OTORGAMIENTO DE CAPACITACION AL PERSONAL DEL INDECI

Transcripción

1 CODIGO: -UEC VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION Y CAPACITACION UNIDAD DE EDUCACION Y CAPACITACION TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Educación y V B OPP Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 2/17 1. OBJETIVO Incrementar el potencial profesional y técnico del personal del INDECI mediante el desarrollo de actividades de capacitación con la finalidad de reforzar y actualizar los conocimientos que permitan a su personal estar a la vanguardia de la Cultura de Prevención en Defensa Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Educación y de la Dirección Nacional de Educación y, las unidades orgánicas y las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Describe las actividades desde el envío de los requerimientos de becas para el personal de las Direcciones Regionales de Defensa Civil o de las unidades orgánicas hasta la exposición del tema del curso por parte de la persona beneficiaria de la beca. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia N Decreto Supremo N SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Decreto Supremo N PCM - Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Decreto Legislativo N 276, que aprueba la Ley de Bases de la Carrera Administrativa del Sector Público Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI para el Otorgamiento de Becas a los Servidores que trabajan en el INDECI, del 26FEB REQUISITOS DEL PROCESO Memorándum de las Unidades Orgánicas y/o Direcciones Regionales de Defensa Civil, dirigido a la Dirección Nacional de Educación y para la atención de requerimientos de capacitación para el personal a su cargo en cumplimiento del Programa de al personal del INDECI. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Unidad de Educación y de la Dirección Nacional de Educación y Comisión Calificadora de para otorgar capacitación a nivel nacional e internacional.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 3/17 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Dirección Nacional de Educación y tiene la facultad de seleccionar directamente al personal a designar a todas las capacitaciones nacionales de acuerdo a los criterios de selección establecidos en la normatividad vigente para el Otorgamiento de Becas a los Servidores que trabajan en el INDECI aprobada por Resolución Jefatural La Comisión Calificadora de para el extranjero es la encargada de evaluar directamente al personal que postule para se capacitado. Esta integrada por: El SubJefe del INDECI, quién la preside, Un representante de la Dirección Nacional de Prevención, Un representante de la Dirección Nacional de Operaciones, Un representante de la Dirección Nacional de Educación y, y El Jefe de la Unidad de Personal quién actuará como secretario. La Comisión Calificadora de, deberá remitir las Actas de Reuniones a la Para tener derecho a participar como postulante a una capacitación, los trabajadores deberán de reunir los siguientes requisitos: Tener más de un año de servicio en la Institución para participar en eventos nacionales y más de dos años para eventos internacionales No tener Nota Semestral desaprobatoria en su Hoja de Servicios en los últimos cinco años No tener sanción disciplinaria por más de cinco días de suspensión La evaluación se realiza mediante un concurso de méritos que garantice la transparencia y veracidad de la selección de cada participante a los cursos de capacitación que se encuentren adecuados a los intereses del Instituto Nacional de Defensa Civil Los cursos de capacitación no deben ser de formación profesional curricular, post grado, maestría, doctorado, segunda especialización, etc. Las capacitaciones pueden ser cursos de: computación, medio ambiente, incendios forestales, cursos de manipulación de equipos, primeros auxilios, lucha contra incendio y otros, siempre y cuando estén presupuestados y programados El servidor que haga uso de una capacitación financiada deberá comprometerse a servir el doble del tiempo de duración de la capacitación El usuario de una capacitación que fuera desaprobado en ella no podrá postular como beneficiario de otra capacitación hasta que hayan transcurrido tres años de la fecha de término del curso. Asimismo, de ser el caso, deberá de retribuir al INDECI el total de gastos con que fue beneficiado inicialmente, en un plazo no mayor de doce meses El beneficiario de una capacitación no podrá gozar de otra, si no ha culminado con la anterior capacitación y haber presentado los siguiente documentos: A la Dirección Nacional de Educación y el informe escrito sobre la capacitación otorgada, adjuntando la copia de todo el material de instrucción recibido. Deberá presentarlo en un plazo de treinta días calendario.