PR-GQ-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO NORMA BASE PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SGC

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1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SGC.1 6. LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tipos de Documentos Encabezado Pie de página: Validación del Documento Componentes de los documentos del SGC LOS REGISTROS DEL SISTEMA Registros globales del sistema Registros locales del sistema PROCESO DE ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA OBJETIVO Este procedimiento normaliza la forma para elaborar La información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) en cada una de las Instituciones Educativas del Distrito Lasallista de Bogotá. 2. ALCANCE Las instrucciones suministradas en este procedimiento aplican a toda la información documentada que se genere dentro del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Distrito Lasallista de Bogotá. 3. DEFINICIONES Información documentada: Está constituida por todos los documentos y registros del SGC. Documento: Información y su medio de soporte. Información: Datos que poseen significado. Instructivo: Información de carácter explicativo que describe la forma de realizar una tarea. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de hechos, procesos, eventos o actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC. 4. RESPONSABLES Secretario de Educación Distrital: Es el responsable de garantizar que todo documento generado en el SGC distrital cumpla con lo establecido en este procedimiento. Gestor de cada proceso: Es el responsable de garantizar que toda la información documentada generada en el SGC institucional cumpla con lo establecido en este procedimiento. 5. CONDICIONES GENERALES PARA LA 5.1 La información documentada del SGC deben ser redactados en lenguaje claro, conciso, usando términos de fácil comprensión. 5.2 Para la elaboración o modificación de información documentada se debe diligenciar el formato elaboración, modificación y eliminación del SGC (F-GQ-01). Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 1 de 7

2 6. LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 6.1. Tipos de Documentos. Para documentar el SGC del Distrito Lasallista de Bogotá, se utilizan los siguientes tipos : Manual de la calidad. Caracterización de Proceso. Procedimiento. Instructivo Encabezado. Todos los Documentos del SGC establecidos en el numeral 6.1 deben llevar encabezado igual al definido en este procedimiento, en todas las páginas que lo componen, de acuerdo con las siguientes especificaciones (ver figura 1): Identificación corporativa: escudo y logotipo del Distrito Lasallista de Bogotá. Título del documento. Código: [DOCUMENTO-PROCESO-CONSECUTIVO] Versión: [##] Fecha de vigencia: [dd-mm-aaaa] NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SGC Versión: 02 dd-mm-aaaa Figura 1. Encabezado de los documentos del SGC Los demás documentos que se generen en el SGC no necesariamente tendrán este encabezado, ni estarán codificados, pero si podrán tener la fecha a partir de la cual son vigentes, ejemplo: Reglamento interno de trabajo, manual de convivencia, etc Codificación del documento. Los documentos del SGC, definidos en el numeral 6.1 deben estar codificados atendiendo a un criterio de clasificación entre tipo de documento y proceso al que pertenece. Para efectos de la clasificación, el control y la fácil ubicación; la codificación de los documentos del sistema se debe asignar de acuerdo a la siguiente tabla: a) Tipo de Documento: CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO M Manual de la Calidad. P Caracterización de Proceso. PR Procedimiento. I Instructivo. F Formato/Registro global. L Formato/Registro local. Tabla 1. Literales para cada tipo de documento Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 2 de 7

3 b) Proceso: CÓDIGO PROCESOS GD Gestión Directiva. AM Admisiones y Matrículas. GE Gestión Educativa. GT Gestión del Talento Humano. GC Gestión de Compras y Suministros. GF Gestión Financiera. SG Servicios Generales. SC Servicios Complementarios. GQ Gestión de la Calidad. GI Gestión de la Información. Tabla 2. Literales para cada proceso del sistema. c) Consecutivo. Para la configuración de la codificación se establece este orden: [documento proceso consecutivo]. El consecutivo será escrito en números arábigos de dos dígitos (ver figura 2). Código del Proceso Tabla 2 Tipo de documento Tabla 1 Figura 2. Código del documento. Consecutivo Numérico de dos dígitos 6.3. Pie de página: Los documentos del SGC establecidos en el numeral 6.1, deben tener la numeración de las páginas en la parte inferior derecha como se muestra en la figura 3: Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 1 de 10 Figura 3. Pie de página 6.4. Validación del Documento: Los documentos del SGC, en la última página, deben poseer la firma de los responsables de su revisión y su aprobación. Esto garantiza que se verifique que el documento cumple con los requerimientos establecidos en este procedimiento y que son válidos en el sistema. Para esto, debe incluirse un espacio que especifique el nombre y el cargo de cada uno de los firmantes, acorde con la figura 4: Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 3 de 7

