RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N EPS TACNA S.A.

Transcripción

1 RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N EPS TACNA S.A. Tacna, 11 de Enero del 2013 VISTOS: \ informe N EPS TACNA S.A., de la por el cual se remite la modificación solicitando su aprobación. de la Directiva de Anticipos de la EPS TACNA S.A, CONSIDERANDO: Que mediante Resolución de Gerencia General N EPS TACNA S.A. de fecha 06 de febrero del 2012, se aprueba a Directiva N EPS TACNA S.A. Que la Gerencia de Administración y Finanzas mediante el informe N EPS Tacna S.A., de la División de Contabilidad ha presentado la modificación de la Directiva de Anticipos de la EPS TACNA S.A. la misma que ha sido debidamente revisada y visada por dicha '/Gerencia, Oficina de Asesoría Legal, Oficina de Planeamiento. Que es necesario actualizar la "Directiva de Anticipos de la EPS TACNA S.A." con el objeto de uniformizar criterios para un correcto tramite, control y registro de los gastos por modalidad de Anticipo en la EPS TACNA S.A. Que de conformidad a las atribuciones conferidas al Gerente General en el Manual de Organización y Funciones de la Entidad, y con Vo 8o. de la Gerencia de Administración y Finanzas, Oficina de Asesoría Legal y Oficina de Planeamiento. SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto la Resolución de Gerencia General N EPS TACNA S.A., de fecha 06 de febrero del 2012, en donde se aprueba la Directiva de Anticipo N EPS TACNA S.A, T ARTICULO SEGUNDO- Aprobarla "Directiva de Anticipos de la EPS TACNA S.A N EPS-TACNA S.A. ARTICULO TERCERO.- La presente Directiva entrara en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación y es de aplicación obligatoria para todas las unidades orgánicas de la EPS TACNA S.A REGÍSTRESE Y COMUNIQÚESE ECO. DIÑO EDONDOMAMANI GERENTE GENERAL EPS TACNA S.A. DAM/MMM/PJB/YAA/AQM c.copla.gaf.arch

2 DIRECTIVA N EPS TACNA S.A DIRECTIVA DE ANTICIPOS DE LA EPS TACNA S.A. I. OBJETIVO El objetivo de la presente directiva es uniformizar criterios para un correcto trámite, control y registro contabte del gasto por la modalidad de anticipo, mediante disposiciones y mecanismos a cumplir antes y después de efectuar el giro del ANTICIPO a favor de servidores de la EPS TACNA S.A., que por el desempeño de sus funciones requieran un anticipo. FINALIDAD Establecer los procedimientos para la solicitud, otorgamiento, uso, administración y rendición de cuenta de los desembolsos otorgados mediante la modalidad de Anticipo ó Entregas a Rendir Cuenta. ALCANCE La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento a todas las Gerencias, Oficinas, Divisiones, a las cuales se les haya asignado recursos presupuéstales para el cumplimiento de sus metas durante el ejercicio en ejecución. BASE LEGAL Ley Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N "Ley de Presupuesto del Sector Público Para el Año Fiscal 2012" Resolución de Gerencia General N GG-EPS TACNA S.A., que aprueba Manual de Procesos Identificados y Optimizados de la EPS TACNA S.A. Directiva N EPS TACNA S.A. "Directiva Interna de Austeridad, Disciplina y Calidad del Gasto Público y de Ingresos de Personal de la EPS TACNA S.A Normas Internas de Control Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Ley N Ley de Racionalización de los Gastos Públicos Decreto Supremo N EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta Decreto Supremo N EF Reglamento de la Ley del Impuesto ala Renta Decreto Supremo N EF Reglamento de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo. I

