Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal.

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Propósito Mantener la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal en condiciones, para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el de mantenimiento de la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal. 3. Políticas de Operación 3.1 El jefe del y el jefe de la, junto con el Jefe del Área, realizarán la verificación de la Infraestructura y equipo semestralmente. 3.2 El jefe del y el jefe de la y, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que éstos requieran. 3.3 El jefe del junto con el jefe de la Oficina de Cómputo y, elaborarán un Programa de Mantenimiento Preventivo de la Infraestructura y Equipo, que será considerado en el respectivo PTA, APOA y POA Departamental para la administración de los recursos correspondientes. 3.4 El jefe del junto con el jefe de la Oficina de Cómputo y, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles en la Institución, realizarán internamente o a través de los proveedores autorizados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la infraestructura y equipo que lo requiera, usando el formato ITCK-AD-PO para los equipos de computo y telecomunicaciones y el formato ITCK-AD- PO si se trata de cualquier otro bien. 3.5 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo; y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de o debido a una contingencia que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del.

2 Página 2 de Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y/o atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con el educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, sanitarios entre otros. 3.7 En el caso de hardware, material y equipo didáctico del Instituto, el Jefe de Recursos, podrá realizar sus solicitudes de mantenimiento a los CRODES. 3.8 Es responsabilidad del Instituto Tecnológico de Conkal, cubrir los gastos de operación para realización del mantenimiento prestado por los CRODES. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ C.P. José Dolores Borges Cabrera Jefe de Materiales y de Ing. Camilo Barrera Candila Jefe de la Oficina de Computo y L.A. Carlos Tzec Pool Subdirector de Administrativos Firma: Firma: Firma: Firma: M.C. Roger Fernando Vázquez Aguilar Director 11 de Febrero de de Febrero de de Febrero de 2011

3 Página 3 de 7 4. Diagrama del procedimiento Oficina de Cómputo Mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo Incio 1 2 Elaboran programa de mantenimiento preventivo Verifican infraestructura y equipo A B Detecta falla o contingencia Solicita mantenimiento correctivo 3 Determinan el tipo de 4 Notifica al usuario sobre el tipo de Es un mantenimiento interno? NO 5 SI Asigna al personal que realizará el mantenimiento 6 Identifica posibles proveedores para la realización del 7 Solicita cotización del 8 Selecciona el proveedor y asigna el 9 Requisita la orden para atención de la solicitud 10 Verifica y evalúa el 11 Registra el cierre de la solicitud SI Libera el? NO Término

4 Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas. Actividad Responsable 1. Verifican Infraestructura y equipo 2. Elaboran Programa de mantenimiento preventivo A. Detecta falla o contingencia B. Solicita mantenimiento correctivo 1.1 Los Jefes de los departamentos con el jefe del área responsable de realizar el mantenimiento, realizan un recorrido con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Evalúan los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. 1.3 E laboran la lista de verificación de infraestructura y equipo, mediante el formato ITCK-AD- PO con los hallazgos encontrados. 2.1 Con base en la lista de verificación de Infraestructura y las solicitudes de recibidas elaboran el Programa de Mantenimiento Preventivo ITCK- AD-PO A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla o contingencia. A2 Detecta necesidad de mantenimiento a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados. B1 Requisita el formato de solicitud y lo entrega al área correspondiente para su atención: ITCK-AD-PO Si se trata de mobiliario, herramientas, equipos, vehículos o infraestructura. Se entrega al Materiales. 3. Determinan el tipo de ITCK-AC-PO Cuando se trate de equipo de cómputo. Se entrega a la oficina de Cómputo y. 3.1 Determinan si el solicitado corresponde a un mantenimiento interno o externo. Rec. Materiales

