FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

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1 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión:3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de Gobierno del Secretaría del Trabajo y Productividad Manual de Políticas y Procedimientos Instituto de Capacitación para el Trabajo del ICATMOR Cuernavaca, Mor., a 0 de Abril de 0

2 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de II. CONTENIDO Apartado Portada Contenido Autorización Introducción Políticas Procedimientos Indicadores Directorio Hoja de Participación Consecutivo del Apartado I II III IV V VI VII XII XIII

3 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de III. AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos del Trabajo del, el cual contiene información referente a sus Procedimientos y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Ing. Víctor Amador Reyes Adams Presidente de la Junta Directiva del ICATMOR REVISÓ Con fundamento en el artículo 33 Fracción XII de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos y Artículo 4 Fracción VI de la Ley del Trabajo del. Lic. Susana González Arroyo Directora General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Fecha de Autorización No. de Páginas 0 del Abril de 0 47

4 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de IV. INTRODUCCIÓN Con el propósito de eficientar la operatividad del Trabajo del y con apego a la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos en su Artículo 33 Fracción XII y Artículo 48 Fracciones VI, VIII, así como del Estatuto General del Trabajo del, se elaboró y actualizó el presente Manual de Políticas y Procedimientos a partir de su última versión. La metodología adoptada se inició al actualizar la documentación existente relativa a la Dependencia y conforme a los lineamientos formulados en el Instructivo de Trabajo para la Elaboración y/o Actualización de Manuales de Políticas y Procedimientos. Lo anterior permite proporcionar información real en cuanto cómo deben realizarse las actividades de este Instituto lo cual permite orientar al personal para el mejor desempeño de las funciones encomendadas, asegurando con ello el cumplimiento de los objetivos del Organismo. Además de ello el presente Manual constituye una parte fundamental de la documentación necesaria para nuestro Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma COPANT/ISO NMX CC 900 IMNC 008.

5 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de 5 V. POLÍTICAS : ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ( OBLIGATORIO ISO).. Todos los Documentos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad deben elaborarse, aprobarse, distribuirse y divulgarse cumpliendo con los requisitos 4..3 y 4..4 de la Norma COPANT/ISO NMX CC 900 IMNC El formato, estructura y estilo de todos los procedimientos y documentos de trabajo deben realizarse dando cumplimiento estricto a lo establecido por la Dirección General de Desarrollo Organizacional y a este procedimiento. : PARA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD ( OBLIGATORIO ISO).. El Auditor Interno Líder debe calendarizar y sistematizar las Auditorias Internas del Sistema de Gestión de la Calidad acorde a las necesidades del propio sistema.. El Equipo de Auditores Internos debe evaluar periódicamente el cumplimiento, eficacia y mejora continua de los procesos de ICATMOR a través de las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad. : PARA CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME ( OBLIGATORIO ISO).. Todas las Áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad deben identificar y controlar los productos (servicios) no conformes de forma precisa y con anticipación a la recepción por parte del cliente, para lo cual se utilizará este procedimiento como guía. : PARA ELABORACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS ( OBLIGATORIO ISO).. Todas las Áreas deben implementar Acciones Correctivas y/o Preventivas cuando, se realice una Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad o bien cuando se presente alguna queja por parte de nuestros clientes, o se presente alguna circunstancia que ponga en riesgo la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad. : PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.. El Departamento de Recursos Humanos debe calendarizar la Detección de las Necesidades de Capacitación del personal que incluya por lo menos dos ejercicios anuales aplicación de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC).

6 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de 5 : PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL.. El Departamento de Recursos Humanos debe realizar acorde en lo establecido en la normatividad Interna y externa que rige al Instituto el reclutamiento y selección de personal que labora en Trabajo del ICATMOR. : AMBIENTE DE TRABAJO.. El Departamento de Recursos Humanos debe mantener el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos de nuestros clientes. : DE COMPROBACIÓN DE GASTOS.. El Departamento de Recursos Financieros debe revisar que la comprobación de gastos se realice los primeros dos días hábiles posteriores a la solicitud del recurso, de lo contrario se le notifica al Director de Área Administrativa. : DE PAGO A PROVEEDOR.. El Departamento de Recursos Materiales recibe las Facturas de los Proveedores y Prestadores de Servicios por Contrato, la Revisa que cumpla con todos los requisitos solicitados y elabora la solicitud de pago a proveedores, la ingresa a la Dirección del Área administrativa los días martes de cada semana, para su visto bueno del director y se procede a su pago los días viernes de cada semana.. : DE COMPRAS.. El Departamento de Recursos Financieros debe recibir en los tres primeros días hábiles del mes la comprobación del fondo revolvente, en caso de incumplimiento se le notifica al Director del Área Administrativa. : MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, MOBILIARIO, EQUIPO, MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS.. El Departamento de recursos materiales debe recibir las solicitudes de mantenimiento de las diferentes áreas y el departamento procede a cotizar con tres proveedores para formalizar el servicio. : FONDO REVOLVENTE. El Departamento de Recursos Financieros debe recibir en los tres primeros días hábiles del mes la comprobación del fondo revolvente, en caso de incumplimiento se le notifica al Director del Área Administrativa.