3 * Resolución de Superintendencia N /SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago Decreto Legislativo N.1017 Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento Dec. Leg. N EF Decreto de Urgencia N "Dictan Normas de Austeridad y Racionalidad en el Gasto Público." V. VIGENCIA. La presente Directiva, entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por Resolución de Gerencia General y deja sin efecto a cualquier otra Directiva, Manual y/o disposición que se oponga a la misma. VI. NORMAS GENERALES El Anticipo que se autoriza constituye un DESEMBOLSO EXCEPCIONAL Y URGENTE. para.atender ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE los gastos que demanden su cancelación inmediata ó que por síj finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. Es decir aquellos bienes y/o servicios que se encuentren en el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES O EN EL ANALÍTICO DE GASTOS DE LAS OBRAS O PROYECTOS DE INVERSIÓN, DEBERÁN SER ATENDIDOS POR EL ÁREA DE ADQUISICIONES PREVIO REQUERIMIENTO O PEDIDO Se entiende como "Solicitud de Anticipo" al documento de carácter administrativo interno, que se utiliza para solicitar la compra de Bienes y/o Servicios de carácter URGENTE y necesarios para el normal funcionamiento de las operaciones de la empresa, y que no hayan sido programados, y tampoco existan en Stock en el Almacén El gasto (pago) y/o monto autorizado por esta modalidad será: Mayor al monto establecido por Caja Chica (3% de una UIT), pero menor o igual S/ De Hasta SI. SI (3%de1 UIT) R.S Excepcionalmente el anticipo se podrá incrementar hasta en 2 UIT cuando las circunstancias de URGENCIA así lo ameriten, solo en los casos no sujetos a detracción: a) Los servicios prestados por las empresas a que se refiere el artículo 16 de la Ley N Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, y normas modificatorias.

4 EPS b) Los servicios prestados por el Seguro Social de Salud - ESSALUD. c) Los servicios prestados por la Oficina de Normalización Previsional - ONP. d) El servicio de expendio de comidas y bebidas en establecimientos abiertos al público tales como restaurantes y bares. e) El servicioi de alojamiento no permanente, incluidos los servicios complementarios a este, prestado al huésped por los establecimientos de hospedaje a que se refiere el Reglamento de Establecimientos de Hospedaje, aprobado por Decreto Supremo N MINCETUR. f) El servicio postal y el servicio de entrega rápida. g) El servicio de transporte de bienes realizado por vía terrestre a que se refiere la Resolución de Superintendencia N /SUNAT y normas modificatorias. h) El servicio de transporte público de pasajeros realizado por vía terrestre a que alude la Resolución de Superintendencia N /SUNAT y normas modificatorias. Estos anticipos serán con cargo a regularizar mediante Orden de Compra u Orden de Servicio, para lo cual se debe cumplir con los requisitos siguientes: a) Informe escrito que justifique tal necesidad, por la unidad solicitante, adjuntando la Nota de Pedido. b) Informe de conformidad y conocimiento por parte de la División de Logística (adquisiciones), c) Autorización expresa de la Gerencia de Administración y la Gerencia General. El órgano encargado de las adquisiciones, deberá observar los procedimientos de los procesos y modalidades, que correspondan a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado El desembolso de la "Solicitud de Anticipo", se otorgará al solicitante, con la autorización de su Jefe inmediato, Jefe de División, Gerente de Línea, Jefe de Oficina, Gerencia General, según corresponda; quienes deberán justificar los gastos realizados, con los respectivos comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT (de preferencia Facturas), no deberán presentar Declaraciones Juradas como documento de sustento del gasto; no se efectuarán más de cuatro (04) Anticipos durante el mes, por cada División, Oficina, Gerencia o Gerencia General, salvo excepciones, debidamente justificadas. Los Anticipos Solicitados por el área usuaria afectados a Proyectos de Inversión (Ejecución de obras) serán girados a nombre del personal de la División de Logística, para su mayor control, previo informe de requerimiento del residente del proyecto, con el visto bueno de la Gerencia de Ingeniería y de la Oficina de Supervisión y control.

