RESOLUCION DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN V FINANZAS

Transcripción

1 RESOLUCION DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN V FINANZAS Lima, 31 de Marzo del 2010 N" SERVIR/GG-OAF CONSIDERANDO: Que, el Fondo para Pagos en Efectivo es un monto de recursos financieros constituido con cargo a la fuente de Recursos Ordinarios, que se mantiene en efectivo para efectuar gastos menudos que demanden su inmediata cancelación que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad; Que, según lo dispuesto en el literal e) del artículo 36º concordado con el artículo 37" de la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15 aprobada por Resolución Directora! N" EF/77.15, el Director General de Administración, o quien haga sus veces debe aprobar la Directiva para la administración del Fondo para Pagos en Efectivo de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, así como fijar el tipo de gasto a efectuar con cargo a dicho fondo; Que, en ese contexto es necesario aprobar una Directiva que establezca las normas y procedimientos internos para la correcta administración y control del Fondo para Pagos en Efectivo, por lo que procede emitir el acto administrativo aprobatorio correspondiente; De conformidad con la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15 aprobada por Resolución Directora! N" EF/77.15; y las Normas Generales de Tesorería NGT-05 y NGT-07, aprobadas por la Resolución Directora! Nº EF/ SE RESUELVE: ARTÍCULO ÚNICO.- Aprobar la Directiva N" SERVIR "Normas y Procedimientos para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo, de la Autoridad Nacional del Servicio Civil", durante el ejercicio presupuesta! 2010, la misma que en Anexo adjunto y debidamente visada forma parte integrante de la presente Resolución. Regístrese y comuníquese y archivese

2 DIRECTIVA Nº SERVIR/GG-OAF.: ""'t. ": NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO PARA PAGOS EN DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL INDICE ;--.-:----: -~---G BJ ETIVG--'- :-:=---.,..._:..c-:~:.,"--.-::--:.,-~----: ---: "~--..--_---- -, FINALIDAD 111. ALCANCE IV. BASE LEGAL V. GLOSARIO DE TERMINOS VI. DISPOSICIONES GENERALES 1. APERTURA DEL FONDO PARA PAGOS EN 2. DESIGNACION DE TITULAR DEL FONDO PARA PAGOS EN 3. GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO PARA PAGOS EN 4. RACIONALIDAD Y SUSTENTACIÓN DEL GASTO 5. OTORGAMIENTO DE RECURSOS DEL FONDO PARA PAGOS EN 6. RENDICIONES DE CUENTA DEL FONDO PARA PAGOS EN 7. DEL CONTROL Y AFECTACION DEL FONDO PARA PAGOS EN 8. REPOSICIÓN DEL FONDO PARA PAGOS EN VII MECANISMOS DE CONTROL VIII MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PRECAUCIÓN PARA EL MANEJO DEL FONDO PARA PAGOS EN \ ANEXOS o Anexo 01 Recibo Provisional Anexo 02 Recibo de Movilidad Local Anexo 03 Declaración Jurada. Anexo 04 Rendición y Reembolso del Fondo para pagos en efectivo Anexo 05 Acta de Arqueo del Fondo para pago en efectivo

3 OBJETIVO Establecer normas internas para la correcta administración y control del Fondo para Pagos en EfecliVO''(FPPE) de la Al'ltoridad. Nacional del Servicio Civil durante el Ejercicio Presupuesta! 201 O. 11 FINALIDAD Racionalizar el uso del dinero en efectivo para atender en forma oportuna los pagos menudos, urgentes y no programados, agilizando con ello la operatividad y funcionamiento institucional. La presente Directiva será de aplicación para todo el personal de las Oficinas y Gerencias que comprende la Autoridad Nacional del Servicio Civil y al designado como responsable del manejo del Fondo para pagos en Efectivo. IV BASE LEGAL 1. Decreto Legislativo Nº 1023 que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil. 2. Decreto Supremo Nº cPCM con el que se aprueba el Reglamento de Organización y funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil. 3. Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería 4. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico. 5. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 6. Ley Nº 29465, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 201 O. 7. Resolución Directora! Nº EF/77.15 del 06 de mayo de 1980 Normas Generales de Tesorería 8. Resolución Directora! Nº EF/77.15 Aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/ Resolución de Contraloría Nº CG, Normas Técnicas de Control Interno. 10. Decreto Ley Ley Marco de Comprobantes de Pago. 11. Resolución de Superintendencia Nº SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago y modificatoria. GLOSARIO DE TERMINOS 1. Fondo para Pagos en Efectivo: Es un monto de recursos financieros, constituido con Recursos Ordinarios (Tesoro Público) que se mantiene en efectivo, rodeado de ciertas condiciones de seguridad que impida su sustracción o deterioro. Es aplicable únicamente para efectuar gastos

