PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO ÍNDICE

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1 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Revisión : 02 Fecha: CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Hoja 1 de 7 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES 5. RESPONSABILIDADES 6. REALIZACIÓN 6.1 Manual de la Calidad 6.2 Procedimientos Operativos (PO) 6.3 Instrucciones de Trabajo (IT) 6.4 Codificación de los documentos del SGC 6.5 Aprobación y Ratificación 7. REGISTRO Y ARCHIVO 8. ANEXOS CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Responsabilidades 6. Se eliminan los apartados Reparto para estudio y Distribución 7. Registro y Archivo 8. Modificación de los formatos: Formato F 01.01/1: Hoja de portada Manual de la Calidad. Formato F 01.01/3: Hoja de portada de Procedimientos Operativos. Formato F 01.01/5: Hoja de portada de Instrucciones de Trabajo Quitar F 01.01/7: Hoja de Control de Revisiones / Modificaciones Quitar F 01.01/9: Lista de Documentación Controlada por la ETSNMN Introducción de los documentos a través de la página Web APROBADO Fdo.: PRC Fecha: Este documento es válido desde la fecha de su ratificación por la Junta de Centro Formato F01.01/3

2 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 2 de 7 1. OBJETO Establecer la metodología para la: elaboración, revisión, aprobación, modificación, distribución y archivo de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, en adelante SGC, de la Escuela Técnica Superior de Náutica y Máquinas Navales, en adelante ETSNMN. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a: El Manual de la Calidad (MC). Los Procedimientos Operativos (PO). Las Instrucciones de Trabajo (IT). Los Documentos Externos (disposiciones legales nacionales y europeas, convenios internacionales, normas de calidad, especificaciones técnicas, documentos gráficos, etc.). El Protocolo de Colaboración entre la ETSNMN y los Departamentos que en ella imparten docencia. La página Web de la ETSNMN 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de la Calidad. Capitulo 00. Manual de la Calidad. Capitulo 01. Norma UNE-EN-ISO 9001:2008 Apartado Convenio STCW, 78 en su forma enmendada. 4. DEFINICIONES Sección: Persona o grupo de personas incluidos en uno, o varios bloques del organigrama de la ETSNMN, que desarrollan una función específica (p.e. Subdirección de Ordenación Académica, Comité de la Calidad, etc.) Documento: Cualquier soporte que contenga información para describir o controlar la forma de proceder. Los documentos pueden ser internos o externos. Revisión: Someter el MC y los demás documentos del SGC a un nuevo examen para corregirlos, enmendarlos, mejorarlos o mantenerlos en su estado presente. Modificación: Transformación, cambio o alteración a la que se someten los documentos del SGC fruto de un estudio previo. Formato: El impreso normalizado para reflejar la información pertinente. 5. RESPONSABILIDADES Del control de la distribución y archivo de los documentos del SGC : La Persona Responsable de la Calidad, en adelante PRC, archiva el MC, los PO y las I.T. del SGC. La persona responsable de cada sección distribuye y archiva las instrucciones de trabajo que le afecten. De la propuesta de modificación de los documentos del SGC : Todo el personal de la ETSNMN puede proponer modificaciones al SGC. La PRC tramita las propuestas de modificaciones para su estudio y posible aprobación. Formato F01.01/4

3 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 3 de 7 De la redacción y aprobación de las revisiones parciales y totales de la documentación del SGC: Las personas responsables de la redacción y aprobación de los documentos del SGC, se especifican en la tabla del apartado 6.6. Del control y distribución interna de los documentos externos: El Director de la ETSNMN, la PRC y la Secretaría Académica son responsables del archivo y de la distribución interna de los documentos externos del SGC, hacia la sección o secciones destinatarias o usuarias. Las personas responsables de estas secciones tendrán a su vez la responsabilidad de su utilización, archivo o sustitución de esta clase de documentos anteriormente recibidos. Del control y distribución externa de los documentos a través de la página Web de la ETSNMN. Cualquier documento del SGC que vaya a ser publicado en la página Web de la ETSNMN, dentro del apartado de calidad, la PRC se lo hará llegar a la Subdirección de Ordenación Académica, para que la/el correspondiente subdirector/a, se ponga en contacto con la empresa contratada externa, encargada del mantenimiento de La Web. En un plazo inferior a 24 horas el o los archivos, estarán colgados en la Web. 6. REALIZACIÓN 6.1. MANUAL DE LA CALIDAD La gestión del manual está explicada en NMMC 00.6 Control, difusión y archivo del MC El MC está sometido al procedimiento general de control de la documentación, con las variantes que se reflejan en este procedimiento. Es esencial que el personal de la ETSNMN esté familiarizado con el MC, para comprenderlo y aplicarlo correctamente. El MC se encuentra en la web de la ETSNMN, en el apartado de Calidad. El original del MC se archiva en la Secretaría de Dirección de la ETSNMN, donde también se conserva un archivo histórico de las distintas revisiones del MC, así como en formato electrónico por la PRC PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS (PO) Redacción El responsable de cada sección redacta uno o más PO relacionados con sus responsabilidades. Los PO constan de una página de portada y de una o más hojas tipo siguiendo los formatos F 01.01/3 y F 01.01/4. Asimismo se codifican siguiendo lo dispuesto en el apartado 6.4. La página de portada es para el control del PO. Está fechada y aprobada con la firma de la PRC. Los PO deben contener necesariamente los siguientes apartados: Formato F01.01/4

