Establecer los pasos a seguir para la solicitud de avances de efectivo y su respectiva legalización.

Transcripción

1 /10/01 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la solicitud de avances de efectivo y su respectiva legalización.. ALCANCE Aplica para todos los avances que realice cualquier empleado de la Corporación vinculado con contrato laboral. Va desde la solicitud hasta la legalización del avance. 3. CONTEXTUALIZACIÓN Este procedimiento se deriva de la caracterización del Proceso de Administración de Recursos. 4. DEFINICIONES AVANCE DE EFECTIVO: Adelantos en dinero entregados a empleados de la corporación de manera anticipada para la adquisición de bienes y servicios que por sus características y condiciones no pueden ser sometidos a lo establecido en la circular reglamentaria para la adquisición de bienes y servicios que se encuentre vigente o aquella que la modifique, derogue o adicione; para el desembolso se requiere de una disponibilidad previa. LEGALIZACION DE AVANCE: Presentación de soportes (facturas o documentos equivalentes) que permiten identificar el uso de los recursos desembolsados por medio del avance y realizar sus respectivas contabilizaciones, junto con el formato establecido para tal fin. REINTEGROS: Reembolso de los dineros sobrantes del avance después de realizar la compra o adquisición de los bienes y servicios. FACTURA: La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma, con la liquidación de los respectivos impuestos. DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es aquel documento soporte que reemplaza la factura en las operaciones económicas realizadas con personas no obligadas a facturar. Tales documentos pueden ser: tiquetes de máquina registradora, tiquetes de transporte, tiquete de peaje, Formato de Documento Equivalente entre otros. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Solicitud Solamente los empleados vinculados a través de contrato laboral vigente pueden solicitar avances.

2 /10/01 Página de 8 5. Giros Los avances se conceden para la adquisición de bienes y servicios que por sus características y condiciones no pueden ser sometidos a lo establecido en la circular reglamentaria para la adquisición de bienes y servicios que se encuentre vigente o aquella que la modifique, derogue o adicione. Las solicitudes de avances se realizan por medio del Formato de Solicitud de Avances AR- F-7. No se conceden avances a empleados que tengan pendientes avances por legalizar. Por medio de avances no se pueden comprar activos fijos, cancelar viáticos, sueldos u honorarios. Los avances pueden ser solicitados hasta un valor máximo de veinte (0) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Para los centros de investigación, los avances hasta diez (10) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes deben ser autorizados por el líder del centro de costos y deben llevar el visto bueno del Administrativo y Financiero. Para avances mayores a diez (10) SMMLV y hasta veinte (0) SMMLV deben ser autorizados por el líder del centro de costos y por el Director del Centro de Investigación. Para Sede Central, los avances hasta diez (10) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes deben ser autorizados por el líder del centro de costos y deben llevar el visto bueno del Nacional de Presupuesto. Para avances mayores a diez (10) SMMLV y hasta veinte (0) SMMLV deben ser autorizados por el líder del centro de costos y por el Jefe del Departamento Financiero. El desembolso del avance solo puede realizarse a través de la cuenta bancaria por la que se manejan los recursos del convenio asociados al respectivo CDP que lo ampara. 5.3 Legalización Los avances se deben legalizar en el Formato AR-F-78 Formato de Legalización de avances. Los avances deben ser legalizados a más tardar en diez (10) días calendario después de la fecha en la que se requiere el desembolso y dentro del mismo periodo contable de los documentos soporte. Para los centros de investigación, la legalización del avance debe llevar la firma del solicitante, del líder del centro de costos y debe llevar el visto bueno del Administrativo y Financiero. Para Sede Central, la legalización del avance debe llevar la firma del solicitante, del líder del centro de costos y debe llevar el visto bueno del Nacional de Presupuesto. Para legalizar el avance se debe adjuntar las facturas (a nombre de Corpoica) o documentos equivalentes, RUT de cada proveedor (en los casos en que amerite), Formato de Legalización de Avance AR-F-78 y recibo de caja de los recursos reintegrados (si aplica). Las facturas con las que se legalicen los avances deben estar a nombre de CORPOICA y corresponder al periodo de legalización, además de cumplir todos los siguientes requisitos:

