Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Transcripción

1 1.0 Objetivo Fecha Página: 2.0 Alcance Aplica a todas las Unidades Adminitrativas de la Secretaría de Planeación 3.0 Desarrollo 3.1 Creación o Cambio de Documentos DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Procedimiento de Control de Documentos y Registros Propone un nuevo documento a su jefe inmediato, o bien la adecuación de uno existente, con la finalidad de mejorar el control de las labores operativas y/o administrativas que se realizan, asegurándose de que éste cumpla con los elementos marcados en los Anexos 1, 2 y 3. Evalúa el documento en su contenido, viabilidad y apego a normatividad aplicable al área en cuestión, y determina la factibilidad del mismo. Envía documento vía correo electrónico o Moodle al representante de la dirección y/o coordinador de calidad, indicándole que se requiere integrar el mismo dentro del SGC. Revisa el documento en cuanto a cumplimiento de formato y apego a la Norma ISO Realiza las adecuaciones pertinentes al documento, con base en las observaciones derivadas de la revisión del documento por parte del representante de la dirección y/o coordinador de calidad. Sube al Moodle el documento aprobado y revisado, colocándolo en la carpeta correspondiente al proceso y/o área al cual pertenece. En caso de que se trate de una actualización de documento, deberá asegurarse de eliminar la versión anterior del documento. Coloca el documento en el Vínculo de "Novedades" del Moodle, donde permanecerá por 2 semanas como mínimo para el conocimiento de usuarios. Así mismo, actualiza la lista maestra de documentos, añadiendo la referencia al documento en caso de que sea nuevo, o bien actualizando el nivel de revisión del documento modificado Codificación Servidor público de la SEPLAN Director de Área Director de Área Dirección y/o coordinador de calidad Director de Área y/o personal del proceso al que pertenece el documento. Dirección y/o Administrador del Moodle Dirección y/o Administrador del Moodle SEPLAN/DGA-SGC- PR/001/2008 Establecer la metodología para la elaboración, aprobación, distribución y modificación de documentos, así como para el control de registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Planeación. Cuando se requiera un nuevo documento, o mejorar uno existente. Cuando reciba una propuesta de nuevo documento para su área/proceso Cuando acepta el nuevo documento, en señal de aprobación del mismo para su integración en el SGC. Cuando recibe un documento para su revisión por parte de una Dirección o Coordinación. Cuando se requieran ajustes al documento elaborado. Cuando se autorice un documento (nuevo o actualizado). Cuando se autorice un documento (nuevo o actualizado). Anexos 1,2 y 3 Documento propuesto en borrador Documento o registro propuesto Retroalimentación brindada por el representante de la dirección y/o coordinador de calidad.

2 Codificación SEPLAN/DGA-SGC- PR/001/2008 Fecha Página: 3.2 Creación o Cambio de Registros No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Propone un nuevo registro a su director o coordinador, o bien la adecuación de uno existente. Servidor público de la SEPLAN Cuando se requiera un nuevo registro, o mejorar uno existente Evalúa el formato propuesto en cuanto a la información a registrar, la viabilidad del mismo y el apego a normatividad aplicable al área en cuestión, y determina si es o no factible. Director de Área Cuando reciba una propuesta de nuevo registro para su área/proceso Registro propuesto DIAGRAMA DE FLUJO Si la generación o actualización del registro en cuestión implica modificar algún documento, deberá seguir los pasos establecidos en el punto 3.1 de este procedimiento. Cuando la creación o actualización de un Director de Área y/o registro, implique personal del proceso al modificar un documento. que pertenece el registro. Ver 3.1 de este procedimiento Actualiza la lista maestra de registros, integrando el nuevo registro en la misma. Así mismo, de forma opcional podrá ser colocado en Moodle el registro generado, conforme al medio en el cual se genere el registro y a los requerimientos del titular del proceso al que pertenece el registro. Dirección y/o coordinador de calidad Cuando se genera un nuevo registro. Registro generado

