NORMAS PARA EL USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

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3 SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO NORMAS PARA EL USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO DIRECTIVA Nº SBH-OGPL (Aprobado con R.P.D N SBH) OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO RACIONALIZACIÓN HUANCAYO 2018

4 NORMAS PARA EL USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO DIRECTIVA Nº SBH-OGPL I. GENERALIDADES Se define el Fondo Fijo para Caja Chica, como el monto de recursos financieros constituido con fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios, que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programadas para efectos de su pago mediante otra modalidad. II. OBJETIVOS: 2.1. Establecer los procedimientos administrativos orientados a precisar Ia correcta utilización de los recursos financieros que conforman el Fondo Fijo para Caja Chica, para cubrir gastos de menor cuantía, urgentes y no programados, constituidos de conformidad con Ia normatividad vigente de los Sistemas de Tesorería, Contabilidad y Gestión Presupuestaria Optimizar el uso de los recursos financieros con destino al Fondo Fijo para Caja Chica Establecer condiciones, plazos y procedimientos para su habilitación y rendición de cuentas. III. ALCANCE: La norma a la que se refiere la presente Directiva, es de aplicación de la Oficina General de Administración, Oficina de Tesorería, Oficina de Contabilidad y Encargados del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica; así como las Gerencias, y Sub Gerencias que aprueban y ejecutan los Gastos a través de los Fondos Fijos para Caja Chica de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. IV. BASE LEGAL: La Ley N 26918, Ley de Creación del Sistema Nacional para la Población en Riesgo SPR. Reglamento de la Ley N 26918, aprobado mediante Decreto Supremo N PROMUDEH. Decreto Supremo N MIMDES, Medidas para el Funcionamiento de las Sociedades de Beneficencia Pública y juntas de Participación Social. Resolución Ministerial N MIMDES, funciones y competencias correspondientes a cada nivel de Gobierno respecto de las Sociedades de Beneficencia en el Marco del proceso de Descentralización. 4

5 Resolución de Secretaría de Descentralización N PCM/SD, que incorpora a la Sociedad de Beneficencia de Huancayo al Gobierno Local - Municipalidad Provincial de Huancayo. Ley N 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución Directoral N EF/77.15, aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/ Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Oficio Circular N /INABIF-GPR, Implementación y modificación de documentos de gestión del CAP, PAP, RIT, MOF, ROF y Directivas Internas. Resolución Directoral N EF/77.15 aprueba las normas generales del Sistema de Tesorería. Resolución de Superintendencia N SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias. Clasificadores Presupuestarios de Ingresos y Gastos Vigente. Ley N 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Decreto Supremo N EF; establece la Unidad Impositiva Tributaria para el Ley N 30518, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Resolución Directoral N EF/77.15, Normas Complementarias a la Directiva de Tesorería. Resolución de Contraloría N CG, Normas de Control Interno. Decreto Ley N 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago y sus modificatorias. Decreto Supremo N EF, aprueba Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. V. ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN: 5.1. Corresponde al Directorio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, aprobar la presente Directiva o por delegación expresa a la Gerencia General La actualización estará sujeta a la programación anual de revisión de Directivas, que considere la Oficina General de Administración cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el desarrollo del presente documento. 5

