MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES EXTERNAS DE FORMACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES EXTERNAS DE FORMACIÓN 1

2 ACTIVIDADES EXTERNAS Tienen la consideración de Actividades Externas de Formación, aquellas actividades formativas organizadas por otras entidades y organismos no dependientes de la Unidad de Formación Continuada del Distrito Bahía de Cádiz La Janda, ya sean propuestas por el Sistema Sanitario Público de Andalucía (Consejería de Salud, Servicios Centrales del SAS, otros Distritos del SAS, Hospitales u otros Centros, Escuela Andaluza de Salud Pública, Instituto Andaluz de Administraciones Públicas, etc...), o por entidades ajenas al mismo (Universidad, Congresos, Simposium o Jornadas de Sociedades Científicas, etc...). Estas actividades han de ser solicitadas a la Unidad de Formación Continuada al menos con 15 días de antelación a la celebración del curso, ya que la fecha de solicitud de la actividad ha de ser anterior al inicio de la misma. La solicitud ha de remitirse cumplimentada, en soporte electrónico, acompañada del programa de la actividad, de la autorización y aceptación por parte de la dirección de su centro de trabajo y de la solicitud de licencias del personal. En el Portal de Formación del Distrito Bahía de Cádiz La Janda: dentro de Menú principal: Modelos de Solicitudes Formación Externa se encuentra el Informe del Responsable y la Solicitud de Asistencia a Actividades Externas de Formación para el personal del S.A.S., así como el Manual de procedimiento de autorización de las mismas y el Impreso de Dietas y kilometraje y el de solicitud del permiso. (VER ANEXOS). Igualmente, en la página web del distrito: dentro del apartado e_atención al profesional, se puede descargar en Impresos, dicha solicitud. Una vez en la Unidad de Formación, las solicitudes son revisadas y autorizadas en primera instancia, dependiendo de la categoría profesional, por: Personal facultativo: Director de Salud. Personal de enfermería, trabajadores sociales, fisioterapeutas: Directora de Cuidados de Enfermería. Para el resto del personal: Responsable de la Unidad de Formación Continuada. Posteriormente, todas las actividades deberán ser autorizadas por el Director Gerente del Distrito, con fecha posterior a la de petición de la actividad y anterior al inicio de la misma. Esta autorización reflejará si las necesidades del servicio permiten o no su asistencia, la existencia de consignación presupuestaria, los días de permiso retribuidos para asistir a la actividad y la contraprestación (si la hubiera) de los gastos que se puedan derivar de la asistencia a dicha actividad, tales como matrícula, desplazamiento (kilometraje), dietas, etc..., con indicación del importe total de los mismos. Antes del inicio de la actividad, el solicitante deberá ponerse en contacto con la Unidad de Formación para conocer si su solicitud ha sido autorizada o, por el contrario, se ha denegado. En ambos casos se dará conocimiento al Departamento de Personal para su control en Gerhonte. 2

3 Las actividades autorizadas se incluirán en la Base de Datos de Actividades Externas de los profesionales adscritos a nuestro Distrito. Por otro lado, las que además estén aprobadas con algún tipo de ayuda económica, también se incluirán en la Base de Datos de Pagos de Actividades Externas, debiendo el solicitante aportar en el menor tiempo posible, la documentación necesaria requerida para proceder a tramitar su pago. 3

4 El circuito a seguir, sería el siguiente: SOLICITUD ASISTENCIA ACTIVIDAD EXTERNA INFORME DEL RESPONSABLE DE LA INSTITUCIÓN FOTOCOPIA DEL PROGRAMA SOLICITUD DE LICENCIAS DE DÍAS RECEPCIÓN EN LA UNIDAD DE FORMACIÓN 15 DÍAS ANTES DEL INICIO DE LA ACTIVIDAD NO AUTORIZACIÓN SI EL SOLICITANTE SE PONE EN CONTACTO CON LA UNIDAD DE FORMACIÓN SIN GASTO CON GASTOS SE LE COMUNICA LA DENEGACIÓN SE ARCHIVA EL EXPEDIENTE EL SOLICITANTE SE PONE EN CONTACTO CON LA UNIDAD DE FORMACIÓN SE LE COMUNICA LA ACEPTACIÓN SE MECANIZA LA ACTIVIDAD EN LA BASE DE DATOS DE A. EXTERNAS. SE REMITE LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE A PERSONAL PARA SU MECANIZACIÓN EN GERHONTE RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SE ARCHIVA EL EXPEDIENTE RESOLUCIÓN PLATAFORMA LOGISTICA TRANSFERENCIA AL SOLICITANTE 4