4 menudos, que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efecto de su pago, mediante otra modalidad. - ' ~ ' 2. )~e11dición... de. ;Cuen~:"..,Es. 1.a P.resentación de, a_.,docun;ientació11,,,,.... sustentatoria del gasto por parte del usuario a quien se le otorgó el dinero en efectivo (mediante el recibo provisional), para el cumplimiento de una función y/o comisión de servicio con cargo a rendir cuenta. El usuario debe presentar la documentación sustentatoria emitida a nombre del Autoridad Nacional del Servicio Civil, con RUC , especificándose la naturaleza del gasto en montos exactos, no debiendo presentar enmendaduras ni borrones y debe ser visado por el Jefe --- 1Geretite'inrrrediato-'del'usuariff'eti-'señal decbtiformidad:.~.--..-c ~ Los documentos presentados que no cumplan los requisitos antes señalados, serán observados y devueltos por el encargado responsable. 3. Documentación sustentatoria: Elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de una operación o transacción. La documentación sustentatoria, cuando se trata de rendiciones de cuenta se hace a través de los Comprobantes de Pago y/o el Formato de Declaración Jurada. 4. Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Sólo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado control tributario y que expresamente esté autorizado por la SUNAT. 5. Declaración Jurada: Documento sustentatorio de gasto solo para casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago, el monto de gastos que se sustenta a través de este documento no debe superar el equivalente al 10% de la UIT. _...- V Reposición del Fondo para Pagos en Efectivo: Constituye la restitución de recursos del Fondo para Pagos en Efectivo, mediante el giro de cheques a favor del responsable titular de la administración del fondo, según sea el caso. DISPOSICIONES GENERALES 1. APERTURA DEL FONDO PARA PAGOS EN La apertura del Fondo para Pagos en Efectivo, se autoriza mediante Resolución de Administración, estará a cargo de un Responsable

5 Titular, a nombre de quien se girara los cheques de constitución o reposición del mismo. 2. DESIGNACION DE TITULAR DEL FONDO PARA PAGOS EN.,.'.-....,-,-:-. EFEC~TIV:O' ;'. ;,,_..,,:_~~;',,-_,;.-:;..,, _:;~.i :~:- ;.:-.._!e-.-. -: ~-. :;.,,.u '\.:. 1.1 El Jefe de Administración y Finanzas, mediante Resolución de Administración designará al responsable Titular y mediante memorándum al responsable Suplente, que tendrán a su cargo la administración del Fondo para Pagos en Efectivo. 1.2 La administración del Fondo para Pagos en Efectivo, normado po~r1a - :,-resente~direct1va~es=ae"'"esfr1da-resr3oiísal:li1ic1ac!~ae1 Titular y del Suplente, designados para tal fin. 1.3 Los responsables de la administración del Fondo, deberán ser servidores distintos a los responsables del giro de cheques y de Jos registros en el Libro Bancos. 3. GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO PARA PAGOS EN Estos fondos son aplicables únicamente cuando la dependencia autorizada requiera efectuar gastos urgentes no programados, de menor cuantía y de rápida cancelación. De acuerdo a Ja naturaleza y operatividad del Fondo para Pagos en Efectivo, no está permitido efectuar compras de bienes que constituyan activos fijos. El monto máximo de cada pago por este concepto es de SI. 1,000, el que es autorizado por el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, sin embargo, el Gerente General, podrá autorizar pagos por montos mayores a SI. 1,000 y hasta SI. 1, en gastos de carácter excepcional en actividades prioritarias de la Institución. Los gastos que podrán ser atendidos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo corresponden a las específicas del gasto de los siguientes conceptos: Viáticos y asignaciones Movilidad local Combustible y Carburantes Alimentos Bienes de consumo (no existentes en almacén). Pasajes y Gastos de Transporte