3 /10/01 Página 3 de 8 Factura: 1. Estar denominada expresamente como factura de venta.. Indicar apellidos y nombre o razón social del vendedor o de quien presta el servicio. 3. Indicar el NIT o cédula del vendedor o de quien presta el servicio. 4. Indicar apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios (Corpoica). 5. Indicar el NIT del adquirente de los bienes o servicios (Corpoica). 6. Mostrar la discriminación del IVA pagado. 7. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 8. Mostrar la fecha de expedición. 9. Mostrar la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 10. Indicar el valor total de la operación. 11. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 1. Indicar el recibo del bien o servicio. 13. Indicar la cancelación de la factura de venta. Los documentos equivalentes deben cumplir con las siguientes características: Documento Equivalente: 1. Indicar apellidos y nombre o razón social del vendedor o de quien presta el servicio.. Indicar el NIT o cédula del vendedor o de quien presta el servicio. 3. Numeración consecutiva. 4. Fecha de expedición del documento. 5. Descripción específica o genérica del servicio o bienes adquiridos. 6. Valor de la operación. Los documentos soportes con los que se legalicen los avances deben cumplir todos los requisitos mencionados en este procedimiento y la fecha corresponder al mismo periodo de legalización. El RUT se debe solicitar al proveedor de bienes o servicios junto con la factura de venta. Sin embargo, se debe tener en cuenta que: o Si un proveedor puede emitir una factura de venta, debe contar con el RUT, por tal motivo podrá dar copia de este en el momento de la expedición de la factura. No obstante, si el tercero ya se encuentra creado en el sistema financiero de la Corporación, no será necesario la solicitud del RUT. o Si el proveedor no cuenta con RUT y por ende no puede emitir factura, se debe diligenciar el Formato de Documento Equivalente que es suministrado por la Coordinación Administrativa y Financiera o la Coordinación Nacional de Presupuesto. En caso de existir recursos sobrantes por descuentos, retenciones aplicadas o dineros no utilizados por el avance, deben ser entregados en efectivo en las ventanillas de la

4 /10/01 Página 4 de 8 Coordinación Nacional de Tesorería o quien haga sus veces en los Centros de Investigación. En el caso de la legalización de avances que fueron destinados para eventos de capacitación y transferencia de tecnología que incluya el pago de refrigerios y almuerzos, se debe anexar el listado de asistencia al evento o reunión, detallando el nombre y el número de cédula. Los empleados responsables de los avances se encargarán de realizar los descuentos tributarios y de ley a los proveedores. Por tal motivo, antes de solicitar los avances, se les recomienda consultar a la Coordinación Administrativa y Financiera en las sedes o a la Coordinación Nacional de Contabilidad para obtener instrucciones sobre las retenciones que debe aplicar a los bienes o servicios que van a adquirir por medio del avance. Para los Centros de Investigación, La Coordinación Administrativa y Financiera será la responsable de llevar el control sobre la legalización oportuna de los avances. Para la Sede Central, La Coordinación Nacional de Tesorería será la responsable de llevar el control sobre la legalización oportuna de los avances. Las Coordinaciones Administrativas y Financieras de las Sedes, La Coordinación Nacional de Contabilidad y la Coordinación Nacional de Tesorería brindarán el soporte necesario para atender todas las inquietudes referentes a los avances.

5 /10/01 Página 5 de 8 6. DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Realizar solicitud de avance. FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO Inicio Empleado solicitante. AR-F-7 Formato de Solicitud de avances. Solicitar avance. Aprobar o desaprobar la solicitud de avance. Responsable del centro de costos por el que se esta solicitando el avance. AR-F-7 Formato de Solicitud de avances. Visto bueno? Si No 3. Analizar el concepto y justificación del avance y verificar que se cumplen las condiciones generales de este procedimiento y que el centro de costos tiene disponibilidad para hacer el avance. Analizar el concepto y justificación del avance y verificar que se cumplen las condiciones generales. Para avances hasta 10 SMMLV: Administrativo Financiero. Nacional de Presupuesto. y AR-F-7 Formato de Solicitud de avances No Cumple con las condiciones? Para avances mayores a 10 SMMLV: Director del Centro. Jefe del Departamento Financiero. Si 4. Generar Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. Generar CDP. Profesional de Presupuesto o auxiliar de Presupuesto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 5. Radicar y enviar solicitud de avance en el sistema de control de cuentas. Radicar y enviar solicitud en el sistema. Administrativo y Financiero, Profesional de presupuesto o Auxiliar de Presupuesto. Número de radicado del sistema de control de cuentas. 5

