PROCEDIMIENTO DE ATENCiÓN : Código: PRO-GC-001. DE ESSALUD y SUPERVISiÓN I Vigencia: 05/09/2014

Transcripción

1 PROCEDMENTO DE ATENCiÓN : Código: PRO-GC-001 ).ii..d,.'"'!,f)o:... OPORTUNA DE REQUERMENTOS Versión: 01 DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Vigencia: SSTEMA DE GESTiÓN Página 1 de 8 DE LA CALDAD PROCEDMENTO DE ATENCiÓN OPORTUNA DE REQUERMENTOS DE ESSALUD y SUPERVSiÓN

2 PROCEDMENTO DE ATENCiÓN Código: PRO-GC-001 s..urjrú" tttr OPORTUNA DE REQUERMENTOS VersiÓn: 01 DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Vigencia: 05/ SSTEMA DE GESTÓN Página 2 de 8 DE LA CALDAD ELABORADO POR REVSADO POR Nombre Cargo Fecha Firma Nombre Cargo Fecha Firma i"\. Jefe de Gestión de J L" Gabriela RJJJ,. Calidad de Muñoz ~~J~J 1/ Coordinadora Programas y Pierina Verano Legal Operaciones ' \ ~. Analista del Sara Alva SGC ~7~.~ Nombre Hans Chui Ana Barrantes Cargo Representante de la Alta Dirección Representante de la Alta Dirección APROBADO POR ,_ r--- Fecha Fecha Versión Página 00 Todas CONTROL DE CAMBOS Descripción Se actualizó el presente procedimiento según el FOR-SGC-019 F de edición de documentos re istros del SGC. Se añade el diagrama de flujo correspondiente al presente rocedimiento. Se detalla los re istros corres de la Modificación

3 PROCEDMENTO DE ATENCiÓN SALDG Código: PRO-GC-001 OPORTUNA DE REQUERMENTOS Versión: 01 DE ESSAlUD y SUPERVSiÓN Vigencia: SSTEMA DE GESTiÓN Página 3 de 8 DE LA CALDAD 1. OBJETVO: Asegurar la eficiente y oportuna atención de los documentos requeridos por EsSalud y el Supervisor de Operaciones y del Contrato-ESAN, en los plazos establecidos en el presente procedimiento a fin de dar cumplimiento a lo establecido en el contrato de APP. 2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas de SALOG 3. RESPONSABLDAD: Representante de Alta Dirección; es responsable de brindar los recursos necesarios para gestionar las acciones respecto al cumplimiento del presente procedimiento. El Coordinador Legal; es responsable de garantizar el cumplimiento del presente procedimiento. Los Jefes de las respectivas áreas; son responsables de aplicar lo descrito en el presente procedimiento. 4. SíMBOLOS Y ABREVATURAS: APP: Asociación Publico Privada. GG: Gerente General. N.A: No Aplica. NC; No Conformidad. AD: Alta Dirección. RAF: Red de Almacenes y Farmacias. 5. DEFNCONES: Contrato de APP: Contrato suscrito entre EsSalud y SALOG para la gestión del suministro de materiales dentro de la RAF de Lima, así como sus adendas y documentos aclaratorios. Sanción Administrativa: Es aquella que se deriva por el incumplimiento de las disposiciones establecidas por SALOG, dentro de un procedimiento. la cual podría conllevar al termino de las relaciones contractuales.

4 SSTEMA DE GESTiÓN DE LA CALDAD PROCEDMENTO DE ATENCiÓN OPORTUNA DE REQUERMENTOS DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Código: PRO-GC-001 Versión: 01 Vigencia: Página 4 de 8 Oficina de Seguimiento de Ejecución de Contrato-ESAN: Es la unidad a través de la cual EsSalud realiza el seguimiento a la ejecución del contrato. Supervisor de Operaciones y del Contrato: Es la persona jurídica designada por EsSalud que tiene como función efectuar las acciones de fiscalización técnica, legal y económico-financiera a partir de la fecha de vigencia del CONTRATO. 6. REFERENCAS: Contrato de APP EsSalud - SALOG. 7. CONSDERACONES GENERALES: v De la atención del documento El área responsable de emitir la respuesta a la carta, debe remitir vía correo electrónico al Área Legal, el "Proyecto de carta de Respuesta" del documento, cumpliendo los plazos establecidos (7 días hábiles). Para que el Coordinador Legal, lo revise (2 días hábiles); de presentarse alguna observación, deberá devolver el documento al área responsable de su elaboración, para el respectivo levantamiento de las observaciones (1 día hábil)../ De requerir un plazo adicional para la atención del documento El área responsable solicitara la ampliación de plazo (no mayor a 3 días hábiles) para la atención del documento (vía correo electrónico) y el Coordinador Legal evaluara la solicitud de ampliación, si es conforme enviará correo de respuesta confirmando la solicitud de ampliación de plazo. De no estar conforme con el plazo solicitado por el área responsable, emitir' respuesta (vía correo electrónico) indicando el plazo establecido y el moti o del rechazo de lo solicitado., ' De la no competencia de Área asignada De demostrarse la no competencia del área responsable en la atención del documento; el Coordinador Legal, debe remitir el documento en un plazo no mayor a 1 día hábil, al área de SALOG competente de acuerdo a lo indicado en el correo electrónico de respuesta.

