DESINCOPORACIÓN DE BIENES MUEBLES / EQUIPOS INFORMÁTICOS

Transcripción

1 DESINCOPORACIÓN DE BIENES MUEBLES / EQUIPOS INFORMÁTICOS Procedimiento

2 Importante: Se aclara que las actividades que componen los procedimientos se encuentran enunciadas en forma continua y secuencial para cada uno de los intervinientes en los procesos. Ésta modalidad de redacción permite identificar la intervención completa de un Área/Sector dentro del procedimiento. Asimismo, y para una mejor visualización del flujo de las actividades y/o información, se recomienda la lectura de los procedimientos en conjunto con los flujogramas que los representan gráficamente. CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA V1 Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos Primera versión del documento 31/05/2012 2

3 ÍNDICE I. OBJETIVO 4 II. ALCANCE 4 III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4 IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR 4 V. DESARROLLO 1. Solicitud de Desincorporación de bienes muebles y equipos informáticos. 2. Métodos de Desincorporación 2.1. Desincorporación por Donación 2.2. Desincorporación por Eliminación por Deterioro u Obsolescencia 2.3. Desincorporación por Venta de bienes VI. FORMULARIOS 1. Informe de Bienes a Desincorporar (muebles) 2. Informe de Bienes a Desincorporar (equipos informáticos) 3. Desincorporación de bienes muebles 4. Desincorporación de equipos informáticos 5. Remito VII. FLUJOGRAMAS VIII. ANEXO I 1. Solicitud de Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos 2. Desincorporación por Donación 3. Desincorporación por Eliminación por Deterioro u Obsolescencia 4. Desincorporación por Venta a colaboradores internos 5. Desincorporación por Venta a proveedor por reemplazo. 1. Instructivo formulario Desincorporación de bienes

4 I. OBJETIVO: Establecer los lineamientos y definiciones del proceso de Desincorporación de informáticos, así como determinar los niveles de responsabilidad de Recursos Humanos, y Sistemas, permitiendo una eficiente y eficaz gestión en la Administración de los informáticos a ser desincorporados. II. ALCANCE: Es de aplicación a las Gerencias de Recursos Humanos y Sistemas toda vez que presenten la necesidad de desprenderse de bienes muebles y equipos informáticos, así como también aquellas áreas que por su función intervengan en el proceso. III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Bienes: Bienes muebles / Equipos informáticos. Sector Administrador de bienes: Servicios Generales (bienes muebles) y Soporte Técnico (equipo informático). Depósito: Espacio físico destinado al almacenamiento de informáticos en custodia del Sector Administrador de bienes. Depósito Transitorio: Espacio físico destinado al almacenamiento de bienes muebles / equipos informáticos a desincorporar en custodia del Sector Servicios Generales. Valor Económico: Bien que conserva toda o parte de su funcionalidad original para uso interno, o uso externo. IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR: Para facilitar el proceso en cuestión, se ha previsto la creación y utilización de cinco formularios: DETALLE Detalle de bienes mubles a desincorporar Detalle de equipos informáticos a desincorporar Indica el método de desincorporación, el motivo, el detalle de bienes, y su autorización. Indicando el método de desincorporación, el motivo, el detalle de bienes, y su autorización. Documenta la salida de los bienes FORMULARIO Informe de Bienes a Desincorporar CP-SGE-FNº-01 Informe de Bienes a Desincorporar CP-STE-FNº-01 Desincorporación de Bienes Muebles CP-SGE-FNº-02 Desincorporación de Equipos Informáticos CP-STE-FNº-02 Remito 4

5 V. DESARROLLO: 1. Solicitud de Desincorporación de informáticos. 1.1 Sector Administrador de bienes (Servicios Generales / Soporte Técnico): Realiza periódicamente, a fin de detectar la necesidad de desincorporación, una revisión y análisis de: los informáticos que se encuentran en el depósito; las fotocopiadoras y fotoduplicadoras originadas por los pedidos de reemplazo de los usuarios según el informe del proveedor Solicita al Sector Compras y Contrataciones que determine el valor económico de los bienes a desincorporar Recibe del Sector Compras y Contrataciones la información solicitada sobre el valor económico estimado de los bienes a desincorporar Genera el Informe de Bienes a Desincorporar, indicando: El estado en que se encuentran los bienes; El valor económico estimado; Sugiere el método de desincorporación (Donación, Eliminación, y/o Venta de bienes); Para el caso de desincorporación de fotocopiadoras y fotoduplicadoras, informa el valor de compensación, como parte de pago para la nueva adquisición Envía al Gerente de Recursos Humanos / Sistemas el Informe de Bienes a Desincorporar, según corresponda, para que tome conocimiento, analice y autorice la desincorporación de los bienes y el método de desincorporación Recibe del Gerente de Recursos Humanos / Sistemas, según corresponda, el Informe de Bienes a Desincorporar con su autorización y resolución de la Mesa Directiva. 5

