PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE

Transcripción

1 Página : 1 de 9 Elaborado por: Revisado por: Jaime Bravo Sanchez Especialista en Hidrocarburos Gustavo Castillo Ojeda Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Aprobado por: «vmurillo» Victor Murillo Huaman Gerente de Supervisión Regional

2 Código : PO34-2-PE-01 Página : 2 de 9 1. OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de requisitos normativos que debe cumplir el Administrado, para obtener el Informe Técnico Favorable solicitado. 2. ALCANCE: Inicia con la asignación de la solicitud de ITF y finaliza con la notificación de la, aplicable a las actividades de competencia de la DSR a nivel nacional. 3. DEFINICIONES Y TERMINOS: 1. MP Mapa de procesos 2. MGPP Manual de gestión de procesos y procedimientos 3. AAR Asistente Administrativo Regional 4. Administrado - Consumidor Directo de Combustible Líquido y/u Otros Productos Derivados de los Hidrocarburos - Estación de servicio - Estación de servicio con Gasocentro de GLP - Gasocentro de GLP - Grifo 5. Carta Línea Número generado por el SFH que identifica la asignación de un servicio de supervisión a una Empresa Supervisora 6. DSR División de Supervisión Regional 7. EAU /ERAU Especialista de Atención al Usuario / Especialista Regional de Atención al Usuario 8. ECG Especialista de Control de Gestión 9. EH Especialista de Hidrocarburos. 10. ERH Especialista Regional de Hidrocarburos. 11. ES Empresa Supervisora 12. ITF Informe Técnico Favorable 13. JOR Jefe de Oficina Regional 14. SIGED Sistema de Gestion de Documentos Digitales 15. SFH Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Decreto Supremo PCM. b. Reglamento del Registro de Hidrocarburos del Osinergmin RCD Nº OS/CD y modificatorias 5. DESARROLLO: (se adjunta diagrama de flujo en el Anexo.1) Entradas/quien lo brinda ACTIVIDAD (del diagrama de flujo) Descripción Resultados (Salidas/Registros) Destinatarios Expediente 1. Asignación El ERH genera la carta línea, re-envía el expediente vía SIGED y comunica vía la asignación a la ES. Carta Línea ES Carta Línea 2. Supervisión La ES evalúa la solicitud de ITF, ejecuta la supervisión en campo y/o gabinete, elabora y adjunta en el SIGED el Informe de supervisión. (Ver Anexo.4) Informe de Supervisión Proyecto de ERH

3 Código : PO34-2-PE-01 Página : 3 de 9 Entradas/quien lo brinda ACTIVIDAD (del diagrama de flujo) Descripción El ERH revisa y da conformidad al Informe de supervisión: Resultados (Salidas/Registros) Destinatarios Informe de Supervisión Proyecto de Observaciones s notificado Descargo al Oficio con Descargo firmada Expediente SIGED archivado 3. Revisión 4. Notificación de Oficio 5. Derivación de descargos y asignación 6. Evaluación de descargo y revisión de Informe Técnico 7. Aprobación 8. Notificación de 9. Seguimiento y medición - Si no es conforme, comunica a la ES las al informe para corrección inmediata y devuelve el SIGED. - Si es conforme, y corresponde la emisión del Informe Técnico respectivo, genera el número de en el SFH. Luego firma el Informe Técnico y deriva el expediente con el proyecto de para la firma del JOR. Continúa en la actividad 7. - Si es conforme, y corresponde la emisión de un Oficio con detectadas, el ERH aprueba, firma y deriva el Oficio para notificación. Continúa en la actividad 4. El ERH gestiona notificación, del Oficio con, con el servicio de mensajería vía SIGED. El EAU /ERAU recepciona los documentos y deriva al ERH el escrito. El ERH asigna una carta línea a la ES para la evaluación respectiva. En caso, se verifique el solicitante no ha presentado un escrito o descargo, dentro del plazo establecido en el oficio, el ERH reasigna una nueva carta línea a la ES para culminar con el procedimiento de ITF. Continúa en la actividad 3. La ES evalúa los descargos, elabora y adjunta en el SIGED el Informe de supervisión. (Ver Anexo.4) El ERH revisa y da conformidad al Informe de supervisión, conforme a la actividad 3. El JOR revisa, aprueba y firma la en el SIGED, según corresponda. De no estar conforme, devuelve para correcciones y continúa en la actividad 3 o podrá devolver a la ES con copia conocimiento del ERH y continúa en la actividad 3. El AAR realizará la impresión, fedateo y envío para notificación vía courier de la e Informe Técnico. *El expediente físico se mantendrá en custodia en la Oficina Regional hasta que la cédula de notificación retorne con la recepción de los documentos. Luego se deriva el expediente al archivo. El ERH genera el registro de seguimiento y medición, el primer día hábil de cada semana y comunica el último día hábil de cada mes, vía correo electrónico al JOR quien a su vez lo deriva al EH, previa aprobación y visto bueno. El ECG comunica el nivel de cumplimiento del Plan Operativo, el primer día hábil del mes siguiente, vía correo electrónico a, JSCH, JOR, EH y ERH. El EH y EHR en conjunto realizan propuestas de mejora en base a los resultados de la supervisión en la Región. El EH procede según lo definido en: Proyecto de notificado Descargo Proyecto de firmada Cédula de Notificación F1-DSR-UH-PE-01, Seguimiento y Medición del proceso y producto 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) Informe (propuesta de mejora) Procedimiento JOR Administrado ERH ES JOR AAR Administrado Archivo JSCH EH JOR ERH JSCH

