INSTRUCTIVO DE TESORERIA. COBROS Y PAGOS. FINA-IN-006

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1 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 1 de 12 INSTRUCTIVO DE TESORERIA. COBROS FINAIN006 DOCUMENTO NO CONTROLADO Revisión Fecha Julio 25 de 2007 Enero 31 de 2010 Descripción Emisión Inicial Actualización

2 Elaboró Departamento de Contabilidad Revisó Gerente Administrativo CÓDIGO: FINAIN006 Página: 2 de 12 Aprobó Gerente Administrativo 1. ALCANCE DE TESORERIA Facilitar el manejo de los recursos financieros en CONSTRUVICOL S.A., definiendo parámetros y condiciones para pagos y administración de ingresos, lo que incluye; 1. Recaudo a Clientes y terceros en general, 2. Realización de pago a proveedores y terceros en general, 3. Desembolsos de dinero a funcionarios de CONSTRUVICOL SA que lo requieran, para el desempeño de sus actividades, 4. Obtención de recursos por endeudamientos financiero, 5. Operaciones de giro al exterior y endeudamiento externo, 6. Presentación de Informes internos y externos, Estas políticas son de aplicación inmediata a su publicación y cualquier aspecto no contemplado en estas, debe ser consultado y evaluado por la Gerencia Financiera y de Planeación. 1. POLITICAS PARA COBROS 1.1 Es responsabilidad de Tesorería la obtención de recursos, por cobro a clientes y terceros en general. 1.2 Es responsabilidad de Tesorería informar sobre la cuenta corriente o de ahorro destino, para la consignación de reintegro de Costos y gastos, así como el ingreso del recaudo por venta de activos fijos. 1.3 Tesorería informara semanalmente a la Gerencia Financiera la evolución de cobro a clientes y terceros en general.

3 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 3 de Es responsabilidad de Tesorería confirmar el recaudo de cobro en el movimiento bancario diario, migrado por el portal virtual. 1.5 Es responsabilidad de Tesorería informar por escrito, a los Clientes y terceros en general, las cuentas corrientes o de ahorros habitadas para la recepción de pagos, II. POLITICAS PARA PAGOS 1. Es responsabilidad de Tesorería la asignación de recursos y elaboración de pagos correspondientes a los siguientes rubros; Afiliaciones y suscripciones Servicios Públicos Arrendamientos de Oficina y Vivienda Gastos de Hotel, Restaurante y Tarjetas de Crédito Pasajes Aéreos Gastos de papelería y elementos de cafetería Reembolso de gastos de Caja Menor Honorarios Profesionales y de Junta Directiva Nomina, Aportes de Seguridad Social y parafiscales Proveedores de combustible, repuestos y materiales de construcción Proveedores de prestación de servicios por mantenimiento, adecuaciones y transporte de equipo y/o materiales de construcción Proveedores de contratación de obra civil Pólizas de seguros Impuestos, tasas y gravámenes Contribuciones y cuotas de sostenimiento Gastos de Importación y Nacionalización Inversiones en títulos, Maquinaria, vehículos, equipos e infraestructura Obligaciones y arrendamiento financiero Obligaciones con terceros y vinculados En general todos los demás pagos que la compañía requiera para el desarrollo de sus actividades. 2. Todos los documentos de cobro que se tramiten por Tesorería deben contar con el aval de Control Interno.

4 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 4 de 12 III. POLITICAS DE EJECUCIÓN DE PAGOS La ejecución de pagos esta regida por las siguientes políticas. A. Recepción de Documentos; 1. El Departamento de Servicios Administrativos, es el único autorizado para la recepción de documentos de cobro de proveedores. 2. La fecha de recepción de documentos de cobro no puede exceder de dos (2) días de la fecha contenida en el texto del documento de cobro. Este recibido se soportara con sello de la compañía, que contendrá los siguientes elementos; Nombre legible del funcionario que lo recepciona. Fecha y hora de recibido. B. Plazos de pago 1. La Gerencia General y Gerencia Financiera Informara a tesorería el día 15 de diciembre de cada año, los lineamientos para la fijación de plazos de pago en las compras y contratación de servicios. 2. Tesorería durante la segunda quincena de diciembre, fijara con base a los lineamientos de Gerencia General, los plazos de pago establecidos para la contratación, compra y/o prestación de servicios. Plazos que regirán a partir del 1 de enero del año siguiente. 3. Todo Contrato, Orden de Compra y/o Servicios, así como los documentos de cobro expedidos por proveedores y terceros en general, deben contener los plazos de pago establecidos en la negociación. 4. Auxiliar de Tesoreria verificara que los plazos fijados en los Contratos, Órdenes de Compra y/o servicio, coincidan con los enunciados en el documento de cobro del Proveedor y terceros en general. 5. El plazo de pago de facturas se contara a partir de la fecha de recibido del documento, (Factura o Cuenta de cobro), por parte del Departamento de compras. 6. Todo Contrato, Orden de Compra y/o servicio, así como el documento de cobro, debe especificar si existe, descuento por pronto pago.