6 1.1.7 Genera el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, en el cual se detallan los bienes que no presentan funcionalidad alguna para la organización (Ver Anexo 1) Mantiene los bienes en Depósito hasta el momento en que el Sector Servicios Generales gestione la desincorporación de los bienes: Para los bienes muebles, el Depósito se encuentra en el subsuelo del Edificio Viamonte Para los equipos informáticos, el Depósito se encuentra en el Sector Soporte Técnico Envía el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, al Sector Contaduría, para que realice la baja de los bienes en el inventario, y los ajustes contables correspondientes. En caso de tratarse de fotocopiadoras y fotoduplicadoras envía una copia del formulario de Desincorporación para iniciar el proceso de Compras y Contrataciones. 1.2 Compras y Contrataciones Recibe del Sector Administrador de bienes la solicitud para determinar el valor económico de los bienes a desincorporar Analiza el valor de mercado de los bienes a desincorporar y determina el valor económico estimado de acuerdo al estado en que se encuentran Informa al Sector Administrador de bienes el valor económico estimado de los bienes a desincorporar. 1.3 Gerencia de Recursos Humanos / Gerencia de Sistemas: Recibe del Sector Administrador de bienes el Informe de Bienes a Desincorporar Analiza el Informe de Bienes a Desincorporar, autoriza la desincorporación de los bienes y el método a utilizar. 6

7 1.3.3 Envía a la Mesa Directiva el Informe de Bienes a Desincorporar para su resolución Recibe de la Mesa Directiva la resolución sobre la desincorporación de los bienes Envía al Sector Administrador de bienes el Informe Bienes a Desincorporar con la resolución de la Mesa Directiva Continúa con el Subproceso correspondiente: Desincorporación por Donación, Eliminación por Deterioro u Obsolescencia, o Venta de bienes a colaboradores internos. 1.4 Mesa Directiva Recibe de las Gerencias de Recursos Humanos / Sistemas el Informe de Bienes a Desincorporar, con la decisión de desincorporación de los bienes Analiza el Informe de Bienes a Desincorporar y evalúa si corresponde la intervención de la Gerencia de Auditoría y Control de Gestión: En caso de corresponder, envía el Informe de Bienes a Desincorporar solicitando la intervención y continúa con el punto En caso de no corresponder, continúa con el punto Recibe de la Gerencia de Auditoría y Control el Informe de Bienes a Desincorporar con su intervención Resuelve y comunica a la Gerencia de Recursos Humanos / Sistemas, según corresponda, su decisión. 1.5 Gerencia de Auditoría y Control de Gestión Recibe de la Mesa Directiva el Informe de Bienes a Desincorporar para su intervención Realiza una verificación ocular de los bienes detallados en el Informe de Bienes a Desincorporar, que correspondan con los bienes físicos ubicados en el depósito para ser desincorporados: 7

8 Si no presenta observaciones, aprueba el informe y continúa con el punto Si presenta observaciones, especifica las causas y continúa con el punto Evalúa el método de desincorporación informado: Si aprueba el método continúa con el punto Si no aprueba el método sugiere en el informe el método de desincorporación adecuado y continúa con el punto siguiente Envía a la Mesa Directiva el Informe de Bienes a Desincorporar con su intervención informando su aprobación, o las causas que originaron las observaciones realizadas. 1.6 Sector Contaduría Recibe del Sector Administrador de bienes el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, junto con el detalle de los bienes para gestionar la registración contable con la mayor celeridad posible Confirma que los bienes detallados en el formulario Desincorporación de informáticos, corresponden con los bienes físicos existentes en el Depósito para su registración Consulta en los registros contables manuales (para bienes adquiridos antes del año 2010), o en el sistema Bejerman e-flexware (para los bienes adquiridos a partir del año 2010), que los bienes se encuentren amortizados: En el caso de que los bienes se encuentren amortizados en su totalidad continúa con el punto En el caso de que los bienes no se encuentren amortizados en su totalidad, realiza la baja contable por su valor de origen, contra las cuentas de amortizaciones acumuladas de los bienes, y la diferencia resultante entre ambos valores genera un resultado a reflejar en la cuenta Gastos Institucionales Varios Completa el campo Imputación Contable del formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda. 8

