Proceso: Administración del SGCUV CONTENIDO

Transcripción

1 (SGCUV-GE-P-03) CONTENIDO Descripción Políticas Procedimiento A.Programación Procedimiento B. Planeación Procedimiento C. Preparación Procedimiento D. Realización Procedimiento E. Seguimiento Referencias Formatos

2 I. Descripción Objetivo Establecer la metodología para llevar a cabo las auditorías internas, conforme a las disposiciones de la norma internacional ISO 9001 (Requisitos) en su versión aplicable vigente. Alcance Se aplica a todos los procesos de gestión de las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana implementados y certificados o en proceso de implementación y certificación, formen o no parte del SGCUV. Definiciones y Terminología Se aplican las definiciones de las normas ISO 9000 (fundamentos y vocabulario) e ISO (Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental), en las versiones aplicables vigentes, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01). II. Políticas 1. Cada proceso o subproceso que se integre al SGCUV, así como los procesos certificados, deben realizar cuando menos una auditoría interna al año. 2. Cada proceso o subproceso debe contar con un Programa de Auditoría (SGCUV-GE-F- 12) anual, que incluya las auditorías internas y externas. Los responsables de proceso o subproceso deben presentarlo al Director de Planeación Institucional, previo al año a programar. 3. Si la Alta Dirección responsable del proceso o subproceso, requiere cambiar alguna fecha del Calendario Anual de Auditorías (SGCUV-GE-F-14) por una causa plenamente justificada, debe solicitar la reprogramación al Director de Planeación Institucional. 4. Los auditores internos del SGCUV deben participar en los cursos de capacitación, formación y actualización a los que se les convoque. 5. El Director de Planeación Institucional debe solicitar con antelación al Titular del Área donde laboren los auditores internos, la autorización para la participación de los mismos Página 2 de 10

3 en la auditoría interna en que sean asignados, así como en las actividades previas y posteriores a la misma. 6. Los registros generados en el procedimiento de auditoría, debe conservarlos el Representante de la Dirección del área auditada, por lo menos un año. 7. La Alta Dirección y el Representante de la Dirección del área auditada, deben asegurarse que al llevarse a cabo el proceso de auditoría se proporcionen: los recursos necesarios, la información y documentación (resultados de auditorías previas internas y externas, estado de las no conformidades, programas o planes de mejora, quejas de los clientes, revisiones por la dirección, encuestas, resultados y acciones tomadas, etc.) solicitada por los auditores internos y se cumpla con lo acordado en el Plan de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-11), previamente revisado y aceptado por el responsable del proceso o subproceso a auditar y confirmado durante la reunión de apertura. 8. Los hallazgos detectados en auditoría deben atenderse aplicando el procedimiento de Control de Salidas No Conformes (SGCUV-GE-P-04) o en su caso, Acciones Correctivas (SGCUV-GE-P-05). 9. El seguimiento a los hallazgos de la auditoría interna debe ser realizado por el Titular y el Representante de la Dirección del Área Auditada, debiendo verificar las acciones tomadas y evaluar la eficacia de las mismas, siendo responsables del cierre eficaz de las no conformidades y observaciones de la auditoría. 10. Dependiendo de la complejidad del proceso o subproceso, pueden planificarse auditorías parciales. 11. Los auditores deben conocer las actividades propias del área a auditar, para lo cual podrán solicitar a la Alta Dirección o al Representante de la Dirección del área a auditar, que les explique la funcionalidad de los procesos certificados o de los que estén en proceso de sumarse al SGCUV, opcionalmente el equipo auditor puede realizar alguna visita para observar su operación, previa a la auditoría interna. Página 3 de 10

4 III. (A) Programación Inicio Planean auditorías internas y externas en el Programa de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-12) Elabora Calendario Anual de Auditorías (SGCUVGE-F-14), integra equipos de auditores internos y en su momento gestiona las Auditorías Externas Notifica por correo electrónico a la Alta Dirección y Representante de subsistema o proceso y a los Auditores Internos, el Calendario (SGCUV-GE-F-14) Conserva registros: Programa (SGCUV-GE-F-12) y Calendario (SGCUV-GE-F-14) Reciben Calendario (SGCUV-GE-F-14) y la dan a conocer a los titulares de las áreas. Conservan registros: Programa (SGCUV-GE-F-12) y Calendario (SGCUV-GE-F-14) Recibe Calendario (SGCUV-GE-F- 14), programan sus actividades, revisan documentación y se preparan para realización de auditoría Alta Dirección y Representante de subsistema o proceso 1. Planean la realización de las auditorías (internas y externas) en el Programa de Auditoría Interna (SGCUV- GE-F-12), de acuerdo a instructivo y envían el programa al Director de Planeación Institucional. Director de Planeación Institucional 2. Recibe el programa (SGCUV-GE-F-12), elabora Calendario Anual de Auditorías (SGCUV-GE-F-14), integra los equipos de auditores internos y en su momento gestiona las Auditorías Externas. 3. Notifica por correo electrónico a la Alta Dirección, Representante y Auditores Internos, el calendario (SGCUV-GE-F-14), para dar a conocer la agenda de auditorías. 4. Conserva registros: programa (SGCUV-GE-F-12), Calendario (SGCUV-GE-F-14). Alta Dirección y Representante de subsistema o proceso 5. Reciben calendario (SGCUV-GE-F-14) y lo dan a conocer a los titulares de las áreas con la finalidad de programar las actividades de su personal. Conservan registros: programa (SGCUV-GE-F-12) y Calendario (SGCUV-GE-F-14) Equipo Auditor 6. Recibe calendario (SGCUV-GE-F-14)programan sus actividades y se preparan para la realización de la auditoría. Página 4 de 10

