PROCEDIMIENTO EJECUCION Y SUPERVISION DE TOMA DE LECTURA Y REPARTO DE RECIBOS

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO 1.1 Establecer el procedimiento para la correcta toma de lectura de medidores y eficiente reparto de recibos de energía eléctrica. 2. ALCANCE 2.1 El presente procedimiento aplica para el Servicio de Facturación y Empresa Contratista. 3. DEFINICIONES 3.1 Usuario: Persona natural o jurídica que se encuentre en posesión de un predio y está en posibilidad de hacer uso legal del suministro correspondiente. 3.2 Toma de Lectura: Actividad comercial que lleva a cabo ELECTROSUR S.A a través de una empresa contratista de manera mensual para tomar la lectura de los medidores a cada usuario. 3.3 Reparto de Recibos: Actividad comercial que realiza ELECTROSUR S.A. a través de una empresa contratista de manera mensual para entregar los recibos a cada uno de los usuarios en sus domicilios. 3.4 Equipo de Trasferencia de Datos: Terminal portátil de captura de datos (PDT y/o celulares); mediante el cual se captura la información de lecturas para su posterior transferencia al Sistema Comercial minimizando la posibilidad de errores en la digitación. En caso de no contar con este equipo, se procede de forma manual mediante padrones de lectura. 3.5 Áreas Involucradas: Servicio de Nuevas Coneiones, Servicio de Atención al Cliente, Servicio de Cobranzas, Servicio de Mantenimiento de Medidores, Oficina de Calidad y Estadística o quien haga sus veces en Tacna, Ilo y Moquegua. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1 Resolución OSINERGMIN Nº OS/CD, Procedimiento para la Supervisión de la Facturación, Cobranza, y Atención al Usuario. 4.2 Resolución OS/CD, Norma de Opciones Tarifarias y condiciones de aplicación de las tarifas a Usuario final. 4.3 Decreto Supremo N EM, Norma Técnica de Calidad de los Servicios Eléctricos NTCSE o la que la modifique o sustituya y su base metodológica 4.4 Resolución Directoral N EM/DGE, Norma Técnica de Calidad de los Servicios Eléctricos Rurales NTCSER o la que la modifique o sustituya. 4.5 Resolución Ministerial N MEM/DM, Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo de las actividades eléctricas (RESSTAE). 4.6 Regla 421.B, Código Nacional de Electricidad, Suministro 2011.

2 Página 2 de E10-P-007, Procedimiento de Facturación. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente General Es responsable de aprobar el presente procedimiento y propiciar su aplicación. 5.2 Gerente Comercial Es responsable de administrar y difundir lo establecido en el presente procedimiento. 5.3 Jefe del Departamento de Comercialización Es responsable de supervisar y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento. 5.4 Analista de Facturación, Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, Jefe de Servicio de Facturación y Empresa Contratista Son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. 6. DESARROLLO 6.1 Toma de Lectura Antes de iniciar la Toma de Lectura, el Jefe de Facturación, coordina con las Áreas involucradas el cierre del registro y aprobación en el Sistema Comercial de la siguiente información: Nuevas Coneiones/Rehabilitaciones. Cambio de medidores. Cambios de tarifa y/o potencia. Cortes definitivos o temporales El Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, comunica la disponibilidad de la base de datos actualizada al Coordinador de Toma de Lecturas de la Empresa Contratista para que inicie el proceso de Toma de Lecturas de los medidores El Supervisor de facturación entrega la base de datos de Toma de Lectura por zonas al Coordinador de Toma de Lectura de la Empresa Contratista vía correo electrónico, quien carga dicha información a los Equipos de Transferencia de Datos (PDT S, celulares y otros) El Coordinador de Toma de Lectura de la Empresa Contratista, asigna a su personal la zona de trabajo en base a su distribución diaria en campo según el cronograma de actividades entregada por el Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua.

3 Página 3 de Los Tomadores de Lectura de la Empresa Contratista se dirigen a cada medidor y realizan la toma de lectura según cronograma establecido, ingresando los datos a los Equipos de Transferencia de Datos (PDT S, celulares y otros) El software de Toma de Lectura instalado en los Equipos de Transferencia de Datos (PDT S y/o celulares), tiene un filtro de control de calidad que al ingresar la lectura emite una alerta indicando cualquier desviación de lecturas fuera del rango establecido, permitiendo así que el Tomador de Lectura verifique y reingrese la lectura si fuera el caso. Esta desviación es del (+/-) 40%. 6.2 Determinación de Consistencias Terminada la toma de lectura diaria, el Coordinador de Toma de Lectura de la Empresa Contratista descarga la información de los Equipos de Transferencia de Datos (PDT S y/o celulares) e imprime un listado de consistencias y las deriva a los Tomadores de Lectura para que subsanen las observaciones presentadas (verificación en campo). Esta desviación es del (+/-) 50% Luego, los Tomadores de Lectura de la Empresa Contratista verifican las lecturas según el listado de consistencias y registran en sus reportes las observaciones encontradas (medidores no ubicados, domicilios cerrados, medidores ilegibles, coneiones directas, sin display, etc.) y las entregan al Coordinador de Toma de Lectura de la Empresa Contratista para su registro respectivo Finalizado el proceso de consistencia a cargo de la Empresa Contratista, el Coordinador de Toma de Lectura de la Empresa Contratista entrega la base de datos de lectura al Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua El Analista de Facturación de Electrosur y/o quien haga sus veces, genera un listado de consistencias del Sistema Comercial. De encontrarse observaciones, coordina con el Supervisor de Facturación de Electrosur y/o quien haga sus veces para que realice una reinspección en campo y valide la información, asimismo informa a las áreas involucradas, a fin de que subsanen las observaciones de forma inmediata Finalmente, el Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua informan la conformidad del término del proceso, para que el Analista de Facturación inicie el proceso del cálculo de Facturación, según Procedimiento E10-P Supervisión de la Toma de Lectura Antes del inicio de la toma de lecturas, el Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, solicita a la Empresa Contratista el cronograma de trabajo y la relación del personal asignado a la prestación del servicio, detallado por zonas y días de trabajo Durante el proceso de Toma de Lectura y Reparto de Recibos, el Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua supervisan el cumplimiento del Cronograma de trabajo informado por la Empresa Contratista con el Cronograma de supervisión de toma de lecturas. Donde se hace especifica la zona urbana y rural.

