SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008

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1 Pagina 1 de 11 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008 Responsable del Proceso Dirección Responsable del Procedimiento Auditores Internos. Responsables de Proceso. Versión del Documento Fecha de vigencia: 03 Enero de 2010 Control de Cambios en el Documento Causa del Cambio Cambio Realizado del PGAP: Proceso de Gestión de Reorganización Apoyo y se renombra por PGC Proceso de gestión de Calidad y además se fusionan los Procedimiento quedando PGC-01 Elaboración de documentos, PGC-02 Control de documentos y registros, PGC-03 Control de servicio no conforme, PGC-04 Acciones correctivas y preventivas, Auditorías internas. PGAP-07: Auditorías Internas se codifica por con sus respectivos registros. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Dirección Comité de Calidad Rectora

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3 Pagina 3 de 11 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO 9001: Flujograma Descripción del procedimiento INDICADORES CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ANEXOS Anexo 1: -R01 Cronograma de auditoría interna Anexo 2: PGC -05-R02 Plan de Auditorías Internas Anexo 3: PGC -05-R03 Listas de Verificación Anexo 4 : PGC -05-R04 Lista de Asistentes Auditoría Interna Anexo 5: PGC -05-R05 Informe Final de Auditoría Interna Anexo 6: PGC -05-R06 Evaluación de Auditores Internos Anexo 7: Criterios de Auditoría Anexo 8: Metodología para la Ejecución de la Auditoría Anexo 9: Competencias Necesarias de los Auditores: Anexo 10: Modelo para reunión de apertura Anexo 11: Reunión de cierre Anexo 12: PGC-04-R01 Identificación y control de acciones correctivas y preventivas

4 Pagina 4 de 11 1 OBJETIVO Establecer las pautas para planear y ejecutar las auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para la ejecución, control y seguimiento a las auditorías internas de calidad en la Institución. 3 DOCUMENTOS DE APOYO - Norma NTC-ISO 9001: Norma NTC -ISO Norma NTC-ISO TERMINOLOGÍA Auditoria de calidad Examen sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditor Interno de Calidad Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Interna de Calidad. Auditado Proceso o actividad sometida a auditoria. Equipo Auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria Evidencia de auditoria Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. No conformidad Incumplimiento de un requisito. Los requisitos puede ser del cliente, de carácter legal o establecido por el colegio.

5 Pagina 5 de 11 Observación de auditoria Comentario escrito del auditor, acerca de una situación que genera riesgo de convertirse en una no conformidad, o que puede ser una oportunidad de mejora. Puede tratarse como una Acción Preventiva o de mejora Tratamiento de una no conformidad (corrección) Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada; corrección o de correctivo. también recibe el nombre de Acción correctiva Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva ocurrir. Criterios de Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Documentos en donde se consigna lo que un proceso o una actividad deben alcanzar (propósitos) y la manera de hacerlo (métodos). A estos documentos también se les denomina el referencial, ya que se utilizan para comparar durante la auditoria lo que se debe hacer con lo que realmente se hace. 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO 9001:2008

6 Pagina 6 de Flujograma Inicio Elaborar el cronograma anual de auditorías internas. -R01 Cronograma de Auditórias Internas Seleccionar el equipo de auditores internos. Elaborar el Plan de auditorías internas. -R02 Plan de auditorías -R04 Lista de asistentes -R03 Listas de verificación Realizar reunión previa con el equipo de auditores internos. Ejecutar la auditoría teniendo en cuenta el plan establecido. -R03 Listas de verificación Se presentan No conformidades? NO SI Presentar la evidencia al auditado y diligenciar el Reporte de no conformidad. Diligenciar el PGC-04- R01 Identificación y control de acciones correctivas y preventivas NO Terminó la Auditoría? SI Lista de asistentes a la Auditoría PGC- 05-R04 Realizar reunión de cierre. Realizar informe final de Auditoría Interna y evaluar el desempeño de los auditores (as). -R05 Informe Final de Auditoría Interna. -R06 Evaluación de auditores internos. FIN

