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1 "SALDe ';': :~...~.,,~ylogmi(l ~.i~ ":;~:;:' ~:i.:~;:>:::~::]" RECEPCIÓN EsSalud Código: PRO REC 003 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO GESTiÓN DE Página 1 de 9

2 ';;SAL'oe ":~ -'o. S,1/l/dyLogIlt/(,~ X', o.-; :.i;':i~;:~:.':: ;. Página 2 de 9 Jefe de CD Harold Vernazza Alonso Luna Jefe de Planeamiento Gestión Connie Barrionuevo Directora Técnica Carlos Ayasta 24/07/2013 Página 2 de 9

3 ... S.uudrLO!}MI<.fI " Página 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer los procedimientos administrativos para el correcto seguimiento y control de la recepción de las órdenes de compra de materiales estratégicos emitidas a los proveedores que han obtenido la buena pro en los diferentes procesos de EsSalud, de acuerdo a los lineamientos del Contrato APP suscrito entre SALOG y ESSALUD, en cumplimiento con la Legislación Sanitaria vigente. 2. ALCANCE Estas pautas son de aplicación en el área de operaciones de la APP SALOG ESSALUD y debe ser seguido por todo el personal que labora en el área de recepción del centro de distribución. 3. RESPONSABILIDAD El de SALOG, es responsable del cumplimiento de lo establecido en este documento. Asimismo, él es responsable de informar al Jefe del centro de distribución de cualquier incumplimiento del personal a cargo. El Gerente de Operaciones tiene la obligación de gestionar y brindar los recursos necesarios para el cumplimiento de lo establecido en el presente documento.. Asimismo, tiene la potestad de solicitar información que requiera para los fines pertinentes. 4. SíMBOLOS y ABREVIATURAS APP: Asociación Público Privada. BPA: Buenas Prácticas de Almacenamiento. SOL: Sistema de Operación Logística. SAP: Sistemas Aplicativos y Productos para Procesamiento de Datos. RAF: Red de Almacenes y Farmacias. CAS: Centro Asistencias de Salud. GR : Guía de Remisión. PA : Protocolo de Analítico. RS : Registro Sanitario. DIGEMID: Dirección General de Medicamentos, Insumas y Drogas. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 5. DEFINICIONES Contrato de APP: Contrato suscrito entre ESSALUD y SALOG para la gestión del sum inistro de Materiales estratégicos y no estratégicos dentro de la RAF de Lima, así como sus adendas y documentos aclaratorios. Centro de Distribución: Es la Droguería Central de EsSalud, declarado así por los entes reguladores, el cual se encarga de administrar el flujo del material estratégico. Página 3 de 9

4 '.--,;-.".. ":'" :SALÓG, ' "~:.:~:~::~.~;;:/! Página 4 de 9 Guía de Remisión: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y este se encuentre impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas de la empresa que lo remite. Materiales Estratégicos: Es el conjunto de material que tendrá la SOCIEDAD OPERADORA a su cargo para los servicios de Almacenamiento, Distribución y Entrega de Materiales, cuyo destino es estrictamente médico. Estará integrado por los productos farmacéuticos, dispositivos médicos. Estará integrado por los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios de usos humano y otros afines en concordancia con lo previsto en la Ley W o la que se encuentre vigente Orden de Compra: Es un documento que parte de un proceso de análisis de dos organismos de Essalud: OPO ( Oficina de Planificación Operativa) y GOF ( Gerencia de Oferta Flexible); que dan soporte brindando la información de las cantidades estimadas de consumo ( OPO) y brindan el soporte técnico del material estratégico a consumir ( GOF ), consolidando estos datos para formalizar la compra del material estratégico que ejecuta Essalud. Puntos de Entrega: Son lugares destinados a la Entrega de Materiales dentro de la RAF y están conformados por las unidades productoras de servicios de farmacia de cada Red Hospitalaria o Centros Especializados, destinados a la Entrega de Materiales dentro de la RAF. Productos: Según el presente procedimiento, se refiere a medicamentos y material médico (Material Estratégico). Protocolo Analítico: Es un informe técnico emitido por el laboratorio de Control de Calidad del fabricante, suscrito por el o los profesionales responsables, en el que se señala los análisis realizados en todos sus componentes, los limites y los resultados obtenidos en dichos análisis, con arreqlo a las exigencias y metodología declarada por el interesado en su solicitud. Mediante el protocolo de análisis se garantiza la calidad del producto cuyo registro se solicita. Registro Sanitario: Instrumento legal otorgado por la DIGEMID, que autoriza la fabricación, importación y comercialización de los insumos o materiales de uso médíco-qulrúrqlco u odontológico y productos sanitarios. Sociedad Operadora: Encargada del diseño, planificación y conducción de la gestión del suministro de Materiales en las etapas de Almacenamiento, Distribución y Entrega de Materiales en la RAF según el Contrato de APP. SAP: Sistemas Aplicativos y Productos para Procesamiento de Datos, este software contiene distintos movimientos de los productos, como el ingreso y salida, es utilizado en Droguería Central de EsSalud y los puntos de entrega. SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones con el Estado. Es un sistema electrónico que permite el intercambio' de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas. Es un sistema integral, compuesto por políticas. SOL: Es el Sistema de Operación Logística, software que proporcionará la Sociedad Operadora a fin de llevar el registro de todos los movimientos de stock: control del ingreso, rotación, caducidad, salida y devolución de medicamentos y material médico en la Droguería Central de EsSalud. Página 4de 9

