UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

Transcripción

1 VERSIÓN: 03 PAGINA: 1 de Objeto: Constatar que se cumpla con los requisitos para la autorización y legalización de los avances. 2. Alcance: Desde la identificación de la necesidad de avance, hasta la respectiva legalización. 3. Referencias Normativas: Acuerdo Superior Por el cual se establece el Presupuesto de Rentas, Ingresos, Recursos de Capital y Gastos de la Universidad de los Llanos, ésta rige para cada vigencia. La Resolución Rectoral por la cual se constituyen las cajas Menores en la Universidad de los Llanos y se reglamentan los avances y anticipos; esta rige para cada una de las vigencias. La normatividad (Decreto, Acuerdo o Resolución) expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para cada vigencia. Estatuto Tributario Decreto 1345 del 2012: Por el cual se fija la escala de viáticos establecida por el Departamento de la Función Pública. (El cual tendrá vigencia por un año hasta fijar el salario mínimo del año siguiente). Resolución rectoral N de 2013, Por la cual se delega la competencia para celebrar contratos, la ordenación del gasto al Vicerrector de Recursos Universitarios 4. Definiciones: Avance: Se entiende por avance la suma de dinero entregada a un funcionario de la Universidad para cancelar gastos que cumplan las siguientes características: Que no se hayan programado específicamente en el plan de compras, gastos o inversiones de la vigencia Cuando por exigencias del proveedor se deban cancelar ciertas compras o servicios de estricto contado. Cuando las condiciones de compra ofrezcan ventajas financieras especiales por la cancelación contra entrega Cuando los bienes se adquieran en Almacenes de Grandes Superficies. Cuando las necesidades de la compra del bien o prestación del servicio sean de carácter urgente. Los avances no podrán superar el 10% de la menor cuantía, denominada contratación directa, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Rectoral N 2661 de 2012 el Manual de Contratación de la Universidad de los Llanos. De esta manera, se concederán bajo las anteriores condiciones avances para viáticos, gastos de desplazamiento, gastos de vehículo en salidas oficiales, pago de conferencistas, publicaciones en la Gaceta Departamental o el Diario Oficial, trámite ante las entidades públicas, trámites de nacionalización de mercancías, trámites bancarios, gastos de relaciones públicas, cursos de capacitación, pólizas de seguros, mantenimiento de vehículos, mantenimiento de las instalaciones o adecuaciones físicas, jornales ocasionales, entre otros. ELABORO: Ghina Ximena Martínez Díaz REVISO: Hernando Parra Cuberos APROBÓ: Claudio Javier Criollo Ramírez CARGO: Profesional de apoyo CARGO: Vicerrector de Recursos Universitarios CARGO: Representante de la alta dirección FIRMA FIRMA FIRMA

2 VERSIÓN: 03 PAGINA: 2 de 10 Comisión: Se entiende por los desplazamientos realizados por los docentes o administrativos que deben legalizar posteriormente a su realización. Legalización de avances: Trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soportes que cumplan los requisitos exigidos en el Estatuto Tributario, para la respectiva revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal PGI: Profesional de Gestión Institucional Resolución de autorización de gasto: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por conceptos de viáticos, cuotas de sostenimiento, hospedaje, transporte, seguros, capacitaciones, entre otros. Retención en la fuente: Mecanismo para recaudar impuestos (Renta, IVA, ICA, entre otros) anticipadamente. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera (Software adoptado por la Universidad) Soportes contables: Toda aquella información y su medio de soporte que me permite cumplir con los requisitos exigidos en el Estatuto Tributario para la respectiva revisión, aprobación y registro en el SIIF. Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos al exterior o dentro del perímetro urbano o rural en el territorio Nacional donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento, de acuerdo a la normatividad vigente sobre la materia. Viáticos para Docentes: (Planta y Ocasionales). Los viáticos van de acuerdo a la labor que desempeñan ya sean para prácticas académicas ó de la relación de sus funciones Académico-Administrativas, de capacitación, Investigativas, de proyección social, de actividad académica en general o de representación institucional. Viáticos para Administrativos: Se autorizan por Acuerdos Sindicales, con relación a sus funciones y representaciones a nivel municipal, departamental, nacional e Internacional ó en el ejercicio de sus funciones administrativas. 5. Condiciones Generales: AUTORIZACIÓN DE AVANCES Los funcionarios podrán solicitar un avance previa legalización del anterior; los docentes de investigación, sin embargo, podrán manejar dos o más avances a la vez cuando correspondan a diferentes proyectos. No se pueden hacer pagos diferentes a los autorizados para el avance. Las solicitudes de avances podrán hacerlas únicamente los siguientes funcionarios: Vicerrectores, Decanos, Directores de Programas y de Proyectos de Investigación y Jefes de Dependencias Administrativas, de acuerdo a la justificación clara y concisa, quienes serán responsables fiscal, penal,