6 ' ',' Tarifas de servicios generales Otros servicios de terceros Medicamentos Alquiler de bienes muebles.correos. y servicios dec1:riensajefia... Cualquier otro gasto que no este contenido en Jos conceptos antes mencionados, podrá autorizarse siempre que el mismo sea un gasto menor, que demande su cancelación inmediata o que por su finalidad y característica, no puede ser debidamente programado para efecto de su pago. 4.1 Los gastos que se realicen estarán sujetos a las normas de presupuesto y de austeridad vigentes Los gastos efectuados se justificarán con Jos documentos que establecen las normas vigentes (SUNAT). o\\pj.d 8 5. OTORGAMIENTO DE RECURSOS DEL FONDO PARA PAGOS EN 5.1 Cuando se requiera utilizar Recursos del Fondo para pagos en Efectivo para gastos urgentes y no programados se solicitara en Tesorería un VALE PROVISIONAL, el cual deberá llevar el Vº Bº del Jefe/Gerente inmediato del personal que esta requiriendo Jos recursos. 5.2 El Jefe de Administración y Finanzas es quien autoriza el otorgamiento de recursos con cargo al Fondo para pagos en efectivo, el Vale Provisional también llevara Ja firma de Ja Tesorera( o) 5.3 Se otorgaran Viáticos no programados a través del Fondo para d '\, pagos en efectivo, para Jo cual también se requerirá que $ \Jq soliciten un VALE PROVISIONAL el que deberá llevar el Vº Bº ~ ( del Jefe/Gerente inmediato de Ja persona que esta requiriendo.. \,,, Jos recursos para realizar la comisión de servicios. 5.4 Se otorgara con cargo al Fondo para pagos en efectivo, de requerirse recursos para Boisa de Viaje, el que sera otorgado mediante Vale Provisional el cual deberá llevar el Vº Bº del Jefe/Gerente inmediato del personal que esta requiriendo Jos recursos.

7 5.5 Para otorgar el Recibo Provisional, el receptor no puede tener pendiente de rendición, Recibos Provisionales anteriores. s,. RENDICIONES DE CUENTA DEL: FONDO ''PARA PAGOS.. EN 6.1. El Rindente, que obtenga recursos mediante RECIBO PROVISIONAL del Fondo para Pagos en Efectivo, deberán rendir cuenta documentada de los gastos efectuados al responsable. del manejo del Fondo para pagos en efectivo dentro de las c;u a renta-y~ octio~(i18f'"tio ras="l-ial:liles -aé'"la""ehtrega'="6a] 6 ~ responsabilidad, de acuerdo al literal d) del artículo 36 de la Directiva de Tesorería, aprobada con Resolución Directora! Nº EF/ Caso contrario, deberán devolver el dinero no utilizado en el mismo plazo, bajo responsabilidad del servidor que solicito los recursos del fondo Los gastos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo, se sustentan con los comprobantes de pago originales que cumplan con los requisitos establecidos por la Resolución de la Superintendencia Nº SUNAT. y/o el formato de la Declaración Jurada Los comprobantes de pago deben ser emitidos a nombre del Autoridad Nacional del Servicio Civil y consignarán el número de RUC , de ser el caso Está prohibido efectuar cualquier desembolso del Fondo, sea éste provisional o definitivo, que no cuente con la autorización del funcionario indicado en el inciso 5.2 de la presente Directiva, bajo responsabilidad de los responsables del Fondo Cuando se requiera adquirir con urgencia bienes (útiles y materiales de oficinas u otros) cuya existencia estuviera agotada en el almacén, el Recibo Provisional del Fondo para Pago en Efectivo, antes de su autorización, deberá contar con la conformidad del encargado del Almacén Para atender los requerimientos de movilidad local para comisiones de servicios, deberá presentarse el recibo por movilidad (anexo 2), los mismos que deberán consignar la información siguiente:

8 a) Lugar de destino b) Motivo c) Visto bueno del Gerente/Jefe que autoriza la comisión d) Nombre y Firma del usuario, :,.:: e): r.,fe.cha Gfü;:,,.i.",,.,. -.,,."..,., f) Autorización del Jefe de Administración y Finanzas...,. ::.:.. º'''._... El gasto por movilidad local, se regirá de acuerdo a la escala que para los efectos será aprobada por la Oficina de Administración y Finanzas. En tanto no se apruebe dicha escala, el costo de la movilidad guardará los criterios de razonabilidad de acuerdo a las tarifas del mercado. Los Recibos de Movilidad deberán ser presentados antigüedad de realizada la comisión no mayor a 5 días. con una En casos excepcionales se otorgara Movilidad para realizar trabajos fuera del horario de Trabajo, el que será autorizado por el Jefe inmediato y/o Gerente y por el Jefe de Administración y Finanzas 6.8. La rendición de cuenta se dará como aceptada cuando los documentos entregados cuenten con la conformidad del responsable del Fondo En el reverso de cada comprobante de pago, deberá indicarse el detalle del gasto y llevar el Vº Bº del Jefe/Gerente del Rindente O. En el acto de rendición de cuenta, el responsable del Fondo estampará el sello de "PAGADO EN ", el cual consignara la fecha en que se efectuó la rendición el rindente en cada uno de los documentos presentados que cumplan con los requisitos señalados. O L CONTROL Y AFECTACION DEL FONDO PARA PAGOS EN 7.1. La Oficina de Administración, fiscalizara el uso del Fondo para pagos en Efectivo aplicando los procedimientos de pago y las Normas Generales de Tesoreria, establecidos por la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas, así como las Normas del Sistema de Control establecidas por la Contraloría General de la Republica.

9 7.2. El Área de Contabilidad será la encargada de realizar la afectación presupuesta! patrimonial de los gastos efectuados, de acuerdo a las Normas vigentes emitidas por los Órganos Rectores de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad. "",., ~,_~,,,_.. '-. ' ',.:;_ ;: -,e >'1 ' ;. < :;,!-: :!;,_,; "" ' ~, - ;.-.'. -';" _, B. REPOSICIÓN DEL FONDO PARA PAGOS EN 8.1. Las Rendiciones de cuenta deberán efectuarse en el formato "Rendicion Documentada del Fondo para Pagos en Efectivo". -~ -.(f-.n exq_oa),el.jnisllj.p tt,j_e!..q~lj~. s~.l~lcirº racl_qa~ icuerd.9..<l~~l... irísfrl.jccióríes cc:jrrespc:jndierítes; sin borr'adl.jras. o érímerídaduras: 8.2. El formato de Rendicion del Fondo para Pagos en Efectivo será firmado por el servidor responsable del manejo del Fondo, por la Tesorera, el Contador y el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas El responsable del Fondo para Pagos en Efectivo deberá elaborar y presentar por escrito las solicitudes de reposición del Fondo ante el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, pormenorizando el gasto en el formulario de rendición y acompañando los documentos originales que sustentan los gastos (definitivos) efectuados debidamente autorizados. 8.4 Los responsables podrán solicitar la reposición del Fondo, cuando el saldo del mismo sea igual o menor al 50% del monto total autorizado. La renovación se podrá realizar hasta tres veces el monto establecido durante el mes. 8.5 Las rendiciones son revisadas por Contador, y serán tramitada con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas; procediendo a la reposición del fondo de acuerdo a la disponibilidad del calendario de compromiso aprobado. VII MECANISMO DE CONTROL 7.1 El Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas dispondrá la Realización de arqueos inopinados, levantandose un "Acta de Arqueo del Fondo para pagos en efectivo" ( Anexo 5) cuando lo considere conveniente, independientemente de las acciones de competencia del Órgano de Control Institucional. 7.2 En el Acta de arqueo que se practique se detallara la conformidad o disconformidad del mismo, debiendo ser firmada

10 por un representante de Contabilidad y el responsable del manejo del fondo 7.3 El Área de Contabilidad comunicará por escrito sobre el resultado ;,. de los :arqueos. sorpresivos a. la Oficina. cie Administració1:i;.y;,;,.... Finanzas, en un plazo no menor de Tres (03) días de realizados, así como las medidas correctivas a implementarse. 7.4 Los arqueos inopinados, se efectuarán con una frecuencia no menor de una vez al mes, sin perjuicio de los arqueos mensuales de fondos y valores que realiza el Area de Contabilidad. v1111-'cmedidas"'de~seguridad-v 0 PRECAUCION=PARAºEL'MANEjO=oEt- FONDO PARA PAGOS EN 8.1 El encargado del Fondo, es responsable de la custodia del efectivo, documentos y archivos que deberá guardar en instalaciones físicas y muebles especiales, que cuenten con la protección y cerraduras adecuadas. 8.3 El responsable del Fondo deberá adoptar las medidas de seguridad para custodiar el dinero, así como cuando se desplace a efectuar ante el Banco de la Nación el cobro de los cheques para lo cual debe ir acompañado de un resguardo. 8.4 La Oficina de Administración y Finanzas, gestionará la contratación de las pólizas de seguros para cubrir los riesgos de deshonestidad, robo y otros. El control de la vigencia de estas pólizas estará a cargo del responsable de Abastecimiento. 8.5 En caso de producirse algún siniestro cubierto por las pólizas, la Oficina de Administración y Finanzas, emitirá el informe respectivo; y, el responsable de Abastecimiento realizará las acciones que corresponda para su recuperación de acuerdo a lo establecido en los contratos de seguros.