5 DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA TRAMITACIÓN CONTABLE DE LA ACTIVIDAD EXTERNA Si se ha autorizado la asistencia a la actividad y además se le ha concedido algún tipo de ayuda económica, se introduce en la base de datos (Pago de Actividades Externas), que proporciona un número de registro (para este año en curso, empieza a partir del 11001), que servirá para identificar el expediente y conocer en todo momento en que situación se encuentra. Esta base de datos consta de los siguientes campos: Nº. Expediente (autonumérico). Apellidos y nombre del solicitante. Categoría. Actividad solicitada. Fecha de celebración. Importe bruto de los gastos ocasionados por desplazamiento, dietas, matrícula, etc... (a posteriori se comprueba que las cantidades iniciales coinciden con las finalmente autorizadas). Observaciones. Una vez realizada la actividad, el solicitante dependiendo de lo que se le haya autorizado deberá presentar la documentación necesaria para proceder a su tramitación y pago: Original de la Solicitud de Asistencia a Actividades Externas de Formación para el Personal del S.A.S., debidamente cumplimentada a ordenador y firmada, tanto por el interesado como por la Dirección del Distrito, ambas fechadas con anterioridad a la realización de la actividad formativa. Si se le ha concedido el pago de matrícula, debe entregar original de la factura del pago de dicha matrícula, en el que constarán : - Nombre y apellidos del solicitante. - Importe de la matrícula. - Entidad a la que se abona dicha matrícula. Si se le van a abonar gastos de desplazamiento y/o dietas, deberá entregar cumplimentado debidamente, el modelo de Dietas y Kilometraje. Los datos necesarios para la correcta cumplimentación de este impreso (teniendo en cuenta siempre en cada caso, lo que se le haya autorizado al solicitante) son: 5

6 - Gastos de Desplazamiento: Hay que especificar el medio de transporte utilizado (por ejemplo: si se trata de vehículo propio o el de algún compañero), la marca, modelo y matrícula. El importe a percibir como gasto de desplazamiento por kilómetro por la utilización de vehículo particular es de 0,19 y 0,078 para motocicletas. Se indicará el itinerario realizado, con indicación de los días y horas de salida y llegada. Las distancias entre las diferentes localidades, serán calculadas con arreglo a las que figuren en el Mapa Oficial de Carreteras 2011 del Ministerio de Fomento. Cuando el medio de locomoción sea el tren o el avión se abonará la cuantía exacta del billete o pasaje, siendo imprescindible para su pago presentar dichos originales. Si se han producido otro tipo de gastos como puede ser peaje, autobús, etc. siempre deberá entregar los originales de dichos pagos (ticket, billete), sin los cuales no se tendrá derecho a su abono. (Los gastos derivados de taxis, garajes o aparcamiento de vehículos no son reembolsables). Serán de aplicación los criterios establecidos en el Decreto 54/1989 de 21 de marzo, sobre Indemnizaciones por razón del servicio del personal de la Junta de Andalucía (BOJA 31 de 21 de abril) y las modificaciones que introduce el Decreto 404/2000 de 5 de octubre (BOJA 138 de 30 de noviembre) y la Orden de 11 de julio de 2006 de la Consejería de Economía y Hacienda (BOJA 143 de 26 de julio), que deroga la Orden de 20 de septiembre de 2002, por la que se actualizan las cuantías de determinadas indemnizaciones por razón del servicio. Finalmente se estará a lo dispuesto en la Resolución 0347/10, de 28 de octubre de la Consejería de Salud, que modifica la Resolución 20/1993 de 10 de agosto, por la que se regula el régimen de asistencia a actividades externas de formación y perfeccionamiento profesional del personal del Servicio Andaluz de Salud. - DIETAS: EN TERRITORIO NACIONAL: - Alojamiento: 64,27. Se devengarán gastos de alojamiento cuando se esté obligado a pernoctar fuera de la residencia habitual. Hay que presentar factura original del hotel, en el caso de no aportarla o que el gasto sea inferior al importe concedido o no haya coincidencia con el número de noches, se procederá a la deducción del porcentaje de IRPF que aparezca en nómina. - Manutención pernoctando: 40,82. Se devengará este importe cuando se realicen las dos comidas principales del día fuera de la residencia habitual. Se entenderá de este modo cuando se comience 6

