INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA INGEOMINAS CONTROL DE ACCESO A LAS INSTALACIONES DEL REACTOR NUCLEAR DE INVESTIGACIÓN IAN-R1

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1 Página 1 de OBJETIVO. Establecer el procedimiento para ingresar a las instalaciones del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1. Definir responsabilidades de cada funcionario del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1 en el control de acceso a las instalaciones. 2. CAMPO DE APLICACIÓN. Este procedimiento aplica al ingreso de personal de otras áreas del, visitas programadas de personas particulares o instituciones y visitas no programadas, a las instalaciones del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 TERMINOLOGÍA DE CALIDAD Área de Ensayo. Área asignada para efectuar un ensayo. Ensayo. Determinación de una o más características de acuerdo con un procedimiento (ISO-NTC 9000). Sistema de Gestión de la Calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (NTC-ISO 9000) TERMINOLOGÍA EN PROTECCIÓN Y SEGURIDAD RADIOLÓGICA. Para efectos de este Procedimiento se seguirá la terminología contenida en la Resolución del Ministerio de Minas y Energía No , de diciembre 5 de 2002, mediante la cual se adopta el Reglamento de Protección y Seguridad Radiológica ABREVIATURAS : Instituto Colombiano de Geología y Minería. ISO: International Organization of Standarization. NTC: Norma Técnica Colombiana. DOCUMENTADO REVISADO APROBADO NOMBRE Marcela Hernández S. Luis A. Castiblanco B. Héctor M. Enciso P. CARGO FIRMA Responsable Gestión de la Calidad Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1 Supervisor Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1 Coordinador Grupo de Laboratorios Servicio Geológico

2 Página 2 de RESPONSABILIDADES. El Responsable de Gestión de la Calidad se encargará de elaborar, establecer y mantener un procedimiento útil para el Control de Acceso al Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1. El Jefe del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1, es responsable de que todos los funcionarios del Reactor, los empleados de la compañía de vigilancia y cualquier persona que ingrese a las instalaciones, conozcan y cumplan el presente procedimiento. 5. ACTIVIDADES. Para propósitos de comprender claramente el procedimiento para ingresar a las instalaciones del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1, este se dividirá en tres partes, la primera se referirá al procedimiento que deberá seguir una institución o persona interesada en realizar una visita programada, la segunda se referirá al personal de, diferente al Grupo de del Reactor y la tercera se refiere al procedimiento que deberá seguir cualquier persona que desee ingresar a las instalaciones en una visita no programada Visita Programada La persona o Institución interesada en ingresar a las Instalaciones del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1, solicitará se programe una visita mediante una comunicación escrita dirigida al Director General del Instituto, el Director Técnico del Servicio Geológico, el Subdirector de Información Geológico Minera o al Jefe del Reactor. En el momento en que se reciba la solicitud, será canalizada hacia el Jefe del Reactor o el Supervisor del Reactor. Dicha comunicación debe indicar claramente: Objetivo de la visita. Número de personas que asistirán a la visita, incluyendo su documento de identidad. Intereses específicos del grupo Si la comunicación no fue dirigida al Jefe del Reactor, deberá remitírsele con el propósito de darle respuesta. Las únicas personas autorizadas para evaluar y dar respuesta a la solicitud son el Jefe del Reactor o el Supervisor del Reactor. Si la solicitud es aprobada, se responde por escrito indicando la fecha y hora exacta a las cuales se efectuará la visita. Si la solicitud no se aprueba, se responderá indicando la razón por la cual se niega la visita. El Jefe del Reactor deberá informar al solicitante las siguientes restricciones que rigen dentro de la instalación: No se aceptan menores de 16 años. No se aceptan mujeres embarazadas. No se permite el ingreso de más de veinte personas al mismo tiempo. Esta terminantemente prohibido ingerir alimentos o bebidas durante la visita. Esta prohibido fumar.

