Instructivo Emisión Rendiciones.

Transcripción

1 Instructivo Emisión Rendiciones. La emisión de una rendición está compuesta de dos etapas: Ingreso de documentos: en esta opción se ingresan los documentos asociados a la rendición. Estos documentos pueden ser: o Factura de Proveedor. o Factura de Compra. o Boleta de Honorarios. o Rendición de Viáticos. o Rendición de Movilización. o Rendición de Colación. El resto de los documentos (boletas de venta, comprobantes de pago de peaje, estacionamientos, etc) se ingresan directamente en Ingreso de Rendición. Ingreso de rendición: aquí se ingresa la rendición propiamente tal. El sistema asocia automáticamente a la rendición en curso todos los documentos ingresados en la opción precedente. En esta opción no debe ingresarse directamente los documentos factura de proveedor, factura de compra y boletas de honorarios. 1.- INGRESO DE DOCUMENTOS. 1.1 Facturas y Boletas de Honorarios. En recuadro de Rendiciones de Gasto dar click sobre Ingreso de Facturas y Boletas de Honorarios. Se despliega el siguiente formulario: 1

2 Los datos de Empresa, Usuario y Centro de costo no son modificables. El sistema toma automáticamente los datos de la persona asociada a la cuenta. Por consiguiente, un usuario no puede, con su cuenta, hacer una rendición a nombre de otro usuario. Definir el proveedor. Para ello dar clic sobre. Se desplegará una ventana Search Dialog. El proveedor se puede buscar definiendo un criterio de búsqueda: En el ejemplo se buscó Sodimac. Es conveniente comenzar y terminar el criterio de búsqueda con %. En este caso %Sodimac% significa que buscará todos los proveedores cuya razón social contenga en alguna parte Sodimac. Después de definir el criterio de búsqueda en la forma indicada hay que presionar el botón Busqueda. También se puede buscar usando el rut, por ejemplo: % %. Seleccionar el proveedor dando clic sobre el link Sodimac S.A. rut: El proveedor se desplegará en la caja de texto Proveedor. Elegir el tipo de documento: Factura de Proveedor, Boleta de Honorarios u Otros. Ingresar el número de documento. Definir en Glosa la descripción de la compra realizada. Indicar la fecha del documento. Definir el impuesto. Habitualmente es Factura con 19% para Facturas de Proveedor y Bol. Hono Proveedor para Boleta Honorarios. Ingresar el monto neto del documento. En el caso de las Facturas de Proveedor corresponde al valor sin IVA y en las boletas de honorario el valor corresponde al total. 2

3 En el detalle del documento se ingresan los conceptos presupuestarios asociados al documento. Por ejemplo, si la factura es por un martillo y clavos necesarios para hacer un ensayo en terreno, hay que elegir 06-Chargeable Expenses Cont - Insumos P - P- Otros Insumos Para Terreno Para ingresar los conceptos debe dar clic sobre. Se despliega una ventana Search Dialog similar a la de proveedores: Para buscar el concepto conviene buscar %insumos%. Una vez encontrado hay que dar clic sobre él para seleccionarlo: 3

4 El sistema totaliza automáticamente, considerando el impuesto correspondiente. Finalmente, para grabar basta con presionar el botón Aceptar. El sistema vuelve al menú principal. En caso que requiera consultar o modificar un documento basta con ingresar a Consulta de Documentos de Rendiciones y elegir el documento correspondiente. Una vez que los documentos han sido rendidos pasan a Contabilidad y ya no pueden ser modificados. 4

5 1.2 Rendición de Viáticos. En el recuadro Rendiciones de Gasto dar click sobre la opción Ingreso Rendición de Viáticos. Se despliega la siguiente pantalla: El sistema muestra los datos del usuario conectado, datos que no pueden ser modificados. Debe elegir el Tipo Rendición (habitualmente Normal) y modificar el Factor Terreno si corresponde. Habitualmente este factor es igual a 1, valor que es presentado por defecto. A continuación debe indicar el Lugar de la comisión de servicio y el trabajo efectuado. Luego, hay que ingresar el período del trabajo en terreno y los días de Gasto de Terreno, Gasto Alimentación y Gasto Alojamiento. Optativamente puede indicar la Solicitud de Trabajo (ST) y/o Orden de Trabajo (OT) y/o Documento Interno de la División. En caso de indicar ST y OT simultáneamente debe preocuparse que sean datos consistentes, es decir que la ST pertenezca a la OT. Además, el sistema valida que la ST y OT correspondan a la división del usuario. A continuación debe dar click en calcular para que el sistema determine en forma automática el viático a pagar. La pantalla lucirá de la siguiente forma: 5

6 Finalmente, para grabar esta rendición de viáticos debe dar clic en Aceptar. Después de grabar la rendición la puede editar utilizando la opción Consulta de Documentos de Rendición. 6