5 SSTEMADE GESTiÓN DE LA CALDAD 8. SPOC: l. PROCEDMENTO DE ATENCiÓN OPORTUNA DE REQUERMENTOS DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Código: PRO-GC-001 Versión: 01 Vigencia: Página 5 de 8 S P O C (PROVEEDOR) (ENTRADA) (PROCESO) (SALDA) (CLENTE) - EsSalud. Documentos Gestionar Respuestaa - EaSalud. varios. respuestaa los los - Supervisorde - Supervisorde documentos. documentos. Operacionesy Operacionesy del Contrato. del Contrato. 9. NDCADORES DE GESTiÓN: Referencia la Matriz FOR-SGC-005 Matriz de indicadores SO. 10. DESCRPCiÓN DEL PROCEDMENTO: TEM DESCRPCiÓN RESPONSABLE Recepciona los documentos provenientes de EsSalud y/o el Supervisorde Operacionesy del Contrato-ESAN. 1 Nota: Al recepcionar los documentos se firma y sella como recibido en señal de conformidad. Coordinador Legal/Auxiliar de Oficina Escanea el (los) documento(s) y archiva los documentos en el file correspondiente según la siguiente clasificación: 2 -Cartas EsSalud. -Cartas ESAN. del Supervisor de Operaciones y del Contrato- Auxiliar de Oficina Envía vía correo electrónico el escáner de los documentos al Coordinador Legal para su revisión. 3 Determina el área responsable de la atención del (los) documento(s) y los deriva (por correo electrónico) con copia al Auxiliar de Oficina. Nota: El Auxiliar de Oficina. registra el (los) documento(s), en el FOR-GC-001 Matriz de Cartas Recepcionadas para realizar su seguimiento.! Coordinador Legal:

6 PROCEDMENTO DE ATENCiÓN Código: PRO-GC:001 '!ojibd f!la,oft.. OPORTUNA DE REQUERMENTOS Versión: 01 DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Vigencia: SSTEMA DE GESTiÓN Página 6 de 8 DE LA CALDAD i 7 8 Confirma la atención de los documentos enviados por el Coordinador legal (vía correo electrónico) con un plazo no mayor a (1 día hábil) y gestiona la respuesta enviando (vía correo electrónico) el proyecto de carta respuesta. 4 Área Responsable Nota: El tiempo para la atención de manera oportuna es como máximo 7 días hábiles. Este plazo no es apl!cable cuando los documentos contengan su propio plazo de respuesta. Verifica y gestiona el proyecto de carta respuesta enviada por el área responsable en un plazo máximo de 2 días hábiles. Si está conforme el documento, posteriormente se imprime la carta en hoja membretada SALOG y se gestiona la firma con el Gerente General o Apoderado para su posterior envió. 5 Coordinador Legal De no estar conforme se observa y se detalla las correcciones en el proyecto de carta respuesta, se envía al Área responsable. Nota: El área responsable corrige el documento en un plazo no mayor a 2 días hábiles; envía el documento al Coordinador Legal. Coloca el VOBo y autoriza él envió de la carta al destino correspondiente. Entrega la carta y (1) copia cargo al Auxiliar de Oficina la cual se presentara según el destino que corresponda. Presenta la carta a EsSalud o el Supervisor de Operaciones y del Contrato. Nota: Al presentar la carta el Auxiliar de Oficina entrega la carta original y se queda con el cargo, debidamente firmado y sellado como recibido. 9 Auxiliar de Oficina Registra en la matriz FOR-GC-002 Matriz de Cartas Enviadas el estatus de la carta y los datos correspondientes a la presentación de la carta. Escanea y archiva el cargo de la carta emitida por SALOG. en el file Cartas SALOG. Gerente General o Apoderado Coordinador Legal 6

7 PROCEDMENTO DE ATENCiÓN Código: PRO-GC-001.""(/!tJfi1ltlC.J OPORTUNA DE REQUERMENTOS Versión: 01 DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Vigencia: SSTEMA DE GESTÓN Página 7 de 8 DE LA CALDAD 11. DAGRAMA DE FLUJO: SALoG PROCmlMENTO DE ATENCJON OPORTUNA DE REQUERMENTOS DE ESSALUD V SUPERVtlON._ ----_---- T=-...:. 11-= :.::=... _j T ,";;:;-- ~---- _.-. ~,::.:.==., -- ":~,::::::--.--_--'-_ ~~,------~------~--~...J 7

8 SSTEMA DE GESTiÓN DE LA CALDAD PROCEDMENTO DE ATENCiÓN OPORTUNA DE REQUERMENTOS DE ESSALUD y SUPERVSiÓN Código: PRO-GC-001 Versión: 01 Vigencia: Página 8 de REGSTROS: CÓDGO VERSiÓN VGENCA! DESCRPCiÓN FOR-GC /09/2014 Matriz de Cartas recepcionadas. FOR-GC /09/2014 Matriz de Cartas enviadas. 13. ANEXOS: NA