RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2016 MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA

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1 Página 1 de 26 RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2016 MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA

2 Página 2 de 26 Índice 1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA INICIAR SESIÓN MESA DE AYUDA FORMULARIO DE CONTACTO PROCESO VISTO BUENO DIRECTOR SUBVENCIÓN ESCOLAR PREFERENCIAL SELECCIÓN DE PERIODO ESTADO DE RESULTADO RESPUESTA AL FORMULARIO APROBAR RENDICIÓN RECHAZAR RENDICIÓN VIGENCIA DEL... 26

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2016 constituye una obligación para todos los sostenedores de establecimientos educacionales regidos por el DFL N 2 de 1998, por lo que su ejecución debe encontrarse alineada con los criterios establecidos en la normativa que rige tal proceso. Como parte fundamental de éste, se encuentra la aprobación de la rendición de la Subvención Escolar Preferencial (SEP) por parte de los directores de los establecimientos educacionales que poseen dicha subvención. En esta oportunidad, dicho proceso fue llevado a cabo entre el 16 de diciembre de 2016 y el 23 de mayo de 2017, abarcando la habilitación de diferentes etapas en las cuales el sostenedor debía dar cuenta de los ingresos percibidos durante el año 2016 y proporcionar información relevante respecto a la administración de sus recursos en relación a la realización de gastos. De acuerdo a la Ley N Art. N 7 letra a) que señala que cada rendición deberá llevar la firma del director del establecimiento educacional correspondiente, mediante la cual confirmará el visto bueno de éste frente a lo presentado por el sostenedor previo conocimiento del consejo escolar. A su vez, también podrá rechazar la rendición si se considera pertinente. A continuación, se describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para dar Visto Bueno a la rendición de cuentas de los recursos SEP 2016 por parte del director de cada establecimiento educacional. Es importante señalar que este proceso no tiene reapertura. Se recomienda leer detenidamente y utilizar el presente Manual de Usuario antes y durante el proceso de Visto Bueno Director SEP. Esto facilitará al usuario una correcta, eficiente y oportuna declaración.

4 Página 4 de ACCESO AL SISTEMA 2.1 INICIAR SESIÓN Acceda al portal y en la barra derecha encontrará un ícono con el nombre Proceso de Rendición Cuentas, botón enmarcado en rojo en la siguiente imagen: El botón dirigirá de forma directa al Portal de Transparencia Financiera y acceda a la sección Rendición de Cuentas, en donde podrá encontrar noticias, manuales, tutoriales y todo el material disponible respecto al proceso de rendición de cuentas.

5 Página 5 de 26 Para ingresar al proceso debe seleccionar el icono de Acceso Visto Bueno Director SEP 2016 en la sección enmarcada en la imagen a continuación.

6 Página 6 de 26 Luego, deberá ingresar RBD y clave que utiliza para ingresar a la sesión del director 1 : Una vez ingresado el RBD y clave del director, en pantalla podrá ver el mensaje que señala la obligación legal de dar Visto Bueno a la rendición de recursos SEP 2016; y para iniciar ello debe presionar el botón enmarcado en la siguiente imagen: 1 Estos antecedentes solo deben ser manejados por el director del establecimiento educacional o a quién él designe.

7 Página 7 de MESA DE AYUDA A continuación, se detalla el funcionamiento del portal que habilitó la Superintendencia de Educación para canalizar todas las dudas y consultas que surjan respecto al proceso de Visto Bueno Director SEP Recursos Cómo se ingresan consultas, cómo se revisa su estado y cómo se accede a toda la información, son los temas específicos de este manual. Para ingresar una consulta una vez iniciada la sesión, se desplegará un formulario, el cual se debe llenar completamente con la información solicitada. Consideraciones importantes al llenar el formulario: a. Los campos RUT Solicitante, Nombre Completo Solicitante, Solicitante y Teléfono Solicitante hacen referencia a la información de la persona que está realizando la consulta. b. En el campo Concepto seleccione 01 Rendición de Cuentas. c. En el campo Categoría debe seleccionar 07 V B Director y Subcategoría se completará automáticamente con 07. V B Director. d. En el campo Asunto se debe ingresar un texto breve con la temática específica de la consulta.

