SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008

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1 COMPAÑÍA DE MARÍA. Bogotá Página 1 de 8 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008 Responsable del Proceso Representante de la Dirección Responsable del Procedimiento Versión del Documento Fecha de Vigencia Representante de la Dirección. 03 Enero de 2010 Control de Cambios en el Documento Causa del Cambio Cambio Realizado Cambio de la Codificación del proceso PGAP Proceso de Gestión de Apoyo Pasa al nuevo Mayor claridad en la articulación entre los proceso con el código: PGC Proceso de Gestión procesos. de Calidad Especificar con mayor precisión el sistema de clasificación y codificación de los Manuales, Procesos, procedimientos y registros. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Representante de la Dirección. Comité de calidad Rectora

2 Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001: Flujograma... Error! Marcador no definido. 5.2 Descripción del Procedimiento INDICADORES CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME ACCIONES PREVENTIVA Y CORRECTIVA ANEXOS Anexo 1. Requisitos de Forma... 6

3 Página 3 de 8 1. OBJETIVO El objetivo del procedimiento debe ser una ampliación del nombre. Expresa lo que se pretende con el documento para alcanzar un resultado. Este procedimiento tiene como objetivo definir la estructura y los requisitos de forma para la elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Colegio 2. ALCANCE El alcance es el campo de aplicación del documento. Define donde tiene validez el procedimiento. Su redacción inicia con la frase: este procedimiento aplica. Este procedimiento aplica para definir la estructura y los requisitos para la elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DOCUMENTOS DE APOYO Son los documentos externos que sirven de referencia, soportan o regulan el procedimiento descrito. Norma NTC ISO 9001 versión TERMINOLOGÍA Son los términos o siglas utilizados en el documento que ameriten una definición. NTC: Norma Técnica Colombiana. 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001: Flujograma Es una representación gráfica del procedimiento en la que se detalla la secuencia de actividades por medio de símbolos. Los siguientes símbolos son permitidos en los Flujogramas:

4 Página 4 de 8 SÍMBOLO UTILIZACION Se usa para representar el inicio o fin del procedimiento y para realizar conexiones. Se usa para representar actividades del procedimiento. Se usa para representar decisiones que impliquen más de una salida en el procedimiento. Se usa para representar los documentos o registros que intervienen en el procedimiento A Conectivo fuera de página Se usa para indicar la secuencia del flujograma. 5.2 Descripción del Procedimiento. Es propiamente el cuerpo del documento. Se describen los pasos representados simbólicamente en el flujograma. La descripción debe incluir los responsables de la ejecución, registros generados y controles aplicados: Se desarrolla en la siguiente tabla: No. Actividad Cargo responsable Detalle de la actividad Número de la actividad. Descripción de la actividad. La redacción se hace en forma infinitiva: ar, er, ir, Nombre del cargo responsable de ejecutar la actividad. Ampliación de la actividad. Acciones de control desarrolladas para garantizar el resultado y registros utilizados.

5 Página 5 de 8 6. INDICADORES Son los mecanismos de control que permiten garantizar el seguimiento y por consiguiente el mejoramiento a los procedimientos y procesos. Se establecen mediante la siguiente tabla. Nombre del Indicador. Nombre Definición Fórmula Frecuencia Definición del indicador. Fórmula utilizada para el cálculo del indicador. Periodicidad establecida para las mediciones del indicador. Técnica estadística Herramienta estadística utilizada para el análisis del indicador. Responsable Persona encargada de hacer la medición y su control. 7. CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME Es la definición de los controles del servicio no conforme establecidos en los procedimientos del Proceso de Gestión de Formación. Se define en la siguiente tabla: Aspecto a controlar Servicio no conforme a controlar (Deficiencias académicas o de convivencia). Control establecido Mecanismo o forma de control Frecuencia Tiempo o periodo Registro de resultados Evidencias objetivas Nivel de Aceptación Valoración para superar la deficiencia: Aceptable Tratamiento y registro (naturaleza) Acciones de mejora: nivelación y/o recuperación Responsabilidad y Autoridad. Responsables de coordinar las actividades de nivelación y/o recuperación. 8. ACCIONES PREVENTIVA Y CORRECTIVA Acción preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados Acción correctiva. Se aplican sobre las no conformidades.

