GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN MANEJO Y RESGUARDO DE LA INFORMACIÓN

Transcripción

1 PÁGINA 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la protección de, las bases de datos, la documentación y registros generados por medio de herramientas ofimáticas, consideradas críticas para la entidad, con el fin que se conserven los respaldos de la información, así como la la misma en el momento que se necesite. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de que requiere ser resguardada y culmina con el archivo de toda la documentación generada a lo largo de todo el proceso surtido durante el manejo, resguardo y/o. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 La realización del backup en la carpeta que se encuentra asignada para cada usuario de la respectiva sede misional, la cual esta mapeada como unidad de red en el equipo local y esta enrutada hacia el servidor, deberá efectuarse semanalmente por parte de cada uno de los integrantes de la dependencia, teniendo en cuenta que sólo debe ser transferida institucional. 3.2 El usuario es el responsable de realizar la copia de en la carpeta o unidad destinada para tal fin dentro del tiempo establecido, dicha información no podrán superar la capacidad asignada por el, a fin de que se conserve y se proteja que se encuentra activa dentro de la Oficina. 3.3 En caso de que algún servidor público necesite copias de sus archivos almacenados en el servidor de backup, esta petición debe ser requerida por escrito al responsable del área de sistemas a través de correo electrónico oficial 3.4 Los backups que se generan en medio magnético deberán estar debidamente identificados y archivados en el lugar correspondiente. 3.5 Es responsabilidad del llevar un registro de los backups de de los diferentes servidores en una bitácora. 3.6 Los equipos o servidores deben estar disponibles para la copia de seguridad, así como el canal de comunicaciones. 3.7 Para el presente procedimiento se entenderá como sede misional las sedes como: UPIs, Economato, la 15 y las demás sedes que se adopten para el funcionamiento de proyectos misionales. 4. GLOSARIO BACKUPSó COPIA DE SEGURIDAD: Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de almacenamiento que se maneje en el IDIPRON. BITACORA: Es aquel registro que nos ayuda en la verificación y desarrollo de un evento, en ellas se registran los eventos que ocurren al generar un proceso. El registro de las bitácoras ayuda a tener un control de cambios y tener la certeza de quienes intervienen en los procesos y todo aquello que se haya realizado. CELL MANAGER: Servidor donde está instalado el software para realizar los respaldos programas. DATAPROTECTOR: Software de la Familia HP OpenView encargado de la ejecución de copias de respaldo a múltiples máquinas de una misma red. HARDWARE: Es el conjunto de los componentes que integran toda la parte física de una computadora. : Se refiere a toda comunicación o representación de conocimiento como datos, en cualquier forma, con inclusión de formas textuales, numéricas, gráficas, cartográficas, narrativas o audiovisuales, y en cualquier medio, ya sea magnético, en papel, en pantallas de computadoras, audiovisual u otro.

2 PÁGINA 2 de 7 INFORMACION MAGNETICA DOCUMENTAL: Son todos aquellos archivos, creados en los computadores por cada uno de los funcionarios en sus respectivas dependencias, que se convierten en registros físicos de los archivos de gestión de las áreas productoras. LIBRERÍA DE CINTAS: Dispositivo donde guarda en magazine cintas para poder realizar respaldos y restore de por medio de la ejecución de un drive el cual también complementa la librería RESTORE: Restauración de un sistema a un estado determinado utilizando una cinta de backup, en la que se ha respaldado previamente SERVIDOR DE BACKUPS o FILESERVER: Es un equipo de cómputo que formando parte de una red, provee servicios a otros equipos denominados clientes. En este caso servicio de almacenamiento de archivos. SERVIDOR REMOTO: Equipo de cómputo que provee servicios en las sedes Misionales SOFTWARE: Es el conjunto de programas e instrucciones de aplicación de reglas informáticas que sirven de herramienta para la organización, presentación y manipulación de en la ejecución de tareas en una computadora. UNIDAD MAPEADA: Directorio o carpeta compartido desde otro equipo por medio de la red y configurado el computador del usuario como si fuera una unidad más como un disco duro o carpeta. USUARIO FINAL: Área, dependencia o funcionario que recibe en uso el equipo informático ya sea de cómputo u otro dispositivo.

3 PÁGINA 3 de 7 5. DESCRIPCION DEL INICIO 1. Establecer la información que requiere ser resguardada Determinar e identificar la información del área que requiere ser resguardada de acuerdo a lo establecido en los manuales respectivos Áreas y/o Unidades Usuario Política de seguridad y controles básicos y específicos para el manejo de la información del IDIPRON A-TIC-MA-001 Max: 5h Min: 3h Prom:4h 2. Identificar los sistemas de información y bases de datos a resguardar Identificar los sistemas de información administrativos y misionales centralizando las bases de datos, aplicativos y archivos a resguardar Max: 8h Min:6h Prom:7h 3. La información es proveniente de una Sede misional? Act. 10 Verificar si a salvaguardar es proveniente de una Sede Misional Max: 1h Min: 0.5h Prom:0.75h Max: 1h 4. La sede misional cuenta con servidor? Evaluar si la Sede Misional cuenta con servidor Min:0.5 Prom:0.75h 5. Configurar equipo administrativo donde van a residir copias de seguridad de la Sede Misional Configurar el equipo de la sede misional con direccionamiento IP fijo, se dispone de unidad local con capacidad de almacenamiento y se establecen permisos de carpeta para los usuarios de la red y/o Sede Misional Max: 6h Min:4h Prom:5h(po r equipo) 6. Realizar la configuración local en cada perfil de usuario Realizar la configuración local en cada perfil de usuario, para establecer conexión a carpeta de red al equipo previamente configurado para las copias de seguridad Max: 30m Min:20m Prom:25m 7. Configuración carpetas y perfiles de usuario. 1 Crear carpetas de copia de seguridad direccionadas a cada perfil de cada usuario y/o Técnico (Administrador de Red) Prom:1.5h

4 PÁGINA 4 de Realizar capacitación al usuario sobre el manejo de las copias Realizar la correspondiente capacitación al usuario para el manejo de las copias de seguridad, la periodicidad con que debe realizarse dicha actividad, e información que se debe almacenar de acuerdo a la política de seguridad de la información de la entidad. Dejando soporte de ello en el respectivo formato y/o Técnico (Administrador de Red) Formato Max: 4h asistencia comité, junta reunión Min:2h y/capacitación A-GDH-FT-010 Prom:3h 9. Realizar la copia y envío de la información a la unidad de red mapeada 10. Crear la ruta desde los servidores que apunte al servidor de resguardo Realizar la copia y envió de información a la unidad de Red mapeada al servidor de copias de seguridad local por parte de cada usuario. En caso de que el usuario desee subir información como videos, audio institucional se debe requerir los respectivos permisos al área de sistemas. Crear la ruta desde los servidores o equipos designados en las Sedes misionales que apunte al servidor de resguardo (Fileserver - calle 63). Área correspondiente Usuario Max: 24h Min:2h Prom:13h (por usuario) Prom:1.5 h 11. Verificar que la información se encuentre contenida en la unidad mapeada Verificar que se encuentre contenida en la unidad mapeada en el servidor remoto o equipo designado en la Sede Misional de acuerdo a la periodicidad establecida. De lo contrario informar al responsable de la copia de la Sede Misional y se registra en la bitácora de Backup Max: 12h Min:6h Prom:9h 12. Programar una tarea de respaldo desde el servidor remoto Programar una tarea de respaldo desde el servidor remoto o equipo designado al fileserver (Una vez) Max: 3d Min:1d Prom:2d 13. Se identifican errores o rechazos de copia? 2 Verificar los archivos log del aplicativo utilizado para la copia de seguridad desde el servidor remoto o equipo designado al fileserver, para identificar errores o rechazos de copia Min: 1h Prom: 1.5h

5 PÁGINA 5 de Depurar unidades de red remoto 15. Realizar respaldo de copia en cinta Una vez se resguarda la información desde el equipo designado o los servidores remotos, se limpia la unidad de red mapeada con el fin de que no sea duplicada o sobrescrita, dejando soporte de ello en la bitácora Según la licencia destinada del software Dataprotector se realiza la correspondiente copia desde el fileserver y Oracle Server a la respectiva cinta de acuerdo a la periodicidad establecida en la políticas de backup, dejando soporte en el respectivo formato Max: 3h Min:2h Prom:2.5h Max: 3 d Min: 1 d Prom: 2d 16. Se almaceno correctamente la información en cintas? 17. Identificar la cinta a resguardar Verificar el correspondiente log o pista de auditoría del aplicativo Dataprotector con el fin de determinar que no hubo errores en la copia de la cinta Identificar la cinta a resguardar en medio seguro (caja de seguridad) con una etiqueta la cual relacione la fecha (DD, MM, AAAA) en que se realizó, dejando soporte en el respectivo formato Min: 1h Prom: 1.5 h Max: 3 h Min:1 h Prom:2 h 18. Remitir la cinta para archivo y resguardo Enviar a través de oficio y/o memorando la cinta a la unidad o sitio alterno correspondiente para archivo y resguardo de la misma, dejando soporte de ello en las observaciones del respectivo formato Max: 8 h Min: 5 h Prom: 6.5 h 19. Se evidencia o manifiesta perdida de información? Act. 24 Se evidencia o manifiesta perdida de información, de carpetas o bases de datos de los de información administrativos y/o misionales. ; o Usuario Max: 4 h Min: 2 h Prom: 3 h 20. Realizar la solicitud de la información 3 Realizar la solicitud de al sistemas a través de uno de los siguientes medios: mesa de ayuda Aranda, en forma escrita o correo electrónico oficial. ; y usuario Max: 1 h Min: 0.5 h Prom: 0.75 h

6 PÁGINA 6 de Determinar la información a restaurar 22. Realizar la la información 23. Registrar la restauración en la bitacora Determinar e identificar con el usuario o responsable de la información, las bases de datos, archivos, carpetas teniendo en cuenta fechas, tipos de archivos, ubicaciones para la respectiva acuerdo a la política de backup Realizar la búsqueda en el data protector de acuerdo a los parámetros establecidos y se procede a la la información (documentos), en el equipo correspondiente ya sea en la sede administrativa o unidades. Si a restaurar es una base de datos de los respectivos aplicativos, se determina la hora para la respectiva la información, informando a los usuarios involucrados para suspender el aplicativo mientras se realiza la respectiva reposición Registrar la restauración realizada en la bitácora respectiva ; y Usuario Max: 5h Prom:3h Max: 24h Min:4 h Prom:14h Max: 1h Min:0.5h Prom:0.75h 24. Archivar la documentación según instructivo Archivar toda la documentación generada siguiendo los lineamientos del instructivo de gestión documental. Instructivo: Organización archivo de gestión A-GDO-IN-001 Prom:1.5h FIN

7 6. CONTROL DE CAMBIOS PÁGINA 7 de 7 VERSIÓN DE CAMBIOS FECHA (DD/MM/AÑO) ELABORÓ LUIS ALBEIRO CORTES ( Universitario ) 01 Se dio inicio a la creación del procedimiento 05/05/2014 GEOVANNY ANDRES MELGAREJO ( Universitario ) CARLOS CELIS (Técnico operativo ) HUMBERTO PARRA FIGUEREDO ( OAP) 02 Se ajusta el procedimiento a la plantilla vigente de procedimiento, en donde se eliminó del encabezado el Subproceso 02/06/2016 HUMBERTO PARRA FIGUEREDO ( OAP) 7. REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA REVISÓ RAFAEL SEGUNDO MIER DELGADILLO ORALIA FRANCO GOEZ ÁREA DE SISTEMAS PROFESIONAL ÁREA DE SISTEMAS 10/06/2016 APROBACIÓN LIDER DE PROCESO MAURICIO DÍAZ LOZANO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO 10/06/2016