3 Página 3 de El Jefe del Reactor informará al grupo la fecha prevista y el alcance de la visita; de acuerdo con esta información, designará la persona o personas encargadas de coordinar y atender la visita, al igual que el tiempo previsto para ésta El Jefe del Reactor informará a la empresa de vigilancia la fecha de la visita y entregará un listado con los nombres y documentos de identificación de las personas autorizadas para ingresar Los vigilantes que se encuentren de turno el día de la visita deberán constatar con el listado la identificación de las personas autorizadas para ingresar y consignar los datos de cada visitante en el Formato Control de Ingreso RN-R-MC (Anexo I). Cada persona autorizada, deberá dejar un documento de identificación y se les hará entrega de la ficha correspondiente y el formato que diligenciará el encargado de atender a la visita (si es necesario) y les indicaran la ruta de acceso. Puesto que solo se permite el ingreso de veinte personas simultáneamente al Reactor, se establecerá un código de colores en las fichas de los visitantes, de tal forma que solo ingrese el número indicado y el resto de la visita podrá ingresar a otras dependencias, por ejemplo Fuente Gamma u otros laboratorios El funcionario encargado de atender la visita, deberá hacer una charla introductoria en la que se indicaran las restricciones asociadas con la instalación. Se hará entrega de una bata color amarillo, que deberá usar cada visitante mientras dura la visita y deberá entregar antes de abandonar el recinto El funcionario encargado de dirigir la visita coordinará el desarrollo de ésta y acompañará a los visitantes a la salida de la instalación cuando termine. El tiempo de duración de la visita será estricto, respecto a lo planeado y lo más corto posible Toda persona que ingrese al Reactor deberá diligenciar el Libro de Registro de Visitantes, antes de abandonar las instalaciones Los vigilantes de turno verificarán que todas las personas autorizadas para ingresar, se retiren de la instalación al entregar los respectivos documentos de identidad e ingresarán los datos pertinentes en el Formato Control de Ingreso En la eventualidad de que alguna persona permanezca en la instalación deberán informar inmediatamente al Jefe del Reactor o el Supervisor y sólo se permitirá su permanencia en las instalaciones a través de la autorización expresa de uno de ellos. En el diagrama de flujo se observa el procedimiento seguido para visitas programadas.

4 Página 4 de 10 Personal de, no perteneciente al Grupo del Reactor Las visitas de personal del Instituto se efectuarán teniendo en cuenta las restricciones descritas en el numeral 5.1.2, dichas visitas se podrán hacer sin programación y sin los trámites administrativos y de vigilancia anteriores, solamente con autorización del Jefe del Reactor o del Supervisor El funcionario del instituto podrá ingresar a las instalaciones de las Oficinas del Grupo del Reactor, pero si desea ingresar a la sala de control o al recinto del Reactor, deberá ser autorizado por el Jefe del Reactor o el Supervisor y tendrá que hacerlo bajo la supervisión y en compañía de uno de los funcionarios del Grupo En el caso de que visite áreas restringidas, sala de control o recinto del Reactor, deberá usar una de las batas amarillas y entregarla antes de salir de la instalación El funcionario deberá diligenciar el Libro de Registro de Visitantes, antes de abandonar las instalaciones Visitas No Programadas La visita No programada es aquella que se hace específicamente a un funcionario sin previo aviso, estas visitas solamente serán admitidas en el caso en el que el funcionario directamente las apruebe, las restricciones descritas en el numeral 5.1.2, se mantendrán El vigilante de turno informará a la persona encargada de la portería intermedia (caseta) el nombre de la persona que solicita ingresar y el nombre del funcionario a quien requiere visitar La persona encargada de la portería intermedia deberá comunicarse telefónicamente con el funcionario y solamente permitirá el ingreso del visitante cuando dicho funcionario lo autorice, si no se encuentra a la persona no se permitirá el acceso del visitante Si el acceso es autorizado (solamente por el funcionario requerido), el vigilante de turno solicitará un documento de identificación al visitante y hará entrega de una ficha que lo acreditará como tal y que deberá portar en lugar visible, durante todo el tiempo de la visita En la portería intermedia se verificará que el visitante porte la escarapela que lo acredita como tal y que si se dirija hacia el edificio del Reactor Si el visitante está interesado en ingresar a la sala de control o el recinto del Reactor, su ingreso solo podrá ser aprobado por el Jefe del Reactor o el Supervisor. En caso de que se apruebe, deberá usar una de las batas amarillas que se encuentran en la instalación, la cual deberá entregar antes de retirarse Toda persona que ingrese al Reactor deberá diligenciar el Libro de Registro de Visitantes, antes de abandonar las instalaciones.