4 Revisó: Hno.. Secretario de Educación Aprobó: Hno.. Visitador Provincial Figura 4. Cuadro de firmas 6.5. Componentes de los documentos del SGC.: Los documentos del SGC, para efectos de la claridad de la información, presentan de cierta forma organizada su contenido. Dentro de las posibles partes de cada documento, se identifican las siguientes: Encabezado: Elementos de identificación general del documento, definidos en el numeral 6.2 de este procedimiento. Tabla de contenido: Esta sección hace referencia a cada una de las partes del contenido del documento y su página de ubicación. Objetivo: Sección en la cual se establece claramente el propósito del documento. Alcance: Debe expresar el ámbito y aplicabilidad del contenido del documento. Definiciones: De ser necesario, en esta sección se define un glosario de términos presentes en el documento y que requieran cierta claridad conceptual. Responsable: Se escribe el cargo que responde por la gestión especificada en el documento y su control. Condiciones generales: En esta sección se establecen las directrices que se deben tener en cuenta para la implementación de la información contenida. Desarrollo: Es la descripción de las actividades a desarrollar. Firmas: Se debe realizar de acuerdo al numeral 6.4 de este procedimiento. Los componentes varían de acuerdo al tipo de documento. Sin embargo para efectos de organización, debe tenerse en cuenta la siguiente tabla de relación: TIPO DEL DOCUMENTO COMPONENTES DEL DOCUMENTO ENCABEZADO TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DESARROLLO / DESCRIPCIÓN FIRMAS MANUAL DE LA CALIDAD CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO Tabla 3. Partes que componen un documento del SGC Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 4 de 7

5 7. LOS REGISTROS DEL SISTEMA Los registros son considerados un tipo especial de documento y básicamente tienen como función esencial la recopilación de la evidencia de hechos, eventos o actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC. Los registros, por su naturaleza, se presentan de múltiples formas: listados, cartas, circulares, memorandos, actas, informes, etc. Éstos no necesariamente deben estar codificados o en un formato preestablecido, pero sí deben estar controlados y fácilmente identificables en el Listado Maestro de Registros como lo define el procedimiento de control y registros. Los registros podrán presentarse en forma física o digital. Existen también una serie de registros cuya información ha sido organizada y es recopilada a través de un formato predeterminado. Estos formatos se presentan en dos niveles: los GLOBALES unificados a nivel distrital, y los LOCALES de acuerdo a las dinámicas y contextos particulares de cada Institución Registros GLOBALES del sistema: Estos registros han sido unificados en formatos para el SGC y deben cumplir con las siguientes características de diseño: a) Encabezado: Todos los Formatos globales del SGC deben llevar encabezado que permita su identificación clara, de acuerdo con las siguientes especificaciones (ver figura 5): Identificación corporativa: Logo del DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTÁ. Nombre del formato. Código: [F-Proceso-Consecutivo] (Ver tablas 1 y 2. El código inicia con una letra F) Fecha de vigencia: [dd-mm-aaaa] NOMBRE DEL FORMATO GLOBAL F-GQ-01 dd-mm-aaaa Figura 5. Ejemplo de encabezado de formato global. b) Pie de página: En la base del formato debe aparecer la paginación, acorde con el modelo siguiente. Figura 6. Ejemplo de pie de página de formato globalizado. Para los formatos que únicamente tienen una hoja no necesariamente deberán ir con el número de la página. c) Información general: Se recomienda que cada formato contenga las siguientes casillas entre otras. Nombre de la institución donde se diligencia el formato. Fecha de elaboración del registro Registros LOCALES del sistema: Por las dinámicas propias de cada institución, existen registros que no han sido globalizados. Algunos de ellos pueden estar sujetos a ser estructurados como formatos locales. En estos casos deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos. a) Identificación: Los formatos locales deben llevar un encabezado que permita su fácil identificación. En este sentido deben poseer: Escudo institucional. Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 5 de 7 1 de 2