6 VI. MARCO CONCEPTUAL: 6.1. El Fondo Fijo para Caja Chica. - Es aquel constituido con carácter único, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades y políticas de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo Responsable del Fondo de Caja Chica. - Es el servidor que no realiza funciones de registro contable de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, designado mediante Resolución de Presidencia de Directorio quien tiene la responsabilidad de administrar el Fondo Fijo para Caja Chica y a cuyo nombre debe girarse el cheque de apertura Apertura.- Es la Asignación de recursos financieros para el Fondo Fijo para Caja Chica Ejecución.- Consiste en la Utilización de los fondos de conformidad con Ia Normativa vigente Rendición.- Viene a ser la Sustentación documentada de los gastos efectuados a través del Fondo Fijo para Caja Chica. VII. DISPOSICIONES GENERALES: 7.1. El Fondo Fijo para Caja Chica, está constituido por dinero proveniente de los recursos propios de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, cuyo manejo será centralizado en el Encargado del Fondo del Área correspondiente, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girado el cheque para su renovación y/o reposición Para el inicio de cada Ejercicio Presupuestal, el Directorio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, mediante acto resolutivo autorizará la apertura del Fondo Fijo para Caja Chica, dicha Resolución deberá contener: a) Nombre y cargo del servidor encargado único de su manejo, distinto a los responsables del giro de cheque. b) Nombre de la Unidad Orgánica, a cuyo orden se gira el cheque para el fondo. c) El monto máximo de Fondo para su manejo, según el nivel. d) La exigencia de rendir cuenta documentada de la última entrega para recibir el nuevo fondo Los Locales de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, en las que por su naturaleza y ubicación geográfica se justifica el giro del Fondo Fijo para Caja Chica, son: a) Para el Local Central de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo (*). b) Para el Cementerio y Servicios Funerarios. c) Para los Centros de Atención Residencial de Niños y Adolescentes Domingo Savio y el Centro de Atención Residencial del Adulto Mayor San Vicente de Paúl. 6

7 d) Para el Centro de Atención Residencial de Niñas y Adolescentes Ana María Gelicich Dorregaray y Centro de Atención Residencial de Madres Adolescentes Sor Teresa de Calcuta. e) Para la Gerencia de Lotería. f) Para la Ejecución de Obras o Proyectos especiales por Administración Directa, mientras dure la Obra. (*) Los gastos de la Gerencia de Negocios, Gerencia de Desarrollo Humano, Sub Gerencia de Apoyo y Desarrollo Social, Comedores, Campañas, etc. serán asumidos a través del Fondo Fijo para Caja Chica del Local Central de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo En casos especiales y/o por causas justificadas, a solicitud de la Gerencia General, el Directorio cambiará a los responsables del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica. VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS: 8.1. Habilitación del Fondo: La asignación del Fondo Fijo para Caja Chica, se aplicará de la siguiente manera: UNIDAD ORGÁNICA MONTO DEL FONDO S/. Gerencia de Lotería 1, Local Central SBH 6, CAR Domingo Savio 3, Cementerio General de Huancayo 1, CAR Ana María Gelicich Dorregaray 2, La Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, se debe efectuar una sola vez por mes Para poder recibir nuevo Fondo Fijo para Caja Chica, se deberá rendir cuenta en forma documentada de la última entrega El giro del cheque del monto autorizado, se realizara a nombre del responsable del uso y manejo del Fondo Fijo para Caja Chica Corresponde a la Gerencia General, mediante Memorando autorizar a otra persona el manejo temporal del Fondo Fijo para Caja Chica, siempre y cuando los Titulares se encuentren haciendo uso físico de vacaciones, permiso prolongado u otras causales que determinen su necesidad, pudiendo girar el cheque a nombre del encargado temporal. 7

8 8.2. De la Ejecución: Los comprobantes de gastos deben ser debidamente sustentados, justificados explicándose al dorso las razones del gasto con la conformidad por el usuario Los Comprobantes de Pago, deber ser emitidos a nombre de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo; así como, las Facturas y Recibos de Honorarios Electrónico, se sustentarán consignando los datos previstos El monto máximo de cada pago en efectivo, será hasta el 7 % de una Unidad Impositiva Tributaria (U.I.T.) para las Gerencias, Oficina General, Sub Dirección y Sub Gerencias (Según corresponda) En ningún caso y por ningún motivo se podrá efectuar giros de cheque y pagos en efectivo, cuyas sumas superen el monto máximo establecido para cada Unidad Orgánica La entrega de efectivo se hará previo la presentación de Vales Provisionales debidamente autorizado, en el cual se debe especificar claramente el monto solicitado, motivo del gasto y el nombre del servidor rindente a quien el encargado del fondo le entregara dicho efectivo Los Vales Provisionales, deberán ser rendidos por la persona que retiro el dinero del Fondo Fijo para Caja Chica bajo responsabilidad dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de haber recibido el dinero. Caso contrario será sujeto de amonestación y el dinero se descontará de su Remuneración o haber. En caso de incumplimiento lo establecido en el párrafo que antecede, el Encargado (a) del Fondo Fijo para Caja Chica debe comunicar a la Oficina General de Administración para el descuento correspondiente. De modo excepcional, podrá extenderse el plazo por veinte y cuatro (24) horas adicionales, solo si por causas ajenas a su voluntad no permitieron rendir en el plazo previsto Las acciones administrativas y de ejecución del gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, se sujetaran a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que significa una administración recta y prudente de los recursos El Fondo Fijo para Caja Chica, es aplicable únicamente cuando la dependencia autorizada requiera efectuar gastos menores y urgentes no programados de menor cuantía y de rápida cancelación, tales como: a) Movilidad local. b) Alimentos para consumo humano. c) Bienes de consumo (no existentes en almacén). d) Pasajes y gastos de transporte. 8