7 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. 3 de 5 : ELABORACIÓN DEL REPORTE DE PAGO DE HONORARIOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS A INSTRUCTORES DE CURSOS REGULARES, EXTENSIÓN, BECA Y RECONOCIMIENTO OFICIAL.. El Departamento de Recursos Humanos debe elaborar el reporte de pago de honorarios por prestación de servicios personales a instructores de manera quincenal para pagar los días 5 y último de cada mes salvo por motivo de periodos vacacionales así como por apertura o cierre del periodo presupuestal, mismos que serán informados mediante oficio por la Dirección del Área Administrativa.. El Departamento de Recursos Humanos debe incluir en el Reporte de Pago de Honorarios por prestación de servicios, a los instructores que previamente hayan firmado el contrato correspondiente acorde a lo establecido en la normatividad interna y externa. : ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO.. El Departamento de Recursos Humanos debe elaborar la nómina del personal administrativo de manera quincenal para pagar los días 0 y 5 de cada mes. : DE INSCRIPCIÓN PARA CAPACITANDOS EN PLANTEL.. El Área de Capacitación y Vinculación deben inscribir únicamente a mayores de quince años a bajo la salvedad de que exista un convenio.. El Área de Capacitación debe cumplir con lo establecido en la Normatividad Interna y Externa que rige el Instituto revisando que los aspirantes entreguen todos los requisitos necesarios para la inscripción antes de proporcionar el servicio al cliente. : PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE CAPACITACIÓN EN PLANTELES.. El Área de Capacitación debe vigilar que la prestación del servicio (Capacitación) se proporcione bajo condiciones controladas asegurando el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes así como los legales y reglamentarios. : PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE CAPACITACIÓN EN ACCIÓN MÓVIL.. El Jefe de Capacitación debe vigilar que la prestación del servicio (Capacitación Acción Móvil) se de en condiciones controladas, asegurando el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes así como los legales y reglamentarios.

8 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. 4 de 5 : PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES POR ALUMNO.. El Jefe de Capacitación debe revisar que la documentación oficial por alumno que se expida cumpla con lo establecido en la reglamentación interna y externa que rige al Instituto antes de ser otorgada al capacitando.. El Jefe de Capacitación debe realizar la cancelación de los documentos oficiales que no fueron solicitados por el capacitando antes de que concluya el periodo vigente en el que fueron asignados dichos documentos. : DE INSCRIPCIÓN DE CAPACITANDOS PARA CURSOS CAPACITACIÓN ACELERADA ESPECIFICA CAE.. Las Área de Capacitación y Vinculación deben acordar con el cliente el lugar donde se llevará a cabo el proceso de inscripción y el pago, mínimo veinticuatro horas antes del inicio del curso. : DE INSCRIPCIÓN PARA CAPACITANDOS POR SEGUIMIENTO.. Las Área de Capacitación y Vinculación deben inscribir únicamente a mayores de quince años a bajo la salvedad de que exista un convenio. : PARA SUPERVISIÓN Y VISITAS ACADÉMICAS.. Los Directores de Plantel deben enviar al Supervisor General el oficio de solventación de las no conformidades detectadas durante la Visita de Apoyo y Supervisión durante los siguientes cinco días hábiles. : DISEÑO Y DESARROLLO.. El Jefe de Planes y Programas de Estudio, Jefes de Capacitación y Prestadores de Servicios Profesionales deben realizar el Diseño y Desarrollo de los contenidos temáticos, de los módulos/cursos de capacitación, de los cuáles no exista contenido temático antes del inicio del curso.. El Área de Capacitación debe enviar a la Dirección del Área Técnica Académica la hoja número tres del contenido temático EXT/CAE debidamente requisitada, en un plazo no mayor de diez días hábiles de la fecha de inicio del curso, en caso de que este ya tenga clave y se encuentre en el catalogo de módulos/cursos de extensión.

9 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de VI. S Se documenta a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos: No. Procedimiento Nombre Clave Pág. Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad (Procedimiento Obligatorio ISO) PR STPICT DA 0 9 Instructivo de Trabajo para el Control de Documentos y Registros IT STPICT DA Instructivo para Elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo IT STPICT DA Procedimiento para Auditorias Internas de Calidad (Procedimiento Obligatorio ISO) PR STPICT DA Procedimiento para Control de Producto No Conforme (Procedimiento Obligatorio ISO) PR STPICT DA Procedimiento para la Elaboración de Acciones Correctivas y/o Preventivas (Procedimiento Obligatorio ISO) PR STPICT DA Procedimiento para la Capacitación del Personal PR STPICT DA Instructivo de Trabajo para la Detección de Necesidades de Capacitación IT STPICT DA Instructivo para la Evaluación del Personal IT STPICT DA Procedimiento para el Reclutamiento y Selección del Personal PR STPICT DA 06 0 Procedimiento Ambiente de Trabajo PR STPICT DA 07 6 Procedimiento de Comprobación de Gastos PR STPICT DA Procedimiento de Pago a Proveedor PR STPICT DA Procedimiento de Compras PR STPICT DA Mantenimiento de Instalaciones, mobiliario, equipo, maquinaria y herramientas PR STPICT DA 7

