ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

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2 Página 2 de OBJETIVO Describir el proceso de Adquisición de insumos medico quirúrgicos, dispositivos médicos y medicamentos, requeridos para la prestación de cada uno de los servicios de salud ofertados en Clínica de la Mujer S.A. de forma oportuna. 2. ALCANCE Aplica para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos requeridos para la prestación de los servicios de salud. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. Dispositivo médico: Es cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, destinado por el fabricante para uso en seres humanos, en los siguientes casos: Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad o lesión; Investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico; Diagnóstico del embarazo y control de la concepción; Cuidado durante el embarazo o el nacimiento, o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido y Productos para desinfección de dispositivos médicos. Selección de medicamentos: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza en un establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo. Se seleccionarán los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera regular en la institución, teniendo en cuenta el Manual de Medicamentos y Terapéutica del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). Adquisición de medicamentos: Es el conjunto de actividades que realiza el establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.

3 Página 3 de GENERALIDADES Dando alcance al Decreto 2200 de 2005 que tiene por objeto regular las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico, y a la Resolución 1403 de 2007 que determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico; se describe el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos con el fin de garantizar su disponibilidad permanente y su contribución a la seguridad del paciente. 5. DESCRIPCIÓN Identificación de necesidades: Se realiza mediante: Rotación del sistema Acta Comité de Farmacia Rotación del sistema Kardex Necesidades de Medicamentos y/o Dispositivos Regente de Farmacia Químico Farmacéutico 1. Revisión de la rotación que arroja el sistema. 2. Las establecidas como stock mínimo de la farmacia. 3. Las evidenciadas en el Comité de Farmacia y Terapéutica. 4. Rondas por servicio. Verificación de Necesidades: Se realiza mediante: 1. Revisión del kardex que arroja el sistema. 2. Revisión de la rotación que arroja el sistema. previas a la : 1. Solicitud de mínimo dos cotizaciones. 2. Verificar listado de precios. N.A. N.A. Cotizaciones Listado de precios

4 Página 4 de 10 Cotizaciones Listado de precios Comité de Aprobación de la compra: La realiza el comité de compras en reuniones permanentes. Este comité es conformado por: 1. Miembro de la Junta Directiva. 2. Gerencia. 3. y Logística. 4. Dirección Médica. 5. Químico Farmacéutico. 6. Coordinación de Calidad. Acta Comité de

5 Página 5 de 10 Certificaciones del Proveedor Gerente Comité de Selección del Proveedor: Se hace teniendo en cuenta: 1. El proveedor debe ser el autorizado por el laboratorio fabricante para su comercialización. 2. El proveedor debe tener su documentación legal completa, su lista de precios actualizada, sus políticas de devoluciones definidas y la negociación en cuanto a pagos y tiempos de entrega. 3. La calidad de los productos debe cumplir con lo que dispone la ley y el INVIMA. 4. La factura de venta debe contener: El nombre genérico, el comercial, la concentración, el lote, el registro sanitario vigente y la fecha de vencimiento mayor a un año. 5. Debe garantizar las condiciones de almacenamiento y transporte de los productos a adquirir, especialmente las de los medicamentos que requieren cadena de frío. 6. Si son medicamentos de control espacial los que se van a comprar, se debe solicitar la Resolución donde el Fondo de Estupefacientes lo autorice para el manejo de estos medicamentos. N.A.

6 Página 6 de 10 Acta Comité de compras Creación de la Orden de : Se genera orden con las siguientes características: Cantidad, Descripción del Medicamento o dispositivo médico, precio y presentación. Pedido: Orden de Orden de compras 1. Hacer el pedido al proveedor seleccionado. 2. Hacer el seguimiento al pedido desde el despacho hasta la llegada a la Farmacia. 3. Evidenciar que el pedido haya sido despachado de acuerdo a lo solicitado en cuanto a cantidades e ítems. 4. En caso de no ser despachado a conformidad, gestionar la compra de lo no despachado a otro proveedor lo más pronto posible. Correo Electrónico

7 Página 7 de 10 Factura de o Remisión compras Regente de Farmacia Químico Farmacéutico Recepción del Pedido: 1. Recepción Administrativa: Se tienen en cuenta los aspectos descritos en el procedimiento P_54 Recepción medicamentos y dispositivos médicos. 2. Recepción Técnica: Se tienen en cuenta los aspectos descritos en el procedimiento P_54 Recepción medicamentos y dispositivos médicos. 3. Realizar la semaforización respectiva para evitar el vencimiento de productos. 4. Verificar la vigencia del registro sanitario en la página del Invima y guardar los soportes de estas consultas, porque son los que garantizan que los productos están vigentes para su utilización en humanos 5. Realizar la verificación de las alertas del programa de farmacovigilancia y tecnovigilancia de conformidad a lo establecido en los protocolos diseñado para tal fin, que también se encuentra a cargo del regente de farmacia. Formato de Recepción Técnica

8 Página 8 de 10 Ingreso del Pedido: Factura de Orden de Factura de Orden de Soporte de Ingreso al Sistema compras Regente de Farmacia Ingresar las cantidades de cada ítem en el sistema asegurándose de: 1. Los costos ingresados sean iguales a los de la factura. 2. Los ítems ingresados correspondan a los facturados y los que físicamente llegaron en el pedido. Verificación de Ingreso al sistema: Verificar los ingresos al inventario con el fin de mantener el inventario correcto. Soporte de Ingreso al Sistema N.A.

9 Página 9 de 10 6.REGISTROS Código Formato CM_037 IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION Tiempo de Nombre Lugar y Medio Retención de Archivarlo Formato de Recepción Servicio Regente de Permanente Técnica Farmacéutico Farmacia

10 Página 10 de 10 EL HA SIDO Elaborado por: Revisado por: Laura Delgado Marcy Ortiz Riascos servicio farmacéutico Coordinadora calidad Aprobado por: Laura Navas J. Gerente de Fecha: 12/11/2015 Fecha: 12/11/2015 Fecha: 12/11/2015 Firma: Firma: Firma: 0. LISTA DE VERSIONES Revisión No. Fecha de la revisión Resumen de los cambios 00 12/11/2015 Creación del procedimiento.