4 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 4 de 7 OBJETO: Establece claramente el para qué del PO. ALCANCE: Señala los límites de la aplicación del PO (actividad, sección, grupo o personal afectado). RESPONSABILIDADES: Indica las que recaen en la persona o las personas responsables de realizar las actividades definidas en el PO. REALIZACIÓN: Describe las actividades, el método y los medios para ejecutar el PO. Los PO pueden contener, cuando se estime oportuno, los siguientes apartados: DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Son normas u otros documentos (otros procedimientos, el MC, etc. ) que están relacionados, aclaran o complementan al procedimiento que se redacta. DEFINICIONES: Son aclaraciones relativas a la terminología usada para evitar falsos sobreentendidos o malas interpretaciones. REGISTRO Y ARCHIVO: Señala la manera de registrar la o las actividades referidas en el procedimiento y su archivo. ANEXOS: Contienen formatos de impresos, flujogramas, organigramas, etc., que complementan el PO. Revisiones La primera redacción del PO lleva el número de revisión 00. Las sucesivas revisiones llevarán una numeración correlativa y creciente. Modificaciones Todo el personal de la ETSNMN puede proponer modificaciones a los PO. La PRC aprueba los PO -y las posibles modificaciones si proceden- y la Junta de Centro los ratifica. Control, difusión y archivo de los PO Los PO están sometidas al procedimiento general de control de la documentación. Los PO se difunden sólo entre las personas a las que les afectan y se registran y archivan según se indica en el epígrafe Registro y Archivo de cada uno de ellos INSTRUCCIONES DE TRABAJO (IT) Redacción Las IT se aplican cuando se describe en detalle algún aspecto del SGC y sólo se redactan si aclaran y mejoran lo definido en el PO al que hagan referencia y su necesidad siempre queda a criterio de la PRC. Las IT constan de una página de portada y de una o más hojas tipo siguiendo los formatos F 01.01/5 y F 01.01/6. Asimismo se codifican siguiendo lo dispuesto en el apartado 6.4. Formato F01.01/4

5 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 5 de 7 La página de portada es para el control de la IT. Está fechada y aprobada con la firma de la PRC. También se indica en dicha página si la copia de la IT es controlada o no. Las hojas tipo de cada IT deben contener la referencia al PO del que se trate. Las IT deben contener como mínimo los siguientes apartados: OBJETO: Establece claramente el para qué de la IT. ALCANCE: Señala los límites de la aplicación de la IT (actividad, sección, grupo o personal afectado). REALIZACIÓN: Describe las actividades, el método y los medios para ejecutar la IT. Revisiones La primera redacción de las IT lleva el número de revisión 00. Las sucesivas revisiones llevarán una numeración correlativa y creciente. Para que una IT sea válida, debe estar firmada por la persona responsable de la sección que lo redactó, y aprobada por la PRC. La revisión de una IT se realiza cuando se modifica el PO del que deriva la IT o la IT en sí. Modificaciones Todo el personal de la ETSNMN a la que le afecte una IT, puede proponer modificaciones a la misma. La persona responsable de la sección que lo redactó revisa la IT, incluyendo, si proceden, las posibles modificaciones. Control, difusión y archivo de las IT Las IT están sometidas al procedimiento general de control de la documentación. Las IT se difunden sólo entre las personas a las que les afectan y se registran y archivan por la persona responsable de su redacción CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC Cada documento se identifica con 4 letras, siendo las dos primeras letras NM, las iniciales de las ETSNMN (Escuela Técnica Superior de Náutica y Máquinas Navales) y las siguientes: Manual de la Calidad: MC Procedimiento Operativo: PO Instrucción de Trabajo o instrucción técnica : IT Seguido de dos o cuatro dígitos XX.YY, siendo: XX: el capítulo del Manual de la Calidad de que se trate: 00 Introducción 01 Responsabilidad de la Dirección 02 Gestión de los recursos 03 Gestión de los procesos 04 Medición, análisis y mejora. Formato F01.01/4

