PROCEDIMIENTO GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS

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1 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Francisco Aldea Martel Jefe Mejora Continua Carolina Carmona F. Jefe de Control de Gestión Corporativo David Ramírez Fuentes Gerente General Grupo Maestra Firma Fecha Diciembre 2011 Diciembre 2011 Diciembre 2011

2 Página 2 de 9 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DIAGRAMA DEL PROCESO DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 9

3 Página 3 de 9 1. OBJETIVO. Establecer el procedimiento para la gestión del proceso de Auditorías Internas realizadas al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) implementado en Maestra, con la finalidad de determinar la conformidad con las disposiciones planificadas y si se ha implementado y mantenido de manera eficaz. 2. ALCANCE. Las Auditorías Internas son aplicables a todos los procesos que forman parte del SGC de Maestra o algún área específica y crítica de la organización. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1. ISO 9.001:2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos y considera válida la última versión vigente 3.2. ISO 9.000:2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario y considera válida la última versión vigente 3.3. Manual de Calidad de Maestra, capítulo auditorías internas. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento 4.1. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para revisar el funcionamiento del SGC o algún área específica y crítica de la organización Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría Auditor Jefe: Auditor interno que lidera el equipo auditor.

4 Página 4 de Auditor en Entrenamiento: Persona bajo entrenamiento, con el objetivo de llegar a ser Auditor Interno Auditor Interno: Persona con las habilidades básicas necesarias para auditar áreas del sistema de gestión de la organización. Como requisito debe tener una antigüedad mayor a 3 meses en la organización, tener aprobado un curso de Auditor Interno y haber participado como Auditor en Entrenamiento en, al menos, 1 auditoría interna Auditoría de inicio: Son Auditorías que se realizan en un plazo aproximado de 2 meses desde el inicio de la obra, sala de ventas o proyecto, para verificar la correcta implementación del Sistema de Gestión de Calidad. En el caso de las Obras, este plazo comienza a ser contabilizado desde la fecha de recepción de trazado Auditoría de Seguimiento: Son auditorías que se realizan a partir del segundo mes desde la auditoría de inicio, y que se realizan sucesivamente con dos meses de frecuencia. Estas auditorías están principalmente enfocadas a verificar el funcionamiento del SGC, y las acciones tomadas para la corrección de las desviaciones encontradas (indicadores, No Conformidades, etc.) Auditoría de Cierre: Son auditorías que se realizan al termino de la obra, sala de ventas o proyecto, para verificar la efectividad de la operación del SGC, el cierre de las No Conformidades o Potenciales No Conformidades detectadas durante la operación, así como efectuar la evaluación final de los indicadores.

5 Página 5 de 9 5. DIAGRAMA DEL PROCESO Jefe Mejora Continua Gerencia CGC Gerencia General Control de Gestión Auditor / Equipo Auditor Programa de Auditorías Programa de Auditorías Ingreso en Sistema Auditorías Interna Notificación de Auditoría Ejecución de Auditoría Revisión por la Dirección Informe de Auditoría Traspaso NC a SIA Fin Fin 6. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Planificación. Al inicio del año calendario se realiza la planificación de las Auditorías Internas que han de llevarse a cabo en dicho período, la cual queda registrada en el Sistema de Auditorías Internas (SIA). Ésta planificación es elaborada por el Jefe de Mejora Continua en conjunto con la Unidad de Control de Gestión Corporativo.

6 Página 6 de 9 Esta planificación considera auditar, por partes o en su conjunto, todos los elementos del SGC de Maestra, todas las obras en ejecución, las salas de ventas y otros proyectos, o algún área específica y crítica de la organización, y se establecen aspectos tales como: Los alcances: procesos y unidades a auditar, Objetivos de la auditoría, Las fechas previstas de realización de las auditorías internas, Criterios de auditoría (puntos normativos, documentos), La planificación de las auditorías se realiza teniendo en consideración las siguientes frecuencias: Todos los procesos, exceptuando salas de ventas y obras: al menos una auditoría al año para cada proceso. Obras: se contempla la realización de una auditoría de inicio, a dos meses de la recepción de trazado; asimismo, se deben considerar auditorías de seguimiento permanentes a las obras, con una frecuencia de dos meses; y la realización de una auditoría de cierre en la fecha prevista para el término de la obra. Salas de Ventas: se contempla la realización de una auditoría de inicio, a dos meses de la inauguración de la sala de ventas; asimismo, se deben considerar auditorías de seguimiento permanentes, con una frecuencia de dos meses; y la realización de una auditoría de cierre en la fecha prevista para el término de funciones de la sala de ventas. Esta planificación debe ser actualizada por el Jefe de Mejora Continua cada vez que se dé inicio a una nueva obra o se realice la apertura de una nueva sala de ventas, para registrar las fechas de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior. El Programa de auditorías internas se encontrará disponible, a través del SIA, para todo el personal de Maestra, por lo que una vez publicado se entiende conocido por todos los miembros de la organización.. Se podrán realizar auditorías internas no contempladas en el Programa anterior cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias, entre otras: Cuando algún proyecto exige verificaciones especiales. Después de cualquier cambio importante en el SGC, para evaluar el impacto del mismo (reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.). Cuando exista la sospecha de que la calidad de alguna actividad no alcanza el nivel previsto, debido a deficiencias en el SGC.