9 e) Tarifas de servicios generales. f) Otros servicios de terceros. g) Medicamentos. h) Alquiler de bienes muebles. i) Gastos financieros. j) Correos y servicios de mensajería. k) Otros gastos menudos cuya naturaleza corresponda a su definición. Cualquier otro gasto que no esté contenido en los conceptos antes mencionados, podrá autorizarse siempre que el mismo sea un gasto menor, que demande su cancelación inmediata o que por su finalidad y característica, no puede ser debidamente programado para efecto de su pago Queda prohibido el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en los siguientes casos: Compra de gasolina, combustibles y lubricantes, salvo casos excepcionales, debidamente sustentados. Compra de bienes muebles de oficina. Impresiones y Publicaciones. Contratación de Servicios de Personal CAS. Recibos por Honorarios por Contrato de personal eventual programables Racionalidad y Sustentación del Gasto: Los gastos que se realicen estarán sujetos a las normas de presupuesto y de austeridad vigentes Para otorgar el Recibo Provisional, el receptor no debe tener pendiente de rendición Recibo (s) Provisional (es) anteriores De la Rendición: El Rindente, que obtenga recursos mediante RECIBO PROVISIONAL del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá rendir cuenta documentada de los gastos efectuados al responsable del manejo del Fondo Fijo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de la entrega, bajo responsabilidad, de acuerdo al literal e) del numeral 10.4 del artículo 10 de la Resolución Directoral N EF/ Los gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, se sustentan con los comprobantes de pago que cumplan con los requisitos establecidos por la Resolución de la Superintendencia N SUNAT, y/o el formato de la Declaración Jurada de ser el caso - Documentos emitidos por entidades bancarias y documentos emitidos por Entidades Públicas. 9

10 Los gastos que se realicen con Fondo Fijo para Caja Chica, serán visados y autorizados bajo responsabilidad por los siguientes Funcionarios, quien en caso de ausencia deberá delegar por escrito a un funcionario competente: UNIDAD ORGÁNICA Para el Local Central de la SBH. Para el Centro de Atención Residencial de Niños, Niñas, Madres Adolescentes, Adultos Mayores, y Sub Gerencia de Apoyo y Desarrollo Social. Para el Cementerio y Servicios Funerarios, Farmacia, Centro Médico, y Lotería. AUTORIZA Gerente o Director de la Unidad Orgánica al que corresponde Gerente de Desarrollo Humano Gerente de Negocios Todo documento que sustente un desembolso de dinero en efectivo, llevará el sello PAGADO, que servirá como instrumento de control que indica el haberse cancelado una obligación, tendrá espacios para anotar la fecha de cancelación del mismo y deberá enumerarse en forma correlativa En la regularización de la última rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, se pondrá el sello fechador LIQUIDADO Los gastos efectuados con el Fondo Fijo para Caja Chica, serán sustentados mediante comprobantes de pago de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago vigente emitido par la SUNAT, los mismos que deben contener el correspondiente número de RUC, tales como en: Factura Electrónica. Factura (original y copia SUNAT). Recibo por Honorarios Profesionales Electrónica. Boleta de Venta (Copia legible). Liquidación de Compra (original y copia SUNAT). Ticket o cinta emitidas par maquinas registradoras (original). Documentos emitidos por Entidades Prestadoras de Salud. Boletos de pasajes de transporte terrestre (Original). Recibo de Ingreso de Instituciones Públicas. Recibo de Ingresos de Instituciones Educativas. Ticket de peaje. Declaración Jurada de gastos. (Original) En todo documento que se sustente un gasto por la compra de bienes y/o servicios, deberá necesariamente especificarse en el dorso del mismo, el destino y recepción de conformidad y/o sello de recepción del Almacén General, solo para bienes. 10