8 Página 8 de 26 e. En el campo Descripción se ingresa la consulta completa, con el nivel de detalle que estime pertinente el solicitante. f. En la sección Anexos, se puede adjuntar archivos (imágenes, documentos, pantallazos del sistema de rendición, etc.) que sirvan de apoyo para la comprensión de la consulta que se realiza. g. Una vez completado todos los campos del formulario, hacer click en el botón Finalizar. Para revisar el estado de las consultas ya ingresadas, se debe hacer click en la pestaña Mis Consultas Abiertas. En esta vista se puede ver toda la información asociada a una consulta específica. Siendo lo más relevante: Estatus: el estado en que se encuentra actualmente la consulta. Hay 4 posibles estados: o Nuevo: cuando recién se ha ingresado la consulta y está a la espera de ser asignada a un funcionario de la Superintendencia para su resolución. o Asignado: cuando ya hay una persona responsable de responder la consulta dentro de la SIE. o Pendiente: cuando la consulta está a la espera de que se entreguen mayores antecedentes por parte del solicitante. De presentarse esta situación, el funcionario de la SIE le informa a la persona, a través del sistema y por correo electrónico. o Solucionado: cuando la SIE ya ingresó la resolución de la consulta en el sistema. Última Actualización: es la fecha en que se realizó la última acción en relación a la consulta. Esta acción puede ser: asignar a un responsable, solicitar mayor información al interesado, reasignar la consulta, ingresar la resolución, entre otras. Bitácora Pública: en esta sección tanto el solicitante, como el funcionario de la SIE asignado para resolver la consulta, pueden ingresar o solicitar mayor información. Es una especie de chat que comunica a ambas partes. Cada vez que se ingresa un texto, se le notifica automáticamente a la contraparte, mediante correo electrónico, para que disponga de la nueva información.

9 Página 9 de 26 Anexos: el solicitante puede adjuntar uno o más archivos relacionados con la consulta (imágenes, documentos, etc.) en la sección de Anexos. Para ver la solución de la consulta, se hace click sobre el número del requerimiento en la sección Mis Consultas Cerradas, y en la ventana de Detalles se encontrará una nueva sección con la solución. En la parte inferior de la ventana, se desplegarán dos botones, uno para Reabrir la Consulta, en caso que la solución entregada no haya sido suficiente y se requiera mayores antecedentes, y otro para el caso contrario, es decir, para Cerrar la Consulta. Si se selecciona la opción de reabrir la consulta, se debe ingresar una justificación, la que queda registrada en la bitácora pública del caso. Si se selecciona la opción de cerrar la consulta, se desplegará una ventana donde se mide la satisfacción usuaria, la que debe considerar todo el proceso de atención (calidad de la solución, tiempo de respuesta, retroalimentación recibida, etc.). Además, se puede incorporar un comentario para complementar la evaluación. 2.3 FORMULARIO DE CONTACTO Con el objeto de mantener actualizada la información de contacto del director del establecimiento educacional, el sistema desplegará automáticamente un formulario a continuación, que recoge información relevante del director como y teléfonos, cada vez que se haga ingreso al proceso de Visto Bueno. Una vez realizadas las modificaciones, presione el botón Actualizar Datos. En caso que no requiera efectuar modificaciones solo presione el botón Actualizar Datos o la X en la esquina superior derecha. El sistema solicitará, en cada inicio de sesión, dicho formulario, a fin de que el director pueda mantener actualizada esta información. Es importante destacar que esta información de contacto, permite mantener

10 Página 10 de 26 un canal regular y constante de información entre la Superintendencia de Educación y los directores de los establecimientos educacionales. Cuando seleccione el botón Actualizar Datos, el sistema mostrará el siguiente mensaje: Seleccione el botón cerrar para continuar. Una vez que ha cerrado la ventana anterior, en su pantalla podrá visualizar la información correspondiente al sostenedor y al establecimiento educacional (RBD), además podrá acceder nuevamente al formulario de actualización de datos del director, tal como se muestra a continuación:

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12 Página 12 de PROCESO VISTO BUENO DIRECTOR SUBVENCIÓN ESCOLAR PREFERENCIAL SELECCIÓN DE PERIODO Cuando ha corroborado que la información presente en la sección anterior es correcta, seleccione el año a declarar, en esta oportunidad deberá corresponder al año 2016: Posterior a la elección del periodo, se desplegará la ventana que contiene los datos específicos del establecimiento educacional (RBD) y el estado de la rendición:

13 Página 13 de ESTADO DE RESULTADO Para dar visto bueno de la rendición de recursos de la Subvención Escolar Preferencial (SEP) 2016 realizada por el sostenedor, en primer lugar, éste debe haber recibido los recursos por concepto de la subvención descrita además de haber dado cumplimiento con la obligación de rendir los recursos percibidos dentro de las fechas establecidas por esta Superintendencia. Una vez que fue ingresado el usuario/clave en la plataforma, actualizados los datos del director y seleccionado el periodo de rendición, en pantalla, podrá visualizar el Estado de Resultado, el cual contiene todas las cuentas y subcuentas de ingresos y gastos, habilitado, además, para ver el detalle de cada cuenta deberá presionar el símbolo + existente a la izquierda de cada cuenta para apreciar dicho detalle:

14 Página 14 de 26 Para descargar nuevamente este manual, puede acceder a él a través del icono rojo que señala Descargar Instructivo tal como muestra la imagen: En la misma pantalla de visualización, podrá visualizar el detalle mensual de los ingresos, presionando el botón Ver detalle destacado en la imagen a continuación:

15 Página 15 de 26 Luego, se desplegará la siguiente ventana: Para observar en detalle los gastos declarados por el sostenedor presione el botón Detalle en cada una de las cuentas de gasto o descargue el archivo en formato.csv que contiene todos los gastos declarados por el sostenedor en la subvención descrita. Para proceder a su descarga debe posicionarse sobre el ícono de color verde que señala Descargar CSV con los gastos como se muestra a en el cuadro enmarcado en color rojo a continuación:

16 Página 16 de 26 El detalle de los gastos al presionar el botón Detalle, se visualizará de la siguiente manera:

17 Página 17 de RESPUESTA AL FORMULARIO Acorde a lo establecido en la Ley N (que establece la Subvención Escolar Preferencial) en su artículo N 7 letra a) que dice relación con la rendición del sostenedor de la subvención en cuestión, se precisa que el sostenedor del establecimiento educacional deberá presentar a esta Superintendencia y a la comunidad escolar, dentro de su rendición de cuenta pública, un informe relativo al uso de los recursos percibidos por concepto de la subvención descrita. Además, ésta deberá llevar la firma del director del establecimiento educacional, otorgando así su visto bueno, previo conocimiento del consejo escolar. Dado lo anterior, contestar las preguntas que se presentan a continuación será condición restrictiva para llevar a cabo el visto bueno a la rendición independiente si se aprueba o rechaza la rendición. Para dar cumplimiento a esto, deberá seleccionar la opción que otorgue respuesta a la situación indicada en cada caso: Nota: No podrá aprobar/rechazar la rendición SEP, si no ha contestado todas las preguntas señaladas.

18 Página 18 de APROBAR RENDICIÓN Luego de haber respondido todas las preguntas señaladas en el numeral 3.3 de este manual, podrá seleccionar la opción de Aprobar Rendición o Rechazar Rendición. En el caso que decida aprobar la rendición, seleccione el botón color azul (indicado con el número 1 en la imagen) que aparece posterior a las preguntas, al inferior de la pantalla: Al seleccionar el botón azul Aprobar Rendición se desplegará una ventana que permitirá imprimir el Estado de Resultado que deberá ser firmado por el director y posteriormente cargado en la plataforma. Para ello, presione el botón Ver Rendición :

19 Página 19 de 26 Una vez realizado el paso anterior, se abrirá automáticamente 2, un archivo en formato.pdf que contiene los datos del Estado de Resultado de la subvención, archivo que deberá ser descargado, impreso y firmado por el director, para luego cargarlo nuevamente en la plataforma: Imagen referencial del archivo: Al final del documento, encontrará una línea reservada para la firma del director: Nota: Una vez que seleccionó el botón Ver rendición, no olvide que debe descargar el archivo que aparecerá en pantalla, revisar el archivo, imprimirlo y firmar el documento. 2 Dependerá de la configuración del navegador.