5 EPS 6.6. De los Gastos. A. Gastos no realizados. Cuando el gasto no se realice, es obligación del solicitante efectuar la devolución mediante depósito en la misma cuenta corriente con la ique se le otorgo y que está indicado en el cheque de habilitación o depositándolo en la División de Recursos Financieros de la EPS TACNA S.A., en un tiempo no mayor de un (01) día hábil de recibido el anticipo, debiendo informar a la Gerencia de Administración por escrito de tal hecho adjuntando el voucher del depósito efectuado. B. Gastos menor al previsto. En caso, de que el gasto sea menor al previsto, el solicitante deberá rendir cuentas a su Jefe Inmediato por el gasto realizado dentro de los tres (3) días hábiles cuando el anticipo sea menor ó igual a una (1) UIT; y cinco (05) días hábiles cuando el anticipo sea mayor a una UIT y menor o igual de 2 UIT; los días hábiles se contaran a partir de la fecha de recibido el anticipo, y se efectuará la devolución del diner no utilizado, aplicando cualquiera de las siguientes modalidades previa presentación de Copia de Planilla de Rendición de cuentas a la División de Recursos Financieros: a) Depósito en Cuenta: devolución de efectivo mediante depósito en la cuenta corriente de GASTOS OPERATIVOS ó de INVERSIONES indicada en el cheque emitido. b) Con Recibo de Caja: La División de Recursos Financieros emitirá el Recibo de Caja por la recepción del dinero en efectivo, por parte del trabajador que recibió el anticipo. C. Gastos mayor al previsto. ^ En caso, de que los gastos sean mayor a lo solicitado, el solicitante, rendirá a su jefe inmediato el importe del gasto mayor al previsto mediante un Informe sustentatorio, el cual deberá ser aprobado por las mismas instancias señalados en el punto 6.5 justificando el reintegro ó reembolso respectivo. Con el Informe, el jefe inmediato ordenará realizar los mismos trámites como si fuera una nueva "Solicitud de Anticipo". En el caso del Gerente General, deberá de presentar el informe y/o memorándum sustentatorio a la Gerencia de Administración y Finanzas, y realizará los mismos trámites como si fuera una nueva "Solicitud de Anticipo". En ningún caso el gasto mayor deberá exceder a las dos (2) UIT Están prohibidos de solicitar anticipos:

6 a. Los Funcionarios y Servidores que se encuentren con licencia por motivos particulares. b. Los Funcionarios y Servidores que se encuentren con licencia por enfermedad. c. Los Funcionarios y Servidores que se encuentre de vacaciones. d. Los Funcionarios y Servidores que se encuentren sancionados. e. Los Directores. f. Los Servicios No Personales. g. Los Practicantes. h. Aquel funcionario o servidor que tiene algún anticipo pendiente de rendición, i. Aquel funcionario o servidor que haya sido sancionado, por No rendir dentro del plazo, con llamada de atención o descuento por planilla del anticipo otorgado Operaciones No permitidas, con el Anticipo: El anticipo no será utilizado para las adquisiciones de los siguientes bienes y/o servicios: i Bienes de Capital y duraderos. Servicios Públicos {Eléctrica por uso Temporal) Locación de servicios, es decir contrato por Servicios no Personales (Salvo emergencias con autorización de la Gerencia de Administración y el Titular) Herramientas > Pasajes aéreos (a cargo de la División de Logística) Vestuario. Mobiliario de Oficina. Piezas de computadoras. X Excepcionalmente y previa autorización de la GAF, se podrán gestionar por concepto de servicio públicos únicamente los costos afectados a proyectos de inversión. Vil. NORMAS ESPECIFICAS 7.1. Tramite de la "Solicitud de Anticipo" El trámite lo iniciará la Gerencia u Oficina interesada, mediante un Informe que justifique y sustente su requerimiento, a la Gerencia de Administración y Finanzas para su autorización. Las Solicitudes de Anticipo que superen la ( 1 ) UIT, su autorización será por el Gerente General.