5 Página 5 de Cuando la visita termine, el funcionario visitado, deberá asegurarse de que el visitante abandone la instalación El vigilante de turno hará entrega del documento de identificación y recibirá la ficha de visitante. En el diagrama de flujo se observa el procedimiento seguido para visitas No Programadas Ingreso Oficial de Protección Radiológica. El Oficial de Protección Radiológica tendrá libre acceso a las instalaciones del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1, una vez se anuncie. 6. FORMATOS UTILIZADOS. Registro Formato Control de Ingreso RN-R-MC COMENTARIOS. El Jefe del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1 y el Supervisor son las únicas personas autorizadas para evaluar y aceptar o negar las visitas programadas. Las restricciones indicadas en el numeral son de obligatorio cumplimiento, incluso para el personal del y deben darse a conocer a la empresa de vigilancia, con el propósito de que los vigilantes las hagan cumplir estrictamente. En todos los casos de visitas de personal externo al, los vigilantes se encargaran de diligenciar el registro RN-R-MC Formato Control de Ingreso (En medio impreso o digital). En ningún momento se debe permitir el ingreso de visitantes que no hayan sido autorizados. 8. INDICADORES DE DESEMPEÑO. Relación: Número de Visitantes reportado en el Formato Control de Ingreso (por parte de de la compañía de vigilancia) / Número de visitantes reportado en el Libro de registro de visitantes del Reactor. 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 9.1 CODIGOS Y NORMAS Ministerio de Minas y Energía. Resolución No , por la cual se adopta el Reglamento de Protección y Seguridad Radiológica, Diciembre 5 de Manual de Radioprotección del Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1. Documento RN-MR Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1. Guía para Visitantes- Instituto de Asuntos Nucleares. IAN.

6 Página 6 de ANTECEDENTES. Procedimiento SGC- ES-P4.7 Control de Acceso a las Áreas de Ensayo. Procedimiento RN-P-MC Procedimiento Control de Acceso al Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1 Versión 0. (Reactor Nuclear de Investigación IAN-R1). 10. HISTORIA DE REVISIONES. Versión Descripción del cambio Autor Fecha 0 Propuesta de Documento Marcela Hernández Sabogal Documento Aprobado Marcela Hernández Sabogal

7 Página 7 de DIAGRAMAS DE FLUJO VISITA PROGRAMADA. INICIO INSTITUCIÓN O PERSONA INTERESADA EN REALIZAR VISITA AL REACTOR SOLICITA PROGRAMACIÓN DE LA VISITA DE ACUERDO AL NUMERAL SOLICITUD DE VISITA POR ESCRITO LA SOLICITUD ES REMITIDA AL JEFE DEL REACTOR EL JEFE DEL REACTOR Y EL SUPERVISOR EVALUAN LA VIABILIDAD DE LA VISITA Aceptan la solicitud? SÍ NO EL JEFE DEL REACTOR RESPONDE LA SOLICITUD, INDICANDO PORQUE ES RECHAZADA EL JEFE DEL REACTOR RESPONDE LA SOLICITUD INDICANDO LAS RESTRICCIONES OBLIGATORIAS, FECHA Y HORA EXCATAS DE LA VISITA EL JEFE DEL REACTOR INFORMA AL GRUPO LA FECHA Y HORA DE LA VISITA Y DESIGNA LA PERSONA ENCARGADA DE GUIARLA EL JEFE DEL REACTOR ENTREGA A LA COMPAÑÍA DE VIGILANCIA UN LISTADO DEL PERSONAL AUTORIZADO PARA INGRESAR, SUS DOCUMENTOS DE IDENTIDAD, LA FECHA Y HORA EXACTAS DE LA VISITA 1