5 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 5 de 12 C. Programación de pagos 1. La programación de pagos se hará de acuerdo a los vencimientos registrados en el sistema de contabilidad, los cuales deberán coincidir con las negociadas por el Departamento de compras. 2. Tesorería en el Flujo de Caja semanal presupuestara sistemáticamente el pago de proveedores con vencimientos en la semana siguiente. 3. Tesorería informara el día jueves de cada semana, la programación de pagos de proveedores y terceros en general, al Departamento de Servicios Administrativos, y mediante un listado impreso a Recepción. 4. Servicios Administrativos asignara un horario para la atención telefónica a proveedores y recepción de estados de cuenta. 5. Es responsabilidad del Departamento de Servicios Administrativos la entrega semanal de Estados de cuenta de proveedores a Tesorería. D. Ejecución de pagos La ejecución de pagos es responsabilidad de Tesorería y será realizada mediante cheque, consignación o transferencia bancaria. Para los cheques: 1. Tesorería elaborara los cheques con sello restrictivo, así: Personas Jurídicas, Sello de Cruce restrictivo con pago únicamente a primer beneficiario, Personas Naturales, Sello de páguese únicamente a primer beneficiario, 2. El levante de sellos restrictivos estará sujeto a; Carta autenticada del proveedor solicitando el levante Autorización de Gerencia General 3. La aplicación correcta de condiciones de manejo en los cheques es responsabilidad de Tesorería. 4. Gerencia General informara y autorizara a Tesorería, la realización de cambios en las condiciones de manejo de las cuentas corrientes, de ahorro y fiducias,

6 5. La Presidencia autorizara y la Gerencia Financiera, apertura de cuentas corrientes, de ahorro y fiducias. CÓDIGO: FINAIN006 Página: 6 de 12 informara a Tesorería, la 6. La solicitud de Cheques de Gerencia es responsabilidad de Tesorería, y deberá contar con las condiciones de manejo establecidas por la entidad financiera. (Sellos protectografo, húmedo y seco de la compañía). e) Los desembolsos hechos en la modalidad de cheque de ejecutaran de las siguientes formas: i. ii. iii. iv. Pagos en cheque o cheque de gerencia, con entrega directa. Pagos en cheque o cheque de gerencia, con consignación en cuenta corriente o de ahorro. Pagos en cheque con presentación en entidad Financiera, Pagos por debito en cuenta. i) Pagos en cheque o cheque de gerencia con entrega directa; 1. El proveedor deberá enviar un comunicado según Formato Carta de Autorización entrega de cheques FINANFO006 informando el nombre y cédula de la persona que reclamará los cheques, si el no lo realizará personalmente. 2. Es responsabilidad de Tesorería realizar la entrega de cheques a Recepción. Esta entrega debe ser semanal, con excepción de casos particulares que lo ameriten y sean autorizados por Control Interno. 3. La entrega de cheques al público será los viernes de cada semana de 4 a 5 p.m. Exceptuando el primer viernes de cada mes, será de 3 a 4 p.m. 4. Para dar cumplimiento a la política de entrega de cheques al público, el responsable de elaboración de cheques, deberá entregarlos a recepción con medio hora de antelación, al horario programado. 5. La programación de la entrega de cheques del día viernes, deberá ser entregada a Recepción el día anterior sobre las 3 p.m., para poder dar respuesta a los proveedores que se comuniquen con la empresa. 6. Todo comprobante de egreso deberá ser radicado y registrando en el libro de cheques: la fecha de entrega, el número de factura a cancelar, el nombre del banco, el número del cheque, el valor y a quien va dirigido y el cheque, y la firma y sello del proveedor.

