornada completa de trabajo. 4. Autorizantes de Retiro de dinero, Autorizantes de Gastos y Autorizante de rendiciones. Autorizantes de Retiro de dinero: Jorge Hoffmann y Patricia Rudel Autorizantes de Gastos: Responsables de áreas y de sectores Gremiales Autorizantes de rendiciones: Patricia Rudel

5 Página 5 de 10 Anexo 1: FORMULARIO RETIRO DE DINERO A RENDIR FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN RETIRO DE DINERO A RENDIR Solicitante: Fecha del pedido Detalle del pedido: Monto autorizado: Firma Solicitante pesos Autoriza Gasto: Autoriza Retiro: Requiere revisión posterior SI NO Fecha de la rendición Suma entregada en comprobantes: Devolución: Entregado: (tachar lo que no corresponda) pesos pesos Firma Solicitante Firma Autorizante

6 Página 6 de 10 Anexo 2: PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS EN VIAJE Fecha de Rendición: Apellido y Nombre: Fecha de Vencimiento: (fecha de vencimiento = fecha de regreso + 3 días) Tipo y Nº de Documento: DNI Sector: Datos del Viaje: Fecha Inicio del Viaje: Fecha Fin: Destino del Viaje: Motivo del Viaje: Acompañantes: Anticipos para el Viaje: F echa: M o nto : $ - Kilometraje del Vehículo Al inicio del viaje Km Al finalizar el viaje Km Cantidad de compr. Desayunos Almuerzos Meriendas Cenas Alojamientos Pasajes Combustibles Mantenimiento Vehículo RESUMEN PARA LA IMPUTACION CONTABLE Concepto Dominio Nafta litros Gas Oil litros Dominio Descripción: Efectivo Peajes Estacionamientos Remises - Taxis Otros: Otros: Monto Total $ - Acompañante 1 Acompañante 2 Acompañante 3 Acompañante 4 Solicitante Controló Cajero Autorizante Total de Comprobantes adjuntos: 0

7 Página 7 de 10 PRESENTACIÓN DE COMPROBANTES La PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS EN VIAJE deberá estar acompañada de todos los comprobantes que componen la rendición, ordenados por día en que se produce el gasto, (del más antiguo al más reciente), por ejemplo si el viaje es del 08 al 09, todos los comprobantes del día 08, todos los comprobantes del día 09, y así sucesivamente. Todos los comprobantes deben estar firmados por quien realiza el gasto. Si la rendición incluye acompañantes, los cuales deben estar mencionados en apartado que tiene el formulario de rendición, deben firmar (en algún espacio del comprobante que no impida su lectura) aquellos que los incluyen. Los gastos en refrigerio deben mantenerse dentro de lo presupuestado, y no incluyen bebidas alcohólicas u otros gastos personales, llámese cigarrillos, golosinas, etc., que corren por su cuenta. A continuación, Ud. encontrará un ejemplo de cómo presentar los comprobantes por día.

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9 Página 9 de 10 Debe indicar el concepto del gasto (desayuno, almuerzo, estacionamiento, etc.)

10 Página 10 de 10 Anexo 3: FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO DE HABERES