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 4/ A la Unidad de Personal de la Oficina de Administración la copia certificado del Diploma o certificado emitido por el proveedor. Deberá presentarlo en un plazo de cuarenta días calendario En el mes de Octubre de cada año los es Nacionales, es Regionales y Jefes de Oficina remitirán a la Dirección Nacional de Educación y, la propuesta de cursos de capacitación del personal a su cargo Cuando se trate de una capacitación al extranjero, el beneficiario deberá presentar una exposición sobre el tema dentro de los treinta días calendarios posteriores a su retorno. 7. SIGLAS 7.1. DDRR: Direcciones Regionales DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil : Dirección Nacional de Educación y DINALOG: Dirección Nacional de Logística OA: Oficina de Administración UEC: Unidad de Educación y de la Dirección Nacional de Educación y. 8. DEFINICIONES 8.1. : Acción de habilitar a una persona para hacer una actividad determinada Comisión: Conjunto de personas designadas temporalmente para atender algún asunto o encomienda específica Comunicador: Persona especializada que informa, prioriza, sensibiliza y difunde las actividades en Defensa Civil Desempeño: Formas o actitudes de cómo se realiza funciones o acciones Evaluación: Acción de valorar el rendimiento de alguien o algo Exposición: Es la acción de poner de manifiesto lo aprendido Informe: Documento que expresa una acción realizada Profesional: Persona que pertenece a la profesión o al magisterio de ciencias Programación: Programa determinado y establecido Selección: Es la elección de una persona o cosa entre otras Seminario: Cursos de duración muy corta en los que se busca la enseñanza práctica de alguna materia o hecho. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Evaluación del Personal: Es un proceso por el cual se mide el desempeño del personal de planta, para definir estrategias que mejoren el desarrollo de funciones Selección del Personal: Es la evaluación de la adaptabilidad, creatividad, dinamismo eficiencia, y potencial del aspirante Programa de Cursos de : Documento que determina las actividades de capacitación del INDECI, a realizarse en el transcurso del año.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 5/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA DDRR/ UNIDAD ORGANICA /UEC RESPONSABLE /Jefe Secretaría General Responsable Especialista en Responsable DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Remite el perfil del personal a su cargo y propone los cursos de capacitación: a. En el caso de una Dirección Regional de Defensa Civil presenta solicitud dirigida al de la por Mesa de Partes de la Secretaría General e Imagen Institucional, para el otorgamiento de capacitaciones para cursos, talleres, seminarios en nuevas materias que permitan al personal mantenerse competitivo en su campo de acción. b. En el caso de una unidad orgánica, envía solicitud dirigida al de la, para el otorgamiento de capacitaciones para cursos, talleres, seminarios en nuevas materias que permitan al personal mantenerse competitivo en su campo de acción. Recepciona el pedido e inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación en la. 2. Recepciona, registra y entrega la solicitud al. 3. Revisa el documento, asigna al personal y deriva la solicitud a secretaria. 4. Registra y deriva al personal designado y solicita firma en el cuaderno de cargo, luego ir a la Actividad Envía folletos de forma gratuita con programas de cursos de capacitación dirigida a la Unidad de Educación y de la. 6. Recibe, revisa solicitudes de capacitaciones propuestas de las DDRR y/o de las Unidades Orgánicas, o folletos de programas de capacitación de las instituciones. 7. Revisa temario, y los envíos de programas de capacitaciones de las instituciones que dictan los cursos. 8. Solicita, a través de correo electrónico o vía fax, a instituciones nacionales e internacionales (instituciones reconocidas por el Ministerio de Educación o entidad representante de otro país) programas con cursos afines a la Doctrina de Defensa Civil y complementarios a las actividades que realiza el personal del INDECI. 9. Revisa el pedido. 10. Envía propuestas de programas de cursos según lo indicado por la Unidad de y Educación de la. Lo realiza a través de correo electrónico o vía fax.