3 VERSIÓN: 03 PAGINA: 3 de 10 administrativa, disciplinaria y pecuniariamente por el incumplimiento de las disposiciones legales contenidas en estos actos administrativos y por el mal manejo que se le den a los dineros asignados, sin perjuicio de las demás acciones legales a las que hubiere lugar. El monto de autorización del avance no podrá superar el 10% de la menor cuantía, denominada contratación directa, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Rectoral N 2661 de El funcionario debe garantizar la firma de los formatos y requisitos internos establecidos por el procedimiento de avances, para así poderlo recibir. Para el trámite de avances de viáticos se debe generar una solicitud a la Rectoría previo visto Bueno de los Vicerrectores de la Universidad con su justificación y convocatoria previa. El beneficiario debe presentar la solicitud de avance con una antelación de por lo menos 8 días hábiles a la fecha de realización de la actividad. Las solicitudes de Viáticos para los docentes debe tener el Visto Bueno del Vicerrector Académico y de los desplazamientos de los Administrativos debe tener Visto Bueno del Vicerrector de Recursos Universitarios. El Vicerrector debe orientar la fuente de financiación para la realización del viático. Los desplazamiento de prácticas académicas están presupuestados por lo tanto Servicios Generales, sólo remite solicitud de avance a la Vicerrectoría de Recursos) El Rector debe contar por lo menos de (3) días para dar viabilidad del avance. La orden de pago de avances y otros pagos no serán firmado por el rector. LEGALIZACIÓN DE AVANCES La División de Tesorería debe dar a conocer a los responsables de los avances los requisitos que deben cumplir para la legalización del avance autorizado. Visualizar Folleto del Instructivo para la legalización Los soportes deben ser legales y legibles a nombre de la Universidad de los Llanos, excluyendo casos como tiquetes aéreos y terrestres de desplazamientos. Se deben practicar las retenciones conforme a la normatividad tributaria vigente. Los reintegros y pagos de retenciones se deben cancelar únicamente en la caja de Tesorería. Con los dineros de los avances no podrán efectuarse las siguientes operaciones: Préstamos a funcionarios. Cambio de cheques. Apertura o manejo de cuentas de ahorro o CDT. Pago de vacaciones o servicios personales que deban pactarse por contrato o nombramiento. Préstamos transitorios a otras dependencias. Desembolsos con destino a dependencias o proyectos diferentes a los que se adscribe el avance o realizar pagos diferentes a los bienes o servicios autorizados. Se deben diligenciar los formatos establecidos para legalización de avances, conforme al procedimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad (SIG).

4 VERSIÓN: 03 PAGINA: 4 de 10 Cuando se trate de avances para compras debe tener la entrada de Almacén para realizar la correspondiente legalización REQUISITOS DE FACTURACIÓN La Universidad de los Llanos, en virtud del artículo 3 del Decreto 2627 del 28 de diciembre de 1993, tiene derecho a la devolución del IVA que pague por los bienes y servicios que adquiera en desarrollo de su objeto social; es por eso que la Universidad exige el cumplimiento del total de los requisitos de facturación a los proveedores responsables del IVA que pertenecen al régimen común, ya que los del régimen simplificado no están obligados a facturar. Por lo anterior, a continuación se relacionan los requisitos de la factura de venta que están reglamentados en el artículo 617 del Estatuto Tributario:. Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (siempre deberá estar expedida a nombre de la UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS NIT ) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de las literales a), b), d) y h) deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. Parágrafo: En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. Deberá verificarse el cumplimiento de otros requisitos adicionales de control técnico como son el número y fecha (día/mes/año) de la resolución con la cual la DIAN otorga la autorización de la facturación y el rango de numeración autorizado (prefijos y numeración), ya que esta cuenta con una vigencia de dos años. Es de anotar que la observancia de los requisitos antes mencionados es indispensable para la devolución del Impuesto a las Ventas; por lo tanto, los funcionarios de la Universidad de los Llanos que realicen pagos a nombre de la misma por concepto de Avances, deben revisar su cumplimiento y en el caso de no legalizar dentro del mes de facturación del IVA, el 100% del valor de éste impuesto deberá ser reintegrado por el funcionario en la caja de Tesorería.

5 VERSIÓN: 03 PAGINA: 5 de Contenido: No. ACTIVIDAD RESPONSABLE PRODUCTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE AVANCES DE COMPRA Y SERVICIOS 1 Realizar la solicitud de avance Vicerrectores, decanos, directores generales, secretarios académicos y jefes de dependencias administrativas Formato de solicitud de avance o anticipo (FO-GBS-09) 2 Recibir la solicitud 3 Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestal con su respectiva Resolución de avance y Remitir a Financiera Secretaria de la Vicerrectoría de Recursos PARA LA AUTORIZACIÓN DE AVANCES DE DESPLAMIENTO Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal inferior al 10% de la menor cuantía (FO-GBS-08) Resolución Rectoral avance 4 Realizar la solicitud de avance 5 Recibir la solicitud Vicerrectores, decanos, directores generales, secretarios académicos y jefes de dependencias administrativas Personal encargado en cada dependencia (Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Recursos) Memorando de solicitud para desplazamiento

