Procedimiento de Compras

Transcripción

1 Fecha de emisión: 12/12/2014 Versión N. 2 Página: 1 de 5 Procedimiento de Compras Elaboró Revisó C.P. Juan Carlos Cárdenas Ramos C.P. Enrique Mata Delgado Jefe de Depto. de Contabilidad Aprobó Director Administrativo C. Marco Antonio Pérez Lira Director General

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Proporcionar los bienes requeridos a las áreas solicitantes del Instituto Colimense de Radio y Televisión (ICRTV), en observancia a la normatividad vigente. 2. ALCANCE Aplica a todas las áreas del ICRTV que requieren algún bien. 3. POLÍTICAS 3.1 Todas las compras se harán a través de la del ICRTV. 3.2 Las áreas solicitantes, deberán mencionar todas las especificaciones del bien requerido. 3.3 Las solicitudes serán autorizadas por Director/a del área solicitante. 3.4 Se considerarán proveedores a los mencionados en el Directorio de Proveedores. 3.5 La selección, evaluación y reevaluación de proveedores, será en base al FO Criterios de Evaluación de Proveedores. 3.6 La evaluación de Proveedores se realizará mensualmente utilizando el formato FO Evaluación de Proveedores. 3.7 La Reevaluación de Proveedores se realizará semestralmente utilizando el formato FO Reevaluación de Proveedores 4. MARCO NORMATIVO 1.1 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima. 1.2 Decreto de Creación del Instituto Colimense de Radio y Televisión. 1.3 Ley de Adquisiciones, servicios y arrendamientos del sector público del Estado de Colima. 1.4 Reglas para la racionalización del gasto público estatal. 1.5 Norma ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC TÉRMINOS/ DEFINICIONES Proveedor: Adquisición: Persona física o moral que proporciona un producto o servicio El acto jurídico por virtud del cual se adquiere el dominio o propiedad de un bien mueble a titulo oneroso. Unidad Administrativa: Las Direcciones de Área y los Departamentos. Servicios: La actividad organizada que se presta y realiza con el fin de satisfacer determinadas necesidades.

3 Página 3 de 6 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

4 Página 4 de 6 Nombre del documento: Unidades Administrativas Área Dirección General Inicio Elaboran Requisición de Compra Recibe y autoriza la Requisición de Compra Recibe y verifica la Requisición de Compras, entrega el material o analiza la suficiencia presupuestaria. 4 Solicita 3 cotizaciones y llama a Comité de Compras para su autorización No Compra menor a 100 salarios mínimos Si Autoriza la adjudicación directa 4 Elabora y autoriza la Orden de Compra 5 6 Autoriza la adjudicación y firma la Orden de Compra 8 Firma de satisfacción de recibido el material en la factura Recibe y valida el material solicitado y entrega a la Unidad Administrativa solicitante 7 Fin

5 Página 5 de 6 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias Unidades Administrativas Elaboran la Requisición de Compra anotando las especificaciones técnicas requeridas, la unidad de medida, marca y cantidad. FO Director de Área Recibe Requisición de Compra de las Unidades Administrativas y las autoriza FO Recibe Requisición de Compra y realiza la verificación de su contenido, de las firmas, si hay existencias del material, la suficiencia presupuestaria. Si el importe de la Requisición de Compra es menor a 100 SMD, la adjudica directamente la Orden de Compra al proveedor que mejores condiciones ofrezca, en precio, garantías, servicio, fechas de entregas, de entre los que se tienen en el Directorio de Proveedores. Si el importe de la Requisición de Compra es mayor a 100 SMD se invita a cuando menos 3 proveedores para que coticen la Solicitud de Compra, sometiendo su autorización al Comité de Compras del ICRTV como lo establece el artículo 42 de la Ley Servicios y Arrendamientos del Sector Público del Estado de Colima. La autoriza la Orden de Compra adjudicando la compra al proveedor que fue seleccionado por el Comité de Compras. FO FO N/A FO Dirección General Firma el Vo. Bo. En la Orden de Compra. FO Recibe de parte del proveedor los bienes y servicios solicitados, procediendo a revisarlos físicamente, cuidando que correspondan al pedido realizado, en calidad, número y precio, también checa que la factura este correctamente requisitada. Procede a entregar los bienes y servicios contratados al área solicitante, quien firma de conformidad. N/A N/A

6 Página 6 de INDICADORES DE GESTION INDICADOR META FÓRMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Entregas perfectamente recibidas del proveedor 90% Número de entregas perfectamente recibidas * 100 /Total de Ordenes de Compras Semestral Dirección Administrativa 9.-REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención FO Requisición de Compras 1 año Responsable de conservarlo FO Orden de Compra 1 año FO Criterios de Evaluación 1 año Contabilidad FO Evaluación de Proveedores 1 año Contabilidad FO Reevaluación de Proveedores 1 año Contabilidad 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 2 12/12/2014 Se modificó el diagrama y la fórmula del indicador y se eliminó el campo No. de folio al formatos FO /11/2012 Se añadió la meta para el indicador. 0 28/01/2012 Inicia su uso.