6 Página 6 de 8 9. ANEXOS Son documentos relativos a temas específicos del procedimiento que permiten hacer mayor claridad. También se incluyen los registros que se generan en el procedimiento. 9.1 Anexo 1: Requisitos de Forma Para la elaboración de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes requisitos: Portada: La portada tiene la siguiente forma: COLEGIO CENTRO LESTONNAC. COMPAÑÍA DE MARÍA. Bogotá Proceso: NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO del procedimiento Página 1 de n. Versión SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008 Responsable del Proceso Cargo del responsable del proceso. Responsable del Procedimiento Cargo del responsable del procedimiento. Versión del Documento Número de versión del documento. Fecha de Vigencia Fecha a partir de la cual rige el documento. Control de Cambios en el Documento Causa del Cambio Cambio Realizado Espacio para relacionar las causas de los cambios de las nuevas versiones. Espacio para relacionar los cambios en las nuevas versiones. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cargo del Responsable del Procedimiento. Cargo del Responsable del Proceso. Cargo del Responsable de su aprobación. Para todos los casos se aprueban por la Rectora.

7 Página 7 de 8 Tabla de contenido: El procedimiento debe tener una tabla de contenido con las mismas propuesta en el presente documento. especificaciones de la Tipo y tamaño de letra por título y subtítulos: Tipo de Letra Tamaños de Letra Titulo: 11 y/o 12 con negrilla y mayúscula sostenida. Subtítulos: 11 y/o 12 con negrilla y mayúsculas iniciales. Arial Cuerpo del documento: 10 y/o 12 y minúscula. Texto en tablas: de 8 a 11. Márgenes: Se debe alinear con el extremo izquierdo y extremo derecho del cabezote de la portada. Sistema de Codificación y Clasificación de la Documentación: Documentos 1. Manuales, Reglamentos: Se identifican con tres iniciales del nombre y un consecutivo de dos dígitos, por Manual. El contenido de los manuales y reglamentos es libre. 2. Procesos: Se identifican con las letras iniciales del nombre del respectivo Proceso. En cada uno se establecen los procedimientos necesarios 3. Procedimientos: Los Procedimientos se codifican con el código literal del proceso correspondiente, seguido de un consecutivo numérico de dos dígitos que identifica al respectivo procedimiento. MGC-01 Manual de Gestión de Calidad MDC-02 Manual de descripción de cargos, responsabilidades y autoridades 1. Proceso: Gestión de Dirección: PGD 2. Proceso de Gestión de Formación (PGF) 3. Proceso de Gestión Humana (PGH) 4. Proceso de Gestión de Administrativa y Financiera (PGAF) 5. Proceso de Gestión de Calidad (PGC) Proceso: Gestión de Dirección: PGD-01 Direccionamiento Estratégico PGD-02 Revisión por la Dirección PGD Proceso de Gestión de Formación: PGF-01 Admisiones y Matrículas de estudiantes XXX-YY XXX-YY Proceso de Gestión Humana PGH-01 Formación y desarrollo de competencias laborales XXX-YY XXX-YY Proceso de Gestión de Administrativa y Financiera PGAF-01 Presupuesto XXX-YY XXX-YY

8 Página 8 de 8 4. Registros: Los registros se codifican con el código literal del proceso seguido del número correspondiente al procedimiento, letra R de registro y un consecutivo numérico de dos dígitos que identifica al respectivo registro, PGC-O1 Elaboración de Documentos PGC-O2 Control de Documentos XXX-YY Proceso: Gestión de Dirección: PGD-01-RO1 Plan de Desarrollo Institucional PGD-01-R02 Cronograma de Actividades Grales XXX-YY-RR Proceso: Gestión de Formación PGF-01-R01 Cronograma de admisiones y matriculas XXX-YY-RR Proceso: Gestión Humana PGH-01-R XXX-YY-RR Proceso: Gestión Administrativa y Financiera PGAF-01-R XXX-YY-RR