10 Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y S Clave: FO DGDO DOA 05 Revisión: 3 REFERENCIA: PR DGDO DOA 0 Y IT DGDO DOA 0 Anexo 8 Pág. de No. Procedimiento 6 Nombre Clave Pág. Procedimiento Fondo Revolvente PR STPICT DA 7 7 Procedimiento Elaboración del reporte de pago de honorarios por prestación de Servicios a Instructores de Cursos Regulares, Extensión, Beca y ROCO. PR STPICT DA Procedimiento Elaboración de la Nómina del Personal Administrativo PR STPICT DA Pago de Honorarios por prestación de Servicios a Instructores de Cursos CAE. PR STPICT DA Procedimiento de Inscripción para Capacitandos en Plantel PR STPICT DATA 0 9 Procedimiento para la Prestación del Servicio de Capacitación en Planteles. PR STPICT DATA 0 Procedimiento para la Prestación del Servicio de Capacitación en Acción Móvil. PR STPICT DATA 03 3 Procedimiento para la Elaboración de Documentos Oficiales por Alumno. PR STPICT DATA Procedimiento de Inscripción de Capacitandos para Cursos CAE. PR STPICT DATA 05 5 Procedimiento de Inscripción para Capacitandos por Seguimiento PR STPICT DATA Procedimiento para Supervisión y Visitas Académicas PR STPICT DATA 07 7 Procedimiento Diseño y Desarrollo PR STPICT DATA 08 7

11 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página de 9 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. 0 Pág. (s). Afectadas N/A Naturaleza del Cambio Emisión Motivo del Cambio Emisión Fecha de Vigencia 5/Octubre/007 Modificación de las copias Controladas Revisión del Manual /Agosto/008 3 Corrección en responsabilidades Actualización /Agosto/008 Cambio de Fecha Actualización /Agosto/008 TODAS Modificación en la clave de los procedimientos por cambio de Secretaría Actualización 04/Sept/ Actualización de la Norma ISO 900 Actualización 07/Sept/ Actualización del contenido Actualización del manual. 0/Abril/0

12 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página de 9 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección del Área Técnica Académica del ICATMOR. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Copia No. Dirección General de Desarrollo Organizacional 0

13 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 3 de 9. Propósito. Describir la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, distribución y divulgación de procedimientos y documentos de trabajo, así mismo establecer el formato, estructura y estilo de todos los procedimientos y documentos de trabajo que se elaboren en la organización.. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las áreas funcionales de ICATMOR involucradas en la operación del sistema de gestión de la calidad como lo señala la Matriz de Responsabilidades del Sistema de Gestión de la Calidad FO STPICT DA 04. Aplica a todos los procedimientos y documentos de trabajo que soportan el sistema de gestión de la calidad. 3. Referencias: Norma ISO 900:008 requisito 4..3 Control de Documentos y 4..4 Control de los registros. Manual de Calidad sección Responsabilidades: Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, preparar el presente procedimiento controlar, codificar, resguardar y distribuir los documentos de trabajo generados. Implantar y velar por su estricto cumplimiento. Revisar y mantener actualizados los documentos de trabajo generados una vez al año. Es responsabilidad del Director/a del Área Técnica Académica, revisar este procedimiento y sus futuras revisiones y/o modificaciones, así como cumplirlo y hacerlo cumplir en las áreas de la organización. Es responsabilidad de los Directores/as de Área y/o Plantel, resguardar, mantener y verificar el estricto cumplimiento a este procedimiento. Es responsabilidad del Director/a General del ICATMOR, aprobar el procedimiento y sus futuras revisiones y/o modificaciones. 5. Definiciones: Documento de trabajo: Se refiere a la información y su medio de soporte, Por ejemplo: Instructivos de trabajo. Manuales. Planes de trabajo. Instructivo de trabajo: Es un documento que describe de manera más específica y detallada las actividades referidas en los procedimientos. Elaboró Revisó Autorizó Lizbeth Elena Valle Urbina Secretaria Ejecutiva B Resp. del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. María de los Ángeles Amaro Romero Directora del Área Técnica Académica y Representante de la Dirección en el SGC Lic. Susana González Arroyo Directora General 0 Abril 0 0 Abril 0 0 Abril 0

14 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 4 de 9 Procedimiento: Forma especifica de desarrollar una actividad. Procedimiento documentado: Documento que contiene la forma especifica de desarrollar una actividad; mencionando qué, quien, cuando, donde y cómo debe hacerse; e incluyendo documentos a utilizar, su registro y control. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Registro de calidad: Documento que provee evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos para la calidad o la efectividad de la operación de los elementos del sistema de gestión de la calidad. Responsable de documentar el procedimiento: Personal designado por el encargado de área para que realice el levantamiento de información y los borradores de los documentos y registros. RSTP. Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. 6. Método de Trabajo: 6. Diagrama de Flujo 6. Descripción de Actividades Elaboró Revisó Autorizó Lizbeth Elena Valle Urbina Secretaria Ejecutiva B Resp. del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. María de los Ángeles Amaro Romero Directora del Área Técnica Académica y Representante de la Dirección en el SGC Lic. Susana González Arroyo Directora General 0 Abril 0 0 Abril 0 0 Abril 0