7 Pagina 7 de Descripción del procedimiento. No. Actividad 01 Elaborar el cronograma anual de Auditorías Internas. 02 Seleccionar el equipo de Auditores Internos. 03 Elaborar el Plan de auditorías Internas. 04 Realizar reunión previa con el equipo de auditores internos. Cargo Responsable Comité de Calidad. Auditores (as) Internos (as). Detalle de la actividad El (La) Dirección es responsable de coordinar las Auditorias Internas de Calidad de la Institución. Se programan de forma oficial dos auditorias internas a todo el SGC, por año. Las auditorias extratemporáneas a los procesos, pueden ser programadas por la Representante de la Dirección y/o Comité de calidad Diligenciar el -R01 Cronograma de Auditorías Internas. Los(as) auditores(as) se seleccionan de acuerdo con los criterios contenidos en el capítulo 9. Anexos 7 y 9. El Plan se elabora por cada ciclo de auditorías. Se define el alcance, los procesos y procedimientos a auditar, los(as) auditores(as), las fechas y horas en que se desarrollarán las auditorias y los nombres de las personas a auditar. Se diligencia el -R02 Plan de Auditorías Internas. El(a) Dirección asigna los(as) auditores(as) teniendo presente que deben auditar procesos en los que no tienen responsabilidad directa. El(a) Dirección presenta el Plan de Auditorías al Comité de Calidad para su aprobación. Después de aprobado se difunde a los auditores y auditados. El equipo auditor debe hacer una revisión previa de la documentación del Sistema de Calidad y del procedimiento a auditar para construir o revisar las Listas de Verificación siguiendo el modelo establecido -R03 Listas de Verificación. En esta reunión se aclaran dudas y se valida nuevamente el alcance de la Auditoría Interna. Las Listas de Verificación se deben revisar y actualizar con cada ciclo de Auditoría. Se archivan con el -R05 Informe Final de Auditorias.

8 Pagina 8 de 11 No. Actividad Cargo Responsable Detalle de la actividad 05 Ejecutar la auditoría teniendo en cuenta el plan establecido. 06 Reportar los hallazgos : Si se presentan no conformidades en el desarrollo de la auditoria se debe presentar la evidencia al auditado y diligenciar el reporte de no conformidad 07 Realizar la reunión de cierre. 08 Realizar el informe de la Auditoría interna y evaluar el desempeño de los auditores (as). Auditor (a). Auditados. Auditor (a) Equipo de Auditores(as). Equipo de Auditados. Equipo auditor Dirección Realizar la reunión de apertura de acuerdo con el modelo definido en el Capítulo 9. Anexo 10. Verificar los asistentes y diligenciar el -. R04 Lista de asistentes. El(a) auditor(a) debe hacer una revisión previa (auditoria documental) del sistema de calidad aplicable. El auditor debe diligenciar el registro -R03 Listas de Verificación durante la auditoria Cuando se detectan no conformidades se presenta la evidencia al auditado y se le explica en qué consiste el incumplimiento. El(a) auditor(a) describe la no conformidad en la parte correspondiente del registro PGC-04-R01 Identificación y control de acciones correctivas y preventivas y hace firmar al auditado. Este registro pertenece al PGC-04 Procedimiento de acciones correctivas. En el Cierre de la Auditoria se confirman las no conformidades y se entrega el reporte al responsable de cada proceso para que realice el análisis de causas respectivo y aplique las acciones pertinentes. Verificar los asistentes y diligenciar el - R04 Lista de asistentes. Para el análisis de causas se utiliza el diagrama de causa efecto combinado con la técnica de los 5 por qué. Los Responsables de proceso diligencian el PGC- 04-R01 Identificación y control de acciones correctivas y preventivas en los espacios destinados para el análisis de causas, acción correctiva y seguimiento. Se diligencia El -R05 Informe Final de la Auditoría. El(a) Dirección evalúa el desempeño de los Auditores(as) Internos(as). Se registra en el -R06 Evaluación de Auditores Internos. El informe final de la Auditoría Interna se presenta al Comité de Calidad para su análisis.