8 Página 8 de 10 1 EL DÍA DE LA VISITA, LOS VIGILANTES DE TURNO DEBERÁN CONSTATAR CON EL LISTADO LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA INGRESAR Y DILIGENCIAR EL FORMATO CADA VISITANTE DEBERÁ DEJAR UN DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Y RECIBIRÁ UNA FICHA DE UN COLOR DETERMINADO, QUE LO ACREDITA COMO VISITANTE DE LAS EL FUNCIONARIO DESIGNADO, DICTARÁ UNA CHARLA INTRODUCTORIA INDICANDO LAS RESTRICCIONES ASOCIADAS CON LA INSTALACIÓN FORMATO CONTROL DE INGRESO RN-R-MC CADA VISITANTE RECIBIRÁ UNA BATA DE COLOR AMARILLO QUE DEBERÁ USAR DURANTE TODA LA VISITA Y ENTREGARÁ ANTES DE SALIR DE LAS INSTALACIONES DEL REACTOR LISTADO DE PERSONAL AUTORIZADO PARA INGRESAR CADA VISITANTE DILIGENCIARÁ EL LIBRO DE REGISTRO DE VISITANTES ANTES DE SALIR DE LAS INSTALACIONES DEL REACTOR AL FINALIZAR LA VISITA EL FUNCIONARIO ENCARGADO DE GUIARLA DEBERÁ ACOMPAÑAR A LOS VISITANTES HASTA LA SALIDA DE LA INSTALACIÓN LOS VIGILANTES DE TURNO DEBERÁN VERIFICAR QUE TODAS LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA INGRESAR, SE RETIREN DE LA INSTALACIÓN AL ENTREGAR SUS DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN E INGRESAR LA INFORMACIÓN PERTINENTE EN EL FORMATO Se retiró todo el personal? FIN SI NO LOS VIGILANTES INFORMARAN LA NOVEDAD AL JEFE DEL REACTOR O AL SUPERVISOR, QUIEN AUTORIZARÁ O NO LA PERMANENCIA DE LA PERSONA EN LAS INSTALACIONES

9 Página 9 de VISITA NO PROGRAMADA. INICIO LA PERSONA INTERESADA EN VISITAR A UN FUNCIONARIO DEL REACTOR SOLICITARÁ AUTORIZACIÓN PARA INGRESAR A LOS VIGILANTES DE TURNO EL VIGILANTE DE TURNO INFORMARÁ EL NOMBRE DEL VISITANTE Y EL DEL FUNCIONARIO REQUERIDO A LA PERSONA ENCARGADA DE LA PORTERIA INTERMEDIA (CASETA) LA PERSONA ENCARGADA DE LA PORTERIA INTERMEDIA (CASETA), SE COMUNICARÁ TELEFÓNICAMENTE O A TRAVÉS DEL RADIO CON EL FUNCIONARIO REQUERIDO EL FUNCIONARIO REQUERIDO ES CONSULTADO PARA AUTORIZAR EL INGRESO DEL VISITANTE EL VISITANTE DEBERÁ RETIRARSE DE LAS INSTALACIONES NO Autoriza el ingreso? EL VIGILANTE DE TURNO SOLICITARÁ UN DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN AL VISITANTE, LO REGISTRA EN EL FORMATO Y LE ENTREGA UNA FICHA QUE LO ACREDITA COMO TAL EL VISITANTE DEBERÁ PORTAR LA FICHA EN LUGAR VISIBLE, DURANTE TODO EL TIEMPO DE DURACIÓN DE LA VISITA SI SI EL VISITANTE ESTA INTERESADO EN INGRESAR A LA SALA DE CONTROL O EL RECINTO DEL REACTOR, SU INGRESO SOLO SERÁ AUTORIZADO POR EL JEFE DEL REACTOR O EL SUPERVISOR SI SE APRUEBA EL INGRESO, EL VISITANTE DEBERÁ USAR UNA BATA AMARILLA DURANTE LA VISITA Y LA ENTREGARÁ AL SALIR DE LA INSTALACIÓN, IGUALMENTE, DEBERÁ REGISTRARSE EN EL LIBRO DE VISITANTES FORMATO CONTROL DE INGRESO RN-R-MC EL FUNCIONARIO VISITADO DEBERÁ ASEGURARSE DE QUE EL VISITANTE ABANDONE LA INSTALACIÓN AL TÉRMINO DE LA VISITA EL VIGILANTE DE TURNO RECIBE LA FICHA DEL VISITANTE, HACE ENTREGA DE SU DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN E INGRESA LA INFORMACIÓN PERTINENTE EN EL FORMATO FIN

10 Página 10 de 10 ANEXO I REGISTRO FORMATO CONTROL DE INGRESO RN-R-MC NOMBRE VISITANTE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN No. DEPENDENCIA A DONDE INGRESA FUNCIONARIO VISITADO HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA OBSERVACIONES