15 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 5 de Diagrama de Flujo INICIO Informar al Responsable de SGC la necesidad de documentar una actividad. Asignar al responsable de documentar la actividad. Instruir y entregar en medio magnético el formato a utilizar y/o la versión anterior del documento a actualizar. 3 Documentar y Entregar el borrador para su revisión. 4 Instructivo para el control de Documentos y Registros IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo IT STPICT DA 0 Instructivo para el control de Documentos y Registros IT STPICT DA 0 Revisar que el borrador generado este correctamente elaborado en cuanto a su contenido y apego. 5 6 Instructivo para elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo IT STPICT DA 0 Instructivo para el control de Documentos y Registros IT STPICT DA 0

16 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 6 de 9 El Borrador Generado es Correcto? No 3 6 Si Firmar en Revisión y Entregar documento definitivo a la Dirección responsable del área que utilizará. 7 El Borrador Generado es Correcto? No 3 8 Si Firmar de autorización y entregar al Representante del Sistema de Gestión de la Calidad. 9 Firmar de elaboración y distribuir el documento de conformidad. 0 Instructivo para el control de Documentos y Registros IT STPICT DA 0 FIN

17 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 7 de 9 6. Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 0 0 Usuario/a Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad (RSGC) Director/a de Plantel (DA) Identifica la necesidad de documentar una actividad para facilitar, mejorar y/o controlar su desarrollo, e informar al Responsable del Sistema de Gestión de Calidad para su elaboración y coordinación. Asigna al responsable de documentar la actividad, considerando su experiencia. Documento de Trabajo (No. de Control) 03 Director/a de Área (DP) (RSGC) (DA)/(DP) Instruye al responsable de documentar sobre la edición y codificación a generar en apego al IT STPICT DA 0 Instructivo para el Control de Documentos y Registros; así como IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo; según sea el caso; entregando en medio magnético el formato a utilizar y/o la versión anterior del documento a actualizar. Instructivo para el Control de Documentos y Registros (IT STPICT DA 0) Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo (IT STPICT DA 0) Responsable de documentar Analiza y recaba información a través de entrevistas con los responsables, revisión de los documentos existentes y observación directa a la actividad a documentar. Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo (IT STPICT DA 0) Deberá identificar si: Se requiere documentar un procedimiento, deberá consultar el IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Listado Maestro de Control de Documentos (FO STPICT DA 0) 04 Se requiere documentar un instructivo de trabajo, deberá consultar el IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo se requiere actualizar un procedimiento o instructivo ya documentado, deberá plasmar en el mismo documento las observaciones referentes a los cambios realizados. Se requiere generar un formato, podrá generarlo de forma abierta (sin formato establecido) cuidando que contenga: el logotipo de la institución, nombre del formato y en la parte inferior la codificación (izquierda), edición y fecha (centro) y paginación (derecha), a manera de ejemplo

18 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 8 de 9 Paso Responsable Actividad Responsable de documentar Considerar el FO STPICT DA 0 Listado Maestro de Control de Documentos. Para efectos de autorización, se imprimirán al reverso del formato, los espacios elaboró, revisó y autorizó. Documento de Trabajo (No. de Control) 04 Imprime documento y firma en el espacio elaboró de la carátula del borrador. Entrega borrador al Responsable del Sistema de Gestión de Calidad para su revisión, así como el archivo en medio magnético. 05 (RSGC) (DA)/(DP) Revisan que el borrador generado este correctamente elaborado en cuanto a su contenido y apego al IT STPICT DA 0 Instructivo para el Control de Documentos y Registros, IT STPICT DA 0 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo según corresponda. Instructivo para el Control de Documentos y Registros (IT STPICT DA 0) Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo (IT STPICT DA 0) 06 (RSGC) (DA)/(DP) El borrador generado es correcto? Si, ir a la actividad 07. No, ir a la actividad (RSGC) (DA)/(DP) (DA)/(DP) Firma en el espacio revisó de la carátula del borrador. Modifica el borrador en el archivo recibido, eliminando la palabra borrador del espacio destinado a la edición, e imprime el definitivo. Firma en el espacio revisó de la carátula del definitivo. Entrega documento definitivo a la Dirección responsable del área que utilizará el documento. Recibe el documento y revisa lo siguiente: a) Contenido y estructura. b) Redacción objetiva y clara. c) Que el propósito de la emisión o actualización se cumpla. Si todo es correcto ir al punto 9. En caso de ser incorrecto ir al punto (DA)/(DP) Estampa su firma en el espacio autorizó de la carátula del definitivo y entrega al Representante del Sistema de Gestión de Calidad. 0 (RSGC) Solicita la firma en el definitivo del responsable de documentar, en el espacio elaboró. Destruye el borrador. Distribuye el documento de conformidad al IT STPICT DA 0 Instructivo para el Control de Documentos y Registros. Con esta actividad finaliza el procedimiento. Instructivo para el Control de Documentos y Registros (IT STPICT DA 0)