5 (B) Planeación 7 Elaboran propuesta del Plan de Auditoria Interna (SGCUV-GE-F-11) consideran: objetivo, alcance, estado y dimensión de los procesos, áreas y resultados de auditorías Auditor Líder y Equipo Auditor 7. Elaboran propuesta del Plan de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-11), consideran el objetivo, alcance, el estado y dimensión de los procesos, las áreas a auditar, en su caso y el resultado de auditorías previas. 8 Determinan criterios, metodología, horarios, las áreas y requisitos que serán auditados por cada integrante del equipo auditor 8. Determinan criterios, metodología, horarios, las áreas y requisitos que serán auditados por cada integrante del equipo auditor. 9 Envía por correo electrónico al Representante de la Dirección el Plan (SGCUV-GE-F-11) Hay observaciones?? a) 7 Auditor Líder 9. Envía por correo electrónico al Representante de la Dirección del área a auditar, el plan (SGCUV-GE-F-11) para someterlo a su consideración, previo a la fecha de inicio de la auditoría. a) Recibe observaciones.- Regresa al punto 7. b) Da por acordado el Plan (SGCUV-GE-F-11) b) No recibe observaciones.- Da por acordado el Plan y continúa en el punto Da a conocer el Plan (SGCUV-GE-F-11) al personal de las áreas que serán auditadas Representante de la Dirección del área a auditar 10. Da a conocer el plan (SGCUV-GE-F-11)al personal de las áreas que serán auditadas. 11 Proporciona al equipo auditor la documentación requerida, para llevar a cabo la auditoría 11. Proporciona al equipo auditor la documentación requerida, para llevar a cabo la auditoría. 12 Página 5 de 10

6 (C) Preparación 12 Revisan la documentación entregada por el Representante y la publicada en el Portal Web de la UV del Sistema o Proceso a auditar Auditor Líder y Equipo Auditor 12. Revisan la documentación entregada por el Representante de la Dirección del área a auditar y la publicada en el Portal Web de la UV del Sistema o Proceso a auditar. 13 Preparan los documentos de acuerdo al plan (SGCUV-GE-F-11), así como las Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F-09) de apertura y cierre 13. Preparan los documentos de acuerdo al plan (SGCUV-GE-F-11), así como las Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F-09) de apertura y cierre. Página 6 de 10

7 III. (D) Realización Inician con reunión de apertura: Da lectura al plan (SGCUV-GE-F-11) Proporciona al Auditado la oportunidad de realizar preguntas Confirma el plan (SGCUV-GE-F-11) Los asistentes firman la lista (SGCUV-GE-F-09) Cumplen con el horario de entrevista, proporcionan información y documentación solicitada por el auditor Equipo Auditor y Auditados 14. lnician con la reunión de apertura: La Alta Dirección abre la reunión. El Auditor Líder presenta al Equipo Auditor. Da lectura al plan (SGCUV-GE-F-11) Establece los canales de comunicación. Proporciona al Auditado la oportunidad de realizar preguntas. Confirma el plan (SGCUV-GE-F-11) Los asistentes firman la lista (SGCUV-GE-F-09) Auditados 15. Cumplen con el horario de entrevista, proporcionan información y documentación solicitada por el auditor Revisan, recopilan evidencias y verifican información contra los criterios y metodología descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11) Si detectan un hallazgo lo comunica verbalmente al Auditado Validan las evidencias encontradas. Se aseguran que se lleven a cabo las actividades planificadas, si es necesario reasignan actividades a los auditores Formulan conclusiones de auditoría: Evalúan los hallazgos contra los objetivos descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11) Clasifican los hallazgos en conformidad o no conformidad con respecto a los criterios, identifican las oportunidades de mejora Elaboran informe preliminar (SGCUV- GE-F-13) Equipo Auditor 16. Revisan, recopilan evidencias y verifican información proporcionada por los auditados, aplican los criterios y metodología descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11) 17. Si detectan un hallazgo lo comunica verbalmente al Auditado. 18. Validan las evidencias encontradas, reuniéndose al final de la jornada. Se aseguran que se lleven a cabo las actividades planificadas, de ser necesario se reasignan las actividades de los auditores, dependiendo de la magnitud y tipo de los hallazgos encontrados. 19. AI finalizar la auditoría el Equipo Auditor se reúne para formular las conclusiones de auditoría: Evalúan los hallazgos y cualquier otra información apropiada recopilada contra los objetivos descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11) Clasifican los hallazgos en: conformidad o no conformidad con respecto a los criterios e identifican las oportunidades de mejora. Elaboran informe preliminar en el Reporte de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-13)