4 Código : PO34-2-PE-01 Página : 4 de 9 Entradas/quien lo brinda Indicadores ACTIVIDAD (del diagrama de flujo) Descripción - PE1-1: Generación de valor a grupos de interés en energía y minería. - PO7-2: Gestión normativa sectorial de energía. - Cumplimiento del Programa de Supervisión Operativa Anual - Tiempo de atención de solicitudes de ITF Resultados (Salidas/Registros) actualizado. Cambios normativos. Contratación de servicios. Destinatarios 6. ANEXOS: a. Anexo.1: Diagrama de flujo del procedimiento específico b. Anexo.2: Ficha de indicadores c. Anexo.3: Resumen del procedimiento específico d. Anexo.4: Supervisión 7. CONTROL DE CAMBIOS: Versión inicial del procedimiento, adecuado al MP y MGPP

5 Página : 5 de 9 ANEXO.1: Diagrama de Flujo del Procedimiento Específico

6 Página : 6 de 9 ANEXO.2: Ficha Técnica de Indicadores 1. Nombre del Procedimiento ATENCIÓN DE SOLICITUD DE INFORME TECNICO FAVORABLE Código PO34-2-PE Nombre del Indicador 3. Descripción del indicador Cumplimiento del Programa Anual de Supervisión (*) Compara la cantidad de acciones de supervisión preoperativa estimadas en el Plan Operativo con las ejecutadas dentro del periodo considerado. Tiempo de atención de solicitudes del ITF Porcentaje de cumplimiento del tiempo de atención de solicitudes de ITF 4. Objetivo del Indicador Medir el cumplimiento del Plan de actividades de la supervisión anual estimada. Oportuna atención de las solicitudes de ITF, dentro de los plazos establecidos. 5. Forma de Cálculo (# de supervisiones preoperativas realizadas/ # de supervisiones preoperativas estimadas) * 100% Número de Expedientes con tiempo de atención mayor a 18 días hábiles 6. Fuentes de Información Registro de control y seguimiento de cartas líneas asignadas. Registro de control y seguimiento de cartas líneas asignadas. 7. Periodicidad de la Información 8. Responsable de la medición Trimestral Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Trimestral Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos 9. Meta Mayor o igual al 100% Igual a 0%. (*) Solicitudes atendidas bajo demanda

