SUBPROCESO MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA

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1 CODIGO: DNO-COEN VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL-COEN TITULO: SUBPROCESO MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Encargado del COEN V B OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 2/13 1. OBJETIVO Monitorear la entrega de la ayuda humanitaria que se brinda para la atención de la población que se encuentra en la zona afectada por una emergencia o desastre, o ante un peligro inminente, para asegurar el destino y uso de la misma. 2. ALCANCE En este subproceso intervienen los Comités de Defensa Civil en sus distintos niveles, el Módulo de Operaciones, Módulo de Logística y el Evaluador del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional. Describe las actividades desde el monitoreo de la información sobre la ayuda humanitaria canalizada a través de INDECI o por otras instituciones u Organismos Nacionales y/o Internacionales, por parte del Módulo de Logística del COEN, hasta la consolidación de la información de la ayuda humanitaria brindada. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia N Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo N PCM, aprueba Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba Manual de Funcionamiento del Centro de Operaciones Nacional-COEN. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Información sobre la ayuda humanitaria canalizada a través del INDECI - SINADECI para atender a la población que se encuentra ante un peligro inminente o que ha sido afectada por una emergencia o desastre 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1 Módulo de Operaciones del COEN. 5.1 Módulo de Logística del COEN. 5.2 Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Módulo de Operaciones realizará el monitoreo de las acciones de respuesta por parte de los Comités de Defensa Civil a fin de determinar y coordinar cualquier apoyo ó asesoramiento requerido El Módulo de Logística realizará un continuo monitoreo de las acciones logísticas que se vienen ejecutando para brindar la atención a la población afectada o damnificada. De igual manera realizará el monitoreo de las acciones que realizan los Sectores e Instituciones para la obtención de recursos y su distribución.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 3/ El Módulo de Logística coordinará con la Dirección Nacional de Logística sobre el apoyo logístico que ha salido del Almacén General y de los Almacenes Regionales de Defensa Civil, solicitando como sustento los Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA). 7. SIGLAS 7.1. CDC: Comités de Defensa Civil COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNO: Dirección Nacional de Operaciones INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil PECOSA: Pedido de Comprobante de Salida PNP: Policía Nacional del Perú. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Atención de una Emergencia: Acción de asistir a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que hayan sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo y alimento así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales Damnificado: Persona afectada parcial o íntegramente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales. No tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio 8.3. Emergencia: Estado de daños sobre la vida, la salud, el patrimonio y el medio ambiente ocasionados por la ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico que altera el normal desenvolvimiento de las actividades de la zona afectada Instituciones: Organizaciones de los sectores públicos y privados Monitoreo: Proceso de observación y seguimiento del desarrollo y variaciones de un fenómeno, ya sea instrumental o visualmente, y que podría generar un desastre Sectores: Organizaciones estatales de primer nivel Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres (SINPAD): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página web del INDECI, permite el registro y seguimiento del peligro o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia. 9. ANEXO Formato: Apoyo Logístico Entregado a los Comités de Defensa Civil.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 4/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Ayuda Humanitaria brindada a la Población Afectada o Damnificada por una Emergencia o Desastre. DNO/COEN DIRECCIONES REGIONALES/ CDC/ SECTORES O INSTITUCIONES DNO/COEN Módulo de Logística/ Módulo de Operaciones Responsable Módulo de Logística Evaluador 1. Coordinan sobre la información referente a la ayuda humanitaria que ha sido entregada a los Comités de Defensa Civil para su distribución a la población afectada o damnificada, además solicitará información acerca de la forma de traslado, contratación de servicio de transporte aéreo, terrestre o fluvial de la Fuerza Aérea, PNP, otros. 2. Coordinan articuladamente con los Sectores o Instituciones para conocer la cantidad de ayuda humanitaria que han enviado o distribuido a la población. Coordina con las Direcciones Regionales correspondientes y con los Comités de Defensa Civil para conocer la cantidad de ayuda humanitaria recibida y distribuida a la población afectada o damnificada. 