11 Los gastos por movilidad local serán rendidos mediante Declaración Jurada hasta el 7 % de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) Conforme al formato del Anexo 01 de la presente directiva, especificando el detalle del servicio El responsable del manejo del fondo, verificara la fecha de emisión de los documentos fuentes sustentatorios, teniendo en cuenta la fecha en que se le otorgo la habilitación del Fondo, a fin de establecer la concordancia con las fechas en que ocurren los gastos Los documentos sustentatorios de gastos que se adjuntan a la rendición de Cuentas, deberán cumplir con los siguientes requisitos: Boleta de Venta, Factura, Recibo de Honorarios Electrónico. Completamente legibles. Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector. El concepto del gasto será completamente específico. Estarán debidamente visados por el usuario rindente y funcionario que autorizo el gasto, consignando el sello respectivo Sello de afectación presupuestal debidamente suscrito y con detalle de la Partida Presupuestal, según la Norma General de Tesorería 06: "Uso del Fondo Fijo para Caja Chica", en el sub título III - Acciones a desarrollar - dice: "La Autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la cual será delegada esta potestad sin desmedro de su responsabilidad". Por tal razón mediante la presente Directiva, se delega esta potestad al Director de Administración En los casos de que la documentación sustentatoria de las rendiciones no se sujetan al procedimiento, y a los requisitos señalados en la presente Directiva será descontado de la rendición total con la finalidad de no interferir el trámite de la renovación del Fondo Fijo para Caja Chica Para el caso de rendición con la Declaración Jurada estará sujeta a fiscalización posterior, debiendo advertirse a quien la presenta, y en su caso debe hacer constar en la misma, que toda declaración falsa se encuentra supeditada a las responsabilidades administrativas a que hubiere lugar Control y afectación del Fondo Fijo para Caja Chica: La Oficina General de Administración, fiscalizará el uso del Fondo Fijo para Caja Chica aplicando los procedimientos de pago y las Normas Generales de Tesorería, establecidos por la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas; así como las Normas del Sistema de Control establecidas por la Contraloría General de la República La Oficina de Contabilidad será la encargada de realizar la afectación presupuestal de los gastos, de acuerdo a las Normas vigentes 11

12 emitidas por los Órganos Rectores de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad Las rendiciones son revisadas por el Contador y serán tramitadas con el visto bueno del Director de Administración, procediendo a la reposición del Fondo Fijo para Caja Chica de acuerdo a la disponibilidad presupuestal De la Renovación y Registro: El Fondo Fijo para Caja Chica, será reembolsado oportunamente y bajo responsabilidad del encargado del manejo, previa presentación de la documentación sustentatoria debidamente autorizada, tan pronto como el dinero en efectivo descienda a niveles que haga necesarias nuevas habilitaciones mediante la utilización del formato RENDICION DEL FONDO PARA CAJA CHICA El encargado del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, obligatoriamente llevara un registro auxiliar Standard contable debidamente autorizado, donde anotara todos los gastos reconocidos y aprobados, y los reembolsos efectuados consignando número de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y código de la partida específica. Este libro será exhibido en los Arqueos Sorpresivos o cuando lo solicite el usuario debiendo conciliar el saldo con el efectivo del Fondo Fijo; registrándose la apertura y habilitación en el Debe, y los reembolsos en el Haber, en forma diaria Para la reposición de nuevos fondos en efectivo el encargado del fondo deberá presentar la documentación debidamente cancelada, foliada y ordenada cronológicamente en relación a la penúltima entrega y procederá a llenar el Formato del Anexo 02 "Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica" que debe ser visado mediante el sello triple, para la aprobación del reembolso La reposición del Fondo Fijo para Caja Chica se realizara previa presentación de la documentación sustentatoria, debidamente autorizada, la misma que no será mayor a cuarenta y ocho (48) horas La reposición se efectuara mediante solicitud escrita del encargado del manejo del Fondo, cuidando la existencia de efectivo en salvaguarda de eventos imprevistos o urgentes Las rendiciones de cuentas que no cumplan las exigencias de la presente Directiva, serán observadas y devueltas al encargado del Fondo Fijo para Caja Chica, para su respectiva subsanación y/o devolución de dinero - de ser el caso. Ello sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que hubiere lugar Se mantendrán debidamente archivadas las Resoluciones ó similares, de aprobación ó modificación del Fondo. 12

