INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO Y SALIDA DE PERSONAS OFICINAS NATURA

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1 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO Y SALIDA DE PERSONAS OFICINAS NATURA CÓDIGO: CACT_IN_005 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 19/02/2015 Emisión del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador control de activos Coordinador control de activos Vicepresidente Administrativo y financiero

2 Página: 2 de 6 Objetivo Establecer Protocolo de ingresos y salida del personal; especialmente el personal que visita las instalaciones de las Oficinas Administrativas de. Alcance Este procedimiento aplica para todos los visitantes que requieran el ingreso a las Oficinas de 3. Definiciones MOLINETE: Se denomina molinete o torniquete a una especie de barrera física que tras verificar su autorización ya sea de forma manual, visual o mediante el circuito electrónico incorporado niega o permite el paso de solo una persona cada vez, para acceder a un lugar determinado. USUARIO INTERNO: Se denomina con este nombre; al personal vinculado por la compañía bajo contratación en cualquiera de sus modalidades. VISITANTE EXTERNO: Se denomina con este nombre; a la persona visitante /Invitado, el cual debe siempre estar autorizado por personal de Construvicol según la Matriz autorizadora. PORTERIA 1: Se denomina con este nombre; a la Portería inicial de ingreso donde se deben registrar el personal que ingrese a estas instalaciones con vehículo. PORTERIA 2: Se denomina con este nombre; a la Portería inicial de ingreso donde se deben registrar el personal que ingrese a estas instalaciones con vehículo. 4. Descripción / Desarrollo Procedimiento de ingreso y salida de Personal de Construvicol 4.1 Descripción / Desarrollo Procedimiento de ingreso de Personal Construvicol

3 Página: 3 de 6 N TAREA RESPONSABLE En la Portería 1 se debe registrar el Personal con vehículo que requiera parqueo. Si se tiene habilitado por parte de la compañía parqueadero para su vehículo, se ubicará en el sitio destinado. De no contar con este espacio, el propietario del vehículo debe cancelar el monto por hora o negociación mensual con la (Valores exclusivos de la Administración de las instalaciones de Oficina ) Todo el personal debe dirigirse a la Portería 2; Módulo 2 para realizar el ingreso a la oficina principal. Por corresponder a s; no procede actividad de registro en Recepción de esta portería. Cada se dispondrá a situar la tarjeta en el Molinete (Cuadro Azul). De acuerdo a la información ya establecida; el sistema dará ingreso o no a la persona portadora de la Tarjeta. Una vez autorizado por el sistema, se debe pasar la barra del molinete para acceder al Edificio de las oficinas Se toma Ascensor o escalera y se dirige al piso 7 donde están ubicadas las oficinas de Construvicol. Una vez en el Piso 7 oficina 703; la puerta principal será habilitada desde el área de Recepción. Dentro de las Oficinas Propias de Construvicol; su tarjeta le dará ingreso a las diferentes áreas autorizadas por la Vicepresidencia; según su cargo y funciones. que requiera parqueadero / Recepción DOCUMENTO/ REGISTRO 4.2 Descripción / Desarrollo Procedimiento de salida de Personal Construvicol