9 1.6.5 Envía al Gerente de Administración el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, con su intervención Recibe del Gerente de Administración el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, con su intervención Distribuye el formulario Desincorporación de informáticos, según corresponda, informando las bajas realizadas a los Sectores según el método de Desincorporación: Empleo, Selección y Desarrollo en caso de desincorporación mediante Donación; Servicios Generales en caso de desincorporación mediante Eliminación por Deterioro u Obsolescencia; Gerencia de Recursos Humanos en caso de desincorporación mediante Venta de bienes a colaboradores; Fondo Editorial EDICON en el caso de desincorporación mediante Venta de bienes a proveedores por reemplazo. 1.7 Gerencia de Administración Recibe del Sector Contaduría el formulario Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos, según corresponda, para su autorización Firma el formulario de Desincorporación de informáticos, según corresponda Envía al Sector Contaduría el formulario de Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos, según corresponda, firmado. 1.8 Sector Solicitante Recibe del Sector Administrador de bienes, en los casos de desincorporación de fotocopiadoras o fotoduplicadoras por reemplazo, el formulario Desincorporación de informáticos. 9

10 1.8.2 Continúa con el Subproceso de Desincorporación por venta de bienes a proveedores por reemplazo. 1.9 Fondo Editorial EDICON Recibe del Sector Contaduría el formulario Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos para continuar con el proceso de facturación. 2. Métodos de Desincorporación 2.1 Desincorporación por Donación Sector Empleo, Selección y Desarrollo Recibe del Sector Contaduría el formulario Desincorporación de informáticos, para gestionar la desincorporación Identifica el tipo de bien a desincorporar y gestiona la desincorporación a realizar Realiza la búsqueda y selección de las instituciones que pueden necesitar los bienes a desincorporar. Los equipos informáticos se envían a la institución seleccionada para el tratamiento de los residuos electrónicos. Los bienes muebles se envían a las personas físicas o jurídicas que surgen de la búsqueda de: Organizaciones sin fines de lucro, tales como Red Solidaria, Caritas, etc. Solicitudes de donación ingresadas por el Sector de Mesa de Entradas Contacta a la institución receptora de los bienes y acuerda la entrega a través de: El retiro de los bienes por parte de la institución beneficiaria; 10

11 El envío de los bienes Completa en el formulario Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos, el apartado Desincorporación por Donación con los datos de la institución seleccionada Envía al Gerente de Recursos Humanos el formulario Desincorporación de informáticos, para la aprobación de la institución seleccionada Recibe del Gerente de Recursos Humanos el formulario Desincorporación de informáticos, autorizada Envía al Sector Servicios Generales el formulario Desincorporación de informáticos, para que realice la entrega de los bienes y los prepare en el subsuelo para ser enviados o retirados por la institución beneficiaria Recibe del Sector Servicios Generales el formulario Desincorporación de informáticos para ser archivado Recibe del Sector Vigilancia el Remito intervenido por el transporte o institución para ser archivado Recibe una carta o correo electrónico de recepción, por parte de la institución que recibe los bienes y lo archiva en el sector Gerencia de Recursos Humanos Recibe del Sector Empleo, Selección y Desarrollo el formulario Desincorporación de informáticos, para la aprobación de la institución seleccionada, y del envío de los bienes, en caso de corresponder Aprueba la institución seleccionada, y el envío de los bienes en caso de corresponder, en el formulario Desincorporación de bienes muebles / equipos informáticos, y envía el formulario a Empleo, Selección y Desarrollo Envía el formulario al Sector Empleo, Selección y Desarrollo el formulario Desincorporación de informáticos, autorizada. 11