13 IX. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES Es Responsabilidad y Función de la Oficina General de Administración: a) Supervisar el estricto cumplimiento la presente Directiva, por parte de los servidores de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, que administran, solicitan o usan recursos financieros con cargo del Fondo Fijo para Caja Chica. b) Autorizar oportunamente la reposición del fondo. c) Ordenar los Arqueos sorpresivos o inopinados a los Fondo Fijo para Caja Chica, existentes en la Institución. d) Ordenar los descuentos vía planilla de remuneraciones a los rindentes que no devuelven los montos extraídos del fondo con Vale Provisional, que excedan el plazo establecido en el numeral e) Deberá implementar medidas de seguridad que impiden la sustracción o deterioro de la documentación sustentatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, previniendo que las instalaciones físicas respectivas tengan ambientes con llave y caja fuerte de seguridad y otro medio similar. f) Proponer a los encargados de los fondos entre el personal Nombrado, con reconocida idoneidad. g) Visar los comprobantes sustentatorios del Gasto. h) Autorizar los Auxiliares Estándar a los encargados de llevar los Fondos Fijos para Caja Chica, debidamente foliados. Es Responsabilidad de la Oficina de Contabilidad: a) La Revisión de la documentación sustentatoria de las Rendiciones del Fondo Fijo para Caja Chica, que entreguen los encargados de su custodia. b) Verificar que los documentos sustentatorios de la Rendición de los Fondos Fijo para Caja Chica se encuentren dentro de la fecha del Plazo de la Rendición. c) Verificar que los comprobantes de pago cuenten con los requisitos que solicita la SUNAT, en la Resolución de Superintendencia N SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias. d) Verificar y constatar (realizando sumas y/o operaciones aritméticas) las cantidades que se indican en los Formatos de Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica. e) A efectuar los arqueos inopinados a los diferentes encargados de los Fondos Fijos para Caja Chica de la Institución. f) Visar la rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, a través del Sello Triple, efectuando el control previo y concurrente. 13

14 Es Responsabilidad de la Oficina de Abastecimientos: a) A través del responsable de Programación, efectuar la respectiva verificación de la previsión correspondiente. b) Visar los documentos sustentatorios de las rendiciones del gasto, a través del sello triple. Es Responsabilidad de la Oficina de Tesorería: a) Revisar las Rendiciones de Fondos Fijos para Caja Chica en cuanto a los documentos sustentatorios con el recibí conforme, las firmas de los funcionarios autorizados. b) Verificar el sustento del egreso del fondo con los documentos y que la suma de estos sea el justiprecio de la reposición del fondo. c) Efectuar el giro de los Cheques para la reposición oportuna del fondo. d) Archivar los documentos sustentatorios de las Rendiciones del Fondo Fijo para Caja Chica, en forma ordenada. Es responsabilidad de los Jefes de las Unidades Orgánicas, que tienen que utilizar y visar la documentación: a) Revisar y visar la documentación sustentatoria de los Fondos Fijos para Caja Chica, poniendo su sello de V B y su rúbrica, verificando que al reverso del Comprobante de Pago se encuentre el refrendo del gasto, y el recibí conforme. b) Autorizar los gastos efectuados por los Fondos Fijos para Caja Chica en cumplimiento a las disposiciones en la presente Directiva. c) Efectuar un uso racional de los recursos provenientes del Fondo Fijo para Caja Chica. d) Efectuar el control adecuado de los bienes que ingresan por concepto de gasto del Fondo Fijo para Caja Chica. e) Rendir dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, por los importes de los Vales Provisionales que se solicita. f) Efectuar gastos con racionalidad, austeridad, responsabilidad y mucha cautela de los Fondos Fijos para Caja Chica. Es función y compromiso de cumplimiento del responsable del Fondo Fijo para Caja Chica: a) Verificar el documento o comprobante de pago entregado por los rindentes con los siguientes datos: 1. Los Comprobantes de Pago no deben tener borrones ni enmendaduras; 2. El monto a pagar debe ser legible y claro; 3. Las visaciones del Gerente o Director a cargo de la principal línea de mando. Y la firma del recibí conforme del bien o servicio (reverso); 14