9 Pagina 9 de 11 5 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frecuencia Efectividad de las auditorias internas. Establece la evaluación que realiza el comité de calidad a las auditorías internas Promedio de calificaciones Cada auditoría Técnica estadística Grafico de Barras Y/O Tendencia Responsable 6 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME No aplica 7 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Acción Correctiva: Se aplican sobre las no conformidades. Acción Preventiva: Se aplican sobre los riesgos detectados. 8 ANEXOS 9.1 Anexo 1: -R01 Cronograma de auditoría interna 9.2 Anexo 2: -R02 Plan de Auditorías Internas 9.3 Anexo 3: PGC-07-R03 Listas de Verificación. 9.4 Anexo 4 : -R04 Lista de Asistentes Auditoría Interna 9.5Anexo 5: -R05 Informe Final de Auditoría Interna 9.6Anexo 6: -R06 Evaluación de Auditorias Internas 9.7 Anexo 7: Criterios de Auditoría Se han establecido los siguientes criterios para desarrollar las auditorías: - Sólo se desempeñarán como auditores(as) las personas que cumplan los requisitos establecidos por la Institución. - Se desarrollarán las auditorías de acuerdo con el cronograma establecido.

10 Pagina 10 de 11 - Los auditores no deben auditar su propio proceso y/o procedimientos, para garantizar objetividad e imparcialidad de las auditorías - Se hará énfasis en los procesos que mayor grado de desviación presentaron en auditorías anteriores, así como en los que presenten niveles altos de insatisfacción de beneficiarios internos y externos. - Los(as) encargados(as) de hacer seguimiento a las acciones implementadas será el (la) Responsable del proceso y el (la) - Todos los hallazgos deben relacionarse en el Informe Final. 9.8 Anexo 8: Metodología para la Ejecución de la Auditoría Los(as) auditores(as) deben conocer los procesos y procedimientos a auditar antes de realizar la auditoría. Los(as) auditores(as) deben realizar la auditoría apoyados en las listas de verificación aprobadas por el Comité de Calidad. Las Listas de Verificación deben ser diligenciadas completamente por los(as) auditores(as) y sirven para evidenciar el grado de implementación del sistema. Los(as) auditores(as) deben conocer el resultado de las auditorías anteriores del proceso a auditar. La auditoría se desarrolla siguiendo las pautas de tiempo establecidas en el plan de auditorías y lo establecido en este procedimiento. 9.9 Anexo 9: Competencias Necesarias de los Auditores: Las competencias para ser auditor están definidas en el MDC-02 Manual de descripción de cargos Educación: Normalistas, Técnicos, Tecnólogos, Licenciados y/o profesionales en cualquier área. Formación: Conocer la filosofía e identificación con su proyecto educativo, Conocer y entender la norma NTC-ISO 9001:2008, Haber recibido y aprobado el curso para Auditores Internos de Calidad. Habilidades: Actitudes intelectuales, actitudes comportamentales, efectividad laboral. Ser observador(a). Tener capacidad para expresarse en forma oral y escrita. Experiencia: Un ciclo de auditoria interna ( 20 horas de práctica como auditor). Mínimo seis (6) meses de vinculación a la Institución. Tener conocimiento del proceso a auditar adquirido por el estudio de los procedimientos que lo soportan y el conocimiento de la Institución.. Los mecanismos de verificación de las competencias de los auditores son: Educación: Certificados de estudio Formación: Certificado de aprobación y asistencia Habilidades: Evaluación de desempeño Experiencia: Una (1) auditoria.

11 Pagina 11 de Anexo 10: Modelo para reunión de apertura El(a) Dirección debe presentar al personal que será auditado el Plan de Auditorías para confirmar las horas y fechas de las entrevistas. Explicar el alcance y los objetivos de la auditoría motivando a los empleados a cooperar para su realización. Proporcionar un breve resumen de los métodos y procedimientos que van a ser utilizados para la realización de la auditoría. Repaso de los resultados de la auditoria anterior. Logística requerida. Restricciones y limitaciones de la auditoría. Comentarios generales. Fin de la reunión Anexo 11: Reunión de cierre Temas tratados en la reunión final. Agradecimientos. Objetivos y alcance de la auditoría. Sistema de evaluación y reporte. Limitaciones. Reporte de las no conformidades. Aclaraciones. Cuando se presente la no aceptación, de la no conformidad, por parte del equipo auditado. La autoridad para dirimir la situación es el dirección y/o en última instancia el Comité de Calidad. Anexo 12: PGC-04-R01 Identificación y control de acciones correctivas y preventivas. Este registro pertenece al PGc-05 Procedimiento de acciones correctivas.