7 EPS En el caso de la Gerencia General el informe sustentatorio será dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas. El informe sustentatorio debe indicar la necesidad de efectuar el gasto, al que deberá adjuntar el formato de "Solicitud de Anticipo" (FORMATO DGA-01), correctamente llenado y la Nota de Pedido generada Autorización de la "Solicitud de Anticipo". (FORMATO DGA-01) Elaborada y/o llenada la "Solicitud de Anticipo" por el solicitante, deberá estar visada por las siguientes instancias: A. V B de la Gerencia solicitante, indicando la necesidad y urgencia de realizar dicho gasto. B. V B de la Oficina de Planeamiento, quien aprobará o denegará la "Solicitud de Anticipo", de acuerdo a la asignación y disponibilidad presupuesta!, respectiva. C. V B de la Gerencia de Administración y Finanzas, quien aprobará o lo denegará, en base a los criterios de urgencia, necesidad y relación con el giro jde la Empresa para el normal funcionamiento de sus operaciones! D. Autorización de la Gerencia General, cuando el Anticipo supere el valor de una (1) UIT hasta 02 UIT Trámite del Informe de Autorización. La Gerencia de Administración y Finanzas recibirá el Informe de requerimiento, debidamente autorizado por la Gerencias correspondientes, con el V B de la Oficina de Planeamiento, verificando que esté anexado el formato DGA-01 "Solicitud de Anticipa" y la Nota de Pedido. La Gerencia de Administración, dispondrá el trámite a la División de Coprtabilidad De la División de Contabilidad General y de Costos A. La División de Contabilidad General y de Costos, verificará la correcta aplicación contable del gasto y la información mínima requerida en el Formato DGA-01 y Nota de Pedido, además que el expediente cuente con: Informe Justificatorio de la Gerencia solicitante, debidamente autorizado. Formato de "Solicitud de Anticipo", con los Vistos de la" Gerencia solicitante, Oficina de Planeamiento y Gerencia de Administración. Nota de Pedido con los ítems a utilizar mediante solicitud de anticipo. Informe de conformidad de la División de Logística, en el caso de Anticipos mayores a Una (1) UIT y con cargo a regularizar con Orden de Compra u Orden de Servicio.

8 B. Le asignará el número correlativo de "Solicitud de Anticipo" correspondiente y la cuenta contable respectiva por el Anticipo. C. Una vez concluido el proceso de verificación, se sacará una fotocopia del informe sustentatorio y de la "Solicitud de Anticipo", para el archivo correspondiente y el expediente original será derivado a la División de Recursos Financieros' con el correlativo, para su desembolso respectivo. D. Para el control de los anticipos pendientes de rendición de cuenta y/o devolución por parte del trabajador, se constituirá un archivo manual, verificando que el personal que tenga pendiente una rendición, no podrá solicitar un segundo anticipo, hasta regularizar la rendición respectiva, por cuanto ya está fuera del plazo establecido Para tal caso, el asistente devolverá informando a su jefe inmediato, mediante proveído el anticipo solicitado De la División de Recursos Financieros A. La División de Redursos Financieros Decepciona el expediente original, procediendo' al giro y pago de los importes procesados y tramitados en la "Solicitud de Anticipo". B. El giro será en cheque a nombre del solicitante, nombre que se encuentra indicado en el formato "Solicitud de Anticipo", en el caso que la urgencia lo amerite se podrá abonar en la cuenta del trabajador, quien tendrá la responsabilidad del estricto cumplimiento de la presente Directiva, previa autorización de la GAF. 7,6. De la Rendición de Cuentas. A. B, Las rendiciones de cuenta se efectuarán dentro del plazo máximo de: 03 días hábiles, en caso de anticipos que no superen una (01)UIT 05 días hábiles, en caso de anticipos que superen una (01) UIT hasta las dos (2 ) UIT. En ambos casos, el plazo se cuenta desde el día en que se ha recibido el pago del anticipo. El servidor que recibió el dinero mediante la "Solicitud de Anticipo", deberá presentar en la Gerencia de Administración y Finanzas, el Formato DGA-02 "Rendición de Cuenta por Anticipo Concedido" con jos comprobantes de pago debidamente visados por el, por su jefe inmediato, mediante un Informe por Trámite regular. (Las firmas que corresponde a los comprobantes de pago cuyas rendiciones de anticipos correspondan a gerentes de líneas quedan exonerado de las firma del jefe inmediato.)