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 6/17 /UEC COMISION CALIFICADORA DE CAPACITACION Especialista en 11. Revisa las propuestas de las instituciones nacionales e internacionales (instituciones reconocidas por el Ministerio de Educación o entidad representante de otro país). 12. Selecciona al personal que cumpla con el perfil y los requisitos para otorgarle capacitación. Es capacitación nacional 13. Si hay más de una postulante se les convoca a rendir la Prueba de Selección para ser beneficiario de la capacitación. 14. Califica la prueba y presenta los resultados al. En el caso de requerirse información complementaria la prepara y adjunta a los resultados del personal seleccionado para ser capacitado. Ir a la Actividad 15. No es capacitación nacional, Ir a la Actividad Revisa la propuesta para el otorgamiento de capacitaciones nacionales. Requiere información complementaria Ir a la Actividad 14. No requiere información complementaria Es capacitación nacional 16. Aprueba propuesta de otorgamiento de capacitaciones nacionales. Ir a la Actividad 23. No es capacitación nacional 17. Realiza convocatoria para evaluar al personal que postula a las capacitaciones en el extranjero, instruye verbalmente a la secretaria para que coordine con los miembros de la Comisión Calificadora de la fecha, lugar, hora, duración, etc., de la reunión. 18. Envía copias de la propuesta de las capacitaciones y coordina aspectos de la reunión con los miembros de la Comisión Calificadora de. 19. Informa las coordinaciones de la reunión al de la. Reunión de la Comisión Calificadora de 20. Realizan evaluación del personal postulante a capacitaciones en el extranjero. 21. Seleccionan a los beneficiarios de las becas al Miembros extranjero, elaboran y derivan una lista al Secretario de la Comisión Calificadora de. 22. Elabora y entrega al de la el Acta de la Reunión, adjunta lista con los nombres Secretario de los beneficiarios para las capacitaciones al extranjero.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 7/17 JEFATURA /UEC Secretaría General Jefe del INDECI Secretaría General Especialista en 23. Envía propuesta de becas al extranjero adjuntando propuesta de capacitaciones nacionales a la Jefatura del INDECI para aprobación. 24. Registra y envía documentos a la Jefatura del INDECI a través de la Secretaría General. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos en la Jefatura. Se inicia el proceso Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la aprobación de la propuesta de capacitaciones nacionales o para el extranjero; o requiere de información complementaria acerca de la propuesta de las Capacitaciones Nacionales. Se reinicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega a la de las disposiciones de la Jefatura. 25. Recibe, registra y entrega al. Jefatura No aprobó propuesta de Capacitaciones Nacionales Requiere información complementaria. Ir a la Actividad 14. Jefatura aprobó propuesta de Capacitaciones Nacionales y para el extranjero 26. Coordina con la Institución que dictará los cursos, la capacitación y la forma de pago por las capacitaciones, de acuerdo al listado remitido por el INDECI. Se comunica que las facturas deben remitirse a la DINALOG. 27. Elabora requerimiento dirigido a la DINALOG solicitando el servicio de capacitación, indicando la Institución, la forma de pago, otros; adjunta la lista de beneficiados y los cursos en los que participarán. 28. Elabora modelo de solicitud para el trámite de licencias y la autorización de viaje por capacitación y otros documentos que debe remitir el personal beneficiado. 29. Elabora memorándum dirigido a las DDRR y unidades orgánicas, que correspondan, remitiendo la lista del personal del INDECI beneficiado de las capacitaciones nacionales o para el extranjero, así como los cursos correspondientes, el nombre de las instituciones donde se efectuarán los cursos, horarios, los formatos que deben llenar, entre otros; el modelo de solicitud para el trámite de licencias y autorización de viaje por capacitación. También se remite, vía correo electrónico o fax, a la(s) institución(es) que dictará(n) los cursos la lista del personal del INDECI que participará en ellos, luego ir a la Actividad 32.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 8/17 DINALOG DDRR/ UNIDAD ORGANICA OA/UPER DINALOG/UA OA/UE Responsable Unidad de Abastecimiento /Jefe Responsable 30. Revisa requerimiento dirigido a DINALOG, si es conforme lo firma, caso contrario entrega para las correcciones. Revisa memorándum dirigido a las unidades orgánicas u órganos desconcentrados que correspondan remitiendo el listado del personal beneficiado y la documentación que deben remitir, si es conforme lo firma, caso contrario entrega para correcciones. Luego deriva la documentación a la secretaria. 