4 Página: 4 de 6 N TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO Para la salida de personal se procede a realizar las actividades antes nombradas del punto 1 al 7; de manera inversa En caso de que el usuario requiera retirarse de las oficinas de Construvicol, antes del horario habitual; deberá hacer uso del formato Ficha de Salida totalmente diligenciado y firmado por las partes autorizadora; y hacer entrega en la Recepción antes de su salida / recepción Administrativo- Centro GH-FO-013. Formato Ficha de Salida 5. Descripción / Desarrollo Procedimiento de ingreso y salida de Externo. 5.1 Descripción / Desarrollo Procedimiento de ingreso de Externo a Construvicol N TAREA RESPONSABLE 3. El personal de Construvicol encargado recibir a su invitado; tendrá la responsabilidad de anunciar oportunamente a la Recepción; el posible ingreso del visitante. Esta actividad se realizará a través del diligenciamiento del formato establecido para ingreso de personal dispuesto en recepción; debidamente firmado por las personas autorizadas para este fin. Ver Matriz autorizadora En la Portería 1 se debe registrar el visitante con vehículo que requiera parqueo. Si se tiene habilitado por parte de la compañía parqueadero para su vehículo, se ubicará en el sitio destinado. De no contar con este espacio, el propietario del vehículo debe cancelar el monto por hora o negociación mensual con la (Valores exclusivos de la Administración de las instalaciones de Oficina ). La primera hora de parqueadero es cortesía de la Administración de El visitante deberá dirigirse al Módulo 2 y en la Portería de este edificio. usuario que requiera parqueadero DOCUMENTO/ REGISTRO Formato autorización de ingresos a terceros y. Matriz de firmas autorizadoras.

5 Página: 5 de 6 N TAREA RESPONSABLE SI ES VISITANTE POR PRIMERA VEZ: Entregar a la Recepcionista de la portería 2 el documento de identidad. Con este se procede a realizar registro en la Base de Datos: Nombre Cédula Demás datos personales proporcionados por el visitante. Se realiza también registro Fotográfico del visitante. Después de realizar su registro (Actividad 3) o si es un ya registrado; se procede a realizar entrega de un documento válido; el cual quedará en custodia y responsabilidad de los integrantes de Seguridad de la Portería 2 El personal de recepción entregará al visitante ; una tarjeta la cual le permitirá el ingreso al Edificio Módulo 2 Posteriormente, la recepción de la Portería 2, anuncia el nombre del visitante a la Recepción de Construvicol; el cual ya debió haber sido autorizado previamente según la actividad No. 1 Cuando el Externo esté autorizado para el ingreso; este se dispondrá a la respectiva inspección de bolsos, paquetes y demás protocolos de seguridad dispuestos por el cuerpo de Seguridad Administrativo de. El Externo se dispondrá a poner la tarjeta en el Molinete (Cuadro Azul). De acuerdo a la información ya establecida; el sistema dará ingreso o no a la persona portadora de la Tarjeta. Una vez autorizado por el sistema, se debe pasar la barra del molinete para acceder al Edificio de las oficinas Se toma Ascensor o escalera y se dirige al piso 7 donde están ubicadas las oficinas de Construvicol. Una vez en el Piso 7 oficina 703; la puerta principal será habilitada desde el área de Recepción. En la recepción realizar la lectura de la tarjeta y diligenciar el formato registro de visitantes. / natura Personal de personal de personal de el Externo debe DOCUMENTO/ REGISTRO Registro base de datos seguridad natura Documento entregado por el Tarjeta de Ingreso al Edificio. Llamada telefónica HSE-IN-028. Instructivo s HSE-FO-085. Registro de s

6 Página: 6 de Descripción / Desarrollo Procedimiento de salida de Externo Construvicol N TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO Para la salida el, realizar las actividades antes nombradas del punto 6 al 12 de manera inversa Una vez en la Portería 2, el visitante procede a devolver la tarjeta asignada de ingreso; para que le sea devuelto el documento que dejó en custodia. / personal de Consideraciones La tarjeta que entrega la Administración y/o Construvicol; es de carácter personal e intransferible. La pérdida de su tarjeta acarreará la reposición de la misma, con un costo vigente entregado por la Administración de. La primera hora de parqueadero no tiene costo, es cortesía de la Administración de. Todo visitante sin excepción; debe someterse a los protocolos y lineamientos de seguridad estandarizados por la Administración de. Existe Zona de descargue para vehículos superiores a 1 tonelada. El horario de ascensores para carga está prohibido en el horario de 8:00 am a 12:00 p.m y de 2:30 p.m. a 5:00 p.m. Después de este horario está habilitado los ascensores para carga