9 C. Los documentos sustentatorios de gasto deben ser necesariamente facturas o comprobantes emitidos a nombre de EPS TACNA S.A. RUC , reconocidos y autorizados por SUNAT, y de ser el caso se debe presentar desagregado el IGV como dispone el Reglamento de Emisión de Comprobantes de Pago. Asimismo estos comprobantes de pago deben guardar relación directa para el fin solicitado y corresponder a la fecha cronológica de la "Solicitud de Anticipo"; en el caso de no cumplir con estos requisitos, serán objeto de rechazo y devueltos al trabajador rindente, tomándose como no presentados. Todos los comprobantes de pago que sustenta el gasto, debe tener la misma fecha del giro del anticipo ó fecha posterior razonable. D. El proceso de rendición de cuentas, constituye una exclusiva responsabilidad de quien solicitó y recibió el anticipo, el cual será controlado y verificado por su jefe inmediato, en tal virtud la omisión o información inexacta, puede constituir falta que dará lugar a la aplicación de sanciones correctivas. En el caso del Gerente General, la Gerencia de Administración y Finanzas será la encargada de verificar que se cumpla con la rendición de cuentas. E. En el caso de Anticipos mayores a una UIT, y que se hayan regularizado con Orden de Compra, los comprobantes de pago deberá contar con el visto del Almacén, cuando se haya adquirido un bien. De la División de Contabilidad y de Costos Recepcionada la Rendición de Cuentas, se verificará lo siguiente: A. Que los montos rendidos correspondan a la habilitación otorgada, en caso de que el monto rendido sea mayor, deberá estar acompañado de un informe debidamente sustentado y aprobado por las instancias señaladas del punto 6.5. B. Comprobará la correcta formulación de la Rendición de Cuentas (que contenga el centro de costos, el porcentaje a distribuir por centro de costos, la actividad presupuestal), así como que se adjunten los documentos justifica torios (Informe) de los gastos, de acuerdo a la normatividad legal vigente sobre comprobantes de pago, para ello verificará la validación en el portal de SUNAT (página web) y que dichos documentos correspondan al concepto para el cual fue solicitado el anticipo. C. Rechazará para su regularización, la rendición de cuenta que contenga errores de formulación o carencias de justificación documental. El responsable corregirá los errores observados en un plazo no mayor de 48 horas.

10 D. Los comprobantes de pago con enmendaduras o borrones, serán devueltos, dándose un plazo de 48 horas para su reemplazo; caso contrario se tomarán por no presentados. E. Controlará los saldos pendientes de rendiciones de cuenta, en caso de incumplimiento del plazo establecido se procederá: ' a) Requiriendo verbal o telefónicamente a los trabajadores que incumplieron con la rendición de cuentas. b) Emisión de informe (detallando todos los pendientes) a su Jefe inmediato, y este derivarlo a la Gerencia de Administración y Finanzas con copia a RR.HH. c) La Gerencia de Administración y Finanzas procederá a notificar al funcionario o trabajador pendiente de rendición, otorgándole un último plazo para la presentación de la rendición de cuentas. De persistir a-pesar de los requerimientos antes mencionados c n la falta de presentación de la rendición de cuentas, la Gerencia de Administración y Finanzas, dispondrá a la División de Recursos Humanos la aplicación de la autorización expresada por el trabajador en la "Solicitud de Anticipo" para que se efectúe el descuento en planillas correspondiente. Este descuento por devolución no libera al trabajador de las medidas correctivas, de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. Aplicado el descuento en planilla al Trabajador, no se procederá a la devolución por él descuento de rendición de Anticipo no presentado dentro del plazo establecido por la presente directiva. G, La División de Contabilidad, a través del responsable del control de los Anticipos, no tramitará nuevos adelantos a servidores que tengan anticipos pendientes de rendir. VIH. FORMATOS Y FORMULARIOS Los anticipos deberán tramitarse en el Formato DGA-01 "Solicitud de Anticipo" el mismo que debe contener lo siguiente: a. Número correlativo proporcionado por la División de Contabilidad y Costos. b. Datos del Solicitante.- Apellidos y Nombres, cargo, unidad orgánica. c. Centro de Costos a afectar el gasto. d. Actividad Presupuesta!. e. Cuenta Contable de la afectación del gasto.