6 Nombre del colegio (puede estar en el escudo). Nombre del formato local. Código: [L-Proceso-Consecutivo] (Ver tablas 1 y 2. El código inicia con una letra L) Fecha de vigencia dd-mm-aaaa. NOMBRE DEL FORMATO LOCAL L-GQ-01 dd-mm-aaaa Nótese que los formatos locales se identifican porque tienen el escudo del Colegio y un código que inicia con la letra L. En este sentido deben tener el mismo manejo y control que los demás registros. La operacionalización de estos registros debe acordarse con Rectoría. En la medida que la Secretaría de Educación verifique la necesidad de unificar un formato en particular, esto es, que estructure y defina si su aplicabilidad es para todo el sistema distrital, se establecerá como formato único y se codificará de acuerdo a lo establecido en el numeral de este procedimiento. 8. PROCESO DE ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA Conscientes que los documentos se van adecuando a las expectativas y a los ajustes en los procesos de un sistema que por naturaleza es dinámico, es importante definir un esquema para su elaboración o modificación. Para el caso de los documentos establecidos en el numeral 6.1 y los formatos globales del SGC del Distrito, se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento: ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS Gestor del Proceso 1. Solicitud de elaboración o modificación de Información documentada: Cuando se identifique algún aspecto que amerite la elaboración o modificación, el Gestor del proceso diligencia la solicitud. En la solicitud se explican los cambios a realizar, justificaciones y beneficios que podrían obtenerse. Se puede anexar o sugerir el nuevo borrador del documento. F-GQ Revisión y comunicación de la solicitud: El Gestor de la Calidad de la Institución revisa la solicitud y si la considera pertinente, la envía a la Secretaría de Educación Distrital para su estudio. 3. Análisis y aprobación de la solicitud: El Secretario de Educación Distrital analiza la solicitud y aprueba o rechaza la propuesta, verificando que las justificaciones y beneficios del cambio cumplan con los requerimientos del proceso. Si la rechaza, comunica la decisión al solicitante explicando las razones por las cuales fue negada la solicitud. 4. Elaboración y revisión del documento: En caso de ser aprobada la solicitud se procede a la elaboración del borrador del nuevo documento el cual se socializa con los Gestors de la Calidad y los Gestors de proceso respectivos. Con base en las sugerencias y aportes se ajusta el documento y se envía el archivo digital para que sea revisado por el Secretario de Educación. De no ser avalado el documento, el Secretario de Educación lo devuelve con sus sugerencias y comentarios para que se realicen los ajustes necesarios y se reinicie este trámite. 5. Aprobación del documento final: Si se trata del Manual de la Calidad, de la Caracterización de un Proceso o un Procedimiento, la aprobación la realiza el Hermano Visitador Provincial firmando el documento original. Gestor de la Calidad de la Institución. Secretario de Educación Distrital. Secretaría de Educación Distrital Secretaría de Educación Distrital F-GQ-01. F-GQ-01. F-GQ-01 Documento final. Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 6 de 7

7 ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS La elaboración, de los instructivos y formatos globales es aprobada por el Secretario de Educación. 6. Divulgación e implementación: Una vez aprobado el documento se publica en la página Web del Distrito e inmediatamente se actualiza el Listado Maestro de Documentos. Secretaría de Educación Distrital Página WEB Revisó: Hno. Niky Alexánder Murcia Suárez FSC. Secretario de Educación Distrital Aprobó: Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque FSC. Visitador Provincial Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: 7 de 7