12 2.1.3 Sector Servicios Generales Recibe del Sector Empleo, Selección y Desarrollo el formulario Desincorporación de informáticos, indicando los bienes a desincorporar Identifica los bienes que serán desincorporados. En caso de tratarse de equipos informáticos retira los bienes del Depósito del Sector Soporte Técnico Coordina la entrega de los bienes con la institución seleccionada Verifica si los bienes van a ser retirados de la organización: De ser retirados por la institución, deja disponibles los bienes en el subsuelo para su retiro. De no ser retirados por la institución, solicita el servicio de transporte para el envío de los bienes en donación Solicita al Sector Inscripciones Publicaciones e Impresiones el formulario Remito con el fin de documentar la salida de los bienes, y envía al Sector Empleo, Selección y Desarrollo el formulario Desincorporación de informáticos Recibe del Sector Inscripciones Publicaciones e Impresiones el Remito, lo completa indicando lo siguiente: Asunto: bienes a donar; Nombre o razón social de la institución; Domicilio de entrega; Personas de contacto Envía una copia del Remito al Sector Vigilancia para el control final de los bienes a desincorporar Entrega los bienes y el Remito a la institución o al transportista que realizará la entrega. 12

13 2.1.4 Sector Inscripciones, Publicaciones e Impresiones Entrega el Remito al Sector Servicios Generales y recibe el triplicado completo como constancia de emisión del comprobante Sector Vigilancia Recibe del Sector Servicios Generales un ejemplar del Remito para la entrega de los bienes en donación a fin de controlar su egreso Controla el Remito con los bienes físicos en poder del transportista / institución Archiva el Remito Transportista / Institución Recibe del Sector Servicios Generales el Remito y los bienes en donación Firma el Remito, y lo entrega al Sector Servicios Generales La institución envía una carta o correo electrónico al Sector Empleo, Selección y Desarrollo informando la recepción de los bienes. 2.2 Desincorporación por Eliminación por Deterioro u Obsolescencia Sector Servicios Generales Recibe del Sector Contaduría el formulario Desincorporación de informáticos, para gestionar la desincorporación Identifica y separa los bienes a desincorporar Verifica si el volumen de los bienes permite su desincorporación mediante el servicio de recolección de residuos: 13

14 En el caso de que el volumen de los bienes lo permita se desincorpora mediante el servicio de recolección residuos. En el caso de que los bienes por su volumen no se puedan eliminar mediante el servicio de recolección de residuos contrata un volquete para su retiro de la organización Dispone los bienes para ser retirados por el proveedor seleccionado Entrega al proveedor los bienes a eliminar Registra la fecha de eliminación de los bienes en el formulario Desincorporación de informáticos Envía el formulario Desincorporación de informáticos, al Sector Administrador de bienes: En el caso de bienes muebles archiva en el Sector el formulario original de Desincorporación de bienes muebles. En el caso de equipamiento informático, fotocopia el formulario y envía al Sector Soporte Técnico el formulario original de Desincorporación de equipos informáticos, archivando la copia en el sector Sector Soporte Técnico Recibe del Sector Servicios Generales el formulario original de Desincorporación equipos informáticos Archiva el formulario Proveedor Retira los bienes a desincorporar por eliminación. 14

15 2.3 Desincorporación por Venta de bienes Venta a colaboradores internos Gerencia de Recursos Humanos Recibe del Sector Contaduría el formulario Desincorporación de informáticos, para gestionar la desincorporación. Indica en el formulario: el precio de venta; fecha; si adjunta detalle o no. Aprueba el Gerente del área el precio de venta firmando el formulario. Prepara la información para subir a la intranet del Consejo. Envía al Sector Diseño Gráfico y Web, la información a para subir a la intranet del Consejo. Recibe del Sector Diseño Gráfico y Web, un correo electrónico informando que ya se encuentra publicada la venta en la intranet del Consejo. Verifica en la intranet si la publicación es la correcta. Recibe los pedidos de los colaboradores internos por correo electrónico. Emite listados informando nombre y apellido de los colaboradores que han solicitado adquirir los bienes, la cantidad de bienes a adquirir y el cuil (sólo para la Gerencia de Administración). Distribuye los listados a Servicios Generales, al Sector Fondo Editorial EDICON, y al Sector Contaduría. 15

16 Sector Diseño Gráfico y Web Recibe de la Gerencia de Recursos Humanos la información para subir a la intranet del Consejo. Realiza la publicación en la intranet del Consejo. Envía un correo electrónico a la Gerencia de Recursos Humanos informando que ya se encuentra en la intranet la publicación de Venta de bienes a colaboradores internos Servicios Generales Recibe de la Gerencia Recursos Humanos un listado con las operaciones de venta para la entrega de bienes al colaborador. Recibe del colaborador el ticket de la operación para respaldar la entrega de los bienes. Entrega los bienes al colaborador. Archiva el listado, junto con los tickets las entregas realizadas Colaboradores internos Toman conocimiento a través de la intranet del Consejo de la venta de bienes a colaboradores internos. Se comunican por correo electrónico con la Gerencia de Recursos Humanos para solicitar el bien publicado. Retira de la Gerencia de Administración la factura correspondiente. Cancela la operación mediante el pago de la factura en las cajas del Sector Inscripciones, Publicaciones Impresiones. 16