19 Trabajo del Clave: PR STPICT DA 0 Revisión: 4 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 9 de 9 7. Registros de Calidad: No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Referencia Listado Maestro de Control de Responsable del Sistema de años Documentos Gestión de Calidad (FO STPICT DA 0) Instructivo para el Control de Documentos y Registros. (IT STPICT DA 0) Responsable del Sistema de Gestión de Calidad años 3 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. (IT STPICT DA 0) Responsable del Sistema de Gestión de Calidad años 8. Anexos: Anexo Descripción No. Instructivo para el Control de Documentos y Registros Clave (IT STPICT DA 0) 3 Instructivo para elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo Listado Maestro de Control de Documentos (IT STPICT DA 0) (FO STPICT DA 0)

20 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página de 8 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. 0 Pág (s). Afectadas N/A Naturaleza del Cambio Emisión Motivo del Cambio Emisión Fecha de Vigencia 5/Octubre/007 Modificación de las copias Controladas Revisión del Manual /Agosto/008 Corrección en responsabilidades Actualización /Agosto/008 Cambio de Fecha Actualización /Agosto/008 TODAS Modificación en la clave de los procedimientos por cambio de Secretaría Actualización 04/Septiembre/09 3,4,6 Actualización de la Norma ISO 900 Actualización 07/Septiembre/0 4 8 Actualización del contenido Actualización del manual 0/Abril/0

21 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página de 8 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del Instructivo de Trabajo para el Control de Documentos y Registros. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección del Área Técnica Académica del ICATMOR. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Copia No. Dirección General de Desarrollo Organizacional 0

22 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 3 de 8. Propósito. Establecer los lineamientos para el control de los procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos de trabajo necesarios para la operación del sistema de calidad.. Alcance: Este Instructivo de Trabajo aplica a todas las áreas funcionales de ICATMOR involucradas en la operación del sistema de gestión de la calidad como lo señala la MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FO STPICT DA 04. Aplica a todos los procedimientos y documentos de trabajo que soportan el sistema de gestión de la calidad. 3. Referencias: Norma ISO 900:008 requisito 4..3 Control de Documento Procedimiento PR STPICT DA 0 Elaboración y Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad 4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, preparar el presente instructivo, Controlar, codificar, resguardar y distribuir los documentos de trabajo generados, Implantar y velar por su estricto cumplimiento, Revisar y mantener actualizados los documentos de trabajo generados una vez al año. Es responsabilidad de los Directores/as de Área, Directores/as de Plantel, resguardar, mantener y verificar el estricto cumplimiento a este instructivo. Es responsabilidad del Director/a del Área Técnica Académica, revisar el presente instructivo y sus futuras revisiones y/o modificaciones, así como cumplirlo y hacerlo cumplir en las áreas de la organización. Es responsabilidad del Director/a General, aprobar el procedimiento y sus futuras revisiones y/o modificaciones. 5. Definiciones: Documento de trabajo: Se refiere a la información y su medio de soporte, Por ejemplo: o o o Instructivos de trabajo. Manuales. Planes de trabajo. Instructivo de trabajo: Es un documento que describe de manera más específica y detallada las actividades referidas en los procedimientos. Procedimiento: Forma especifica de desarrollar una actividad. Procedimiento documentado: Documento que contiene la forma especifica de desarrollar una actividad; mencionando qué, quien, cuando, donde y cómo debe hacerse; e incluyendo documentos a utilizar, su registro y control. Elaboró Revisó Autorizó Lizbeth Elena Valle Urbina Secretaria Ejecutiva B Resp. del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. María de los Ángeles Amaro Romero Directora del Área Técnica Académica y Representante de la Dirección en el SGC Lic. Susana González Arroyo Directora General 0 Abril 0 0 Abril 0 0 Abril 0

23 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 4 de 8 Procedimiento operativo: Procedimiento necesario por la organización para apoyar la operación y control de procesos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Registro de calidad: Documento que provee evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos para la calidad o la efectividad de la operación de los elementos del sistema de gestión de la calidad. 6. Método de Trabajo: 6.. Identificación y codificación. 6.. Distribución Divulgación Resguardo y conservación Revisión y actualización Compilación de los registros de calidad Retiro y disposición Modificaciones: Elaboró Revisó Autorizó Lizbeth Elena Valle Urbina Secretaria Ejecutiva B Resp. del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. María de los Ángeles Amaro Romero Directora del Área Técnica Académica y Representante de la Dirección en el SGC Lic. Susana González Arroyo Directora General 0 Abril 0 0 Abril 0 0 Abril 0