7 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 7 de Si la persona que reclama el cheque es diferente a la que va dirigido, deberá traer un poder autenticado, anexando las fotocopias de la cédula de quien figura en el cheque y de la persona que esta autorizada a reclamar. 8. Cuando un cheque no es entregado el día viernes, la recepcionista deberá llamar al proveedor el primer día hábil de la semana inmediatamente siguiente. 9. El Departamento de Servicios Administrativos es el Responsable de la entrega de cheques o cheques de gerencia a proveedores y terceros en general. 10. Tesorería difundirá al Departamento de Servicios Administrativos y a los Administradores de cada Proyecto, la ejecución semanal de pagos, por medio de Correo Electrónico. 11. El Departamento de Compras fijara y publicara en cartelera, los días y horarios de entrega de cheques a proveedores. 12. Para la entrega de cheques a proveedores y terceros en general, Recepción exigirá: A las Personas jurídicas: Sello de la compañía que representan, Firma de recibido del funcionario que retira, este funcionario debe estar previamente autorizado por la compañía para el retiro de cheques. Fotocopia de la cedula de ciudadanía, A las personas naturales: Cedula de ciudadanía, Carta de autorización autenticada ante notaria (la carta de autorización aplicara si el tercero que retira el cheque no es el misma persona a la cual se esta realizando el pago) Firma recibido. ii) Pagos en cheque o cheque de gerencia, mediante consignación en cuenta corriente o de ahorro 1. La consignación de pagos a proveedores y terceros en general es responsabilidad del Departamento de Contabilidad. 2. El Departamento de Contabilidad fijara e informara, a los proveedores y terceros en general; los días en los cuales se realizaran las consignaciones en entidades financieras.

8 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 8 de Todas las consignaciones se realizaran en cheque, 4. Todas las consignaciones se deben realizar a favor del proveedor o tercero, que debe ser el mismo titular de la cuenta a la cual se consigna. 5. El Departamento de Contabilidad contara con una base de datos de proveedores la cual deberá ser actualizada permanentemente. En esta se detallara; Número de identificación, Nombre del titular de la cuenta en donde se consigna, Nombre entidad financiera, Numero y tipo de cuenta en la que se debe realizar la transacción, Números Telefónicos fijos y fax, para la confirmación de pagos, Correo electrónico, para la confirmación de pagos, 6. El archivo físico soporte de la base de datos de proveedores estará bajo custodia del Departamento de Contabilidad, el cual contendrá: Formato registro de proveedor FINANFO002 diligenciado, Carta autorización del funcionario que retira los pagos, Copia de la cedula de ciudadanía del funcionario autorizado a retiro de pagos, Certificación bancaria que acredite beneficiario, número de cuenta, tipo de cuenta y entidad financiera, 7. El Departamento de Contabilidad informara y confirmara a los proveedores sobre las consignaciones realizadas a su favor, esta confirmación se realizara de dos formas; Envió copia por fax al tercero beneficiario del pago, Envió por correo electrónico con copia escaneada de la consignación, 8. El Departamento de Contabilidad informara y confirmara a los proyectos las consignaciones realizadas, según corresponda a cada uno, esta confirmación se realizara de dos formas. Envió copia por fax al tercero beneficiario del pago, Envió por correo electrónico con copia escaneada de la consignación, iii) Presentación de pagos en entidades financieras

9 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 9 de Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad la presentación y pago oportuno de Tarjetas de crédito, leasing, servicios y demás pagos bajo esta modalidad. Todo esto a su vez, deberá estar registrado en el programa de compras, por la Asistente de Compras. 2. Los Arrendamientos financieros se pagaran en las entidades financieras autorizadas y en los plazos señalados, 3. Los pagos de Servicios Públicos, telefonía móvil, fija y avantel ser realizaran en las entidades autorizadas y en los plazos señalados. 4. La cancelación de Impuestos de Vehículos es responsabilidad del Departamento de Compras, los cuales deben ser presentados y pagados ante la entidad financiera autorizada. iv) Pagos por debito en cuenta (Transferencia bancario o traslado electronico) Los pagos realizados por debito en cuenta, pueden ser generados en los siguientes casos; 1. Cancelación de intereses, gastos bancarios y capital originados de Obligaciones Financieras, 2. Dispersión de nomina y pago de aportes de Seguridad Social, 3. Traslado de fondos de una cuenta a otra, siempre y cuando pertenezcan a la misma entidad financiera, 4. Pago a proveedores por transferencia de fondos, previa autorización de Presidencia y/o Gerencia Financiera, una vez cumplan las condiciones para realización de pagos por consignación. (cuenten con la certificación bancaria) Los pagos bajo esta modalidad, sobre otros conceptos a los relacionados anteriormente deben ser autorizados por la Presidencia y la Gerencia Financiera. Los pagos que se realicen bajo la modalidad de Debito en cuenta se realizaran, así; a) Es responsabilidad de tesorería la elaboración de la carta autorizando el debito en cuenta, b) La solicitud de debito en cuenta contara con las condiciones de manejo correspondiente al banco girado, c) El debito en cuenta esta sujeto a la autorización de Control Interno y Gerencia Financiera, d) Es responsabilidad de Tesorería la radicación del documento autorizado para el debito de pagos, ante la entidad financiera, esta radicación esta sujeta a las