15 4. La afectación presupuestal, con la indicación de las partidas específicas; 5. Todos los comprobantes de pago (Factura, Boleta de Venta, ó afines aprobados por la SUNAT)) debe ser emitidos a nombre de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo; 6. Llevar constancia expresa de su cancelación; 7. Contener la unidad de medida, cantidad total, tipo de producto adquirido y/o servicio prestado; b) En cada Comprobante de Pago o documento que sustente el gasto, deberá de poner el sello de su Caja Chica, con el número correlativo de los documentos que dan origen a la rendición de cuentas. c) Llevar el fondo con mucha responsabilidad y diligencia, velando por la seguridad, la habilitación de caja fuerte, puertas reforzadas y el control debido. d) Llevar el registro de los fondos en el Auxiliar estándar en forma diaria y continua, manteniendo al día los datos, dicho auxiliar será foliado y autorizado por la Oficina General de Administración, o Gerencia General. e) Mantener a la mano la Resolución de Presidencia de Directorio, que designa al responsable del fondo. f) Administrar el dinero que se le ha encargado, con sujeción a las disposiciones contenidas en esta directiva, con mucho orden, disciplina y honradez. g) Archivar las rendiciones del Fondo Fijo para Caja Chica en forma, cronológica y numérica. h) Efectuar el control previo y concurrente de la documentación sustentatoria del gasto, antes de entregar el dinero al ríndete. i) Informar periódicamente a la Oficina General de Administración sobre los nombres de los rindentes que tuvieran vales provisionales, que faltan rendir dentro de las cuarenta y ocho (48) horas. j) Brindar todas las facilidades del caso para la realización de los arqueos a que se refiere la presente directiva. Es responsabilidad de los Rindentes o Usuarios del Fondo Fijo para Caja Chica: a) Rendir cuenta del dinero recabado a través de Vales Provisionales de Caja Chica; caso contrario, será pasible del descuento en planilla de remuneraciones, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas que correspondan y/o acciones Legales a que hubiera lugar, por lo cual la Oficina General de Administración informara al respecto a la Oficina de Personal. b) El Usuario del Fondo Fijo para Caja Chica podrá rendir cuentas incluso extemporáneamente, siempre que no se haya hecho efectivo el descuento a que se refiere el ítem anterior y se incluyan los intereses correspondientes, ello sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar, efectuada dicha rendición, surtirá los mismos efectos legales que se hubiera formulado oportunamente. 15

16 c) Una vez realizado el descuento, carecerá de validez legal cualquier rendición de cuentas que pudiera presentar el Usuario del Fondo Fijo para Caja Chica. d) Rendir cuenta con la documentación y/o comprobantes de pago autorizados por la SUNAT. e) Es responsable del dinero recibido hasta la rendición de la cuenta. X. MECANISMOS DE CONTROL El Director de Administración dispondrá la realización de arqueos inopinados de manera obligatoria por lo menos una vez al mes, levantándose un Acta de Arqueo del Fondo Fijo para Caja Chica, ó cuando lo considere conveniente, independientemente de las acciones de competencia del Órgano de Control Institucional En el Acta de Arqueo que se practique se detallará la conformidad o disconformidad del mismo, debiendo ser firmada por un representante de la Oficina de Contabilidad y el responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica La Oficina de Contabilidad comunicará por escrito sobre el resultado de los arqueos sorpresivos a la Oficina General de Administración, en un plazo no menor de tres (3) días de realizados, así como las medidas correctivas a implementarse Los arqueos inopinados, se efectuarán con una frecuencia no menor de una vez al mes, sin perjuicio de los arqueos mensuales de fondos y valores que realiza la Oficina de Contabilidad El Director de Administración verificará en forma inopinada que el saldo disponible del Fondo Fijo para Caja Chica y la documentación sustentatoria de los pagos realizados por el responsable del Fondo Fijo para Caja Chica, corresponde al aperturado y conforme a las disposiciones establecidas en la presente Directiva El Director de Administración ó quien haga sus veces deberá implementar medidas de seguridad que impidan la sustracción o deterioro de la documentación sustentatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, previniendo que las instalaciones físicas respectivas tengan ambientes con llave y caja fuerte de seguridad y otro medio similar El cumplimiento de la presente Directiva corresponde, en el ámbito de su competencia funcional, a los Gerentes de la Unidades Orgánicas, al Director de Administración, Sub Director de Contabilidad, Sub Director de Tesorería, Sub Director de Abastecimiento, al personal de Control Previo, al responsable del Fondo, Jefaturas, Directores y responsables rindentes y personas que hacen uso de los recursos asignados a través del Fondo La Oficina de Control Institucional velara por el cumplimiento de la presente Directiva. 16