24 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 5 de Identificación y codificación. Los documentos que soportan el sistema de gestión de la calidad deben identificarse con un código que será asignado por el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, tomando como referencia el FO STPICT DA 0 Listado Maestro de Control de Documentos y considerando el siguiente código a manera de ejemplo: Dividido en cuatro secciones, donde: IT STPICT DA 0 o Posición : (en el ejemplo IT ), corresponde al tipo de documento, pudiendo utilizar la siguiente clave: Documento PR FO IT DT LV Procedimiento Formato Instructivo de Trabajo Documento de Trabajo Listado de Verificación Clave o Posición : (en el ejemplo STPICT ), corresponde a las siglas de la Secretaria de la cual Depende el Instituto, acompañada del prefijo ICT el cual lo identifica, por ejemplo: IT STPICT DA 0 STP=Secretaria del Trabajo y Productividad ICT= Trabajo o Posición 3: En la posición número 3 se establece el Área a la cual pertenece el documento (por ejemplo DA, corresponde a Dirección del Área Administrativa). IT STPICT DA 0 Estas siglas se basan en la siguiente tabla: Siglas DA DATA DV DP Dirección Dirección Administrativa Dirección de Apoyo Técnico Académico Dirección de Vinculación Dirección de Planeación o Posición 4: en el ejemplo 0 corresponde al número consecutivo. IT STPICT DA 0 La composición del ejemplo se puede leer como: Instructivo de Trabajo de la Secretaria del Trabajo y Productividad del Trabajo de la Dirección del Área Administrativa número uno (IT STPICT DA 0). Los registros de calidad se identifican en todos los procedimientos e instructivos de trabajo en el rubro de Registros de Calidad, así como el responsable de su custodia y el tiempo de retención.

25 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 6 de Distribución. La distribución de procedimientos documentados, instructivos y registros se realiza en conformidad al FO STPICT DA 0 Listado maestro de control de documentos y Registros, siendo el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, el encargado realizar esta actividad tomando en consideración : o o o o Controlar un ejemplar impreso, que estará a disposición de cada una de las áreas para su consulta. Enviar notificación a Directores de Área y de Plantel de las actualizaciones en el portal electrónico. Controlar registros en electrónico, que estará a disposición de cada una de las áreas para su consulta. Almacenar y mantener todos los documentos y registros actualizados en el Portal electrónico, que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. El tiempo de distribución será de 30 días hábiles a partir de la fecha de aprobación, en congruencia con la fecha de vigencia del mismo Divulgación. El encargado del área receptora es responsable de divulgar e implementar el documento recibido con el personal a su cargo, explicando su contenido y/o los cambios realizados. Al término de esta actividad solicita al personal su firma al reverso del documento difundido y entrega copia al Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad Resguardo y conservación. El receptor de la copia de documentos controlados, es responsable de mantener y conservar en condiciones de seguridad, orden, preservación y facilidad de consulta; previniendo su perdida y acceso a personas no autorizadas. Los documentos originales serán resguardados por el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. Las copias de manuales, procedimientos e instructivos y registros deberán ser resguardadas en electrónico. El tiempo de almacenamiento de los registros deberá acordarse por el área responsable, su conservación, así como su tipo de protección y documentarlo en La Lista Maestra de Registros Revisión y actualización. Ningún cambio en la operación del sistema de gestión de la calidad podrá realizarse sin antes haber actualizado, editado y divulgado el documento que lo soporte. Los documentos generados serán revisados una vez al año como parte de las actividades de revisión al sistema de gestión de la calidad. El Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, deberá estar al pendiente de estas y coordinarlas con las áreas involucradas. Las actualizaciones a cualquier documento se pueden realizar con base a los siguientes criterios: o Mejora en cuanto a claridad, contenido y/o redacción. o Mejorar la operación del sistema de gestión de la calidad. o Requerimientos solicitados por el cliente. o Observaciones en Auditorias y/o operadores del documento. o Actualización de la Norma ISO 900.

26 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 7 de 8 Todas las actualizaciones deben ser revisadas por Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, conjuntamente con las áreas involucradas en el proceso. Cuando algún documento sea actualizado, deberá asignarse el número de revisión siguiente a la revisión anterior, siendo el número 0 (cero) el número de revisión para el primer documento que se genere. Para los casos en que se este generando el documento previo al definitivo, deberá plasmar en el espacio destinado a la revisión, la palabra borrador seguido por el numero de revisión a generar (p.e. Borrador 0 donde se entenderá que es el borrador de la primera edición a generar) Compilación. La compilación de los registros de calidad será realizada por el responsable designado en el FO STPICT DA 0 Listado maestro de control de documentos Retiro y disposición. El retiro de los documentos obsoletos se realiza al momento de la entrega del documento actualizado. Todas las copias de documentos obsoletos deben ser destruidas. El documento original obsoleto se mantendrá para consulta sellando con la leyenda Documento obsoleto con tinta roja con el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez transcurrido el tiempo de retención de los registros, deberán ser destruidos por el responsable de custodiarlos Modificaciones: Las modificaciones a los procedimientos, instructivos de trabajo, documentos etc. Se controlan llenando la hoja de control de emisión y revisión de cada documento como a continuación se muestra: Ejemplo: Gobierno del ICATMOR ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN Clave:PR STPICT DA 0 4 Revisión: 0 Sección XXX Pág. 4 de 6 No. Rev. Pág. (s). Afectadas Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia El numero de revisión corresponde al consecutivo de modificaciones realizadas al documento En este apartado se señala la o las paginas que sufrieron modificaciones En este apartado se detallan las modificaciones realizadas al documento. En este apartado se describe brevemente el motivo de la modificación o el cambio Aquí se indica a partir de que fecha entra en vigor las modificaciones antes señaladas Nota: Es importante señalar que una vez realizadas las modificaciones a los documentos, estas sean debidamente registradas en el FO STPICT DA 0 Listado Maestro del Control de los Documentos, antes de su distribución y divulgación.

