MANUAL DE POLITICAS SECCION 6 REGLAMENTACIONES ADMINISTRATIVAS GENERALES

Transcripción

1 MANUAL DE POLITICAS SECCION 6 ELABORADO REVISADO APROBADO Director Administrativo Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección Junta Directiva Fecha de Aprobación: 06/03/2012

2 Página 2 de EMERGENCIA ESCOLAR El Rector y/o Director Administrativo están autorizados para anunciar la suspensión de clases o cerrar el colegio cuando se presentes situaciones que atenten contra la seguridad y el bienestar de los estudiantes y los trabajadores. La decisión de cerrar el colegio será tomada por el Rector y/o Director Administrativo, con la aprobación de la Junta Directiva y las recomendaciones de las instituciones de seguridad. 6.2 SALIDA DE RUTAS ESCOLARES EN CASO DE LLUVIAS Cuando a la hora de salida esté lloviendo copiosamente, tanto estudiantes como profesores deberán seguir las siguientes reglas: Los profesores enviaran a los estudiantes a las siguientes áreas: Recepción: Todos los estudiantes que se transporten en carros particulares y buseta del Colegio (CBC). Puerta Secundaria: Ubicación de la vanes particulares. Van todos los estudiantes que se transportan en estos vehículos. Se les dará salida en la medida que los propietarios de las vanes confirmen que no falta ningún estudiantes de los que ellos trasladan. Puerta Primaria: Los niños saldrán en fila de sus salones de acuerdo con la ruta que les corresponda. El orden establecido para la salida de las rutas va de acuerdo con la distancia y/o recorrido de estas así: 11, 6, 10, 9, 8, 5, 4, 3, 2, 1. Se utilizará el megáfono para hacer el llamado a los estudiantes de cada ruta, es importante la colaboración de Coordinadores y Profesores, para que los Estudiantes se mantengan en orden y escuchen atentos el llamado de la ruta que les corresponde abordar. Los buses deberán estar esperando en fila en los lugares de parqueo habitual hasta que se les indique que se pueden acercar a la puerta asignada para la salida. De manera ordenada profesores y estudiantes abordarán los buses. El Profesor encargado de ruta verificará que todos sus estudiantes estén dentro del bus, en caso de faltar un niño, el vehículo dará una vuelta y regresará nuevamente a la puerta de Primaria en caso contrario puede proceder a dar la orden de salida del bus.

3 Página 3 de 5 Contaremos con la ayuda del personal Administrativo con el fin de que muestren una paleta con el número de la ruta, hasta que el profesor titular se responsabilice de su ruta. En caso de que algún estudiante no esté atento al llamado de su ruta y no pueda abordarla en su momento, se quedará en el Colegio, la Recepcionista informará a los padres que pueden venir a recogerlos o en su defecto deberán esperar la salida del transporte de las 4:00 pm. e ir a recogerlos a la sede del Pre-escolar, aproximadamente a las 4:30 pm. 6.3 ASESORES COMERCIALES Y/O VENDEDORES No está permitido que profesores, estudiantes, agencias o empresas, recojan fondos, vendan o promocionen ningún bien o servicio sin previa autorización de la Dirección Administrativa y/o Rectoría. El Colegio no puede ser utilizado como agencia de distribución de ningún tipo de publicidad. 6.4 RECEPCION DE FACTURAS El Coordinador de Compras y Almacén recepciona la factura de venta y verificará que cumpla con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Luego remite al Auxiliar Contable la factura junto con sus anexos relacionados en la bitácora de documentos para contabilidad, para que se proceda con su pago.

4 Página 4 de REQUERIMIENTO DE FOTOCOPIAS Se reciben las solicitudes por parte de los profesores y personal administrativo tanto de la sede del Anillo Vial como de Bocagrande para la elaboración de fotocopias en el respectivo formato debidamente diligenciado. Para solicitar cantidades de copias superiores a 300 se debe realizar por lo menos con tres días de anticipación. Cuando se trate de libros, la solicitud se debe realizar por lo menos con una semana de anticipación. En caso de requerirse anillado, se debe especificar en la solicitud realizada Solicitud de fotocopias para estudiantes: Los estudiantes deben solicitar el servicio de copias directamente en la oficina de coordinación de transporte en los siguientes horarios: Primaria: 10:00 a.m. a 10:30 a.m. De sexto a octavo: 12:10 p:m. a 12:30 p:m. De noveno a doce: 1:30 p:m a 1:50 p:m. Las copias para los estudiantes tendrán un valor previamente establecido Elaboración de fotocopias fuera del CBC: Cuando las copias requeridas no pueden ser elaboradas dentro del colegio, debido al material o especificaciones requeridas, son enviadas a un centro de fotocopiado exterior, previa autorización de la Dirección Administrativa Cantidad de copias realizadas: Mensualmente se deben tomar copias, de acuerdo con lo establecido en el contrato de alquiler de los equipos. En caso de sobrepasarse el número de copias mensuales, se debe compensar la cantidad en el mes siguiente o efectuar el pago del excedente. Mensualmente se debe informar telefónicamente a la empresa con la cual se tenga contrato para el alquiler de los equipos, la relación de copias elaboradas Mantenimiento de equipos de fotocopiado: Cuando se requiera mantenimiento preventivo o correctivo de los equipos de fotocopiado, se debe informar telefónicamente a la empresa con la que se tenga contrato de alquiler de los equipos, para que efectúen el mantenimiento requerido.

5 Página 5 de 5 Cuando se tenga una fotocopiadora fuera de servicio, se realizan los trabajos en la fotocopiadora auxiliar Requisición de insumos de fotocopias: Los insumos suministrados por la empresa contratista se deben solicitar, de manera tal que se manejen como mínimo 3 elementos en stock. 6.6 SOLICITUD DE CERTIFICADOS ESCOLAR Todos los certificados/diplomas, sin excepción, deberán ser solicitados por escrito, especificando el motivo de la expedición. El solicitante deberá estar a paz y salvo por todo concepto con la institución, lo cual estará respaldado con el formato de Paz y Salvo anexo, debidamente diligenciado y firmado. La fecha de entrega será de tres días hábiles contados a partir de la fecha de solicitud y el costo será el que estipule el colegio a inicios del año escolar. 6.7 ANEXO Paz y Salvo de Estudiantes Orden de copiado 6.8 ACTUALIZACIONES FECHA DE PARTE MODIFICADA NUMERO DE MODIFICACIONES MODIFICACION VERSION 6/01/2012 Se agregó formato 02 Orden de Copiado Director Administrativo Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección Junta Directiva