17 10.9. Se efectuará arqueos periódicos y sorpresivos e inopinados al Fondo, por los Órganos pertinentes. XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS: En casos excepcionales y debidamente justificados, previa autorización de Gerencia General, podrán efectuarse durante el mes dos habilitaciones del Fondo Fijo de Caja Chica El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, generará responsabilidad administrativa, civil o penal según corresponda, la misma que será determinada conforme a la normatividad vigente El último día hábil de cada año, el encargado del Fondo Fijo para Caja Chica deberá rendir al 100%, reingresando el saldo a Caja General de Tesorería de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. XII. DISPOSICIONES FINALES: La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación Lo no previsto en la presente directiva será resuelto, por la Oficina General de Administración, considerando la normatividad vigente sobre la materia. XIII. ANEXO: FORMULARIOS: DECLARACIÓN JURADA (Anexo 01) Es un documento que se utiliza en el caso de no existir documentos sustentatorios del gasto (señalados en la Directiva del Proceso Presupuestario vigente y Ley General de Presupuesto de la República), siempre y cuando el monto de este no exceda el monto que estipulado en las normas presupuestarias y/o de tesorería RENDICION DEL FONDO PARA CAJA CHICA (Anexo 02) Es el formato que se adjunta a la documentación sustentatoria, para solicitar la reposición del Fondo Fijo para Caja Chica. 17

18 ANEXO 01 FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS NOMBRES Y APELLIDOS : DEPENDENCIA : CARGO: LUGAR Y FECHA : De conformidad con el Art. 71, numerales 71.1 y 71.3 de la Directiva de Tesorería para el año 2007, aprobada con Resolución Directoral Nº EF/77.15; Declaro Bajo Juramento haber realizado gastos que a continuación detallo, y de los cuales no me ha sido posible obtener el comprobante respectivo. En fe de lo cual firmo la presente Declaración: FECHA CANT. UNIDAD MEDIDA C O N C E P T O IMPORTE UNITARIO TOTAL PARTIDA ESPECIFICA DIRECTOR DE ADMINISTRACION SUB DIRECTOR DE CONTABILIDAD RECIBI CONFORME 18

19 ANEXO 02 FORMATO DE RENDICIÓN DEL FONDO PARA CAJA CHICA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO Jr. Cuzco N 1576 Huancayo RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE: N RENDICIÓN DÍA MES AÑO 1 N 2 DOCUMENTO a. b. FECHA CLASE c. N 3 DETALLE DEL GASTO 4 IMPORTE 5 PARTIDAS ESPECÍFICAS MOVIMIENTO DE FONDO Saldo anterior S/. + Incremento al Fondo TOTAL - Importe de la presente rendición SALDO ACTUAL S/. ============== Firma del Encargado del Fondo Firma del Jefe de Programa 19

20 ESTADÍSTICA DEL OBJETO DEL GASTO RESUMEN POR PARTIDAS ESPECÍFICAS a. CÓDIGO DE LA PARTIDA b. UNIDAD ESTRUCTURADA c. IMPORTE TOTAL 20