11 ANEXO Nº 01 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL,.. \ Oficina de Administración y Finanzas RECIBO PROVISIONAL PARA EL FONDO PARA PAGOS EN Nº Recibí del Encargado Único del Fondo para Pagos en Efectivo, la cantidad de Por concepto de:.... Nota: Se debe rendir cuenta en 02 dias hábiles de recibido el desembolso por cualquier concepto, si no se utiliza, debe efectuar la devolución del monto solicitado. AUTORIZACION Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Tesorera(o) Lima,... de... del RECIBI CONFORME Firma del Rindente Nombre:.... DNI....

12 rir,'"" :r::m '! "''~ 11r.!IMifü"" ;1;1'.'.~H 11 1U~:~r~ l!\ ~lldv) 1 U1t,,,.,,,_._,.,,_.,,.,,,,..,,.,,,-,.r,;''" '"' ANEXO Nº 2 Oficina de Administración y Finanzas 1 RECIBO POR MOVILIDAD LOCAL 1 NQ 0001 i Nombres y Apellidos : Oficina He recibido de la Autoridad Nacional del Servicio Civil La suma de... NUEVOS SOLES Por concepto de movilidad local de acuerdo al detalle siguiente:... ' """"''"""'" ;; FECHA ITINERARIO/ MOTIVO IMPORTES/. Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Gerente/ Jefe inmediato TOTAL S/..... :;... Recibi Conforme ;

13 ANEXO N ,:.-.. DECLARACION JURADA Yo,.... identificado. con.dnl Nº...,...,.,... y prestando. servicios en la Geren21870fiClna-ae... ~::.~.:.::::::~.~~::::::~::::~'.'.':..:~::::::.~.~-:::. '.'.'::'.'.'::.-.._~erí~c cpllcacion del Artículo No 71 de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007, aprobada por Resolución Directoral Nº EF/77.15; DECLARO BAJO JURAMENTO Haber efectuado gastos por los conceptos e importes siguientes: Nº FECHA CONCEPTO IMPORTE ORDEN SI.!TOTAL S/. Jefe de la Oficina de Administración /' y Finanzas Recibí Conforme

14 ANEXO Nº 04 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL RENDICION DE FONDO PARA PAGOS EN Ne - Pagina 1de 1 Fecha : Correl Fec.Rend. Razon Social/,l\peHic:!os Y._Nombres_,, : Doc. _ N_2_Doc.. Eec.Doc._ "_,,lmoorte, ClasifiCi3dor_ De.scripc:ion.Gasto_ Total Rendición : 0.00 Encargada( o) del Fondo MOVIMIENTO DEL FONDO Saldo anteiar 0.00 Incremento a la Caja Total Importe de la presente rendición 0.00 Saldo actual

15 ANEXO Nº 05 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL ACTA DE ARQUEO DEL FONDO PARA PAGO EN En la ciudad de Lima, a las horas del día de del 2,00... estando presente el CPC..., representante de Contabilidad, se procedió a practicar el Arqueo del Fondo para Pagos en Efectivo que se encuentra a cargo de la Srta...., del Area de Tesorería obteniendo el siguiente resültaclo:.. ---~--~ ~ -.. -~c~ - c c c - FONDOS Y DOCUMENTOS RECONTADOS Efectivo Cheques Por Cobrar Vales Provisionales Gastos Definitivos TOTAL RECONTADO Fondos y Documentos a Recontar Sobrantes(o Faltantes) SI. SI. SI. SI. SI. SI. 5, , Explicación de la Diferencia: La encargada del Fondo, declara haber puesto a disposición del representante de Contabilidad, para efectos del presente arqueo, todos los fondos y documentos sustentatorios bajo su responsabilidad, los mismos que fueron devueltos conforme. Lima, de del RESPONSABLE DEL FONDO CONTABILIDAD