5 ,.._",\, ':SALOe.-.;~-;;;;-:~~~~~, ~ ~~~~~:~; ;T-: Página 5 de 9 6. REFERENCIAS CONTRATO DE APP SALOG-ESSALUD. Ley de contrataciones del estado, aprobada mediante DL W 1017 Y su reglamento, aprobado por D.S. NO EF Ley Ley de los Productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios. Decreto Supremo MINSA - Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos. R.M. W SAlDM Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y afines. Decreto Supremo SA Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos y otras sustancias sujetas a Fiscalización Sanitaria. PRO-REC-001 Procedimiento de Recepción de Material Estratégico. 7. CONSIDERACIONES GENERALES No aplica 8. DESCRIPCiÓN DEL PROCEDIMIENTO Verifica e identifica la capacidad de recepción de acuerdo a la cobertura, sobre stock, materiales 1 críticos, materiales agotados, volumen y espacio físico de las órdenes de compras de máteriales estratégicos por ingresar. Elabora la matriz de seguimiento de órdenes de compra FOR-REC-010 semanalmente para 2 tener visibilidad de los materiales por ingresar al centro de distribución. El reporte contiene la siguiente información: N de Orden de Compra. Red Asistencial. Almacén receptor. Tipo de orden de compra. Solicitud de pedido. Número de necesidad o licitación. Nombre del Proveedor Código del Proveedor Código del producto. Descripción del producto. Página 5 de 9

6 Unidad de Medida. Cantidad del producto pedido. Cantidad entregado Fecha de entrega. Status de la entrega Stock de la red Coberturas Carga la Matriz de seguimiento de órdenes de compra FOR-REC-010 en la carpeta compartida "Agenda de ". Luego de realizar el análisis de capacidad, envía vía correo electrónico las órdenes de compra a los proveedores con la fecha programada de ingreso de los materiales al centro de distribución. Identifica las fechas en las cuales se puede programar la entrega para no causar saturación en el área de recepción. Confirma vía correo electrónico que órdenes de comºra in_gresará. Una vez confirmado registra la coordinación realizada en el Formato de Registro de Agenda de FOR-REC-011. Envía la matriz de seguimiento de órdenes de compra FOR-REC-010 al área de Control interno y Logística Integrada. Identificando las órdenes de compra que ingresaran con sobre stock de volumen, materiales críticos y agotados para que se realicen las gestiones correspondientes. Envía la Matriz de seguimiento de órdenes de compra al área de Dirección Técnica, identificando las órdenes que ingresaran. Asimismo, se incluye el número de proceso para que realicen la descarga de las bases del SEACE. Descarga las bases de los proveedores en el SEACE para realizar la verificación de los materiales ingresados al centro de distribución. Verifica la Matriz de seguimiento de órdenes de compra enviado por el. Prepara un cuadro en excel con los requisitos técnicos de recepción, a fin de cumplir con legislación sanitaria vigente y los contratos entre ESSALUD y los proveedores. Luego procede de acuerdo al Procedimiento de Recepción de Código: PRO REC 003 Página 6de 9 Asistente de Dirección Técnica. Asistente de Dirección Técnica. Página 6 de 9

7 ".c _.,... ' i:salde ";'~~.:.:';$.WdyLogfj(/(4.J, "';;.:,' t:.; :::'.~")'...;::,." I materiales estratégicos PRO-REC-001. Página 7 de 9 9. REGISTROS CÓDIGO DESCRIPCiÓN FOR-REC-010 Matriz de seguimiento de órdenes de compra FOR-REC ANEXOS Y FORMATOS Reporte de agenda de proveedores Anexo W1: Matriz de seguimiento de órdenes de compra. Anexo W2: Reporte de Agenda de Anexo W3: Flujo de Proceso de Gestión de en el Centro de distribución Página 7 de 9

8 RECEPCIÓN.EsSalud Página 8 de 9 Anexo W1 Matriz de seguimiento de órdenes de compra. Anexo N 2 Reporte de Agenda de '(SALas "'"~ FOR-Ra:~l REPORTEOEAGE'N DA DE Página 8 de 9

9 \~SAiDG :' ~:;'!i,:~~~.::~~::~~~.~.. i; : Página 9 de 9 Anexo N 3 Flujo de Proceso de Gestión de en el Centro de distribución FLUJO DEL PROCESO DE.GESTIONDE. EN EL CENTRO DE DISTRIBUCiÓN Proveedor Proveedore~. Aslstenle.de Oirecx:lónTécnica Jefe de Control Intemo Jero do loglslíca Integroda,,_N', c:~~l~ccne~b;,<1 '1 las iecn~cit MtI.'9'. 1!01c4~~t, COnor,,'~o ~ i..;.;.!.t' Página 9 de 9