7 1.3.- Rendición de Movilización. En el recuadro Rendiciones de Gasto dar click sobre la opción Ingreso Rendición de Movilización. Se despliega la siguiente pantalla: La cabecera, que define a la persona conectada no es modificable. Debe ingresar un comentario que explicite la comisión de servicio correspondiente. Luego, hay que ingresar los items de gastos de movilización en que se incurrió en el trabajo en terreno: o Fecha: fecha del gasto de movilización. o ST: Solicitud de Trabajo a la cual se asocia el Gasto de Movilización. Este dato no es obligatorio. o Doc.Div: documento de la división al cual se desea asociar este gasto. Este dato no es obligatorio. o Gasto Mov.: tipo de gasto de movilización, a saber: Taxi, Bus, Metro, Peaje, Kilometraje, etc. o KM y Valor KM: estas columna se llena solo si el Gasto Mov. seleccionado es Kilometraje. En KM debe ingresarse la cantidad de Kilómetros recorridos y en Valor KM el valor por Kilometro. o Comentario: aquí se puede indicar una observación en relación al gasto Mov. correspondiente. Una vez ingresados los datos descritos la pantalla lucirá de la siguiente manera: 7

8 Finalmente, para grabar la rendición debe presionar el botón Aceptar. Si desea modificar la Rendición de Movilización ingresada debe seleccionar la opción Consulta de Documentos de Rendición. 8

9 1.4.- Rendición de Colación. En el recuadro Rendiciones de Gasto seleccionar la opción Ingreso Rendición de Colación. El sistema desplegará la siguiente pantalla: Al igual que en los formularios anteriores los datos del solicitante no son modificables. Debe ingresar un comentario que defina el trabajo que originó los gastos de alimentación correspondientes. A continuación es necesario definir el detalle de los gastos de colación: o Fecha: fecha de la colación. o ST: Solicitud de Trabajo a la cual se desea asociar este gasto. Este dato no es obligatorio. o Doc. Div: documento de la división al cual se desea asociar este gasto. o Inicio: hora de inicio de la jornada de trabajo, en el formato HH:MM. o Término: hora de termino de la jornada de trabajo, en el formato HH:MM. o Valor: valor en pesos de la colación. o Comentario: observación asociada a esta línea del detalle. o Una vez ingresados los datos anteriores la rendición tendrá el siguiente aspecto: 9

10 Finalmente, para grabar esta rendición debe presionar el botón Aceptar. Si desea modificar la Rendición de Colación ingresada debe seleccionar la opción Consulta de Documentos de Rendición. 10

11 2.- INGRESO DE RENDICIÓN: En recuadro de Fondos por Rendir dar click sobre Ingreso de Rendiciones. El sistema desplegará el siguiente formulario: Empresa, Usuario, Empleado y Centro de Costo no son modificables. Por consiguiente, un usuario no puede, con su cuenta, hacer una rendición a nombre de otro usuario. El sistema toma automáticamente todos los documentos (que no están asociados aun a ninguna rendición) ingresados en las opciones Ingreso de Facturas y Boletas de Honorario, Ingreso Rendición de Viáticos, Ingreso rendición de Movilización e Ingreso Rendición de Colación. En este caso tomó la factura y las rendiciones de Viático, Colación y Movilización. Las facturas de proveedor, boletas de honorarios y factura de compra no deben ingresarse directamente en Ingreso de Rendiciones sino que en Ingreso de Facturas y Boletas de Honorario. Lo mismo se aplica a las rendiciones de Viático, Colación y Movilización. En Glosa ingresar la descripción de la rendición ( por gastos de terreno en... ). En la línea correspondiente a la factura puede ingresarse ST y/o OT. A continuación de las líneas de conceptos ocupadas (por los documentos enganchados automáticamente por la rendición) ingresar, si existen, los gastos no documentados o aquellos respaldados por boletas, vales o comprobantes. En la siguiente imagen se muestra el ingreso de un gasto correspondiente a la compra de guantes de seguridad, compra documentada con una boleta de venta. 11

12 Para el ingreso se procedió de la siguiente forma: Se dio clic en y se buscó seguridad : 12

13 Se seleccionó P-Ropa de Trabajo y Seguridad, el tipo de documento Otros, se ingresó el folio de la boleta de ventas, monto y fecha. ST y OT son datos no obligatorios. Los gastos menores ingresados directamente en la opción Ingreso de Rendiciones implican una línea por concepto, pero no necesariamente por documento. Los conceptos presupuestarios están todos sin acentos, de forma que si se desea buscar Movilización hay que digitar %movilizacion%. Nótese que los conceptos presupuestarios tienen una estructura de árbol. Por ello, si se busca %insumos% el sistema trae los conceptos que calcen con la búsqueda, incluyendo sus respectivos hijos. El sistema trae páginas con trece conceptos. Para ir a la siguiente página debe dar un clic en el número de página correspondiente. Para grabar la rendición hay que dar un click en el botón Aceptar. El sistema despliega un mensaje: Se genero Rendicion : Finalmente, presionando el botón Aceptar se vuelve al menú principal. Dado que los gastos deben ser respaldados por los correspondientes documentos (facturas, comprobantes, etc), es necesario imprimir la rendición, para así anexar a ella los documentos que respaldan los gastos. Ello se puede hacer en la opción Consulta de Rendiciones. Luego de ingresar a esta opción hay que presionar Run Report, con lo cual se despliega un reporte con las rendiciones del usuario. Al dar clic en Acceso a Rendición (en la línea que corresponde a la rendición, habitualmente la primera), se despliega la rendición con su detalle. Para imprimir es necesario ir a Archivo Imprimir o dar un clic sobre el ícono de impresión de la barra de herramientas de Internet Explorer. Una vez impresa la rendición hay que adjuntar los documentos de respaldo y enviar la rendición al Jefe para su revisión y aprobación en el sistema. Una vez que el Jefe autorice la rendición aparecerá reflejada en la cuenta corriente. 13