6 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 6 de 7 YY: números correlativos, empezando por el 01 (p.e.: NMPO Control de los documentos; NMPO Comité de la Calidad y Revisión del Sistema por la Dirección). Las instrucciones de trabajo se codifican con los mismos dígitos que el procedimiento operativo del que derivan con el añadido /Z, siendo Z números correlativos comenzando por 1, para diferenciar las diferentes instrucciones que pueden hacer referencia a un mismo procedimiento operativo. Los documentos externos se clasifican de modo variable, según el documento, aprovechando, siempre que sea posible, la clasificación de origen. Estos documentos solamente están controlados por el Director, la PRC y la Secretaría Académica, y no están sometidos al resto del proceso como reparto para estudio, etc. Cuando su divulgación sea necesaria, a juicio del Director y /o la PRC, se avisará de su puesta a disposición de todos los grupos de interés involucrados, a través de la página Web de la ETSNMN, usando el sistema aplicable a la documentación del SGC. Estos documentos externos que pueden influir en la calidad de los servicios de Escuela son: Planos u otros documentos de definición de las instalaciones (Director). Legislación Internacional, Nacional, Autonómica y Local (Director). Especificaciones técnicas (PRC). Planes de Estudio de cada una de las Titulaciones Oficiales (Secretaría Académica). Formato F01.01/4

7 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NMPO Revisión: 02 Fecha: Hoja 7 de APROBACIÓN Y RATIFICACIÓN El documento del SGC estudiado y consensuado en el Comité de Calidad, se aprueba siendo firmado por el responsable indicado en la tabla siguiente: DOCUMENTO REDACCIÓN/REVISIÓN APROBACIÓN RATIFICACIÓN Manual de Calidad PRC Director Junta de Centro Procedimiento Operativo Cada responsable PRC Junta de Centro Instrucción de Trabajo Cada responsable PRC Junta de Centro Protocolo de Colaboración PRC Director Junta de Centro 7. REGISTRO Y ARCHIVO Todos los documentos externos, se archivan en el archivo de Dirección y/o la PRC, registrándose en los formatos F 01.01/8 y F01.01/9 y únicamente los que inciden en la calidad de los servicios prestados (p.e: planos de instalaciones, textos legales específicos, normativa universitaria, etc.). El registro y archivo de los demás documentos del SGC se realizará según se ha indicado en el apartado ANEXOS Formato F 01.01/1: Hoja de portada Manual de la Calidad. Formato F 01.01/2: Hoja de Manual de la Calidad. Formato F 01.01/3: Hoja de portada de Procedimientos Operativos. Formato F 01.01/4: Hoja de Procedimientos Operativos. Formato F 01.01/5: Hoja de portada de Instrucciones de Trabajo. Formato F 01.01/6: Hoja de la Instrucciones de Trabajo. Formato F 01.01/8: Lista de Legislación Controlada por la ETSNMN. Formato F01.01/4

8 MANUAL DE LA CALIDAD Revisión: Fecha: dd.mm.aa MANUAL DE LA CALIDAD DE LA ESCULA TÉCNICA SUPERIOR DE NÁUTICA Y MÁQUINAS NAVALES según la Norma UNE-EN ISO 9001:2008 NMMC REVISIÓN FECHA APROBADO CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Fdo.: Director FECHA: Este documento es válido desde la fecha de su ratificación por la Junta de Centro Formato F01.01/1

9 MANUAL DE LA CALIDAD NMMC XX Revisión: Fecha: dd.mm.aa Hoja de Formato F01.01/2

10 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD [TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO] NMPO XX.YY Revisión : Fecha: dd.mm.aa Hoja 1 de ÍNDICE CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBADO Fdo.: PRC Fecha: Este documento es válido desde la fecha de su ratificación por la Junta de Centro Formato F01.01/3

11 PROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD [TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO] NMPO XX.YY Revisión: Fecha: dd.mm.aa Hoja de Formato F01.01/4

12 INSTRUCCIÓN DE TRABAJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD [TÍTULO DE LA INSTRUCCIÓN] NMIT XX.YY/Z Revisión: Fecha: dd.mm.aa Hoja 1 de ÍNDICE CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBADO Fdo.: PRC Fecha: Este documento es válido desde la fecha de su ratificación por la Junta de Centro Formato F01.01/5

13 INSTRUCCIÓN DE TRABAJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD [TÍTULO DE LA INSTRUCCIÓN] NMIT XX.YY/Z Revisión: Fecha: dd.mm.aa Hoja de Formato F01.01/6

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15 LISTA DE LEGISLACIÓN CONTROLADA POR E.T.S DE NÁUTICA Y MÁQUINAS Revisión: Fecha: Hoja 1 de 1 LEGISLACIÓN CONTENIDO APLICABLE ARCHIVO COPIAS A: Formato F 01.01/8

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