31. Registra y envía los documentos a la DINALOG y a las unidades orgánicas u órganos desconcentrados, según corresponda. 32. Recepciona, vía correo electrónico, lista del personal de INDECI que participará en los cursos. Recibe requerimiento, se inicia el proceso Adjudicación por Menor Cuantía, luego ir a la Actividad Recibe lista del personal a capacitar y comunica quienes son los beneficiarios de las capacitaciones. 34. Coordina con el personal beneficiado para la formulación de la solicitud para la licencia y/o la autorización de viaje por la capacitación, remite para el trámite correspondiente. Recepciona el pedido y se inicia el proceso de Concesión de Licencias y Permisos el que concluye con el otorgamiento de la licencia respectiva. Desarrollo de cursos de capacitación 35. Realiza el dictado del(os) curso(s) de capacitación. Responsable 36. Una vez terminada la capacitación envía la factura a la DINALOG para concretar el pago por los servicios brindados. Ir a la Actividad Revisa la factura y verifica la ejecución del curso comunicándose vía telefónica con la unidad orgánica u órganos desconcentrados al que pertenece el personal becado. Se inicia el proceso de Elaboración de Ordenes de Responsable Compra o de Servicio y Recepción de Actas de Conformidad, el que concluye con la recepción de la Orden de Servicio aprobada en la Unidad de Economía de la Oficina de Administración para continuar el trámite para el pago por los servicios prestados. Se recepcionan los documentos enviados por la DINALOG y se inicia el proceso Transferencia de Tesorería Fondos y Trámite de Pagos, el que concluye con el pago a la institución donde se llevó a cabo la capacitación.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 9/17 PUBLICA/ PRIVADA DDRR/ UNIDAD ORGANICA OA/UPER /UEC SUBJEFATURA /UEC Responsable Personal capacitado Secretaría General Técnico Administrativo Especialista en Secretaría General SubJefe del INDECI Especialista en No aprobó el curso el personal capacitado, Se da por terminado el proceso. Aprobó el curso el personal capacitado 38. Entrega el diploma o certificado correspondiente al personal capacitado. Este documento le servirá como constancia de su participación. 39. Elabora y envía a la Dirección Nacional de Educación y de un informe acerca de su participación en el curso dictado, incluirá los temas desarrollados, su nota, etc., también debe adjuntar una copia del material de instrucción recibido. 40. Envía copia fedateada del diploma o certificado recibido, a la Unidad de Personal de la OA. En el caso de las Direcciones Regionales de Defensa Civil, se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la documentación a la Unidad de Personal y a la, según corresponda. 41. Registra y revisa copia del diploma o certificado del personal capacitado. 42. Recibe, registra y entrega los documentos al Especialista en de la UEC. 43. Recibe los documentos y toma conocimiento del temario de los cursos ejecutados para el personal del INDECI. 44. Verifica la ejecución de los cursos según la propuesta aprobada. 45. Elabora y envía informe acerca del desarrollo de los cursos al de la y al SubJefe del INDECI. Ir a la Actividad Registra y entrega informe al ; elabora memorándum dirigido al SubJefe del INDECI para remitir copia del informe, solicita firma del. 47. Revisa y toma conocimiento de las actividades realizadas, firma memorándum y deriva a la secretaria. 48. Registra memorándum y envía al SubJefe del INDECI. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación en la SubJefatura. 49. Recibe, revisa y toma conocimiento de las actividades realizadas y del personal capacitado que aprobaron los cursos. 50. Coordina exposición con las Direcciones Regionales de Defensa Civil y unidades orgánicas a la que pertenece el personal capacitado para complementar los conocimientos del resto del personal que no participó en el curso. Se coordina la hora, el lugar, cantidad de asistentes, etc.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UEC PAG 10/17 DDRR/ UNIDAD ORGANICA /UEC Personal capacitado/ Responsable Especialista en 51. Realiza la exposición. Se firma un acta de asistencia de los participantes. 52. Se envía el acta de asistencia a la UEC de la. Se realiza vía fax. 53. Revisa el acta de asistencia y toma conocimiento de la ejecución de la exposición, se da por terminado el proceso.