11 f. Fecha de la Solicitud. g. Detalle de los gastos a realizar con el anticipo solicitado, h. Importe en Letras. i. Importe en Números. j. Firma del solicitante. k. Firma y sello de la Gerencia Solicitante. i 1. Firma y sello déla Jefatura de la Oficina de Planeamiento. m. Firma y sello de la Gerencia de Administración y Finanzas. n. Fecha y Firma del solicitante de haber recibido el fondo solicitado. o. Fecha y Firma del solicitante autorizando el descuento en caso de no efectuar la rendición de cuentas respectiva en el plazo establecido. Para la rendición de cuenta deberá utilizarse el formato DGA-02 "Rendición de Cuenta por Anticipo Concedido" debiendo contener lo siguiente: a. Nombres y Apellidos del solicitante. b. Cargo del servidor solicitante. c. -Gerencia solicitante. d. Número del Comprobante de Caja Egresos de habilitación de fondos (proporcionada por la División de Recursos Financieros). e. Fecha de Giro de Comprobante de Caja Bancos Egresos (proporcionada por la División de Recursos Financieros). f. Número de la "Solicitud de Anticipo" (proporcionada por la División de Contabilidad). g. Detalle del Concepto del Anticipo. h. Detalle de los documentos Susténtatenos, indicando: el número, clase de documento, nombre del proveedor e importe respectivo. i. Afectación a los centros de costos y denominación de los mismos, o de ser el caso, el código del proyecto, porcentaje de afectación y el monto respectivo. j. Consignar la Actividad Presupuestal. k. Resumen del gasto indicando el importe recibido menos importe rendido y la diferencia a favor o por devolver (debe coordinarse con la División de Recursos Financieros, para efectuar el depósito respectivo). I. Lugar y fecha de rendición. m. Nombre, Firma y número de DNI., del responsable de la rendición. n. Firma y sello de la Gerencia que efectuó el gasto. o. Firma y sello de GAF aprobando el gasto. Si se incurre en la omisión de algún dato tanto en la Solicitud de Anticipo (con formato DGA - 01) o en la Rendición de Cuenta por Anticipo (Formato DGA -02) se procederá a la devolución de dichos formatos al Solicitante en el primer caso y al Rindente en el segundo caso.

12 EPS IX. RESPONSABILIDAD. El Gerente de Administración y el Jefe de la División de Contabilidad General y Costos son responsables de cumplir y hacer cumplir la presente Directiva, debiendo el responsable del Control informar oportunamente el estado de recuperación y/o rendiciones de cuenta de los anticipos otorgados. El funcionario y/o trabajador que ha solicitado el Anticipo para la realización de actividades, conjuntamente con su Jefe inmediato, Jefes de División, Gerentes, Jefes de Oficina a la que pertenece el servidor, son responsables de cumplir la presente Directiva. ANEXOS Formato DGA- 01. "Solicitud de Anticipo" Formato DGA-02. "Rendición de Cuenta por Anticipo Concedido.