3. Envían información vía correo electrónico o por fax, al Módulo de Logística del COEN, sobre la ayuda humanitaria que han recibido y distribuido a la población. Población afectada o damnificada No ha recibido ayuda humanitaria 4. Comunica al Evaluador del COEN, que la ayuda humanitaria todavía no ha sido distribuida a la población, o no ha sido recibida por los Comités de Defensa Civil. 5. Toma conocimiento de la situación y ordena al Módulo de Logística que continúe con el monitoreo a las Direcciones Regionales de Defensa Civil y a los Comités de Defensa Civil, hasta que se reciba y distribuya la ayuda humanitaria a la población afectada o damnificada. Luego ir a la actividad 1.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 5/13 DINALOG DNO/COEN Módulo de Logística Responsable Módulo de Logística Evaluador Población afectada o damnificada ha recibido ayuda humanitaria 6. Informa al Evaluador sobre la ayuda humanitaria recibida por los Comités de Defensa Civil y su distribución a la población afectada o damnificada. 7. Solicita a la DINALOG que le remita información (NEAS y PECOSAS), referente a toda la ayuda humanitaria que ha salido del Almacén General del INDECI, incluyendo también la ayuda humanitaria trasladada a través de aeronaves de la Fuerza Aérea, PNP y otros. 8. Consolida información sobre la ayuda humanitaria que salió del Almacén General, adjuntando las respectivas PECOSAS y NEAS. 9. Envía al Módulo de Logística del COEN la información solicitada sobre ayuda humanitaria. 10. Recibe y registra la información sobre la ayuda humanitaria brindada por el INDECI y sus Direcciones Regionales, así como los traslados de recursos realizados por medio de transporte de la Fuerza Armada o PNP. 11. Prepara cuadros consolidados por región o por localidad, que deben considerar el tipo de artículos que se entregó, cantidad, peso, fecha de entrega, precio de cada artículo, N de documentos, localidad de destino, y otras consideraciones. Entrega al Evaluador del COEN, al Encargado del COEN y al Director de la DNO. 12. Recibe cuadros consolidados y registra en Cuaderno de Novedades del COEN. 13. Comunica y entrega consolidados al Encargado del COEN y al Director Nacional de Operaciones sobre la ayuda humanitaria que fue distribuida a la población afectada o damnificada. Existe solicitud de información de Autoridades del Gobierno u Organismo Nacional y/o Internacional sobre la ayuda humanitaria brindada AUTORIDAD DEL GOBIERNO U ORGANISMO NACIONAL Y/O INTERNACIONAL Responsable 14. Solicita al Jefe del INDECI información sobre la ayuda humanitaria que ha sido entregada a la población afectada o damnificada, y las acciones que se han desarrollado.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 6/13 JEFATURA DNO SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL JEFATURA Jefe del INDECI Director Secretaria Director Secretaria Secretaría General Jefe del INDECI 15. Asigna al Director Nacional de Operaciones para preparar la información sobre la ayuda humanitaria. No existe solicitud del Jefe del INDECI para remitir información de ayuda humanitaria a Entidad Externa Ir a la actividad 18. Existe solicitud del Jefe del INDECI para remitir información de ayuda humanitaria a Entidad Externa No ha recibido reporte de Módulo de Logística sobre ayuda humanitaria 16. Solicita reporte de ayuda humanitaria al Módulo de Logística, luego ir a la actividad 11. Ha recibido reporte de Módulo de Logística sobre ayuda humanitaria 17. Remite información vía correo electrónico a la Autoridad que solicitó información, si es que dicha información ha sido solicitada con suma urgencia, ir a la actividad 22, y solicita a la secretaria que prepare memorándum y oficio dirigido a Jefatura y a la Entidad Externa respectivamente. 18. Prepara memorándum en caso que información solo vaya dirigida al Jefe del INDECI, o memorándum y oficio, en caso que haya solicitud de información externa. Entrega a Director. 19. Revisa, si es conforme firma en señal de aprobación, deriva a la secretaria. 20. Entrega documentos a Secretaría General para que lo eleve al Jefe del INDECI. Se inicia el procedimiento de Administración del Proceso de Trámite Documentario, donde se eleva el documento al Jefe del INDECI. Se inicia el procedimiento Trámite de Documentos en Jefatura, donde el Jefe del INDECI recibe la información entregada por la DNO.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN PAG Sede Central MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONAS DE EMERGENCIA FECHA: 01/07/2005 7/13 SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL AUTORIDAD DEL GOBIERNO U ORGANISMO NACIONAL Y/O INTERNACIONAL Secretaría General Responsable No existe solicitud externa de información, Toma conocimiento de la ayuda brindada y concluye el subproceso. Existe solicitud externa de información 21. Revisa, si es conforme firma el oficio dirigido a la Autoridad solicitante, deriva a la Secretaría General para su distribución a las Autoridades solicitantes. Se continúa con el procedimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario, donde se entrega la información a la Autoridad u Organismo solicitante. 22. Recibe información sobre ayuda humanitaria brindada. En caso de tratarse de entidades u organismos que realizaron o canalizaron donaciones, recibirán si lo han solicitado, el destino de las donaciones que realizaron. 23. Comunica a la población y a Organismos Nacional y/o Internacionales el total de ayuda humanitaria brindada a la población afectada o damnificada y de las acciones que se han desarrollado. Se da por terminado el subproceso.