27 Trabajo del INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 8 de 8 7. Registros de Calidad: No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Referencia Listado Maestro de Control de Documentos. (FO STPICT DA 0) Responsable del Sistema de Gestión de Calidad años 8. Anexos: Anexo Descripción Clave No. Listado Maestro de Control de Documentos. (FO STPICT DA 0)

28 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página de 0 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. 0 Pág (s). Afectadas N/A Naturaleza del Cambio Emisión Motivo del Cambio Emisión Fecha de Vigencia 5/Octubre/007 Modificación de las copias Controladas Revisión del Manual /Agosto/008 Corrección en responsabilidades Actualización /Agosto/008 Cambio de Fecha Actualización /Agosto/008 3 TODAS 4 Modificación en la clave de los procedimientos por cambio de Secretaría Actualización de la Norma ISO 900 Actualización Actualización 04/Septiembre/09 07/Septiembre/0 4 0 Actualización del contenido Actualización del manual 0/Abril/0

29 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página de 0 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del Instructivo para Elaborar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección del Área Técnica Académica del ICATMOR La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Copia No. Dirección General de Desarrollo Organizacional 0

30 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 3 de 0. Propósito. Establecer el formato, estructura y estilo de los Procedimientos e Instructivos de Trabajo que se elaboren al interior de ICATMOR.. Alcance: Este instructivo aplica a todas las áreas de la organización que por su operatividad requieran documentar Procedimientos o Instrucciones de Trabajo para el mejor control de sus procesos. 3. Referencias: Procedimiento PR STPICT DA 0 Elaboración y Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad. 4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, preparar el presente instructivo, Controlar, codificar, resguardar y distribuir los documentos de trabajo generados. Implantar y velar por su estricto cumplimiento, revisar y mantener actualizados los documentos de trabajo generados una vez al año. Es responsabilidad del Director/a del Área Técnica Académica revisar el presente instructivo y sus futuras revisiones y/o modificaciones, así como cumplirlo y hacerlo cumplir en las áreas de la organización. Es responsabilidad de los Directores/as de Área y de Plantel resguardar, mantener y verificar el estricto cumplimiento a este instructivo. Es responsabilidad del Director/a General, aprobar el procedimiento y sus futuras revisiones y/o modificaciones 5. Definiciones: Procedimiento: Forma especifica de desarrollar una actividad. Instructivo de Trabajo: Documento que describe de manera mas especifica y detallada las actividades referidas en los procedimientos. Procedimiento documentado: Documento que contiene la forma especifica de desarrollar una actividad; mencionando qué, quien, cuando, donde y cómo debe hacerse; e incluyendo documentos a utilizar, su registro y control. Procedimiento operativo: Procedimiento necesario por la organización para apoyar la operación y control de procesos. 7. Método de Trabajo: 6. Contenido. 6. Distribución 6.3 Diagrama de Flujo (Solo aplica para procedimientos). 6.4 Formato. 6.5 Directrices para la descripción de actividades 6.6 Revisión, aprobación, captura, distribución y divulgación. 6.7 Registros de Calidad: 6.8 Anexos: Elaboró Revisó Autorizó Lizbeth Elena Valle Urbina Secretaria Ejecutiva B Resp. del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. María de los Ángeles Amaro Romero Directora del Área Técnica Académica y Representante de la Dirección en el SGC Lic. Susana González Arroyo Directora General 0 Abril 0 0 Abril 0 0 Abril 0

31 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 4 de 0 6. Contenido. Los procedimientos e Instrucciones de Trabajo deberán contener la siguiente información, misma que se listará con los números arábigos indicados: Hoja de Control, de Emisión y Revisión Hoja de Control de Copias. Propósito. Alcance 3. Referencias 4. Responsabilidades 5. Definiciones 6. Método de Trabajo 6.. Diagrama de Flujo (Solo aplica a Procedimientos) 6.. Descripción de Actividades 7. Registros de Calidad 8. Anexos. 6. Distribución. La distribución de procedimientos documentados y documentos de trabajo se realiza en conformidad al FO STPICT DA 0 Listado maestro de control de documentos y Registros, siendo el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, el encargado realizar esta actividad tomando en consideración : o o o Controlar un ejemplar impreso, que estará a disposición de cada una de las áreas para su consulta. Complementar la hoja de control de copias. Almacenar y mantener actualizados en electrónico los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Retira la edición anterior de acuerdo al registro del mismo, que en su momento se utilizo para su distribución. La distribución de copias de los documentos relacionados en FO STPICT DA 0 Listado maestro de control de documentos, se consideran como copias controladas se deberán sellar en color verde, en la primera página del documento a copiar, indicando que es un documento vigente. El tiempo de distribución será de 30 días hábiles a partir de la fecha de aprobación, en congruencia con la fecha de vigencia del mismo. 6.3 Diagrama de Flujo (Solo aplica para procedimientos). a) Ventajas de las Técnicas de Diagramación: o o o o o o o Emplea a través de símbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento. Permite al personal que opera los procedimientos identificar en forma rápida, la manera de realizar oficialmente sus actividades. Facilita la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico. Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en una descripción narrativa. Facilita el análisis e interpretación de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las actividades y la distribución de los documentos de origen y destino final. Permite analizar cada actividad por si misma y su relación con las demás. Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento, con la finalidad de unificar criterios para la aplicación de la simbología utilizada en la elaboración del diagrama de flujo.

