INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE CONTRATISTAS PROVEEDORES Y VISITANTES

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1 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Declaración: Este Documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulará las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización RESPONSABLE REVISO APROBO DIRECTOR ADMINISTRATIVO COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL GERENTE VERSION FECHA CAMBIO AUTOR 11/1/213 Creación Mónica Neira

2 OBJETIVO Establecer las directrices a seguir para los aspectos en materia de seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambiente que deben seguir los contratistas y visitantes, que tenga la Organización. ALCANCE Este instructivo aplica a todos los contratos que sean efectuados por personas naturales o jurídicas y visitantes. DEFINICIONES Control: Cualquier acción o elemento del sistema de gestión cuyo propósito es el de prevenir la ocurrencia de un incidente. Incidente de Trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. Peligro: Todo aquello que posea potencial de causar daño. Riesgo: Producto de la probabilidad de que un evento especifico indeseado ocurra y la severidad de las consecuencias. Riesgo Potencial: Estimación de la magnitud de la probabilidad de la ocurrencia de un incidente y la severidad de sus consecuencias potenciales. Contratista: Persona natural o jurídica (conjunto de personas) que previa celebración de un contrato, se encarga(n) de la realización independiente de una o varias actividades que hacen parte del alcance del contrato celebrado entre dicho contratista y la empresa. Visitante: Persona externa (no contratista) que ingresa a las instalaciones de la compañía por negocios, entrevistas, entrega de correspondencia, entrega de documentos, invitados, etc. DESCRIPCIÓN Visitantes Todas las personas que ingresen a la Organización deben efectuar las siguientes actividades: ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 2 de 6

3 ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Recepción de Visitante o Empleado Se recibe al visitante y se le pide el respectivo documento de identificación, de la misma manera se le solicita el área y persona a visitar, en caso de ser funcionario de la Organización se le pedirá que se identifique con el respectivo carnet que lo acredite como empleado de PSC LTDA y que lo porte durante su permanencia en las instalaciones Libro de Minuta 2 Autorización de Ingreso Se solicita autorización de ingreso al área y funcionario. Libro de Minuta 3 Diligenciamiento de Formato Registro de Visitantes y entrega de escarapela de visitante Se hace entrega de la Escarapela de Visitante y se diligencia el formato de control de Registro de Visitantes, diligenciando todos los ítems (Nombre, No. de Identificación, Dependencia y/o persona a Visitar, Hora de Ingreso, EPS, se le hace entrega al visitante, informándole las recomendaciones de seguridad al respaldo de esta y que es de carácter obligatorio para su salida firmar nuevamente el formato de control en la columna correspondiente Formato Control de Visitantes 4 Recepción de Visita La Profesional de Apoyo en la recepción será quién le indique al visitante cuál es el funcionario que lo atenderá de acuerdo a lo que éste requiera. Profesional de Apoyo -- 5 Entrega de Folleto Informativo Normas de Seguridad y Medio Ambiente La profesional de Apoyo en la recepción les mostraran la presentación interactiva del SGI, con las normas de seguridad, peligros asociados de las instalaciones, procedimiento ante emergencias, etc. Se dará inducción en seguridad, salud y medio ambiente en cuanto a los peligros de las instalaciones y que hacer en caso de emergencia) por medio de presentación institucional Profesional de Apoyo - HSE Firma Listado de Registro de Entrega de Folleto - ó Registro de Divulgación de peligros y normas de seguridad ó registro de divulgación. 6 Persona no autorizada para ingreso Tan pronto es anunciado el visitante y el responsable de recibirlo aclara que por una u otra causa es persona no autorizada para ingreso, el se encargará de comunicarle que debe retirarse. Si por algún motivo este desiste, el Guarda deberá comunicarse con las autoridades pertinentes para que manejen la situación. Libro de Minuta ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 3 de 6

4 Contratistas INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE La Organización cuenta con una selección contratistas para llevar a cabo las diferentes actividades que se requieran efectuar en la Organización. Proyectos y Sistemas Contables LTDA, Debe velar por el cumplimiento en materia legal que deben cumplir los contratistas con sus empleados y que estos estén efectuando las actividades dentro de las instalaciones de la Organización. Proyectos y Sistemas Contables LTDA, deben exigirse los siguientes: El personal que sean designado a realizar las tareas contratadas deben contar: contar con certificados que acrediten la Competencia, Formación, Educación y Experiencia. Soportes Vigentes de Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social de todo el personal (ARL, EPS, AFP). Porten los EPP, acordes con las tareas a realizar. Inducción Presentación Interactiva del SGI. para los cargos a ocupar. Registro, carnet o certificado para cada trabajador. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra. (Si estas no son suministradas por la Organización) Certificados de los Equipos a usar El contratista deberá practicar sus propios controles en seguridad, salud y medio ambiente para proteger las personas, el aire, el agua y el suelo, así como la vida animal y vegetal, de los efectos adversos que puedan resultar de sus actividades, y minimizar cualquier inconveniente derivado de ellas, así mismo, comunicará y documentará por escrito a Proyectos y Sistemas Contables LTDA las exigencias emitidas. Inspecciones Proyectos y Sistemas Contables LTDA establece que el contratista que labore dentro de las instalaciones tendrá los siguientes controles: Efectuar la inspección al personal, para validar equipos y registros en materia de: Es responsabilidad del Contratista suministrar y dar capacitación al personal sobre el uso correcto de los equipos y elementos de protección personal que se deberán usar durante la ejecución del contrato, y estos deberán cumplir con la norma correspondiente. Verificar el suministro por parte del Contratista, a su personal la ropa de protección personal adecuada y los elementos de protección requeridos para el desempeño seguro del trabajo que realicen en las instalaciones de Proyectos y Sistemas Contables LTDA. ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 4 de 6

5 LISTADO DE CONDICIONES INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE Aplicar toda los mecanismos de prevención y control con los que cuenta la Organización bajo su SGI. Dotar y rotular las canecas para el almacenamiento temporal selectivo de residuos sólidos de acuerdo con el código de colores aplicado por Proyectos y Sistemas Contables LTDA, en caso de requerirse. Garantizar la disposición selectiva de residuos de acuerdo con las directrices establecidas por Proyectos y Sistemas Contables LTDA. Todos los recipientes deberán estar identificados y rotulados con la ficha técnica del producto que contengan En caso de almacenar sustancias químicas, deberá adecuar un área para su almacenamiento, la cual deberá contar con un sistema de contención de derrames y estar dotada de las fichas técnicas, de seguridad y tarjetas de emergencia de los productos. Estas fichas deberán ser conocidas por todo el personal que realice los trabajos. Los contenedores deberán permanecer rotulados. Implementar todas las medidas de prevención ante posibles impactos ambientales que puedan generarse en el desarrollo de los trabajos. Contar con un plan de contingencia que contemple todas las emergencias que puedan presentarse durante el desarrollo de los trabajos y todas las medidas HSE que se implementaran para evitar, controlar o minimizar los impactos que puedan generarse a las personas o al medio ambiente. Responsabilidades Gerencia: Disponer los recursos requeridos para el buen desarrollo del contratista. Coordinador Del SGI: Velar para que el Contratista reciba la inducción de la presentación interactiva del SGI. Director Administrativo: Recibir y emitir el informe preliminar del incidente o accidente, y enviarlo a las personas indicadas. ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 5 de 6

6 Jefe de Gestión Humana: Verificar las competencias del personal que vaya a efectuar actividades dentro de la Organización. Documentos Relacionados Presentación interactiva del SGI. Folletos SGI. Formato Formato Registro Inducción Visitantes Contratistas. ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 6 de 6