6 /10/01 Página 6 de 8 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6. Girar avance al beneficiario de acuerdo a lo solicitado y a las condiciones generales de este procedimiento. FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO Coordinación Nacional Comprobante de 4 de Tesorería o Transferencia. Coordinación Administrativa y Financiera. Girar avance. 7. Realizar las compras y/o servicios y se cancela a los proveedores o a quienes suministran el servicio. Ejecutar avance. Empleado solicitante. Facturas y/o documento equivalente. 8. Diligenciar el formato de legalización de avance y anexar los soportes (facturas o documentos equivalentes, RUT (si amerita) y recibo de caja de recursos no utilizados (si aplica). Diligenciar el formato para la legalización del avance. Empleado solicitante. AR-F-78 Formato de legalización de avances. 9. Presentar documentos ante la Coordinación Administrativa y Financiera (para los Centros de Investigación) o ante la Coordinación Nacional de Presupuesto (para Sede Central) Presentar los documentos ante la dependencia encargada de la radicación de la legalizacion. Empleado solicitante. AR-F-78 Formato de legalización de avances. Facturas y/o documento equivalente. 10. Verificar que los documentos cumplen con las especificaciones y que los documentos de soporte están correctos, de acuerdo a las condiciones generales. Cumple con las condiciones? No Administrativo y Financiero o Coordinación Nacional de Presupuesto. No aplica. Si 8 6

7 /10/01 Página 7 de 8 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11. Enviar a presupuesto para generar los respectivos registros presupuestales. FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO 5 Profesional de presupuesto, Auxiliar de Presupuesto o quien haga sus veces. Registro presupuestal generado. Enviar a presupuesto y generar los respectivos registros presupuestales 1. Liberar saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Liberar saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal Profesional de presupuesto, Auxiliar de Presupuesto o quien haga sus veces. Devolución de Certificado de Disponibilidad Presupuestal - DCDP 13. Radicar y enviar solicitud de legalización en el sistema de control de cuentas. Radicar y enviar solicitud de legalización en el sistema. Administrativo y Financiero, Profesional de Presupuesto o Auxiliar de Presupuesto. Radicado en el sistema de control de cuentas. 14. Causar contablemente las facturas o documentos equivalentes correspondientes a las compras o servicios adquiridos por medio del avance. Causación Contable. Administrativo y Financiero, Profesional de contabilidad o Auxiliar de Contabilidad o quien haga sus veces. Soportes contables. Existe excedente a favor del empleado? No 16 Si 15. Si existen excedentes a favor del empleado o tercero, se procede a cancelar los excedentes de acuerdo al procedimiento de egresos AR- P-8. Continuar con el procedimiento de egresos AR-P-8 Empleado Solicitante. No aplica Si existen a excedentes a favor de CORPOICA deben devolverse los recursos restantes en las ventanillas de la Coordinación Nacional de Tesorería o quien haga sus veces en los centros. 7

8 /10/01 Página 8 de 8 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 16. Reportar en el sistema la legalización o paz y salvo del respectivo avance. FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO 6 Reportar en el sistema la legalización o paz y salvo del avance. Nacional de Tesorería, Profesional de Tesorería, Auxiliar de Tesorería o quien haga sus veces. Registro en el sistema. Fin 7. ANEXOS No aplica. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 0 03/09/008 Elaboración del documento 1 1/06/011 Inclusión del sistema de reporte de avances dentro del procedimiento presente. 19/10/01 Cambio de los Formatos de Solicitud y Legalización de avances. Modificación en el flujograma (inclusión y eliminación actividades, cambio de responsables y de registros). Actualización de las condiciones generales.