4 Página 4 de El Supervisor facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, realiza de manera diaria durante el proceso de toma de lectura, la supervisión en campo, identificando aleatoriamente una muestra de por lo menos 50 lecturas diarias para la zona urbana Tacna, Moquegua, Ilo y de manera semestral 20 lecturas en la zona rural (Tacna, Moquegua). Cuando se trate de muestra rural, ésta reemplazará a una muestra urbana. Para ambos casos usará el formato de Muestreo de Lectura del mes El Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, de encontrar observaciones en la muestra supervisada elabora su informe para aplicar la penalización correspondiente por incumplimiento del contrato Asimismo, en forma diaria, el Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua requieren el cumplimiento de entrega de información de toma de lecturas y consistencias a cargo de la Empresa Contratista La ejecución de la supervisión de Toma de Lectura a cargo del Supervisor de facturación o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua se realizará los días laborales, no incluye domingos y feriados y en esos casos la muestra sólo aplicará para los días laborables. 6.4 Reparto de Recibos Concluido el proceso de facturación, el Analista de Facturación comunica al Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua para que impriman los recibos y coordinen con las Empresas Contratistas el reparto de los mismos El Coordinador de Reparto de Recibos de la Empresa Contratista recibe los recibos y procede a programar la entrega de los recibos, según su Cronograma Los Repartidores de Recibos de la Empresa Contratista reciben los recibos y los desglosan, ordenan, engrapan y revisan, luego se acercan al predio de los usuarios, verificando el número de suministro, dejan los recibos en lugar accesible (buzones, debajo de la puerta, etc.) Al finalizar el reparto de recibos, el Coordinador de la Empresa Contratista, comunica la culminación del proceso de reparto de recibos al Supervisor de Toma de Lectura y Reparto de Recibos y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua. 6.5 Supervisión de Reparto de Recibos El Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, verifican el cumplimiento del cronograma de reparto de recibos de energía, según el cronograma informado por la Contratista El Supervisor de facturación quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, realiza de manera diaria la supervisión en campo (durante el proceso de reparto de recibos), identificando aleatoriamente una muestra de por lo menos 25 recibos entregados, para ello usará el formato de Muestreo de Reparto de Recibos El Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, de encontrar observaciones en la muestra supervisada, elabora su informe para aplicar la penalización correspondiente por incumplimiento del contrato.

5 Página 5 de La ejecución de esta actividad a cargo del supervisor de Electrosur o quien haga sus veces se realizara los días laborales, no incluye domingos y feriados, 7. REGISTROS/ANEXOS 7.1 Sistema Comercial. 7.2 Formato de Muestreo de Lectura del mes. 7.3 Formato de Muestreo de Reparto de Recibos 7.4 Informe para aplicar penalización (de corresponder). 7.5 Cronograma de supervisión de toma de lecturas 7.6 Aneo 01: Control de Cambios.

6 Página 6 de 6 ANEXO 01 CONTROL DE CAMBIOS MODIFICACIONES OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS A CONSULTAR RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS/ ANEXOS OBSERVACIONES: DESCRIPCION DE LA NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualiza la referencia del numeral 4.2. Se modifica el cargo de supervisor de toma de lectura y reparto de recibos por el de supervisor de facturación en todo el documento. En el numeral Se elimina la importación de los archivos DBF y la descarga de la base de datos del Sistema Comercial. Se elimina del numeral la acción: el coordinador de la empresa contratista actualiza los archivos en el sistema comercial. Se modifica el numeral precisando que las coordinaciones por inconsistencias se hacen con personal de Electrosur y ya no con el contratista. En el numeral se añade el cronograma de supervisión de toma de lectura. De zona urbana y rural comparándolo con el cronograma de trabajo de la empresa contratista para la supervisión de la toma de lectura. En el numeral se modifica la supervisión de toma de lectura rural de trimestral a semestral con precisiones del caso. Se añade el numeral que hace referencia a la ejecución de la supervisión de toma de lectura de los días domingo y feriados con precisiones del caso. Se añade el numeral que hace referencia a la ejecución de la supervisión de reparto de recibos de los días domingos y feriados. Se añade el cronograma de supervisión de toma de lectura.