DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD

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1 MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS APLICADO A: por el Sistema de Calidad Institucional Página 1 de 8

2 CONTROL DE REVISIONES: REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todas las áreas Elaboración del Manual de Auditorias Internas de Calidad ITST Portada En la portada se cambia el cuadro de control de revisiones a la siguiente página. 02 Referencias Se anexa la referencia Auditoría Interna (ISO 9001:2008). Formas Utilizadas 03 Formas Utilizadas 04 Referencias Procedimiento Debido a la reestructuración organizacional se modifica el nombre del Director General en los siguientes formatos: Calificación de Auditores Internos (FCALIF 4), Certificado de Auditores Internos (FCAI 5) y Programa Anual de Auditorias (PAA ITST). Debido a la reestructuración organizacional se modifica el nombre del Responsable del Sistema de Calidad Institucional en los siguientes formatos: Calificación de Auditores Internos (FCALIF 4), Certificado de Auditores Internos (FCAI 5) y Programa Anual de Auditorias (PAA ITST). Se agregó en el apartado de referencias el manual de acciones preventivas (MAP). Se revisó el manual de auditorías internas para considerar el lenguaje incluyente del modelo de equidad de género por el Sistema de Calidad Institucional Página 2 de 8

3 1. OBJETIVO Determinar si el Sistema de Calidad Institucional se ha implementado y se mantiene conforme con: 2. ALCANCE a) Los requisitos de la norma NMX CC 9001 IMNC b) Los requisitos del Sistema de Calidad Institucional. El proceso se aplica a la planeación, realización y seguimiento de las auditorias de calidad efectuadas en el Instituto. 3. REFERENCIAS MSCI ITST MCDR ITST MAC ITST MAP ITST 4. ACCIONES 4.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS Manual del Sistema de Calidad Institucional del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale Auditorías Internas (ISO 9001:2008). Manual de Control de Documentos y Registros del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Manual de Acciones Correctivas del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Manual de Acciones Preventivas del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. El (la) responsable del Sistema de Calidad Institucional, tiene la responsabilidad de elaborar el programa anual de auditorias (PAA ITST), y notificar oficialmente al Director (a) General, Subdirectores (as) y Jefes (as) de Departamento para su conocimiento. por el Sistema de Calidad Institucional Página 3 de 8

4 4.1.2 AGENDA DE AUDITORIAS Para el cumplimiento del programa anual de auditorías internas, el (la) responsable del Sistema de Calidad Institucional, solicita al auditor (a) líder designado que elabore la agenda de auditoria interna de calidad que corresponde. En la agenda de auditoria, se indican los procesos por auditar, el área, la fecha, la hora aproximada de la revisión y manteniendo el principio de independencia de los (las) auditores (as), se indica el nombre de los integrantes del grupo auditor que participará. Para elaborar la agenda, el (la) auditor (a) líder, determina los procedimientos del Sistema de Calidad Institucional que se auditaran, apoyándose en la matriz de control de documentos del sistema y en los resultados de auditorias anteriores. Cabe destacar que cada proceso del Sistema de Calidad Institucional es agendado para auditarse al menos una vez por año NOTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA El (la) representante del Sistema de Calidad, es responsable de enviar por escrito la notificación previa a cada auditoria programada, para dar a conocer al auditado: el objetivo, alcance y la agenda de la auditoria que se aplicará. La notificación se envía con una anticipación de por lo menos cinco días hábiles, turnándose copia al (a) Director (a) General, Subdirectores (as) y Jefes (as) de Departamento ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES AL GRUPO AUDITOR El (La) Auditor (a) Líder, cita a los integrantes del grupo auditor que participarán en la auditoria y en reunión de trabajo entrega a cada uno de ellos la siguiente documentación: Agenda de Auditoria. Relación de observaciones de auditorias anteriores. Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva abiertas. Listas de Verificación. Listado de procedimientos que correspondan al área que se audita. Los (las) integrantes del grupo auditor tienen acceso a los documentos del Sistema de Calidad Institucional para cualquier consulta previa o durante el desarrollo de la auditoria. por el Sistema de Calidad Institucional Página 4 de 8

5 4.2 REALIZACIÓN DE AUDITORIA REUNIÓN INICIAL Como inicio a toda auditoria, se tiene una junta con el grupo auditor y los (las) responsables de las áreas por auditar, con la finalidad de revisar la agenda de auditoria y acordar las modificaciones a la misma, en caso necesario. Todos los asistentes a esta reunión, quedan registrados en una lista de asistencia empleada por el (la) auditor (a) líder (FRAA 2) DESARROLLO DE LA AUDITORIA Basándose en la documentación mencionada y en la observación directa, los (las) auditores (as) dan cumplimiento a la agenda de auditoría y sobre evidencias objetiva, identifican, documentan e informan al (la) auditor (a) líder, todos los hallazgos detectados durante la auditoria. El (la) auditor (a) líder al final del desarrollo se reúne con el grupo auditor, para evaluar los hallazgos y determinar cuales serán reportados como no conformidades y cuales como observaciones. Las observaciones se registran en la forma (FRFA 3 Reporte Final de Auditoria) REUNIÓN FINAL Posterior a la ejecución de la auditoria interna, en reunión de trabajo, el (la) auditor (a) líder y el grupo auditor de manera verbal informan a los responsables de los procesos auditados las observaciones y el estado general del Sistema de Calidad Institucional. En caso de existir alguna inconformidad por parte de los auditados respecto al desarrollo y resultados de la auditoria, el auditor líder tiene la autoridad para emitir el dictamen final con los elementos presentados por el auditor y el auditado. Dejándose registró en la forma (FRFA 3 Reporte Final de Auditoria). Los asistentes a esta reunión, quedan registrados en la lista de asistencia, (FRAA 2 Registro de Asistencia de Auditores (as) INFORME FINAL DE AUDITORIA El (la) Auditor (a) Líder elabora el reporte final de auditoria (FRFA 3), en el que se incluye: Número de Auditoria; por el Sistema de Calidad Institucional Página 5 de 8

