NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO PAGINAS

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1 Página 1 de 6 Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud MANUAL DE PROCESOS Fecha de actualización: 14/03/2018 Versión: 4 NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO PAGINAS ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS P-C DEFINICIÓN Es el proceso que define las actividades que realiza la Fundación Avansalud IPS, que permite adquirir los medicamentos e insumos hospitalarios, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de los usuarios afiliados a la entidad aseguradora. 2. GLOSARIO Adquisición: Hace referencia a elegir uno o mas medicamentos o dispositivos médicos. Eficiencia: El servicio farmacéutico garantizará a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios el cumplimiento de los objetivos de las prestaciones ofrecidas, dando cumplimiento a las respectivas normas sobre control, información y gestión de la calidad. Orden: Serie o sucesión de las cosas. 3. OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Realizar la adquisición de medicamentos e insumos hospitalarios teniendo en cuenta el perfil epidemiológico de la empresa, la población usuaria y/o consumo histórico, para mantener un inventario adecuado para ofrecer y prestar un servicio oportuno, suficiente, eficiente, eficaz, ágil OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir las actividades para realizar las adquisiciones a los proveedores que se ajuste a las políticas de la Fundación Avansalud IPS en cuanto a precio, servicio, calidad, apoyo técnico y logístico.

2 Página 2 de Establecer el protocolo para mantener un stock adecuado de productos conforme al portafolio de la Fundación Avansalud IPS y las necesidades Diseñar las herramientas que permitan conocer la rotación de los productos y de esta forma realizar las adquisiciones con eficiencia Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos. 4. ACTIVIDADES A REALIZAR 4.1 Adquisición de medicamentos para contratos capitados El primer día hábil de cada semana se evalúa el estado del inventario de la bodega, para lo cual se genera el informe de consulta general 1 del sistema AVANSOF, realizándose un listado de los medicamentos e insumos que presenten un nivel de inventario igual o inferior al cincuenta (50%) por ciento del nivel promedio de la rotación mensual Realice el siguiente análisis de información: La cantidad de producto que ha rotado en el periodo analizado La rotación proyectada para el periodo para en el que se realizará la adquisición El Stock mínimo requerido del producto para el periodo para en el que se realizará la adquisición Las existencias a la fecha de realizar la adquisición Cantidad faltante del periodo para cual se realizará la adquisición Con la información y análisis realizado elabore un proyecto de adquisición de la siguiente forma: Analice la conveniencia de la adquisición del producto para uso institucional y/o comercial.

3 Página 3 de Seleccione de la base de datos de proveedores la opción más adecuada a la empresa en costo, calidad y condiciones comerciales En caso de requerirse confirme con el contacto del proveedor opcionado la vigencia de las condiciones de venta del producto En caso que se hayan modificado las condiciones de venta del producto en opción de adquisición actualice las nuevas condiciones en la base de datos En caso que el contacto del proveedor confirme la vigencia de las condiciones comerciales iniciales pactadas y ofrecidas o que luego de realizada las actualizaciones continúe siendo la opción más favorable, se procede a generar la Orden de compra Genere la Orden de Compra y aprobación de pedido: La orden de compra se elabora sobre los listados de precios y productos que hacen parte del portafolio de servicios del proveedor, la cual se modifica eliminando registros que no se solicitarán y agregando la cantidad a pedir Con el anterior listado se valoriza por unidades y se solicita autorización por gerencia para realizar el pedido, la cual firma en señal de aprobación Se firma la orden de compra por la persona que la elaboró y la encargada de dar la aprobación Envíe la Orden de Compra al proveedor, explicándole los requisitos que debe cumplir la factura que expida para el cobro de la compra, sea del Régimen Común o del simplificado Se solicita al proveedor que retroalimente la información verificando sus existencias, descripción de productos en caso de sustitutos y precios Luego se realiza la confirmación del pedido de acuerdo a la retroalimentación enviada, lo cual se lleva a cabo vía electrónica En caso que no sea posible realizar la compra por alguna de las situaciones descritas a continuación lleve a cabo las siguientes actividades: Cuando el Proveedor no posea la cantidad de producto a comprar en forma