17 Recibe de las cajas del Sector Inscripciones, Publicaciones Impresiones un ticket como constancia de cancelación de la operación. Solicita la entrega de los bienes al Sector Servicios Generales entregando el ticket como constancia del pago. Recibe los bienes del Sector Servicios Generales Fondo Editorial EDICON Recibe de la Gerencia Recursos Humanos un listado con las operaciones de venta para su facturación. Inicia el proceso de facturación. Entrega la factura B al colaborador para que proceda a la cancelación Sector Contaduría Recibe de la Gerencia de Recursos Humanos un listado con las operaciones de venta para su registración contable. Realiza la registración contable correspondiente Sector Inscripciones, Publicaciones Impresiones Recibe del colaborador la factura y el importe para su cancelación. Registra el pago del colaborador en el sistema a través del código varios. Emite el ticket de la operación y se lo entrega al colaborador. 17

18 2.3.2 Venta de bienes a proveedores por reemplazo Sector Solicitante Recibe del Sector Administrador de Bienes el formulario Desincorporación de informáticos. Solicita el reemplazo del bien al sector Administrador de bienes en caso de corresponder. Inicia el proceso de Compras y Contrataciones (emisión de RQ). Continúa con el Proceso de Compras y Contrataciones (carga de remito conforme de servicio) Fondo Editorial EDICON Recibe del Sector Administrador de bienes el formulario Desincorporación de informáticos, para gestionar la facturación. Continúa con el proceso de facturación. Entrega al Sector Contaduría la factura Proveedor Recibe la factura junto el legajo de pagos generado en el proceso de Cuentas a Pagar y Pagos. Retira el bien a reemplazar y entrega el bien en reemplazo. Realiza el proceso de entrega del bien al Sector Solicitante. Continúa con el proceso de Compras y Contrataciones (carga de remito conforme de servicio). 18

19 Sector Contaduría Cuentas a Pagar Recibe del Sector Fondo Editorial EDICON la factura generada por la venta. Completa el legajo de la operación de venta al proveedor por reemplazo de un bien a desincorporar. Continúa con el proceso de Cuentas a Pagar y Pagos. 19

20 VI. FORMULARIOS: 1 Informe de Bienes a Desincorporar (bienes muebles). 20

21 2 Informe de Bienes a Desincorporar (equipos informáticos). 21

22 3 Desincorporación de bienes muebles. 22

23 4 Desincorporación de equipos informáticos. 23

24 5 Remito. 24

25 VII. FLUJOGRAMAS 1 Proceso de Solicitud de Desincorporación de informáticos. 25

26 2 Proceso de Desincorporación por Donación de bienes. 26

27 3 Proceso de Desincorporación por Eliminación por Deterioro u Obsolescencia. 27

28 4 Proceso de Desincorporación por Venta a Colaboradores Internos 28

29 5 Proceso de Desincorporación por Venta a Proveedores por reemplazo 29

30 VII. ANEXO I 1. Instructivo formulario Desincorporación de informáticos. El método de la desincorporación: Eliminación por Deterioro u Obsolescencia; Donación; Venta a colaboradores internos; Venta a Proveedores por reemplazo El motivos de desincorporación: Capacidad operativa; Antigüedad u obsolescencia; Irreparabilidad; Reparación antieconómica; Determinación de partes útiles y no útiles; Desuso; Otros. Detalle de bienes: Indica si adjunta detalle de bienes a desincorporar; Cantidad; Nº de inventario de corresponder; Descripción. Observaciones en caso de considerarlo necesario. Firma y Aclaración de los Autorizantes. Imputación Contable: 30

31 Indica si requiere imputación contable Fecha y firma de la baja. Desincorporación por Donación: Institución seleccionada; Domicilio; Nº telefónico y contacto; Indica si retira los bienes de la institución; Aprobación del Gerente de RHS (fecha y firma). Desincorporación por Venta a Colaboradores Internos Precio de venta; Fecha; Indica si adjunta detalle. Desincorporación por Venta: Precio Sugerido; Aprobación del Gerente de RHS. Desincorporación por Eliminación por Deterioro u Obsolescencia: Fecha de desincoporación. 31