INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO Aplicación: Sistema de Rendición de Gastos Versión: 1.0 Fecha Versión: 27/06/2017 Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Cristopher Ortiz / Programador Firma Jaime López / Subgerente TI Jaime López / Subgerente TI Fecha 27/06/ /06/ /06/2017

2 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA USO DE LA APLICACIÓN... 3 A. Ingreso B. Visación C. Contabilización D. Pago

3 1. OBJETIVO. Explicar al usuario el uso correcto de la aplicación de Rendición de Gastos y sus procesos administrativos asociados al Sistema. 2. ALCANCE. Automatizar y simplificar el proceso rendición de gastos o de reposición de fondos fijos para todas las empresas que conforman el grupo maestra. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional. 4. USO DE LA APLICACIÓN Para acceder al Sistema de Rendición de Gastos debe ingresar a la intranet y seleccionar la categoría Gestión de Administración y Finanzas : Luego seleccionar SISTEMA DE FINANZAS.

4 A. Ingreso de Rendición de gastos: El usuario deberá ingresar al menú de Sistema Rendición de Gastos >> Ingresar de la intranet, aquí se desplegará un listado con la información de las diferentes rendiciones ya ingresadas por el usuario si las hubiese según la siguiente imagen: Para Ingresar una nueva Rendición se debe presionar sobre el botón +Nuevo, Se debe completar la información que pide el formulario, Empresa, División, etc. la cual se desplegará según la configuración definida para el usuario. El campo Rut aplica sólo cuando un usuario está rindiendo gastos de otra persona, como es el caso de secretarias, asistentes, digitadores, otros, etc., una vez completado estos datos de identificación se debe presionar el botón + Detalle Gastos para comenzar a ingresar los comprobantes o documentos como se muestra en la siguiente imagen:

5 Se debe ingresar cada gasto a rendir en líneas separadas. Se debe adjuntar la imagen escaneada de cada documento usando el botón Examinar, o también puede ingresar 1 documento escaneado que contenga todos los comprobantes de gasto Una vez completada la rendición de gastos se debe presionar el botón Ingresar para que la rendición de gastos queda finalizada. B. Visación de la rendición de gastos: Posterior al ingreso de la rendición de gastos, ésta quedará en estado ingresada a la espera de las aprobaciones según la estrategia de liberación definida para su usuario y centro de costos. Los usuarios autorizadores deberán ingresar al módulo de visación ubicado en el menú Rendición de Gastos >> Visar de la intranet donde aparecerá una imagen similar a la siguiente: Los datos que aparecen en pantalla son: N correlativo de Rendición, Fecha de la rendición, Empresa, Centro de Costo, usuario que hizo la rendición, comentario sobre el gasto y monto. A la derecha además aparecen los botones, verde para aprobar y rojo para rechazar la rendición de gastos. Por último aparece un ícono gris en el que se puede consultar la estrategia de liberación y quienes han aprobado esta rendición de gastos.

6 Imprimir (Botón Azul): Se desplegara la información de la rendición en formato PDF, similar a la siguiente imagen:

7 Aprobar (Botón verde): El sistema le solicitará confirmar la aprobación. Rechazar (botón rojo): Para rechazar la rendición de gastos el sistema le solicitará indicar el motivo del rechazo en una nueva ventana que se desplegará para este efecto según la siguiente imagen: Estrategia de liberación: El botón gris situado a la derecha muestra el estatus de liberación en el que se encuentra nuestra rendición de gastos, indicando los nombres y cargo de los autorizadores y con un signo de visto bueno para los que ya aprobaron y con una X los que aún no han aprobado esta rendición de gastos similar a la siguiente imagen: C. Contabilización de la rendición de gastos: Una vez que todos los aprobadores hayan aprobado esta rendición de gastos, ésta desaparece de su bandeja de aprobaciones pendientes y las rendiciones quedan a disposición del área de Contabilidad,

8 quienes serán los encargados de revisar, procesar y contabilizar estas rendiciones. Los usuarios encargados de esta tarea deben ir al menú Rendición de Gastos >> Visar de la intranet donde se desplegará una pantalla similar a la siguiente: Al presionar el botón verde Cont. Se desplegará el detalle de la rendición ingresada para llevarla los movimientos contables directamente a Fin700, En este detalle se cargarán los tipos de documentos de acuerdo al detalle ingresado, si es boleta se desplegarán los documentos: Boleta (FF), Boleta de Honorarios, Boleta Elect. Exenta, en el caso de las facturas: Fact. Prov. Elect. S/Der a A/C, Factura Electrónica Proveedor, Factura Exenta Electrónica. Cuando presionamos el botón Ingresar dentro de la misma pantalla se creará un asiento contable directamente en Fin700 correspondiente al detalle de la rendición similar a la siguiente imagen: Al costado inferior de la imagen anterior aparecen 3 botones, el primero es para contabilizar la rendición, el segundo imprime el comprobante y el tercer botón anula la operación de ingreso. Al contabilizar la rendición de gastos se ejecutará el registro de contabilización y generación de requerimiento de pago de manera automática en Fin700.

9 D. Pago de la rendición de gastos: Después de contabilizar la rendición y crear el requerimiento de pago, estos estarán a disposición del área de Finanzas quienes tendrán acceso a esta información en la siguiente vista dentro del módulo Rendición de Gastos >> Visar de la intranet y podrán efectuar el pago según su actual procedimiento interno: