5. PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES TÉCNICAS Y FORMATOS

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1 1. OBJETO El objeto del presente documento es definir la sistemática seguida por DELGADO ZULETA para la elaboración, modificación, actualización, distribución y archivo de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y otra documentación externa que afecte al funcionamiento de la Organización. 2. ALCANCE Este documento es aplicable a toda la documentación y datos que afecten al Sistema de Gestión de Calidad de DELGADO ZULETA, ya sean propios de la empresa o emitidos por una organización externa o cliente. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual de Gestión de la Calidad. Todos los procedimientos. Todos los formatos. 5. PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES TÉCNICAS Y FORMATOS 5.1. Procedimiento La estructura de los Procedimientos será un archivo informático de Microsoft Excel que, como mínimo, contendrá las siguientes tres hojas: 1

2 Primera pestaña Carátula. Recoge el nombre y el número del procedimiento, así como quién lo elabora, revisa y aprueba. Además indicará el estado de edición y la fecha de aprobación. Segunda pestaña Ficha: Recoge el objeto y el alcance del procedimiento, los registros derivados y referencia a otros documentos que lo complementan. Tercera pestaña Descripción del proceso: Se representa mediante un diagrama de flujo en el cual también quedan reflejadas las responsabilidades de cada función. Pestañas sucesivas Abarcan otros aspectos del proceso o especificaciones del mismo Instrucción técnica Las Instrucciones Técnicas son documentos que describen al detalle pautas a seguir para la realización de trabajos concretos y técnicos. Pueden derivar de algún procedimiento y la estructura de las mismas será un archivo en Word con los mismos apartados que los procedimientos Formato Los Formatos son las plantillas empleadas para la toma de datos que evidencian el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad. 6. CODIFICACIÓN Los documentos previamente descritos son codificados por el Responsable de Calidad, siguiendo las siguientes especificaciones: Manual de Gestión de la Calidad: No Codificado. Se identificará mediante su título. 2

3 Procedimientos: PG-XX Instrucciones Técnicas: IT-XX Formatos: sólo cuando se estime necesario en casos de nuevos formatos creados como consecuencia del desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad: - PG-XX.F-YY: Formato derivado del Procedimiento de Gestión XX - PG-XX.F-YY: Formato derivado de la Instrucción Técnica XX donde F indica que trata de un Formato e YY es un número correlativo comenzando por el DESCRIPCIÓN 7.1. Elaboración, Actualización, Revisión y Aprobación de documentación Los documentos del sistema son elaborados por el personal de área implicada junto con el Responsable de Calidad. Éste mismo los revisa y Dirección es quién los aprueba de manera definitiva Lista de Documentación Vigente Los documentos que vayan siendo aprobados definitivamente, son incluidos en la F-01: Control de Documentos en Vigor por el Responsable de Calidad. La Normativa, Reglamentación y Manuales específicamente aplicables a DELGADO ZULETA también irán incluidos en dicha lista, careciendo los documentos de origen externo de alguna codificación especial y conservando, por tanto, su codificación original. 3

4 7.3. Distribución de documentos y retirada de obsoletos El Responsable de Calidad es el encargado de distribuir los documentos a todo el personal afectado por el Sistema de Gestión de la Calidad. Esto se llevará a cabo mediante una carpeta incluida en el apartado Formación. Todas las copias existentes en papel, salvo los documentos originales, tendrán el carácter de Copias No Controladas. Cuando se distribuya algún documento que derive de la modificación de una revisión anterior, el Responsable de Calidad debe eliminar los documentos obsoletos, guardando una copia de la versión anterior. Las modificaciones que sufran los documentos serán registradas y descritas en la Tabla de Modificaciones que se incluye en la portada de cada uno de ellos Legislación aplicable La legislación aplicable en materia de Calidad se actualiza al menos anualmente por el Responsable de Calidad y se distribuye a través de la red informática interna, junto con el resto de documentos del sistema Realización de registros Los registros son cumplimentados por el personal de cada una de las áreas en cuanto a los procesos que le afectan y según está establecido en cada procedimiento e instrucción técnica del Sistema de Gestión de la Calidad Lista de Registros El Responsable de Calidad mantiene una F-02: Lista de Registros en la que se indica el tiempo mínimo que deben ser conservados los registros, su forma de codificación y su archivo. 4

5 7.7. Archivo, conservación y destrucción de registros Los registros han de archivarse de manera que se minimicen los riesgos de extravío y deterioro, además de que debe garantizarse un fácil acceso para aquellas personas que requieran consultarlos. Estos registros deberán conservarse, como mínimo, el periodo establecido en la F-02: Lista de Registros. Cuando dicho tiempo venza, deberán destruirse o archivarse en otro lugar. Todos los registros deben mantenerse para demostrar que se ha conseguido el nivel requerido y que el Sistema de Gestión de la Calidad es realmente efectivo. 8. FORMATOS APLICABLES F-01: Control de Documentos en Vigor F-02: Lista de Registros 5