32 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 5 de 0 b) Directrices para la Redacción y Presentación de Diagramas de Flujo o o o o o o o o o Cada actividad o conjunto de actividades realizadas por una unidad responsable, deberán quedar claramente indicadas en el diagrama. Las actividades a desarrollar deberán expresarse en forma breve, precisa, con el símbolo correspondiente y utilizando verbos en infinitivo. Por ejemplo: Revisar y Autorizar el Manual. Los Diagramas de Flujo se podrán iniciar en la parte superior izquierda o central de la hoja y continuar en forma vertical. Si en la sucesión de símbolos se presenta el de Decisión", se sugiere iniciar en la parte izquierda para dar espacio a las actividades que se derivan de la decisión. El flujo del procedimiento se inicia de arriba hacia abajo o del centro a la derecha. Las líneas de salida se iniciaran en la parte inferior o del lado derecho del símbolo. Se utilizarán los extremos derecho e izquierdo de las líneas de dirección para señalar la entrada o salida del flujo de otro procedimiento El símbolo de decisión podrá tener dos líneas de salida y la línea de entrada se ubicará en la parte superior del símbolo. Es conveniente que los símbolos mantengan uniformidad en su tamaño y una numeración consecutiva, conformando un número arábigo en la parte inferior izquierda del símbolo de actividad. Todos los diagramas de flujo se deben de elaborar en el paquete de Microsoft Power Point. c) Simbología para Diagramar Con la finalidad de unificar criterios para la aplicación de la simbología utilizada en la elaboración del diagrama de flujo, a continuación se presenta cada uno de los símbolos con su respectiva descripción. Símbolo Nombre Descripción Inicio o Fin Señala donde inicia o termina un procedimiento. Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento. Se numera la actividad (N). N N N T D Decisión Conector de Actividad Conector de Procedimiento Archivo Temporal Archivo Definitivo Documento Líneas de Dirección Nota Representa una actividad de verificación y toma de decisión, indica el camino a seguir. Se numera la actividad (N). Mediante el símbolo se puede unir, dentro de la misma hoja dos o más actividades separadas físicamente en el Diagrama de Flujo, utilizando para su conexión números arábigos, indicando la actividad con la que se debe continuar Se numera la actividad (N). Mediante este símbolo se podrá conectar o salir a algún procedimiento. Indica que se guarda un documento/ producto/ insumo durante un período determinado. Indica que se guarda un documento, producto o insumo de forma permanente. Representa un documento. Representa la secuencia del procedimiento. Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una actividad del Diagrama de Flujo en el lugar donde la anotación sea significativa.

33 Trabajo del INSTRUCTIVO PARA ELABORAR S E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Clave: IT STPICT DA 0 Revisión:4 REFERENCIA PR SPTICT DA 0 Página 6 de 0 N N N Actividad Opcional Documento Opcional Documento Destruido Proceso electrónico Conector de página Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento. Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse, requerirse o utilizarse. Indica la destrucción o eliminación de un documento, por no ser necesario. Indica el procesamiento de información, electrónico. Se numera la actividad (N). El símbolo solo se emplea cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas. Dentro del símbolo se utilizará un número arábigo que indicará la actividad a la cual continua el diagrama. d) A continuación se presentara un ejemplo de cómo se debe elaborar un diagrama de flujo. Gobierno del Nombre de la Dependencia S NOMBRE DEL Clave: PR XXX XX XX Revisión: 0 Sección XXX Pág. de INICIO 5 NO 6 3 SI FIN 5 o o o o El número que indique la unión de conector fuera de página deberá ser igual al número de la actividad con la cual continúa, Ejemplo: Cuando una actividad establece la utilización de un documento, se deberá anotar dentro del símbolo de documento el nombre y/o clave de este. Nombre del documento (Clave del documento) O N Cuando se presente un documento con original y sus copias deberá indicarse en un solo símbolo la letra O de original, un guión (que significa hasta ) y el número de copias del documento. Cuando se desee especificar cierto número de copias de un documento, se anotará el número de cada una de ellas, separadas por una coma, en un sólo símbolo de documento. Nota: Sólo cuando se menciona un documento por primera vez se pondrá el nombre completo y su respectiva clave y número original o copia y posteriormente solo se colocará la clave y número original o copia.