5 Página 5 de 7 4. Notifica al usuario sobre el tipo de 4.1 Notifica al usuario sobre el tipo de. Solicitud de soporte técnico y apoyo informático ITCK-AC- PO SI es Interno pasa a la etapa 5. No es interno, se le indica al usuario que tramite su requisición ante el departamento de Recursos Materiales. Pasa a etapa 11. Rec. Materiales 5. Asigna al personal que realizará el mantenimiento 6. Identifica posibles proveedores para la realización del 7. Solicita cotización del 8. Selecciona el proveedor y asigna el 9. Requisita la orden para atención de la solicitud Solicitud de mantenimiento correctivo ITCK-AD-PO SI es Interno pasa a la etapa 5. No es Interno pasa a la etapa Verifica los recursos disponibles y asigna al personal que realizará el. 5.2 Para el caso del mantenimiento preventivo a infraestructura, este se realiza en base al Programa de mantenimiento ITCK- AD-PO Pasa a etapa Identifica a los proveedores autorizados para realizar el Pasa al punto solicitado, 9. de acuerdo al Catálogo de proveedores aprobados ITCK-AD-FO En caso de no contar con proveedores autorizados en el catálogo para el tipo de, requisita el formato de selección de proveedores ITCK-AD-FO Solicita a los proveedores la cotización del a contratar. 8.1 En base a as cotizaciones recibidas y a las necesidades y características del, asigna al proveedor que realizará el mismo. 9.1 En el caso de mantenimiento correctivo, requisita la orden para la atención de la solicitud. 9.2 Si el corresponde a equipo de cómputo y telecomunicaciones, se asigna mediante la sección 5 (atención de la solicitud), del mismo formato de solicitud ITCK-AD-PO previamente recibido. 9.3 Si el mantenimiento corresponde a mobiliario, herramientas, equipo, vehículos o infraestructura, requisita formato Orden de Trabajo de Mantenimiento ITCK-AD-PO Solicita al área la Requisición de Bienes y/o ITCK-AD-RC-003, en apego al Instructivo de Compras Directas ITCK-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en para el mantenimiento.

6 Página 6 de Verifica y Evalúa el Servicio 11. Registra el cierre de la solicitud El encargado de ejecutar el, reporta la realización del mismo al jefe de área que solicitó el El jefe del área solicitante verifica y evalúa el de mantenimiento. SI es Satisfactorio firma de conformidad el formato de acuerdo con el tipo de. Pasa a la etapa 11. NO es satisfactorio informa al área prestadora del y regresa a la etapa 3. Nota: En caso de que el amerite ser evaluado directamente por Recursos Materiales, el jefe de esta área podrá firmar de conformidad el realizado Cierra la solicitud u orden de mantenimiento, con la fecha y firma en la sección correspondiente Integra expediente de mantenimiento. 6. Documentos de referencia DOCUMENTO Programa de Trabajo Anual Vigente del Plantel Programa Operativo Anual Vigente del Plantel Anexo 11 Lista de procesos externos del Manual de Calidad 7. Registros Registros Lista de Verificación de Infraestructura y equipo Tiempo de retención Responsable de conservarlo Departamento Responsable de realizar la verificación. Código de registro ITCK-AD-PO Solicitud de Mantenimiento Correctivo. Programa de Mantenimiento Preventivo Orden de Trabajo de Mantenimiento Solicitud de Soporte Técnico y Apoyo Informático Departamento Responsable de realizar mantenimiento ITCK-AD-PO ITCK-AD-PO ITCK-AD-PO ITCK-AD-PO

7 Página 7 de 7 8. Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos. Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y s necesarios para el funcionamiento del Instituto Tecnológico. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico en los laboratorios y demás objetos similares para la prestación del educativo 9. Anexos 9.1 Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo. ITCK-AD-PO Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo. ITCK-AD-PO Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo. ITCK-AD-PO Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento ITCK-AD-PO Formato para la Solicitud de Soporte Técnico y Apoyo Informático ITCK-AD-PO Formato para la Requisición de Bienes y ITCK-AD-FO Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 11 Febrero 2011 Primera emisión del documento individualizado para el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de Conkal.