4 Página 4 de 6 total o parcial, genere nuevamente la orden de compra con la segunda opción del producto que se encuentre registrada en la Base de Datos Cuando el valor de la orden de compra a generar al proveedor, no alcance el monto mínimo exigido por el proveedor para el despacho, seleccione otros productos que se requiera comprar y que sumados al anterior sume el valor requerido o de lo contrario se procede a realizar nuevamente las actividades con la segunda opción del producto que se encuentre registrada en la Base de Datos Cuando el proveedor no autorice el despacho por otras situaciones (estado de cartera, inventarios etcétera) gestione la solución de la situación presentada. En caso de no ser posible la solución de la misma se procede a realizar nuevamente las actividades con la segunda opción del producto que se encuentre registrada en la Base de Datos Una vez subsanada la situación presentada, genere nuevamente la Orden de Compra y se envía al nuevo proveedor seleccionado Organice las ordenes de compra en archivo digital Revise diariamente las órdenes de compra que se archivan en medio digital con el fin de realizar el seguimiento a la misma Trascurridos Tres (3) días calendario después del recibido de la orden por parte del proveedor pero aún no se ha recibido el producto solicitado se procede a realizar una llamada telefónica al contacto del proveedor con el fin de conocer la causa del no despacho. De la gestión realizada se anotará en el espacio de "Observaciones" en la Orden de Compra impresa Luego de la llamada se da periodo de tiempo adicional de tres (3) días calendario para el envío del producto Si después del periodo anterior (Once (11) días) el proveedor no ha realizado la entrega del producto anule la orden de compra, verificando la causa del no envío y registrando ésta y la decisión tomada en las observaciones de la Orden de Compra anulada Una vez anulada la orden de compra se procede a iniciar nuevamente las actividades señaladas en el ítem con un nuevo proveedor, explicándole los requisitos que debe cumplir la factura que expida para el cobro de la compra, sea

5 Página 5 de 6 del Régimen Común o del simplificado. 5.1 Adquisición de medicamentos para contratos por evento, en caso que aplique Se recepciona la solicitud mediante una autorización de servicios expedida por los contratantes Realice el siguiente análisis de información: Verificar en el sistema si se posee existencias del medicamento o insumo solicitado En caso que exista el medicamento o insumo se verifica las cantidades existentes con el fin de conocer el faltante Con la información y análisis realizado elabore un proyecto de adquisición de la siguiente forma: Analice la conveniencia de la adquisición del producto para uso institucional y/o comercial Seleccione de la base de datos de proveedores la opción más adecuada a la empresa en costo, calidad y condiciones comerciales En caso de requerirse confirme con el contacto del proveedor opcionado la vigencia de las condiciones de venta del producto En caso que se hayan modificado las condiciones de venta del producto en opción de adquisición actualice las nuevas condiciones en la base de datos En caso que el contacto del proveedor confirme la vigencia de las condiciones comerciales iniciales pactadas y ofrecidas o que luego de realizada las actualizaciones continúe siendo la opción más favorable, se procede a generar la cotización en el formato FA 052 (V3) Genere la Orden de Compra y aprobación de pedido: La orden de compra se elabora sobre la cotización enviada por el proveedor.

6 Página 6 de Con la anterior orden de compra valoriza por unidades se solicita autorización por gerencia para realizar el pedido, la cual firma en señal de aprobación Se firma la orden de compra por la persona que la elaboró y la encargada de dar la aprobación Envíe la Orden de Compra al proveedor, explicándole los requisitos que debe cumplir la factura que expida para el cobro de la compra, sea del Régimen Común o del simplificado Luego se realiza la confirmación del pedido, lo cual se lleva a cabo vía electrónica Archive la orden de compra en un A-Z, ordenada cronológicamente mes a mes con separadores Revise diariamente las órdenes de compra que se archivan en la A-Z con el fin de realizar el seguimiento a la misma Trascurridos Tres (3) días calendario después del recibido de la orden por parte del proveedor pero aún no se ha recibido el producto solicitado se procede a realizar una llamada telefónica al contacto del proveedor con el fin de conocer la causa del no despacho. De la gestión realizada se anotará en el espacio de "Observaciones" en la Orden de Compra impresa Luego de la llamada se da periodo de tiempo adicional de un (1) día calendario para el envío del producto Si después del periodo anterior (cuatro -4- días) el proveedor no ha realizado la entrega del producto anule la orden de compra, verificando la causa del no envío y registrando ésta y la decisión tomada en las observaciones de la Orden de Compra anulada Una vez anulada la orden de compra se procede a iniciar nuevamente las actividades señaladas en el ítem con un nuevo proveedor, explicándole los requisitos que debe cumplir la factura que expida para el cobro de la compra, sea del Régimen Común o del simplificado.