20 Página 20 de 26 Cuando ya ha descargado el archivo, el director deberá validarlo a través de la firma que deberá ir en la sección reservada para la misma. Cuando ha escaneado/fotografiado y almacenado en su equipo el documento, debe acceder al botón que indica Examinar, indicado con el número 3 en la pantalla a continuación: Se desplegará una ventana que le permitirá buscar el documento en su equipo y seleccionarlo para su carga en la plataforma. Los formatos soportados por la plataforma son JPG, JPEG, PNG y PDF. El tamaño máximo de los archivos es de 5 MB. Cuando ha seleccionado el archivo presione Aceptar o abrir en la ventana anterior. En la plataforma, aparecerá cargado el documento seleccionado anteriormente (dentro de la ventana Aprobar Rendición al costado del botón Examinar ). Verifique que haya seleccionado el archivo correcto:

21 Página 21 de 26 Una vez que ha sido verificado el documento seleccionado, presione el botón que se encuentra a la derecha del nombre del documento, denominado Cargar Documento : Luego que el archivo sea cargado correctamente, se desplegará una ventana que contiene el mensaje de carga exitosa, además desde la misma, podrá visualizar el archivo cargado y/o eliminar el mismo. Es importante corroborar que el archivo cargado en la plataforma corresponde al deseado y para ello, usted podrá seleccionar el botón azul de la pantalla anterior denominado Ver Archivo que le permitirá visualizar el documento firmado:

22 Página 22 de 26 De lo contrario, puede borrar el archivo cargado dirigiéndose al botón de color azul denominado Eliminar el que le permitirá excluir el documento: El sistema desplegará una ventana que le permite confirmar la eliminación del archivo, si se encuentra totalmente seguro, presione Sí, eliminar, de lo contrario presione No. Cuando la respuesta anterior ha sido Sí, eliminar, el sistema volverá a desplegar la pantalla de aprobación y carga del documento, sin tener archivos previamente cargados:

23 Página 23 de 26 Si, por el contrario, el archivo cargado es correcto y no desea eliminarlo, puede proceder a realizar el visto bueno presionando el botón que señala Dar Visto Bueno tal como muestra la siguiente imagen: Una vez que el botón anterior ha sido presionado y el sistema ha registrado la información solicitada, aparecerá el siguiente mensaje en pantalla: Para salir de la pantalla presione el botón Volver. Posteriormente, a modo de verificación, puede acceder nuevamente a su sesión (del director) y en la parte superior de la pantalla en la sección Estado Rendición 2016 corroborar que el proceso de Visto Bueno director se encuentra Aprobado por Director. No obstante, no podrá deshacer la acción o modificar las respuestas entregadas en el formulario ya que el proceso se encontrará en estado finalizado.

24 Página 24 de RECHAZAR RENDICIÓN Luego de haber respondido todas las preguntas señaladas en el numeral 3.3 de este manual, podrá seleccionar la opción de Aprobar Rendición o Rechazar Rendición. En el caso que decida rechazar la rendición, seleccione el botón color rojo que aparece posterior a las preguntas, al inferior de la pantalla: Al seleccionar la opción Rechazar Rendición se desplegará la siguiente ventana: En ella, deberá ingresar claramente el motivo que origina el rechazo de la rendición de la subvención SEP recursos 2016 realizada por el sostenedor, detallando cada una de las causales que respaldan tal decisión, si no ingresa motivo no podrá rechazar la rendición. Posteriormente, deberá seleccionar el botón color rojo que indica Rechazar (de lo contrario, presione Cancelar ).

25 Página 25 de 26 Escribir motivo de rechazo Una vez que haya sido presionado el botón Rechazar (pantalla anterior), aparecerá el mensaje de rechazo exitoso, para salir de la pantalla presione el botón Volver. Posteriormente, a modo de verificación, puede acceder nuevamente a su sesión (del director) y en la parte superior de la pantalla en la sección Estado Rendición 2016 corroborar que el proceso de Visto Bueno director se encuentra Rechazado por Director. No obstante, no podrá deshacer la acción o modificar las respuestas entregadas en el formulario ya que el proceso se encontrará en estado finalizado.

26 Página 26 de VIGENCIA DEL La vigencia del proceso se encuentra condicionada al estado final de la rendición de la Subvención Escolar Preferencial por parte del sostenedor, es decir, si el sostenedor realiza cualquier acción que implique la alteración del estado de la rendición en la plataforma de Rendición de Cuentas a través de una reapertura de la subvención rendida, el Visto Bueno Director SEP perderá su vigencia, por lo que el director deberá mantenerse debidamente informado respecto a las acciones relacionadas con la subvención, ya que podría implicar y la realización nuevamente del proceso. Al perder la vigencia el Visto Bueno, también se perderá la vigencia del documento firmado por el director.