10 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 10 de 12 condiciones de ejecución de pagos por este medio, publicadas e informadas previamente por la entidad financiera. e) En lo correspondiente a Dispersión de nomina y pago de Aportes de seguridad social es responsabilidad del Departamento de Recurso Humano, la preparación de la transacción y posterior entrega a Tesorería para la inclusión de condiciones de manejo y envío a la entidad financiera, f) Es responsabilidad de Tesorería, el ingreso de estos debitos al sistema de contabilidad de la compañía. g) En caso de pagos electrónicos, Tesorería preparara un listado semanal de pagos el cual será avalado por la Gerencia Financiera. h) La Gerencia General en coordinación con la Gerencia Financiera, fijara los niveles de autorización para la ejecución de pagos electrónicos. III. POLITICAS SOLICITUD DE DESEMBOLSOS POR PRÉSTAMO A EMPLEADOS 1. Préstamo a Empleados 1. Los desembolsos de préstamos a empleados deben de cumplir con los requisitos exigidos por el Departamento de Recurso Humano y soportados por el Formato solicitud de préstamo GRECFO003, los cuales deben contar con los avales de Departamento de Recursos Humanos, Jefe inmediato del trabajador y Gerencia Administrativa. 2. Las solicitudes de prestamos a empleados deberán ser radicadas en Tesorería, con un mes de antelación a la fecha requerida para su desembolso. 3. Los desembolsos correspondientes a prestamos de empleados serán consignados mediante cheque o transferencia electronica, en la cuenta destinada a nomina. IV. POLITICAS DE ENDEUDAMIENTO FINANCIERO 1. La negociación de condiciones de endeudamiento financiero deben ser evaluadas y autorizadas por la Presidencia. 2. La Presidencia coordinación con Gerencia Financiera autorizara por escrito las operaciones de desembolsos de crédito por parte de las entidades financieras otorgantes. 3. Todas las operaciones de arrendamiento financiero deben ser evaluadas y autorizadas por la Presidencia y la Gerencia Financiera. V. POLITICAS DE GIRO Y ENDEUDAMIENTO EXTERNO

11 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 11 de La negociación de divisas es responsabilidad de Contabilidad, con el aval o aprobación de la Gerencia Financiera. 2. Todo giro al exterior debe estar soportado por los siguientes documentos; i) Factura del proveedor del exterior, j) Factura pro forma del Proveedor del exterior, en caso de anticipos k) Carta de indicaciones sobre la ruta de pago de la transacción financiera, es decir, el nombre del banco beneficiario, el código del banco, numero de cuenta y ciudad de radicación de la entidad financiera, así como domicilio del proveedor beneficiario. 3. Para la legalización de compra de divisas contabilidad deberá tramitar los formatos correspondientes a la operación que se esta ejecutando y la declaración de cambio respectiva, 4. Los formatos enviados a las entidades financieras para la legalización de operaciones al exterior, contaran con el aval de Director financiero y Gerencia Financiera. 5. El envío de los documentos para la legalización de compra de divisas ante la entidad financiera es responsabilidad de Contabilidad. 6. El reporte de información y actualización de pago de proveedores o endeudamiento externo, ante el Banco de la Republica es responsabilidad de Contabilidad. VI. POLITICAS PARA LA PRESENTACION DE INFORMES 1. Gerencia Financiera prepara y presenta a la Presidencia, un informe detallado de movimiento diario de bancos. 2. Dirección Financiera prepara y presenta a la Gerencia Financiera, informe Mensual detallado de Cuentas por pagar, para la evaluación y análisis de vencimientos. 3. Dirección Financiera preparara y presentara a Gerencia Financiera, un Flujo de caja semanal. Este informe se debe presentar el día viernes de cada semana. 4. Gerencia Financiera evaluara semanalmente el Flujo de Caja Establecido, realizando un paralelo entre lo proyectado y lo ejecutado en la semana.

12 CÓDIGO: FINAIN006 Página: 12 de Gerencia Financiera prepara y presenta a Presidencia, un Flujo de caja proyectado mensual, para su posterior aprobación. Este informe se debe presentar el 25 de cada mes, de ser este día festivo se presentara el día anterior. 6. Todos los ajustes al Flujo de caja semanal y mensual, serán previamente evaluados por la Gerencia Financiera. 7. Gerencia Financiera es responsable de la entrega de los informes en las fechas y plazos fijados para esta. 8. Tesorería debe contar con previa autorización de la Gerencia Financiera, en la circularizacion de informes preparados por esta dependencia. 9. Todos los informes internos y externos, preparados por la Dirección Financiera y Tesorería deben contar con el aval de la Gerencia Financiera.