7 antes de las 14:00 horas y se termine después de las 22:00 horas y se pernocte. No es necesario presentar factura. - Manutención sin pernoctar: 26,67. Se rige por los mismos criterios que el apartado anterior con la diferencia de que no se produce la pernoctación. Es necesario presentar la factura de una de las comidas principales (almuerzo ó cena). - ½ Manutención: 20,41. Se devengará este importe cuando haya que realizar alguna de las comidas principales del día fuera de la residencia habitual, es decir cuando se comience antes de las 22:00 horas o termine después de las 15:00 horas. No es necesario presentar factura. EN TERRITORIO NACIONAL (MADRID): Se siguen los mismos criterios que en el apartado anterior, pero las cuantías sufren ligeras modificaciones: - Alojamiento: 96,41. - Manutención pernoctando: 41,78. - Manutención sin pernoctar: 26,67. - ½ Manutención: 20,89. EN TERRITORIO EXTRANJERO: Ver Orden de 11 de julio de 2006, en la que se desglosan por países el importe por alojamiento y por manutención pernoctando. Los importes correspondientes a manutención completa sin pernoctar y a media manutención, son los mismos que los establecidos para dichos conceptos en territorio nacional (Madrid). - BOLSA DE ESTUDIOS, en caso de cursos superiores a un mes natural. - Los tres primeros meses: 781,32 /mes. - A partir del cuarto mes: 300,51 /mes. - En cursos realizados en países extranjeros, la bolsa de estudios se podrá ampliar hasta en un 50%). Por último, es imprescindible presentar original o fotocopia compulsada del Certificado acreditativo de la asistencia a la actividad formativa, esta compulsa se podrá efectuar tanto en el Registro del Distrito como en el de cualquier otro organismo oficial. La falta de alguno de estos documentos o su incorrecta cumplimentación por parte del solicitante (tras un razonable período de tiempo), conllevará el archivo del expediente, 7

8 sin la correspondiente tramitación de abono de los gastos ocasionados, ya que su pago sería inviable. TRAMITACIÓN PARA EL PAGO DE LA ACTIVIDAD EXTERNA Una vez que la Unidad de Formación ha recopilado toda la documentación necesaria para la tramitación del pago de la actividad externa, se redacta la RESOLUCIÓN, asignándole el mismo número de expediente que en su momento se le dió a la solicitud de actividad externa y se registró en la base de datos (por ejemplo: AE AE: indica que es una actividad externa, 11: que corresponde al año 2011, 001: que es la número 1 del año). Esta resolución la autoriza el Director Gerente del Distrito, con la misma fecha de autorización de la solicitud de la actividad externa, y en ella se describe concepto por concepto todo lo que se le va a retribuir al solicitante: Permiso retribuido. Gastos de inscripción o matrícula. Gastos de desplazamiento. Dietas: - Alojamiento. - Manutención pernoctando. - Manutención sin pernoctar. - ½ Manutención. Bolsa de estudios, en caso de cursos superiores a un mes natural. - Los tres primeros meses. - A partir del cuarto mes. - En el extranjero Esta RESOLUCIÓN, una vez firmada por el Director Gerente del Distrito, junto con toda lo documentación que ha originado el expediente de tramitación de la actividad externa, se entrega a la Plataforma Logística de Cádiz para que se proceda al abono correspondiente mediante transferencia bancaria. Por último indicar que los gastos derivados de la asistencia a Actividades Externas de Formación serán imputados: Inscripción o matrícula: Concepto presupuestario del programa 41 B. Gastos de Dietas y Bolsa de Estudios en su caso: concepto presupuestario del programa 41 B. Gastos de Desplazamiento: concepto presupuestario del programa 41 B. 8

9 ANEXOS SOLICITUD DE ASISTENCIA A ACTIVIDADES EXTERNAS DE FORMACIÓN PARA EL PERSONAL DEL S.A.S. INFORME DEL RESPONSABLE DE LA INSTITUCIÓN. RECLAMACIÓN DE DOCUMENTACIÓN. IMPRESO DE DIETAS Y KILOMETRAJE. 9

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