3 Codificación SEPLAN/DGA-SGC- PR/001/2008 Fecha Página: 3.3 Control de documentos de origen externo DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Identifica los documentos de origen externo que rigen sus actividades o procesos, asegurándose de contar con el documento y de informar de la posesión del mismo al representante de la dirección. Director de Área Cuando exista un documento externo aplicable a su proceso Actualizar la lista maestra de documentos, incluyendo en ella los documentos de origen externo. dirección Cada que reciba comunicación de la existencia de un nuevo documento de origen externo Controlar los documentos de origen externo, mediante el monitoreo del nivel de actualización de los mismos de origen externo con las entidades pertinentes. Director de Área y/o DGJ Diariamente y/o cuando reciba comunicado de cambios. Normatividad aplicable, legislación, información de organismos de tercera parte Solicitar la versión más actual del documento externo con la entidad u organización pertinente, desechar documentos con niveles de edición anteriores o bien, en caso de que se requiera resguardar las versiones anteriores, identificarlas como no vigentes. Director de Área y/o DGJ Cada actualización que se tenga. 3.4 Control de registros DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Los registros son identificados a través de nombre, mismos que son relacionados en la lista maestra de registros. Dirección Cada que haya un nuevo registro Conserva y protege los registros que están bajo su custodia en condiciones tales que evite su daño, pérdida o deterioro. Todo el personal de la dependencia. Durante todo el tiempo de retención de los registros En la lista maestra de registros se determina el área responsable de su respectiva protección, indicando además el tiempo de resguardo del mismo, y los métodos de disposición final. Así mismo, se generan respaldos de la información del sistema para asegurar la disponibilidad de la misma. Conforme al tipo de Todo el personal de la información, podrá dependencia. Cada generar respaldos persona es responsable semanales, quincenales, de realizar sus respaldos. mensuales, trimestrales o anuales Registros 4.0. Bitácora de revisiones FECHA 15-dic feb mar-09 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO PUNTO MODIFICADO Clarificación de control de documentos externos. Se elimina copias controladas en papel. 3.7, 3.14, 3.17, 3.18, Autorización y Revisión de doctos en electrónico. Clarificación de actividades para generar y actualizar registros. Todo el procedimiento 2 Se establece que los únicos doctos que contendrá código serán los procedimientos y mc, suprimiendo de este control las Anexos 3 directrices ELABORÓ Rosa Gabriela García Robles (DSG) REVISÓ Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA) AUTORIZÓ Dr. Víctor Manuel González Romero (Secretario de planeación)

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5 Codificación SEPLAN/DGA-SGC- PR/001/2008 Fecha Página: 5.0. ANEXOS: ANEXO 1 SIMBOLOGÍA EMPLEADA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO (UTILIZADA EN LOS PROCEDIMIENTOS) Los procedimientos pueden ser completados con un diagrama de flujo de las actividades, por lo que se incluye a continuación una simbología utilizada para representar gráficamente esta información: SIMBOLO NOMBRE FINALIDAD/UTILIDAD Inicio/término Proceso/actividad Decisión Conector Determina visualmente cunado inicia o termina una actividad según el contenido descrito dentro del símbolo Describe actividades o procesos sin la generación de registros o evidencias Muestra la disyuntiva ante una interrogante la cual implicará según su respuesta dos caminos identificados por el "si" o el "no". Empleado para especificar continuauidad en otra actividad dentro del procedimiento ANEXO 2 CODIFICACIÓN Ejemplo: SEPLAN/DGA-DRH-PR/000/2008 Desglose de la fórmula: 1. Dependencia: SEPLAN 2. UA / Área o Proceso DGA/DRH 3. Tipo de documento: Manual MN Procedimiento PR 4. Núm. de documento 001, 002, Año de Creación ANEXO 3 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA El Manual de calidad y procedimientos deberán contener, en la esquina superior derecha del mismo, la siguiente tabla informativa de sus naturaleza: Codificación Fecha Página: Todos los Procedimientos deberán contener, en su esquina superior izquierda el logotipo de la SEPLAN: El Manual de calidad deberá contener, en su portada, el logotipo de la SEPLAN:

6 Marzo 3 del /4 neación. Registro Documento propuesto Documento propuesto, enviado vía electrónica (mail o Moodle). Documento propuesto con adecuaciones. Moodle documentos

7 Marzo 3 del /4 Registro Registro propuesto Documento actualizado. registros

8 Marzo 3 del /4 Registro documentos documentos Registro Registros No aplica. Respaldos de planeación)

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10 Marzo 3 del /4