6 Las solicitudes de acción correctiva / preventiva que permanecen abiertas, el estado que guardan; No conformidades encontradas; Observaciones, y Estado General del Sistema de Calidad Institucional. El informe es enviado por el (la) responsable de calidad, al Director (a) General, Subdirectores (as) y Jefes (as) de Departamento. 4.3 SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES El seguimiento de la solución del problema de calidad detectado, lo lleva a cabo el (la) responsable del Sistema de Calidad Institucional, quien acuerda con el responsable de darle solución, fechas y horarios en que se efectuará la revisión de los avances. 4.4 EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA AUDITORIA El (la) responsable del Sistema de Calidad Institucional, determina el cierre de la no conformidad cuando se confirma la eficacia de las acciones tomadas para evitar la recurrencia del problema, indicando un avance del 100% en la solución del problema y firmando en el lugar correspondiente de la forma FACP 1. Una vez solucionadas todas las no conformidades detectadas en una auditoria en particular, el (la) responsable del Sistema de Calidad Institucional, notifica por escrito al Director (a) General, los (as) Subdirectores (as), jefes (as) de departamento involucrados en la solución, el cierre de la auditoria. Nota: todos los reportes, registros y datos generados en la realización de este proceso, serán controlados de acuerdo con lo establecido en el manual MCDR - ITST. 4.5 CALIFICACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE AUDITORES 8as La calificación de los (las) auditores internos y los (las) auditores (as) líderes, es responsabilidad de la Subdirección Académica y la autorización final depende del Director (a) General. El personal seleccionado para realizar actividades de auditorias, recibe un curso de capacitación que considera los siguientes aspectos: fundamentos, objetivos, características, organización, ejecución, actividades de seguimiento relacionadas con las acciones correctivas y el cierre de la auditoria, y además participa como auditor en entrenamiento en dos auditorias. por el Sistema de Calidad Institucional Página 6 de 8

7 Cubierto el anterior requisito, el aspirante a auditor interno debe alcanzar un mínimo de 8 créditos de un total de 10 de acuerdo a su educación académica y experiencia laboral. FORMACIÓN ACADÉMICA.- Si tiene estudios de nivel medio superior, se contabiliza 2 créditos. Si es nivel licenciatura o postgrado, se contabiliza 3 créditos. Se contabiliza un crédito a aquellas personas con nivel medio superior que por su experiencia y desempeño en el trabajo que ejecutan y su realización con el Sistema de Calidad Institucional, puedan desarrollar actividades relacionadas con las auditorias. EXPERIENCIA LABORAL.- Los créditos es este punto son 7 como máximo, desglosados como sigue: Si el (la) auditor (a) posee experiencia en las áreas que se ven involucradas en la generación y control de documentos para el Sistema de Calidad Institucional, se asigna un crédito por cada año completo de experiencia, hasta un máximo de cinco. Si cuenta con un año o más de experiencia en aseguramiento de la calidad, se le otorga un crédito adicional. Finalmente, si el aspirante ha participado con anterioridad en auditorias de calidad similares a las que este procedimiento describe, se otorga un crédito. La totalidad de los créditos obtenidos, se registrarán en la forma FCALIF 4 Calificación de Auditores (as) Internos (as). El registro de los auditores (as)se actualiza cada vez que participan en auditorias internas de calidad. Una vez cubiertos los requisitos anteriormente señalados, el auditor (a) obtiene un Certificado (FCAI 5), que lo acredita como auditor (a) interno (a) de calidad de la Institución. De acuerdo a su desempeño, experiencia adquirida en la aplicación de auditorias y disponibilidad de tiempo, un auditor interno después de participar en cuatro auditorias, se podrá certificar como auditor (a) líder. Con objeto de mantener la vigencia del certificado, el (la) auditor (a) interno debe participar en por lo menos una auditoria por año calendario, registrándose el evento en la forma FCALIF 4 Calificación de Auditores (as) Internos (as). En caso de que el (la) auditor (a) no cumpla con este requisito, puede conservar su calificación y certificación después de participar como observador en dos auditorias consecutivas, de otra forma pierde su certificación, debiendo iniciar el proceso de calificación establecido en este procedimiento. por el Sistema de Calidad Institucional Página 7 de 8

8 4.6 MEDICIÓN DEL PROCESO A fin de garantizar la eficacia del proceso de auditorias internas, el criterio que sigue el área responsable del Sistema de Calidad Institucional considera dos aspectos: Que las auditorias internas de calidad se realicen de acuerdo con el programa anual de auditorias. Que el seguimiento de las solicitudes de acción correctiva se lleven a cabo en las fechas establecidas para tal efecto en el formato Solicitud de Acción Correctiva/ Preventiva (FACP 1). 5.0 FORMAS UTILIZADAS Registro de Asistencia de Auditores (FRAA 2) Reporte final de Auditoria (FRFA 3) Calificación de Auditores Internos (FCALIF 4) Certificado de Auditores Internos (FCAI 5) Programas Anual de Auditoria (PAA ITST) Agenda de Auditoria (AA ITST) Listas de Verificación (Sin Código) ANEXO 1.- Formatos. por el Sistema de Calidad Institucional Página 8 de 8