6 VERSIÓN: 03 PAGINA: 6 de 10 6 (Sólo aplica para desplazamientos de docentes y administrativos) Verificar que la justificación de la solicitud se acoja a la resolución de avances, dar el Visto Bueno previa orientación de la fuente de financiación. Vicerrectores Memorando de desplazamiento con el Visto Bueno del Vicerrector pertinente 7 Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestal con su Resolución de avance Personal encargado en cada dependencia (Servicios Administrativos, Vicerrectoría Académica y Servicios Generales) Formato de Solicitud Disponibilidad Presupuestal para desplazamientos FO-GTH-92 Resolución Rectoral avance 8 Firmar la solicitud de Disponibilidad 9 Remitir a la División Financiera Vicerrectoría de Recursos, Vicerrectoría Académica PARA EL TRÁMITE DE COMISIÓN DE DESPLAZAMIENTOS Recibir los documentos soportes de la Comisión. Una vez se anexen los soportes con el respectivo CDP, elaborar la solicitud de obligación y remitir a la División Financiera Profesional de Apoyo División de Servicios Administrativos. Cumplido de comisión FO-GTH-94 y tiquetes de transporte Solicitud de obligación presupuestal FO-GBS-06

7 VERSIÓN: 03 PAGINA: 7 de Emitir y firmar certificado de disponibilidad, registro, obligación presupuestal y enviar a Rectoría PARA EL TRÁMITE DEL PAGO PGI de la División Financiera Firmar Resolución Rectoral, de aprobación Asignar número y fecha a la resolución y remitir a las dependencias correspondientes para el pago. Rector Secretaria de rectoría 15 Elaborar Orden de Pago en el módulo Administrativo del SIIF Personal encargado en cada dependencia (Vicerrectoría de Recursos, la División de Servicios Administrativos) Orden de Pago elaborado en el SIIF 16 Incluir los formatos de recibido de avance y autorización de descuento Personal encargado en cada dependencia (Servicios Administrativos, Vicerrectoría de Recursos) Modelo recibo a satisfacción de avance Modelo autorización de descuento por avance no legalizado 17 Revisión contable 18 Remitir Orden de pago a Tesorería para expedir el respectivo desembolso del avance Profesionales de la oficina de Contabilidad Ver Procedimiento de cancelación de pago a terceros (PD-FIN-05)

8 VERSIÓN: 03 PAGINA: 8 de 10 PARA LA LEGALIZACIÓN 19 Generar recibo de Caja de las retenciones y reintegros si hay lugar e imprimir original y copia (original para el paquete de legalización y copia para el informe diario) Profesional Administrativo Unidad de Tesorería Recibo de Caja emitido por el SIIF Formato Legalización de desplazamiento de conductores FO-GBS Revisar la documentación soporte de la legalización del avance, según el tipo de avance que se esté legalizando y que cumpla con los requisitos establecidos. Personal encargado en la Unidad de Tesorería Formato legalización de avances FO-GBS-18 Cumplido de comisión FO-GTH-94 Resolución Rectoral por la cual se autoriza el avance Modelo recibo a satisfacción de elementos 21 Contabilizar en el SIIF la legalización de los avances para descargarlos al tercero, haciendo caso a la obligación contable. Profesional Administrativo Modelo declaración explícita de viáticos Comprobante de Legalización de Avances

9 VERSIÓN: 03 PAGINA: 9 de Revisar y firmar el comprobante de legalización de avance Archivar en el libro diario de Tesorería Tesorero Auxiliar Administrativo 7. Flujograma: N/A 8. Documentos de Referencia: Estatuto general de contratación FO-GBS-06 Solicitud de obligación presupuestal FO-GBS-09 Formato de solicitud de avance o anticipo FO-GBS-08 Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal inferior al 10% de la menor cuantía FO-GBS-18 Formato legalización de avances FO-GTH-92 Formato de Solicitud Disponibilidad Presupuestal para desplazamientos FO-GTH-94 Cumplido de comisión FO-GBS-19 Formato Legalización de desplazamiento de conductores Modelo recibo a satisfacción de avance Modelo autorización de descuento por avance no legalizado Modelo recibo a satisfacción de elementos Modelo declaración explícita de viáticos Comprobante de Legalización de Avances Resolución Rectoral por la cual se autoriza el avance

10 9. Historial de Cambios: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS PAGINA: 10 de VERSIÓN: Fecha Cambio Nueva versión 15/09/2011 Documento nuevo 01 01/06/ /09/2013 Se agregaron las dos últimas condiciones generales, se diligenciaron los documentos de referencia y entro en operación la primera versión del formato para solicitud de avances. Se corrige el código del FO-GBS-08, ya que por equivocación en el documento estaba registrado el código FO-GBS-07. Se actualizan las actividades ajustándolas a la resolución rectoral 2961 de 2013, y se incluyen los formatos actualizados y los modelos a utilizar para la autorización y legalización de avances