11 12. DIAGRAMA DE FLUJO

12 INDECI DRDC SECRETARIA GENERAL UNIDAD ORGANICA COMISION CALIFICADORA DE CAPACITACION Miembros Secretario UEC Especialista en Inicio Inicio 1 Envía perfil de su personal y requerimientos de capacitación para cursos, talleres, seminarios 1 Envía perfil de su personal y requerimientos de capacitación para cursos, talleres, seminarios Administración del Proceso de Trámite Documentario 2 Recibe, registra y entrega Publicidad Gratuita 3 Revisa, asigna atención y deriva 4 Registra y deriva 5 Envía folletos de cursos de capacitación 6 Revisa solicitud o folletos de cursos de capacitación 7 Revisa temario y programas de capacitación de las Instituciones 9 Revisa pedido 8 Solicita programas con cursos afines a Defensa Civil Envía propuesta de cursos Revisa propuestas Selecciona postulantes de acuerdo al perfil y requisitos α

13 INDECI DRDC UNIDAD ORGANICA COMISION CALIFICADORA DE CAPACITACION Miembros Secretario UEC Especialista en α nacional? No Si 13 Prueba de selección 13 Prueba de selección 13 Postulantes rinden prueba de selección b 15 Revisa perfil de los postulantes y resultado de la prueba 14 Califica y entrega resultados al o prepara informe complementario Requiere Inf. Complementaria? Si No Nacional? No Si a 16 Aprueba propuesta 18 Recibe copias y coordina 17 Convoca Comisión Calificadora 18 Envía copias y coordina reunión Reunión de la comisión β 19 Recibe información 19 Informa coordinaciones

14 INDECI DRDC SECRETARIA GENERAL JEFATURA COMISION CALIFICADORA DE CAPACITACION Miembros Secretario UEC Especialista en β 20 Realizan evaluación 21 Selecciona beneficiarios y entrega lista 22 Elabora y envía acta de reunión y entrega lista 22 Recibe acta y lista a 23 Envía propuesta de capacitaciones para aprobación Administración del Proceso de Trámite Documentario 24 Registra y envía Trámite de Documentos en la Jefatura Administración del Proceso de Trámite Documentario 25 Recibe 25 Recibe, registra y entrega Capacitaciones Nacionales aprobadas? Si No b 26 Coordina capacitación y forma de pago 26 Coordina capacitación y forma de pago χ

15 UNIDAD ORGANICA/ DDRR OA UNIDAD DE PERSONAL INDECI DINALOG UA UEC Especialista en χ 27 Elabora requerimiento solicitando servicio de capacitación, adjunta lista de beneficiados 28 Elabora modelo de solicitud para otorgar licencias y autorización de viaje 30 Revisa requerimiento DINALOG, firma memorándum y deriva a UO o DRDC 29 Elabora memorándum y adjunta modelo de solicitud, propuestas aprobadas y lista del personal Recibe lista de personal de INDECI que participará en los cursos 33 Recibe lista de beneficiados y cursos e informa a su personal Adjudicación por Menor Cuantia 31 Registra y envía memorándum a DINALOG y modelo de solicitud con lista del personal beneficiado a UO o DRDC Coordina elaboración y envía solicitud de licencia y/o autorización de viaje... Concesión de Licencias y Permisos Desarrollo de Cursos de Licencia 35 Desarrolla curso Remite factura 37 Revisa factura y verifica ejecución de los cursos c δ

16 INDECI SECRETARIA GENERAL DDRR UNIDAD ORGANICA UNIDAD DE ECONOMIA OA UNIDAD DE PERSONAL DINALOG UA UEC Especialista en c δ Fin No Aprobado? Si Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicios y Recepción de Actas de Conformidad 38 Entrega diploma o certificado 38 Recibe diploma o certificado 38 Recibe diploma o certificado 39 Elabora y envía informe de participación en el curso 39 Elabora y envía informe de participación en el curso 40 Envía copia fedateada del diploma o certificado 40 Envía copia fedateada del diploma o certificado Administración del Proceso de Tramite Documentario 41 Revisa, registra e ingresa copia de diploma o certificado en legajo de personal 42 Recibe, registra y envía informe 43 Recibe y toma conocimento del temario desarrollado en el curso de capacitación 44 Verifica ejecución según lista de capacitación 45 Elabora y envía informe 46 Registra, entrega informe al y prepara memorándum para elevar informe al SubJefe d ε

17 INDECI SECRETARIA GENERAL UNIDAD ORGANICA/ DDRR SUBJEFATURA UEC Especialista en ε 47 Revisa, toma conocimiento, firma y deriva Administración del Proceso de Trámite Documentario 48 Registra y envía 49 Revisa y toma conocimiento d 50 Coordina exposición 50 Coordina exposición de personal capacitado 51 Realiza exposición 52 Envía acta de asistencia 53 Revisa acta y toma conocimento Fin