7 Página : 7 de 9 ANEXO.3: Ficha Resumen del Procedimiento Específico Responsable del PE Especialista de Hidrocarburos Actividad Responsable (puesto) Registros Plazos (días hábiles) 1. Asignación Especialista Regional de Hidrocarburos Carta Línea 03 (*) 2. Supervisión Especialista Regional de Hidrocarburos Empresa Supervisora Informe de Supervisión Proyecto de Revisión Especialista Regional de Hidrocarburos 4. Notificación de Oficio Especialista Regional de Hidrocarburos Proyecto de notificado Derivación de descargos y asignación Especialista de Atención al Usuario Especialista Regional de Atención al Usuario Especialista Regional de Hidrocarburos Empresa Supervisora Descargo (**) 6. Evaluación de descargo y revisión de Informe Técnico Especialista Regional de Hidrocarburos Proyecto de Aprobación Jefe de Oficina Regional firmada Notificación de Especialista Regional de Hidrocarburos. Asistente Administrativo Regional Cargo de Notificación Seguimiento y medición Especialista de Control de Gestión Especialista Regional de Hidrocarburos Especialista en Hidrocarburos F1-DSR-UH-PE-01, Seguimiento y Medición del proceso y producto 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) Informe (propuesta de mejora) Procedimiento actualizado. Cambios normativos. Contratación de servicios. Trimestral Plazo Total del PE 18 (***) Nota: (*) El plazo inicia desde la derivación de documentos digitales al ERH hasta la generación de la carta línea. (**) La ES cuenta con un plazo total de 12 dh para evaluar solicitud y descargos. (***)El tiempo de atención de la solicitud será como máximo de 18 días hábiles desde el ingreso de la solicitud hasta la generación del número de la resolución.

8 Página : 8 de 9 ANEXO.4: Supervisión La empresa supervisora realiza la supervisión considerando las siguientes acciones: a) Evaluación de la Solicitud de ITF: Evalúa expediente -incluyendo los antecedentes- en gabinete. De requerir una visita, la empresa supervisora coordina con el solicitante la fecha y hora de la visita de supervisión, considerando los tiempos máximos de atención que establece el procedimiento. b) Visita al establecimiento: En la visita se valida los datos generales de la instalación, representante legal y de la persona que atiende la visita de supervisión, consignando la información en la Carta de visita de supervisión. Si se detectan incumplimientos, la ES comunica al solicitante que le será notificado un Oficio con dichas y el plazo para la presentación de los respectivos descargos. En el caso que la ES se encuentre en la dirección indicada por el solicitante en su escrito y lo encuentra cerrado o no se le permite el ingreso o no brinda las facilidades para la supervisión y en consecuencia no puede concretar la visita, lo reportará en la Carta de Visita de Supervisión y recolectará los medios probatorios para la elaboración del Informe de Supervisión. c) Elaboración y cierre del Informe de supervisión en el SFH: El informe de supervisión se ingresa al Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos (SFH) cerrando la carta línea asignada. En caso que el supervisado haya impedido u obstaculizado la visita, el informe de supervisión debe recomendar la improcedencia de la solicitud, para emitir el Informe Técnico Denegatorio y La ES prepara el Informe Técnico, ya sea Favorable, Denegatorio o de Desistimiento, así como el proyecto de que le corresponda, usando los modelos aprobados vigentes, luego los adjunta al SIGED y deriva el expediente al ERH. * El número del IT es generado en el SFH por la empresa supervisora. En caso se requiera emitir un Oficio con las detectadas, la empresa supervisora generará el Oficio en el SFH numerándolo en el mismo sistema, luego derivará al ERH para su aprobación y tramitación en el mismo día de la generación. El informe de supervisión completo se carga al SIGED para derivar al ERH para su revisión. En caso ingresen escritos, la ES solicita al ERH la asignación de una carta línea para la evaluación respectiva. La ES evalúa el escrito para verificar el levantamiento de las, para lo cual evaluará si requiere visita para culminar con la evaluación, previa coordinación con el ERH.

9 Página : 9 de 9 Vencido el plazo establecido en el oficio, sin que el solicitante haya presentado un escrito o descargo, la ES procede a concluir con la atención de la solicitud de ITF, previa reasignación con una nueva carta línea del ERH. Antes de cerrar el Informe de supervisión con resultado denegatorio, la empresa supervisora debe verificar el ingreso de algún nuevo escrito a Osinergmin y que deba incluirse en la evaluación. Nota: El plazo que se le otorga en el oficio de es de diez (10) días calendario contado a partir del siguiente día hábil de la recepción.