7 Página 7 de Equipo auditor. Los auditores internos deben ser independientes del proceso auditado y deben comportarse de acuerdo a los siguientes principios: Conducta ética: la confianza, integridad, confidencialidad y discreción deberán ser mantenidas en cada proceso de auditoría; Presentación ecuánime: los hallazgos, conclusiones e informes de una auditoría deben ser objetivos y reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría; Enfoque basado en la evidencia: la evidencia de una auditoría debe ser verificable, aún cuando su método de investigación esté basado en análisis por muestreo. El equipo responsable de llevar a cabo la auditoría puede ser conformado por una persona o por un grupo de personas, caso último en el que se designa a un Auditor Jefe Notificación. La planificación de cada Auditoría Interna será registrada en el SIA al menos con 7 días de anticipación a la ejecución de la misma. El sistema se encarga de notificar, vía correo electrónico, al responsable del proceso donde se realizará. El responsable del proceso auditado deberá difundir la notificación entre el personal a su cargo y facilitar el proceso de auditoría para lograr el cumplimiento de sus objetivos Realización. Durante la reunión de inicio, entre el equipo auditor y los responsables de la unidad a auditar, se presentaran los propósitos, alcance y revisión del plan de auditoría. Durante ésta se deben: Presentar los Auditores Confirmar el Programa de la auditoria Comentar métodos y procedimientos de la auditoría Confirmar recursos e instalaciones para el equipo auditor Confirmar fecha y hora de la reunión de cierre de la auditoria Preguntar y responder las inquietudes y dudas de la auditoria a realizar Informar que los hallazgos se comunicaran de inmediato durante la auditoría y su denominación (no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora) en la reunión de cierre

8 Página 8 de 9 Durante la etapa de investigación (auditoría in situ) se verifican aquellos elementos del SGC previstos en la Notificación, pudiendo el propio desarrollo de la auditoría llevar a abordar otros aspectos no inicialmente previstos. En esta se incluye la búsqueda y evaluación de evidencias objetivas proporcionadas por el área auditada o por su representante designado. El Auditor Jefe debe velar porque la auditoría se lleve a cabo de acuerdo a lo planificado. En caso de haberse efectuado auditorías anteriormente, se verifica el cierre de las posibles deficiencias encontradas en aquellas. Al término de la auditoría se mantiene una reunión de cierre entre el equipo auditor y los responsables del área auditada, con el fin de exponer los resultados del proceso y aclarar eventuales puntos divergentes de las no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora detectadas, asegurando a los participantes el entendimiento de las desviaciones. Si existen no conformidades y/o no conformidades potenciales, los responsables del área auditada determinan y programan, previo acuerdo con el equipo auditor, las medidas correctivas apropiadas, estableciendo un plazo para su aplicación y seguimiento. Si existiesen discrepancias, prevalece la opinión del Auditor Jefe Informe. Al finalizar cada auditoría, en un plazo no superior a 5 días de finalizada la misma, el Auditor Jefe elabora y registra en el SIA el Informe de Auditoría respectivo, el que queda disponible para su consulta a través del Sistema. Este informe, incluido en el SIA, contiene: Un resumen de las actividades realizadas; las no conformidades, no conformidades potenciales (u observaciones) y oportunidades de mejora (o recomendaciones) detectadas, y las conclusiones de la auditoría. Los hallazgos de las auditorías internas serán automáticamente registrados en el Sistema de No Conformidades al ingreso del Informe de Auditoría Seguimiento. Los resultados de cualquier auditoría interna deberán ser, como mínimo, considerados como premisas para la auto-evaluación del proceso auditado. El seguimiento de los resultados de las auditorías internas es realizado por el responsable del proceso afectado. A su vez, los resultados obtenidos en las auditorías internas son analizados por la Dirección de la Empresa en las reuniones de Revisión por la Dirección, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Calidad.

9 Página 9 de 9 7. RESPONSABILIDADES. El Jefe de Mejora Continua será el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar el presente Proceso. 8. REGISTROS 8.1. Programa de Auditorías Internas, en Sistema de Auditorías Internas 8.2. Planificación de Auditoría Interna, en Sistema de Auditorías Internas 8.3. Informe de Auditoría Interna, en Sistema de Auditorías Internas 9. ANEXOS No aplica 10. CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial Se agrega Construcción en párrafo Se indica cómo se debe registrar los hallazgos detectados durante las auditorías internas 8 En esta revisión del procedimiento se dejan independientes los formatos de registros dispuestos por el presente documento 3 3 Se actualiza versión ISO 9001:2008 y párrafo Se actualiza versión ISO 9000:2005 y párrafo Se actualiza versión ISO 19011:2002 y párrafo 4 Se agrega Auditor Líder Se agrega Auditor Jefe Se agrega Auditor en Entrenamiento Se modifica texto Se modifica texto 5.1 Se actualiza cargos y responsabilidades Se modifica la frecuencia de las auditorias de acuerdo a Reunión por la Dirección Se agrega procedimiento de la reunión inicial de auditoría a desarrollar Se agrega párrafo Se agrega texto 5 4 Se eliminan las definiciones Auditor de Obra y Equipo de Bodega Se agregan las definiciones de Auditoría de Inicio, Auditoría de Seguimiento y Auditoría de Cierre 5 6 Se reescribe todo el punto.