8 10. DIAGRAMA DE FLUJO

9 MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONA DE EMERGENCIA CDC (Regional, Provincial, Distrital) PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA/PCM/ORG. NAC Y/O INTERNACIONALES/ OTROS DRDC DINALOG Evaluador INDECI MODULO DE OPERACIONES DNO COEN MODULO DE LOGISTICA Inicio Ayuda Humanitaria brindada a la población afectada o damnificada a 1 Coordina 1 Coordina información sobre ayuda humanitaria 3 Coordina y envía información... 3 Coordina y envía información 3 Coordina y envía información Coordina 2 Coordina con los Sectores o Instituciones, DRDC, CDC para verificar acerca de la ayuda humanitaria que ha recibido 3 Recibe información... 4 Toma conocimiento sobre motivos por los que no se recibio ayuda humanitaria 4 Comunica al Evaluador sobre ayuda que todavía no ha recibido CDC No Población afectada damnificada ha recibido ayuda humanitaria? 5 Ordena que se mantenga monitoreo de ayuda enviada a CDC 6 Toma conocimento a Si 6 Informa al Evaluador sobre ayuda ya recibida 7 Recibe comunicado 8 Prepara PECOSAS y NEAS sobre ayuda humanitaria 7 Solicita a DINALOG NEAS, PECOSAS sobre ayuda humanitaria... α

10 MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONA DE EMERGENCIA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA/PCM/ORG. NAC Y/O INTERNACIONALES/ OTROS DINALOG JEFATURA Director INDECI DNO Encargado del COEN Evaluador COEN MODULO DE LOGISTICA α 9 Envía PECOSAS y NEA a Módulo de Logística 9 Recibe PECOSAS/NEA Existe solicitud de información de ayuda humanitaria brindada 14 Solicitan información sobre la ayuda humanitaria que se brinda a la población y las acciones que se han desarrollado 14 Toma conocimento 15 Deriva a Director DNO que prepare información sobre ayuda humanitaria entregada por el INDECI 13 Recibe y toma conocimento Existe solicitud del Jefe del INDECI para remitir inf. de ayuda humanitaria a entidad externa? No c 13 Recibe y toma conocimento 12 Recibe y registra cuadros consolidados en Cuaderno de Novedades 13 Comunica y envía consolidado a Encargado del COEN y Director 10 Registra información sobre ayuda humanitaria contenida en PECOSAS 11 Prepara cuadros consolidados con ayuda humanitaria brindada, entrega a Evaluador... b Si Recibió reporte de ayuda humanitaria? Si No 16 Solicita reporte a Módulo de Logística 16 Recibe solicitud 17 Recibe información vía correo electrónico d 17 Si la información es solicitada con urgencia la remite vía correo electrónico β... b

11 MONITOREO DE AYUDA HUMANITARIA BRINDADA A LA POBLACION EN ZONA DE EMERGENCIA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA/PCM/ORG. NAC Y/O INTERNACIONALES/ OTROS SGII JEFATURA Director INDECI Secretaria DNO Encargado del COEN Evaluador COEN MODULO DE LOGISTICA β 18 Prepara memorándum u oficio dirigido a autoridad org. naci y/o INDECI c 19 Firma memorándum con información solicitada 20 Registra, eleva a Jefatura Tramite de Documentos en Jefatura Solicitud externa de informe? Si No Fin 22 Recibe informe vía oficio Administración del Proceso de Tramite Documentario 21 Firma oficio d 23 Pone de conocimento a Org. Nac. y/o ext, población ayuda humanitaria brindada a población afectada o damnificada y de las acciones que se han desarrollado Fin

12 ANEXO

13 ANEXO N 01 APOYO LOGISTICO ENTREGADO A LOS COMITES DE DEFENSA CIVIL LOCALIDAD... MEDIO DE TRANSPORTE... /... PECOSA N... FECHA. N Orden Fecha Descripción de Artículos Unidad Medida Cantidad Peso Kg Peso Total Kg Precio Unitario Precio Total TECHO ABRIGO ALIMENTOS OTROS