MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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1 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 1 de 1 Verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes de utilizar el documento. 1. OBJETIVO: Establecer los parámetros necesarios para las transferencias documentales con el fin de garantizar la conservación, facilitar la consulta y acceso inmediato a la información, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la Tabla de Retención. 2. ALCANCE: Inicia con la elaboración del cronograma anual de transferencias documentales primarias y finaliza con la recepción de la transferencia primaria al Archivo Central. 3. INSUMOS Unidades es Tablas de Retención. Formato Único de Inventario. 4. NORMATIVIDAD NORMA Ley 594 de 14 de Julio 2000 Ley 734 de 2002 Acuerdo 011 de 1996 Acuerdo 38 de Septiembre Acuerdo 060 de 2001 Acuerdo 042 de DESCRIPCIÓN Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Por el cual se expide el Código Disciplinario Único. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Por el cual se establecen los criterios para la Organización de los

2 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 2 de 2 NORMA Acuerdo 05 de 2013 Decreto 2609 de 2012 Acuerdo 2578 de 2013 Decreto 1515 de 2013 Circular externa 003 de 2011 DESCRIPCIÓN Archivos de Gestión de las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los Archivos del Estado. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a Transferencias Secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos Generales de los entes Territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Obligación de Transferir a los Archivos Generales los documentos de Valor Histórico 5. DOCUMENTOS, FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS. TIPO CODIGO DOCUMENTO SOPORTE Registro N/A Tabla de Retención Físico, Electrónico Formato FTGAD07-01 Formato Único de Inventario Físico o Magnético Manual MNGAD07-01 Manual de Gestión Físico o Magnético 6. DEFINICIONES 1 Acceso a Documentos de Archivo: Derecho que tienen los ciudadanos a consultar la información que reposa en los archivos públicos, teniendo en cuenta los términos establecidos por la ley. 1 Acuerdo 027 de 2006.

3 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 3 de 3 Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Documento Activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Eliminación : Actividad resultante de la disposición señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Foliar: Acción de numerar hojas. FUID: Formato Único de Inventario. Instrumento en el que se relacionan detalladamente las series y subseries que hacen parte de un Fondo.

4 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 4 de 4 Gestión : Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Inventario : Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ordenación : Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Producción : Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Serie : Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Valoración : Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Transferencia : Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención.

5 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 5 de 5 Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad : Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por unsolo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Responsables de Área. Acuerdo 042 de 2002, Artículo 3:..El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo Servidor Público. Aplicando la Ley 594 de 2000, en su Articulo 16, el Director del FONCEP, Subdirector Administrativo y Financiero, y/o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad, y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación así como la prestación de los servicios archivísticos. 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN El tiempo de retención de los expedientes y/o unidades documentales inicia en el momento en que éstos son cerrados. Ej.. Para el caso de Contratos se debe contar el tiempo de retención a partir del Acta de Liquidación. Solo se transfiere documentos al Archivo Central para su conservación, cuando haya culminado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, según lo estipulado en la Tabla de Retención (TRD).

6 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 6 de 6 Para la Organización de los documentos que van a ser transferidos se debe tener en cuenta el Procedimiento Organización de Unidades es PRGDOC12-02 Todo documento que se transfiera al Archivo Central se debe hacer mediante el diligenciamiento del Formato Único de Inventario. Se debe tener en cuenta el Cronograma establecido para las transferencias documentales.

7 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 7 de 7 No TIPO DE ACTIVIDAD Elaborar Cronograma Transferencias de Es necesaria alguna modificación en la fecha establecida? Solicitud Comunicación para Modificación Preparar documentación transferir de la la a DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Elaborar el cronograma de transferencias para cada Oficina Asesora, Subdirección o Área responsable determinando las fechas en que se recibirá por parte del Archivo Central la Transferencia Primaria. Este cronograma debe divulgarse a través de Correo Electrónico y/o a través de Comunicación Oficial Enviada Interna. SI es necesaria alguna modificación en la fecha establecida inicialmente continuamos en la actividad 2. Si NO continuamos en la actividad 3. Solicitar mediante comunicación Oficial o mediante correo electrónico, la modificación El Servidor Público encargado del Archivo de Gestión de la Oficina Asesora, Subdirección y/o Área responsable debe organizar la documentación de acuerdo al tiempo de retención establecido en las AREA RESPONSABLE Grupo de Gestión y Archivo Grupo de Gestión y Archivo Regresa a la actividad No. 1 Todas las Dependencias CARGO RESPONSABLE Responsable Gestión Responsable Gestión Encargado del Archivo de Gestión de cada dependencia REGISTRO Correo Electrónico y/o comunicación Oficial Enviada Interna Correo Electrónico y/o comunicación Oficial Enviada Interna Documentación de acuerdo al tiempo de retención establecido en PUNTO DE CONTROL Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet

8 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 8 de 8 TRD, verifica series, subseries y tipos documentales a transferir en los diferentes soportes los cuales ya han cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión, teniendo en cuenta lo establecido en el Procedimiento Organización de Unidades es PRGDOC las TRD 4. Diligenciar el Formato Único de Inventario El Servidor Público Encargado debe diligenciar el Formato Único de Inventario, relacionando una a una las unidades documentales a transferir. Oficina Asesora, Subdirección o Área Responsable. Encargado del Archivo de Gestión de cada dependencia Formato Único de Inventario Verificar que la documentación a transferir sea la correspondiente Se encontraron inconsistencias? Realizar observaciones el FUID las en Cotejar la documentación transferida con el Formato único de Inventario e igualmente con la TRD de la Oficina Asesora, Subdirección o Área Responsable, con el fin de asegurar que las Series y subseries ya han cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión y que estos coincidan con los relacionados en el FUID. Si continúe en la Actividad 6 NO, continúe en la Actividad 7 En caso de encontrar inconsistencias se realizan las observaciones en el FUID. El Servidor Público del Archivo de Gestión, deberá realizar los ajustes necesarios. Grupo de Gestión y Archivo Grupo de Gestión y Archivo Técnico Operativo Técnico Operativo Formato Único de Inventario Tabla de Retención Formato único de Inventario FUID Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

9 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 9 de 9 7. Recibir, firmar y archivar Formato Único de Inventario FIN Recibir y firmar el recibido del Formato único de Inventario y lo Archiva en la carpeta correspondiente. Grupo de Gestión y Archivo FIN DEL PROCEDIMIENTO Técnico Operativo Formato Único de Inventario 10. DIAGRAMA DE FLUJO Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

10 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 10 de 10 Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

11 11. RELACIÓN DE TIEMPOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 16 de 11 No POR ACTIVIDAD Y/O PRODUCTO Elaborar Cronograma de Transferencias. Solicitud de Comunicación para la Modificación Preparar la documentación a transferir Diligenciar el Formato Único de Inventario Verificar que la documentación a transferir sea la correspondiente Realizar las observaciones en el FUID. Recibir, firmar y archivar Formato Único de Inventario. LEY TIEMPO INSTITUCIONAL (Lineamientos Internos) PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA INFORMACIÓN A PUBLICAR RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Cronograma Gestión Anual Intranet Transferencias es Gestión Mensual Software Gestión Intranet 13. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 001 Abril de 2009 Adopción del Procedimiento

12 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 17 de 12 VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 002 Mayo de 2014 Cambio de código por creación de nuevo proceso cumpliendo los lineamientos del Instructivo INDE Se actualiza el encabezado y cambio de Logo, cuya forma está identificada con los colores del Logo del plan de desarrollo Distrital BOGOTA HUMANA. a. Se incluye el pie de página con los campos, Revisión y Aprobación técnica (responsable de proceso) y (Jefe Oficina Asesora de Planeación). b. Cambio de Objetivo. c. Se incluye el numeral Normatividad. d. Se Incluye el numeral de Políticas de Operación del Procedimiento. e. Se establecen los Insumos de este procedimiento. f. Identificación de responsables y Autoridades. g. Productos y/o información secundaria. h. Nuevas Definiciones. i. Los aspectos relevantes forman parte de los lineamientos o políticas de operación. j. La descripción de actividades, presenta una nueva. metodología, por medio de un cuadro lógico. k. Modificación en la descripción de actividades. l. Cambio en el Diagrama de Flujo. m. Se incluye un nuevo Ítem, 11. Relación de Tiempos, ayudándonos a optimizar los tiempos en cada actividad, y a hacer más eficiente el procedimiento. n. El cuadro de control de Cambios se establece al final del Procedimiento. o. Anexos. ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención 14. ANEXOS Anexo 1. Instructivo para el Diligenciamiento del Formato Único de Inventario

13 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 18 de 13 Anexo 1. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 2 1. Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos. 2 Archivo General de la Nación, Instructivo para el Diligenciamiento del Formato Único de Inventario.

14 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 19 de Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. 6. Hoja de : Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De : Se registrará el total de hojas del inventario. 7. Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental. 9. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. 10. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 11. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

15 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 20 de Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. 13. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 14. Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 15. No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 16. Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 17. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 18. Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo,

16 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 21 de 16 ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). 19. Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. 20. Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega. 21. Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.