8 20 21 Llevan a cabo la Reunión de Cierre, Auditor Líder presenta los hallazgos y conclusiones sustentadas por las evidencias objetivas, aclaran dudas a los auditados y firman la lista de asistencia (SGCUV-GE-F-09) Acuerdan? Convienen la fecha para entregar o enviar el Reporte (SGCUV-GE-F-13) Elabora Reporte (SGCUV-GE-F-13) hay cambios? b) b) a) a) Imprime y entrega informe final en el Reporte (SGCUV- GE-F-13) 21 Emite y entrega o envía informe final en el Reporte (SGCUV-GE-F-13) Equipo Auditor y Auditados 20. Llevan a cabo la Reunión de Cierre, Auditor Líder presenta los hallazgos y conclusiones sustentadas por las evidencias objetivas, aclaran dudas a los auditados y firman la lista de asistencia (SGCUV- GE-F-09). a) Llegan a un acuerdo.- Se imprime y entrega el informe final en el reporte (SGCUV-GE-F-13) a la Alta Dirección y/o Representante del área auditada, junto con la evidencia de los hallazgos (sigue en el punto 21). b) No llegan a un acuerdo.- Convienen la fecha para entregar las evidencias de los hallazgos discrepantes plasmados en el informe preliminar y si procede modificarlo y entregar o enviar el informe final. Auditor Líder 21. Elabora el informe final en el reporte (SGCUV-GE- F-13) conteniendo las aclaraciones a las dudas surgidas, lo envía al Representante de la Dirección del área auditada para su revisión, espera respuesta y: a) De no existir cambios.- Emite y entrega o envía Reporte (SGCUV-GE-F-13) b) De existir cambios.- Documenta las divergencias de opinión entre el Equipo Auditor y el Auditado y emite Reporte (SGCUV-GE-F-13) 22 Documenta las divergencias de opinión en el Reporte (SGCUV-GE-F-13) Entrega: Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F- 09), Reporte AI (SGCUV-GE- F-13) y evidencias 22. Entrega para su resguardo y seguimiento al Representante de la Dirección del área auditada los siguientes registros: Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F-09), de las reuniones de apertura y cierre. Reporte de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-13) En su caso, evidencias de los hallazgos.

9 (E) Seguimiento Elaboran un plan para la atención de los hallazgos de auditoría que debe entregar a los involucrados para su atención sin demora injustificada Efectúan el seguimiento de las acciones tomadas y los resultados hasta su cierre eficaz Alta Dirección y Representante del área auditada 23. Elaboran un plan para la atención de los hallazgos de auditoría que debe entregar a los involucrados para su atención sin demora injustificada. 24. Efectúan el seguimiento de las acciones tomadas y los resultados hasta su cierre eficaz. Página 9 de 10

10 IV. Referencias a) Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario. en la versión aplicable vigente. b) Norma ISO 9001 Requisitos. en la versión aplicable vigente. c) Norma ISO Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental., en la versión aplicable vigente. d) Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01 l. e) Procedimiento Control de Salidas No Conformes (SGCUV-GE-P-04l f) Acciones Correctivas (SGCUV-GE-P-05l g) Formatos: SGCUV-GE-F-09 Lista de Asistencia SGCUV-GE-F-11 Plan de Auditoría Interna SGCUV-GE-F-12 Programa de Auditoría Interna SGCUV-GE-F-13 Reporte de Auditoría Interna SGCUV-GE-F-14 Calendario Anual de Auditorías!INIcial V. Histórico de Revisiones No. DE FECHA REVISiÓN o SECCiÓN o PAGINA DESCRIPCiÓN DE LA REVISiÓN o REVISiÓN MODIFICACiÓN MODIFICADA MODIFICACiÓN 18/05/2012 página /06/2013 página 7 3 abril/2016 todas Se modifica el apartado 11. Alcance (formen o no parte del SGCUV) Se modifica la actividad 26 Actualización del documento VI. Firmas de Autorización 16/05/2016 [INIcial Proceso; Admlnlstr:llclón del SGCUV Procedimiento: Audltona Interna P;iCif'Q IO de IO